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11 Tipps für Pro­jek­te für Enter­pri­se Con­tent Manage­ment

Micha­el Schi­klang, Seni­or Ana­lyst BARC

Moder­ne Sys­te­me für Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) umfas­sen Werk­zeu­ge für das Manage­ment und die Nut­zung von Doku­men­ten. Gute Pro­duk­te decken den gesam­ten Doku­men­ten­le­bens­zy­klus ab, von der Erfas­sung / Erzeu­gung über die Inde­xie­rung, Ver­wal­tung, Bear­bei­tung, Suche und Wei­ter­lei­tung sowie Publi­ka­ti­on bis zur abschlie­ßen­den Auf­be­wah­rung oder Ver­nich­tung. Moder­nes ECM ist dabei pro­zess­ge­trie­ben – die Lösun­gen unter­stüt­zen die Bear­bei­tung der Infor­ma­tio­nen in den Geschäfts­pro­zes­sen und offe­rie­ren hier­für unter­schied­li­che Werk­zeu­ge wie Work­flow-Engi­nes und ent­spre­chen­de Cli­ents an.

Lösun­gen für moder­nes Enter­pri­se Con­tent Manage­ment bie­ten den Unter­neh­men vie­le Poten­tia­le wie

  • die Reduk­ti­on des manu­el­len Auf­wands,
  • das Ein­hal­ten gesetz­li­cher und orga­ni­sa­to­ri­scher Vor­schrif­ten,
  • die Beschleu­ni­gung und Teil­au­to­ma­ti­sie­rung der Pro­zes­se,
  • die Stär­kung von Sicher­heits­aspek­ten,
  • die Erhö­hung der Trans­pa­renz sowie Qua­li­tät und
  • die Stär­kung der Digi­ta­li­sie­rung.

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment betrifft meist alle Berei­che eines Unter­neh­mens, da sich mit den Lösun­gen die unter­schied­lichs­ten Sze­na­ri­en abde­cken las­sen. Des­we­gen soll­ten die Initia­ti­ven gut geplant und struk­tu­riert umge­setzt wer­den.

In zwei pas­sen­den Fol­gen von unse­rem Pod­cast Digi­tal Work­place Untold beleuch­ten wir das The­ma Enter­pri­se Con­tent Manage­ment genau­er und bespre­chen die ver­schie­de­nen Facet­ten. Hier geht es zu den Fol­gen

Fol­gen­de 11 Tipps basie­ren auf den umfang­rei­chen Pro­jekt­er­fah­run­gen von Digi­tal Work­place by BARC:

1

Die Anfor­de­rungs­ana­ly­se, die Aus­wahl des Sys­tems und die Ein­füh­rung soll­ten in struk­tu­rier­ten Pro­jek­ten umge­setzt wer­den. Initia­ti­ven für ECM sind kom­ple­xe Vor­ha­ben, bei denen alle Betei­lig­ten invol­viert und alle not­wen­di­gen Schrit­te von der Visi­on bis hin zur Ein­füh­rung der fer­ti­gen Lösung rich­tig umge­setzt wer­den müs­sen. Hier­für ist es uner­läss­lich, dass Pro­jek­te auf­ge­setzt wer­den, die auf einer guten Pla­nung basie­ren und sicher­stel­len, dass die Betei­lig­ten mit den erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen ver­sorgt und alle not­wen­di­gen Schrit­te kor­rekt bear­bei­tet wer­den.

2

Bin­den Sie die Fach­an­wen­der früh in die Pro­jek­te ein. Die Fach­an­wen­der sind sowohl die Wis­sens­trä­ger bezüg­lich der Infor­ma­tio­nen sowie Pro­zes­se als auch die zukünf­ti­gen Anwen­der der Sys­te­me. Nur wenn die­ses not­wen­di­ge Wis­sen in Anfor­de­rungs­ana­ly­se und Kon­zep­ti­on ein­fließt und die zukünf­ti­gen Anwen­der die Vor­tei­le der Sys­te­me für Enter­pri­se Con­tent Manage­ment ver­ste­hen, kön­nen die Pro­jek­te erfolg­reich sein.

