Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) – oder auch Dokumentenmanagement genannt – verbindet die Erfassung und Verwaltung aller Arten von Dokumenten mit der gezielten Nutzung – digital, bedarfsgerecht und ausgerichtet auf Ihre Prozesse. Sammlung, Versionierung, digitale Akten, digitale Zusammenarbeit, Workflows und sichere Archivierung sind nur einige der Funktionsbereiche entsprechender Plattformen. So wird ECM ein wesentlicher Teil von Strategien zur Digitalisierung und Prozessverbesserung.

Unsere unabhängige Beratung unterstützt Sie bei der Identifikation der Ziele, Anforderungen, und Auswahl der geeinten Lösungen: Unternehmen, die uns vertrauen, erzielen schnellere Projekterfolge, sparen Kosten, erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und sicheren ihre Investitionen. Profitieren Sie von unserer Kompetenz und Erfahrung.

Unsere Beratung orientiert sich an Ihren Zielen und Rahmenbedingungen, bietet Ihnen aber gleichzeitig den Vorteil auf bewährte Vorgehensweisen und Inhalte zurückzugreifen. Wir sind keinem Anbieter verpflichtet, sondern agieren ausschließlich in Ihrem Interesse.

Zielbild und Vision

Wie soll zukünftig gearbeitet werden? Welche Potenziale bieten entsprechende Systeme? Wie können aktuelle Herausforderungen gelöst werden?

• Diese und weitere Fragen sind Kern unserer Unterstützung bei der Ausarbeitung des Leitbilds für die Ausgestaltung der Projekte.
• Wir diskutieren mit Ihnen die Potenziale, Risiken und Leitplanken, identifizieren und priorisieren wesentliche Anwendungsfelder und leiten das Leitbild und einen ersten Projektplan für ein mögliches Projekt ab.

Anforderungsanalyse und Definition der Soll-Prozesse

Wo liegen die aktuellen Herausforderungen? Wie kann ein ECM-System unterstützen? Wie können Arbeitsweisen in eine echte digitale Welt übertragen werden?

• Wir nehmen die Anforderungen auf, zeigen die Potenziale und erarbeiten Soll-Konzepte zur Verdeutlichung der späteren Nutzung
• Wir analysieren in Interviews / Workshops wesentliche Arbeitsweisen, Ablagestrukturen und erarbeiten Vorschläge Nutzung des Enterprise Content Management Systems (ECM). Zudem wird eruiert, welche Funktionen Ihr zukünftiger Anbieter bereitstellen muss. Mit den Soll-Konzepten werden die Vorteile der Software, aber auch geänderter Arbeitsweisen verdeutlicht und so Effizienzgewinne aufgezeigt und das Change-Management aktiv unterstützt.
• Ergebnis unserer Leistungen ist ein Lastenheft als Basis für eine strukturierte Ausschreibung und zur Bewertung der Anbieter und Systeme sowie Soll-Konzepte, welche die zukünftigen Arbeitsweisen skizzieren und verdeutlichen wie das ECM-System Sie bei der täglichen Arbeit unterstützen soll.

Strukturierte unabhängige Softwareauswahl

Welcher Anbieter deckt die Anforderungen an besten ab? Mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis? Welche Lösungskomponenten sind relevant und wie sind Partnerprodukte zu beurteilen?

• Wir sind Ihr Lotse durch die Vielzahl der Angebote und führen Sie zur besten Lösung.
• Anhand der Ziele und Kernanforderungen identifizieren wir geeignete Lösungen (Longlist) und evaluieren mit Ihnen die Leistungsfähigkeit, die Kompetenz der Bieter und vergleichen die Angebote inhaltlich und preislich.
• Abhängig vom gewählten Verfahren unterstützen wir Sie in den verschiedenen Phasen der Softwareauswahl. Öffentliche Ausschreibungen begleiten wir ebenso wie freie Auswahlprozesse in der Wirtschaft.
• Unsere Leistungen umfassen Markteingrenzung. Ausschreibungen auf Basis des Lastenhefts (oder eines Ausschnitts daraus) sowie Soll-Konzepte, Kostenvergleiche. strukturierte Anbieterpräsentationen, Teststellungen und die Unterstützung der Vertragsverhandlungen – welche Leistungen und in welcher Tiefe wir erbringen richtet sich nach Ihren Anforderungen.

Informations-, und Systemarchitektur, Verbindung der Systeme und Betriebsmodelle

Wie spielt das ECM-System mit anderen Fachanwendungen und Datenquellen zusammen? Wo liegen Daten- und Funktionshoheit? Mit welchen Oberflächen sollen / müssen die Anwender arbeiten?

