Invoicing / Automatische Rechnungseingangsbearbeitung

Die automatische Rechnungseingangsbearbeitung / Invoicing unterstützt Unternehmen bei der durchgängig digitalen und teilautomatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Nach dem Import der Rechnungen wandelt das System diese in die richtigen Formate um, analysiert die Inhalte und liest die rechnungsrelevanten Informationen aus.

Die inhaltliche Bearbeitung kann in eigenständigen Lösungen oder im führenden ERP-System, welches um Spezialkomponenten erweitert wird, erfolgen. Das System kann regelbasiert Aktivitäten vollautomatisch durchführen, Mitarbeitende bindet das System über digitale Workflows ein. Diese liefern alle relevanten Informationen und Werkzeuge für die Umsetzung der Aufgaben im Rahmen der Prozessbearbeitung.

Auch die Buchhaltung / der Finanzbereich erhalten erweiterte Werkzeuge, die bei dem Monitoring der zu bearbeitenden Rechnungen unterstützen, ein schnelles Eingreifen bei kritischen Prozessen ermöglichen und wichtige Kennzahlen liefern. Am Ende des Prozesses steht die Verbuchung oder die Ablehnung der Rechnung im führenden System, die Bearbeitung wird protokolliert.

Unsere Beratung unterstützt Sie bei der Identifikation der Ziele, der Wahl der geeigneten Architekturform, der Definition der Anforderungen und der Auswahl der geeinten Softwarelösungen: Unternehmen, die uns vertrauen, erzielen schnellere Projekterfolge, sparen Kosten, senken den eigenen Aufwand, erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und sicheren ihre Investitionen. Profitieren Sie von unserer Kompetenz, unserem Marktwissen und unserer langjährigen Erfahrung. Unsere Beratung orientiert sich an Ihren Zielen und Rahmenbedingungen, bietet Ihnen aber gleichzeitig den Vorteil auf bewährte Vorgehensweisen und Inhalte zurückzugreifen. Wir sind keinem Anbieter verpflichtet, sondern agieren ausschließlich in Ihrem Interesse

Zielbild und Vision

Wie soll zukünftig gearbeitet werden? Welche Potenziale bieten entsprechende Systeme? Wie können aktuelle Herausforderungen gelöst werden? Soll Invoicing ein eigenständiges und abgegrenztes Projekt oder Teil einer anderen Initiative sein?

• Wir diskutieren mit Ihnen die Ausgangslage, Potenziale, Risiken und Leitplanken, identifizieren und priorisieren wesentliche Anwendungsfelder und definieren das Leitbild und einen ersten Projektplan.
• Zudem wird erörtert, ob das Projekt für die Rechnungseingangsbearbeitung für sich eigenständig ist oder Teil eines anderen Projekts (z. B. Teil eines ECM-Projekts) oder Teil einer weiterreichenden Initiative (z. B. Purchase-to-Pay) sein soll.

Architektur und des Betriebsmodells

Soll ich eine in mein ERP-System integrierte oder eine vorgelagerte Lösung beschaffen? Gibt es bei meinem ERP-System überhaupt beide Möglichkeiten? Welche Betriebsmodelle gibt es und wo liegen jeweils die Vor- und Nachteile? Wie unterscheiden sich die Preismodelle grundsätzlich? Ich benötige Daten aus meinem ERP-System – greife ich direkt auf diese zu oder muss ich diese replizieren?

• Auf Basis Ihrer führenden ERP-Lösung eruieren wir, welche Architekturmodelle (eigenständige vorgelagerte Lösung, in das ERP-System integrierte Lösung etc.) für die zukünftige Unterstützung der Rechnungseingangsbearbeitung möglich sind, welche Schnittstellen benötigt werden und welche Daten ggf. zu replizieren sind. Zudem untersuchen wir welche Betriebsmodelle (On Premises, Private Cloud, SaaS) in diesem Kontext realisierbar und sinnvoll sind. Bei mehreren möglichen Alternativen bewerten wir diese und zeigen Vor- und Nachteile auf.

Anforderungsanalyse und Definition der Soll-Prozesse

Welche Probleme haben wir aktuell? Was können moderne Systeme leisten? Wie können wir unsere Arbeitsweisen anpassen, um möglichst effizient die eigehenden Rechnungen zu bearbeiten? Was leisten moderne Extraktionslösungen? Wie wird die Lösung für die Rechnungseingangsbearbeitung mit meinem führenden ERP-System verbunden?

• Wir analysieren in Interviews / Workshops Ihre bisherigen Arbeitsweisen im Rahmen der Rechnungseingangsbearbeitung, identifizieren mögliche Verbesserungspotentiale und definieren mit Ihnen die zukünftigen Arbeitsweisen, welche auch die Unterstützungsmöglichkeiten moderner Systeme miteinbeziehen. Zudem analysieren wir auch Ihre die Formate, das Volumen und die Besonderheiten Ihrer Rechnungen. Auf dieser Grundlage werden auch die Anforderungen an die Lösung erhoben, um Best-Practices erweitert und strukturiert aufbereitet.
• Ergebnis unserer Leistungen ist ein Lastenheft als Basis für eine strukturierte Ausschreibung und zur Bewertung der Anbieter und Systeme sowie Soll-Prozesse, welche die zukünftigen Arbeitsweisen skizzieren und verdeutlichen, wie das System Sie bei der täglichen Arbeit unterstützen soll.

