Definition Prozessmanagement
Prozessmanagement dient der Steuerung, Verbesserung und Automation der Abläufe und Informationsnutzung. Mitarbeiter sollen gezielt zu den relevanten Aufgaben geführt und mit den relevanten Inhalten versorgt werden, um schnell Entscheidungen in hoher Qualität treffen zu können. Dort, wo es möglich ist, sollen die Werkzeuge Teilschritte und ganze Prozessketten automatisieren. Durch die Protokollierung wird Nachweispflichten entsprochen, gleichzeitig wird die unternehmenseigene Wissensbasis ausgebaut.
Hierzu haben sich unterschiedliche Softwareangebote entwickelt, insbesondere Prozessmodellierung, Workflow-Management, Robotic Process Automation, Low-Code-Entwicklungsplattformen, Process Analytics und weitere Formen von Task Management. Auch viele Fachsysteme bieten Funktionen für Aufgabenmanagement und Workflows an. Die richtigen Werkzeuge gezielt einzusetzen ist daher eine Herausforderung.
Leistungen
Unsere unabhängige Beratung unterstützt Sie bei der Identifikation der Ziele, Anforderungen, und Auswahl der geeinten Lösungen: Unternehmen, die uns vertrauen, erzielen schnellere Projekterfolge, sparen Kosten, erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und sicheren ihre Investitionen. Profitieren Sie von unserer Kompetenz und Erfahrung.
Unsere Beratung orientiert sich an Ihren Zielen und Rahmenbedingungen, bietet Ihnen aber gleichzeitig den Vorteil auf bewährte Vorgehensweisen und Inhalte zurückzugreifen. Wir sind keinem Anbieter verpflichtet, sondern agieren ausschließlich in Ihrem Interesse.
Zielbild und Vision
Wie können Prozesse besser unterstützt werden? Welche Werkzeuge bieten welche Potenziale? Wie können bestehende Herausforderungen beseitigt und vorhandene Informationen besser genutzt werden?
- Diese Themenstellungen stehen im Fokus unserer Unterstützung bei der Ausarbeitung des Leitbilds für die Projekte
- Gemeinsam besprechen wir Potenziale, Risiken und Leitplanken des Projekts, legen wesentliche Anwendungsfelder fest und erarbeiten ein Leitbild und einen ersten Projektplan für ein mögliches Projekt ab.
Anforderungsanalyse und Definition der Soll-Prozesse
Wie können die Mitarbeiter besser unterstützt werden? Wo liegen die Herausforderungen bei den aktuellen Abläufen und Arbeitsweisen? Wo bieten sich Potenziale zur Automatisierung?
- Wir nehmen die Anforderungen auf, zeigen die Potenziale und erarbeiten Soll-Konzepte zur Verdeutlichung der späteren Nutzung
- In Interviews und Workshops beleuchten wir wesentliche Arbeitsweisen und Prozessstrukturen, analysieren diese und zeigen Möglichkeiten auf, wie (und welche) Prozessmanagementsoftware zu Verbesserungen führen kann. Soll-Konzepte verdeutlichen diese Potenziale der späteren Nutzung.
- Als Ergebnis dieser Analyse erstellen wir ein Lastenheft, welche die Basis für die strukturierte Softwareauswahl zur Bewertung der Anbieter und Systeme ist. Die Soll-Konzepte definieren die Anforderungen und dienen gleichzeitig als wertvolles Werkzeuge für das Change-Management.
Strukturierte unabhängige Softwareauswahl
Welche Art von Software bietet die höchsten Potenziale? Wie können unterschiedliche Ansätze kombiniert werden? Welcher Anbieter erfüllt die Anforderungen am besten? Mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis?
- Wir navigieren Sie durch die Vielzahl möglicher Angebote und führen Sie zur besten Lösung.
- Auf der Grundlage der Ziele und Kernanforderungen identifizieren wir den relevanten Softwaremarkt, erarbeiten geeignete Lösungen (Longlist) und evaluieren mit Ihnen die Leistungsfähigkeit und die Kompetenz der Bieter. Wir vergleichen die Angebote inhaltlich und preislich.
- Dabei können wir Sie in verschiedenen Formen der Softwareauswahl unterstützen. Öffentliche Ausschreibungen begleiten wir ebenso wie freie Auswahlprozesse in der Wirtschaft.
- Unsere Leistungen umfassen Markteingrenzung. Ausschreibungen auf Basis des Lastenhefts (oder eines Ausschnitts daraus) sowie Soll-Konzepte, Kostenvergleiche. strukturierte Anbieterpräsentationen, Teststellungen und die Unterstützung der Vertragsverhandlungen – welche Leistungen und in welcher Tiefe wir erbringen richtet sich nach Ihren Anforderungen.
Informations-, und Systemarchitektur, Verbindung der Systeme und Betriebsmodelle
Wie arbeiten Prozessmanagement und die vorhandenen Systeme und Datenquellen zusammen? Für welche Abläufe hat welche Anwendung die Daten- und Funktionshoheit? Wie können bedarfsgerechte Oberflächen und Apps bereitgestellt werden? Welche Prozesse unterstützen im Hintergrund Datenaustausch, Fristüberwachung und Datenqualität?
- Die Antworten auf diese Fragen erarbeiten wir mit Ihnen in Form einer Lösungsarchitektur, welche das Zusammenspiel der Komponenten verdeutlicht.