• Wir erarbeiten mit Ihnen eine Lösungsarchitektur, in welche die einzelnen Puzzleteile genau zusammenpassen und sich zu Ihrem Nutzen ergänzen
• ECM-Systeme (Enterprise Content Management) stehen selten für sich alleine – verschiedene Fachanwendungen und Datenquellen liefern Metadaten und Dokumente oder erwarten diese Informationen. Ebenso stoßen die Systeme häufig Prozesse in anderen Anwendungen an. Wir erarbeiten mit Ihnen eine Lösungsarchitektur, welche das Zusammenspiel der Softwarekomponenten definiert. Kernfragen sind insbesondere, welche Anwendungsfälle in welchen Systemen abgedeckt werden, wie Daten- und Funktionshoheit geregelt sind und insbesondere mit welchen Oberflächen und Werkzeugen die einzelnen Mitarbeiter arbeiten sollen. Zudem beleuchten wir mit Ihnen, welches Betriebskonzept (SaaS, private Cloud oder On Premises) für Sie geeignet ist und grenzen Vor- und Nachteile der Modelle gegeneinander ab.

Ausgestaltung des ECM-Systems

Welche Anwendungsfälle sollen zuerst umgesetzt werden? Welche Arbeitsweisen sollen mit welchen Werkzeugen unterstützt werden? Nach welchen Regeln soll das ECM-System arbeiten?

• Wir helfen Ihnen bei der Ausgestaltung des ECM-Systems, im Vorfeld und in der Einführungsphase in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister.
• Wir unterstützen bei der Ausgestaltung der Metadaten / Akten- und Dokumenteneigenschaften, Prozesse, Oberflächen und Rechtestrukturen. Ziel ist es hier ein bedarfsgerechte aber immer noch gut nutzbare und übersichtliche Systemausgestaltung zu schaffen. Hier verbinden wir unser Wissen über Ihre Organisation aus dem Auswahlprojekt mit dem Erfahrungswissen vieler anderer Projekte – bedarfsgerecht und in dem Umfang, den Sie benötigen.

Organisation und Change-Management

Wie begeistert man die Mitarbeiter für das Projekt? Wie können Veränderungen in Arbeitsweisen und Organisationsstrukturen gut kommuniziert werden? Worauf ist bei der Ausgestaltung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Projekt zu achten?

• Wir stellen direkt beim Projektstart mit Ihnen die Weichen für ein erfolgreiches Projekt, indem wir die Anwender und Entscheider mitnehmen und für das Projekt gewinnen.
• ECM-Systeme bieten viele Potenziale, verlangen aber auch die Veränderung von Arbeitsweisen. Das kann Anwender und Entscheidungsträger verunsichern oder abschrecken. Hier setzt unsere umfassende Organisationsberatung an, indem Engpässe identifiziert und Lösungsvorschläge erarbeitet werden. Das Change-Management unterstützen wir durch das Aufzeigen der Potenziale in den Workshops, klare Kommunikationskonzepte, Informationsveranstaltungen, Fragerunden bis hin zur Mitarbeit an Schulungskonzepten und -unterlagen.

Einführungsunterstützung

Wie schafft man einen erfolgreichen Projektstart mit dem Dienstleister und den Anwendern? Welche Leitplanken muss man frühzeitig setzen? Wie setzt man gezielt und schnell erste Anwendungsfälle um?

• Wir unterstützen Sie bei Kick-off und den ersten Umsetzungsschritten, begleiten das Projektmanagement und sichern die Konzepte der Anbieter
• Gerade der Projektstart mit dem Übergang an das Dienstleisterteam und die breite Einbindung der späteren Anwender kann Herausforderungen bieten. Wir begleiten Sie, erarbeiten Vorschläge und prüfen die Konzepte der Dienstleister. Profitieren Sie von unserer Erfahrung bei der Ausgestaltung und Qualitätssicherung entsprechender Projekte.

• An wie vielen Stellen suchen Sie nach Informationen / Dokumenten?
• Stand zu dem Thema auch etwas in den E-Mails?
• Erfülle ich meine gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschpflichten?
• Wie viel Zeit kostet es Sie, Dokumente zu verwalten, zu suchen und zu verteilen?
• Wie kann man Papier vermeiden / digitalisieren?

• Wie kann man die digitale Zusammenarbeit unterstützen?
• Wie hilft Enterprise Content Management, die Prozesse zu verbessern?
• Wie kann man die digitale Arbeit / ECM rechtssicher machen?
• Welches ist die beste ECM-Software?
• Wie sucht man das beste ECM-System aus?

Der Digital Workplace bezeichnet die digitale Arbeitsumgebung in der modernen Arbeitswelt. Schnell und bedarfsgerecht auf Informationen zugreifen können und diese direkt mit den passenden Werkzeugen zu nutzen sind wesentliche Kennzeichen. Der Digital Workplace geht dabei weit über „Homeoffice“ oder „Software“ hinaus. Er ist ein übergreifendes Konzept, wie die verschiedenen Informationsbausteine, Systemkomponenten und Prozesse verknüpft werden können, um die verschiedenen Anwendergruppen jeweils bestmöglich zu unterstützen. Und wie man die Oberflächen, Funktionen und Prozesse ausgestaltet, dass die Anwender direkt unterstützt werden.

Hier geht es zu Was ist der Digital Workplace?

Hier geht’s zur Leistungsübersicht rund um Digital Workplace

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