Strukturierte unabhängige Softwareauswahl

Welcher Anbieter deckt die Anforderungen an besten ab? Mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis? Welche Lösungskomponenten sind relevant und wie sind Partnerprodukte zu beurteilen? Wie kann ich möglichst effizient Anbieter miteinander vergleichen?

• Anhand der Ziele, Ihrer führenden ERP-Anwendung, der präferierten Architektur- sowie Betriebsmodelle und der Kernanforderungen identifizieren wir geeignete Software-Lösungen (Longlist)
• Abhängig vom gewählten Verfahren unterstützen wir Sie in den verschiedenen Phasen der Softwareauswahl. Öffentliche Ausschreibungen begleiten wir ebenso wie freie Auswahlprozesse in der Wirtschaft.
• Unsere Leistungen umfassen Markteingrenzung. Ausschreibungen auf Basis des Lastenhefts (oder eines Ausschnitts daraus) sowie Soll-Prozesse, Kostenvergleiche, strukturierte Anbieterpräsentationen, Teststellungen und die Unterstützung der Vertragsverhandlungen – welche Leistungen wir erbringen und in welcher Tiefe richtet sich nach Ihren Anforderungen.

Change-Management

Wie kann man die Mitarbeiter möglichst frühzeitig involvieren? Was kann ich tun, damit der Go-Live möglichst reibungslos funktioniert? Wie überzeuge ich unsere Mitarbeitenden von der Lösung? Wie kann ich Vorteile verdeutlichen?

• Die Einführung eines neuen Systems kann zu einer Änderung der bisherigen Arbeitsweisen führen. Wir unterstützen Sie beim Change-Management, indem wir Sie bei der Kommunikation des Projekts begleiten, die Vorteile für die Organisation aufzeigen und Ihnen bei der Planung der Schulungen helfen.

Einführungsunterstützung

Wie schafft man einen erfolgreichen Projektstart mit dem Dienstleister und den Anwendern? Welche Leitplanken muss man frühzeitig setzen? Wie können mögliche Fehler schnell behoben werden?

• Gerade der Projektstart mit dem Übergang an das Dienstleisterteam und das Ausrollen der neuen Arbeitsweisen kann Herausforderungen bieten. Wir begleiten Sie, erarbeiten Vorschläge und prüfen die Konzepte der Dienstleister. Profitieren Sie von unserer Erfahrung bei der Ausgestaltung und Qualitätssicherung entsprechender Projekte.

Sonstige Unterstützungsleistungen

Unser Vorhaben unterscheidet sich von einem klassischen Projekt – kann uns BARC trotzdem unterstützen? Gibt es Untersuchungen, die vor einem Projekt vorgelagert eruieren, ob sich ein Projekt lohnt? Ich will die zukünftige Strategie festlegen – kann ich das losgelöst von einem Projekt realisieren?

• Gerne unterschützen wir Sie auch bei sonstigen Aufgaben rund um das Thema automatische Rechnungseingangsbearbeitung. So übernehmen wir beispielsweise auch die Qualitätssicherung im Projekt oder vermitteln bei Differenzen zwischen Ihnen und dem Dienstleister. In Grundlagen-Workshops vermitteln wir das notwendige Fachwissen um den Markt und die Möglichkeiten moderner Systeme für zukünftige Projektleiter. Zudem helfen wir Ihnen die grundsätzliche Strategie im Bereich auszuarbeiten, führen wir bei Bedarf auch Vorprojekte durch und eruieren in diesem Kontext, ob sich die Durchführung eines Projekts (z. B. zur Ablösung einer bestehenden Lösung) bei Ihnen lohnt.
• Es gibt noch viele weitere Leistungen und Wege, wie wir Ihnen helfen können. Sprechen Sie uns im Zweifel einfach an und schildern uns Ihr Problem.

• Wie können Systeme für die automatische Rechnungseingangsbearbeitung mich unterstützen?
• Wie digitalisiere ich die Bearbeitung von Eingangsrechnungen?
• Wie teuer ist das Zahlen einer Rechnung?
• Wer ist für die Freigabe einer Rechnung zuständig?
• Was passiert bei einer Preis- bzw. Mengenabweichung?

• Welche Lösung für das Invocing / die automatische Rechnungseingangsbearbeitung ist die Beste?
• Wie hoch ist Trefferquote der OCR beim Auslesen von Inhalten von Rechnungen?
• Wie kann ich Skonto besser wahrnehmen?
• Wie kann ich die Bearbeitung von Eingangsrechnungen beschleunigen?
• Welche Vorteile bietet modernes Invoicing für mich?

Der Digital Workplace bezeichnet die digitale Arbeitsumgebung in der modernen Arbeitswelt. Schnell und bedarfsgerecht auf Informationen zugreifen können und diese direkt mit den passenden Werkzeugen zu nutzen sind wesentliche Kennzeichen. Der Digital Workplace geht dabei weit über „Homeoffice“ oder „Software“ hinaus. Er ist ein übergreifendes Konzept, wie die verschiedenen Informationsbausteine, Systemkomponenten und Prozesse verknüpft werden können, um die verschiedenen Anwendergruppen jeweils bestmöglich zu unterstützen. Und wie man die Oberflächen, Funktionen und Prozesse ausgestaltet, dass die Anwender direkt unterstützt werden.

Hier geht es zu Was ist der Digital Workplace?

Hier geht’s zur Leistungsübersicht rund um Digital Workplace

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