Unter Aufbewahrungsfrist versteht man die gesetzlich, vertraglich oder organisatorisch vorgeschriebene Dauer, die ein Dokument unveränderbar vorgehalten werden muss. Im ECMS / DMS können diese Fristen verwaltet werden. Operative Aufbewahrungsfristen der Schriftgutverwaltung sind von Anforderungen der Archivierung zu unterscheiden.