3

Neh­men Sie die Anfor­de­run­gen unter­neh­mens­weit auf, star­ten Sie aber mit hand­hab­ba­ren Teil­pro­jek­ten in der Umset­zung. Moder­ne Lösun­gen für ECM sind nicht auf die Unter­stüt­zung ein­zel­ner Berei­che aus­ge­legt, son­dern kön­nen alle Fach­ab­tei­lun­gen im Unter­neh­men abde­cken. Des­we­gen ist es bei der Erhe­bung der Anfor­de­run­gen wich­tig, mit allen Anfor­de­rungs­ge­bern zu spre­chen, damit kei­ne rele­van­ten Aspek­te und The­men ver­ges­sen wer­den. Das bedeu­tet aber nicht, dass alle mög­li­chen Teil­pro­jek­te auf ein­mal umge­setzt wer­den müs­sen. Es bie­tet sich an mit ein bis zwei Teil­pro­jek­ten zu begin­nen und die wei­te­ren The­men dann suk­zes­si­ve in Fol­ge­pro­jek­ten umzu­set­zen. So kann wert­vol­les Wis­sen auf­ge­baut wer­den und die eige­nen Res­sour­cen wer­den ziel­ge­rich­tet ein­ge­setzt.

4

Ana­ly­sie­ren Sie mit wel­chen füh­ren­den Anwen­dun­gen das ECM ver­bun­den wer­den soll. Lösun­gen von Enter­pri­se Con­tent Manage­ment ste­hen nicht iso­liert für sich, son­dern haben Berühr­punk­te zu ande­ren füh­ren­den Lösun­gen, wie E-Mail-, ERP- oder CRM-Sys­te­men. Des­we­gen muss geplant wer­den, wel­che Schnitt­stel­len und Inte­gra­ti­ons­lö­sun­gen benö­tigt wer­den. Ver­bin­den Sie die Stär­ken der jewei­li­gen Sys­te­me.

5

Pla­nen Sie die umzu­set­zen­den Sze­na­ri­en in einer Road­map, die Teil ihrer über­grei­fen­den IT-Stra­te­gie ist. Unter­neh­men die flä­chen­de­cken­des Enter­pri­se Con­tent Manage­ment ein­füh­ren wol­len, soll­ten im Rah­men der Anfor­de­rungs­ana­ly­se die abzu­bil­den­den Sze­na­ri­en erhe­ben. Die­se kön­nen in einer fort­lau­fen­den Road­map prio­ri­siert und zeit­lich ein­ge­plant wer­den. Wich­tig ist, dass eine Har­mo­ni­sie­rung mit der über­grei­fen­den IT-Stra­te­gie erfolgt und die Teil­pro­jek­te des ECM auch die dort getrof­fe­nen Zie­le unter­stüt­zen.

6

Star­ten Sie die Pro­jek­te auch. Enter­pri­se Con­tent Manage­ment ist ein umfang­rei­ches The­ma, das, wie bereits erwähnt, kom­plex ist und in struk­tu­rier­ten Pro­jek­ten rea­li­siert wer­den muss. Aller­dings müs­sen die Pro­jek­te auch tat­säch­lich gestar­tet und die Lösun­gen letzt­end­lich auch ein­ge­führt wer­den. Auch wenn das The­ma viel phi­lo­so­phi­schen Spiel­raum lässt – pro­fi­tie­ren kön­nen die Unter­neh­men und Anwen­der nur von kon­kre­ten Lösun­gen für die jewei­li­gen Auf­ga­ben­stel­lun­gen.

7

Bau­en Sie ein Com­pe­tence Cen­ter für das The­ma ECM auf. Ein häu­fig beob­ach­te­ter Feh­ler bei Initia­ti­ven ist, dass nach der Umset­zung der initia­len Pro­jek­te sich nie­mand mehr in den Unter­neh­men um das The­ma Enter­pri­se Con­tent Manage­ment küm­mert. Ein dau­er­haf­tes Com­pe­tence Cen­ter zum The­ma ECM hilft sowohl bei den initia­len Pro­jek­ten als auch bei der Pla­nung und Umset­zung von Fol­ge­initia­ti­ven. Das Com­pe­tence Cen­ter ist ers­ter Ansprech­part­ner für Fra­gen und Anfor­de­run­gen zum The­ma ECM und unter­stützt das Chan­ge Manage­ment in der Orga­ni­sa­ti­on kon­ti­nu­ier­lich.