- Prozessmanagementsysteme können selbst Abläufe abbilden, werden aber häufig im Zusammenspiel mit vorhandenen Fachanwendungen und Informationsspeichern genutzt. Daher ist zu klären, wie Informationen zwischen diesen Systemen ausgetauscht und wie insbesondere übergreifende Prozessstrukturen und -analysen abgebildet werden können. In der ausgearbeiteten Lösungsarchitektur wird deutlich, wie die Systeme zusammenarbeiten und welche Anwendergruppen welche Oberflächen nutzt. Des Weiteren werden Betriebsmodelle (SaaS, private Cloud oder On-Premises) und Integrationsszenarien geprüft und die Vor- und Nachteile gegenübergestellt.
Ausgestaltung des ECM-Systems
Welche Anwendungsfälle stehen im Fokus? Welche Anwendergruppen und Arbeitsweisen sollen in welcher Form unterstützt werden? Wo bieten sich Chancen zur bedarfsgerechten Unterstützung der Anwender, wo zur Automatisierung?
- Wir konkretisieren mit Ihnen die Pläne und Anforderungen an die Umsetzung des Prozessmanagement-Systems, um sowohl die Auswahl zu unterstützen als auch die Einführungsphase mit dem Dienstleister zu begleiten.
- Unsere Unterstützung umfasst die Konkretisierung von Abläufen, Systemkopplungen, den erforderlichen (MEta-)Daten, Bedienkonzepten und Rechtestrukturen. Dabei verfolgen wir das Ziel, die einzelnen Bereiche bestmöglich zu unterstützen, aber gleichzeitig die Vorteile einer umfassenden Softwarelösung für das gesamte Unternehmen zu sichern. Ihre im Rahmen der Anforderungsanalyse aufgenommenen Anforderungen werden durch uns mit Erfahrungswissen vieler Projekte verknüpft. Dabei unterstützen wir Sie bedarfsgerecht: in genau dem Umfang, den Sie benötigen, um das Projekt zu beschleunigen und abzusichern.
Organisation und Change-Management
Wie motiviert man die Mitarbeiter für das Projekt? Was ist zu beachten, wenn man Veränderungen in Arbeitsweisen und Organisationsstrukturen kommuniziert? Was muss man bei der Kommunikation und Zusammenarbeit im Projekt beachten?
- Indem wir die Anwender und Entscheider frühzeitig einbinden, stellen wir mit Ihnen die Weichen für ein erfolgreiches Projekt.
- Systeme für Prozessmanagement bieten viele Möglichkeiten, einfacher, besser und schneller zu arbeiten. Aber die Veränderungen in den Abläufen und Arbeitsweisen können die Beteiligten auch verunsichern. Durch unsere umfassende Organisationsberatung unterstützen wir den Veränderungsprozess, indem wir die Aufgaben realistisch darstellen, die Potenziale aufzeigen und konkrete Vorschläge erarbeiten. Das Change-Management unterstützen wir durch das Aufzeigen der Potenziale in den Workshops, klare Kommunikationskonzepte, Informationsveranstaltungen, Fragerunden bis hin zur Mitarbeit an Schulungskonzepten und -unterlagen.
Einführungsunterstützung
Wie gelingt der Projektstart mit dem Dienstleister und den Projektbeteiligten? Worauf muss man gleich bei der Projektinitialisierung achten, worauf bei der Umsetzung der ersten Anwendungsfälle? Wie geht man gezielt vor, um schnelle Erfolge zu erzielen, aber auch zukunftssicher zu arbeiten, damit das System immer weiter ausgebaut werden kann?
- Wir begleiten Sie bei Kick-off und den ersten Umsetzungsschritten, unterstützen das Projektmanagement und sichern die Konzepte der Anbieter.
- Der Projektstart kann zum Stolperstein werden: die internen Workshops starten und damit die Arbeitslast, auf Anbieterseite erfolgt die Übergabe an das Projektteam. Unklare Konzepte, fehlerhafte Kommunikation und Stillstand müssen vermieden werden. Wir unterstützen Sie beim Weg zum schnellen und nachhaltigen Projekterfolgt, erarbeiten Vorschläge und prüfen die Konzepte der Dienstleister. Profitieren Sie von unserer Erfahrung bei der Ausgestaltung und Qualitätssicherung entsprechender Projekte.
Wer auf uns vertraut
Artikel, Infografiken, Checklisten und mehr
Filter
Das sind Probleme, die Sie kennen / die Sie gerade beschäftigen
- Wie viel Zeit kostet es Sie, Prozesse über E-Mails oder Laufzettel abzuwickeln?
- Wie oft müssen Sie den Status einer Aufgabe erfragen? Wie intransparent sind die Abläufe?
- Wie viele Systeme müssen Sie nutzen, um einen Überblick über Ihre Aufgaben zu erhalten?
- Wie viel Zeit müssen Sie darauf verwenden, Informationen mehrfach einzugeben?
- Welche Potenziale zur Prozessautomation gibt es bei Ihnen?
Der Digital Workplace - mehr als nur ein Baukasten-System
Der Digital Workplace bezeichnet die digitale Arbeitsumgebung in der modernen Arbeitswelt. Schnell und bedarfsgerecht auf Informationen zugreifen können und diese direkt mit den passenden Werkzeugen zu nutzen sind wesentliche Kennzeichen. Der Digital Workplace geht dabei weit über „Homeoffice“ oder „Software“ hinaus. Er ist ein übergreifendes Konzept, wie die verschiedenen Informationsbausteine, Systemkomponenten und Prozesse verknüpft werden können, um die verschiedenen Anwendergruppen jeweils bestmöglich zu unterstützen. Und wie man die Oberflächen, Funktionen und Prozesse ausgestaltet, dass die Anwender direkt unterstützt werden.
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