8

Cloud ist kein Muss – der Weg in die Cloud soll­te aber jeder­zeit mög­lich sein. Lösun­gen für ECM wur­den klas­si­scher­wei­se On-Pre­mi­ses ent­wi­ckelt. Inzwi­schen haben Kun­den die Wahl­mög­lich­keit zwi­schen Cloud- / SaaS-Lösun­gen und On-Pre­mi­ses-Sys­te­men. Einen Königs­weg, der für alle Kun­den rich­tig ist, gibt es nicht, bei­de Gat­tun­gen haben ihre Vor- und Nach­tei­le. Wich­tig ist aber, dass bei der Wahl einer On-Pre­mi­ses-Lösung eine Mög­lich­keit besteht, per­spek­ti­visch in die Cloud zu migrie­ren.

9

Ver­ges­sen Sie die E-Mails nicht. Bei Enter­pri­se Con­tent Manage­ment spricht man häu­fig von Doku­men­ten. Hier­un­ter wer­den aber auch E-Mails ver­stan­den. E-Mails kön­nen rei­nes Trans­port­me­di­um von ange­häng­ten Doku­men­ten sein oder die rele­van­ten Inhal­te ste­hen in der E-Mail selbst. Erfolg­rei­ches ECM basiert dar­auf, dass natür­lich auch die E-Mails berück­sich­tigt wer­den.

10

Suchen Sie sich einen Anbie­ter / Dienst­leis­ter, der Sie ver­steht und Ihnen nicht nur die Stan­dards ver­kau­fen will. Für die erfolg­rei­che Ein­füh­rung einer Lösung für das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment braucht es ein gutes Sys­tem, aber auch einen Anbie­ter / Dienst­leis­ter, der bei der Umset­zung bedarfs­ge­recht unter­stützt. Es reicht nicht, den Kun­den die bereits abge­bil­de­ten Stan­dards der Sys­te­me „aufs Auge zu drü­cken“, son­dern die Lösun­gen müs­sen so für den Kun­den ein­ge­rich­tet wer­den, dass die indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen erfüllt wer­den. Des­we­gen ist es wich­tig bei der Sys­tem­aus­wahl dar­auf zu ach­ten, dass der Anbie­ter über ent­spre­chen­de Exper­ten ver­fügt, die auch das Know-how, die Erfah­rung und die Res­sour­cen haben, um Sie zu unter­stüt­zen.

11

ECM ist ein kom­ple­xes The­ma – exter­ne Bera­ter kön­nen Pro­jekt beschleu­ni­gen. Enter­pri­se Con­tent Manage­ment ist ein kom­ple­xes The­ma, wel­ches über vie­le tech­ni­sche, fach­li­che und orga­ni­sa­to­ri­sche Facet­ten ver­fügt, die alle berück­sich­tigt wer­den müs­sen. Ein exter­ner Bera­ter mit ent­spre­chen­der Erfah­rung kann Pro­jek­te beschleu­ni­gen und die Qua­li­tät sowie die Inves­ti­ti­on sichern. Wir von Digi­tal Work­place by BARC unter­stüt­zen Kun­den seit über 20 Jah­ren bei Pro­jek­ten für das ECM – ger­ne hel­fen wir auch Ihnen!

Wir hof­fen sehr, dass die Tipps Ihnen bei der Vor­be­rei­tung und Durch­füh­rung Ihres Pro­jekts hel­fen kön­nen. Als lang­jäh­ri­ge Markt­be­ob­ach­ter und Bera­ter von End­kun­den hel­fen wir Ihnen natür­lich auch ger­ne indi­vi­du­ell bei Ihrem Vor­ha­ben – spre­chen Sie uns ein­fach unver­bind­lich an!

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