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Enter­pri­se Con­tent Manage­ment

Pro­zess­ori­en­tier­tes Doku­men­ten­ma­nage­ment für erfolg­rei­che Pro­jek­te

Defi­ni­ti­on

Leis­tung

Down­loads, Arti­kel & Medi­en

Pro­blem­lö­sung

Defi­ni­ti­on Enter­pri­se Con­tent Manage­ment

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) – oder auch Doku­men­ten­ma­nage­ment genannt – ver­bin­det die Erfas­sung und Ver­wal­tung aller Arten von Doku­men­ten mit der geziel­ten Nut­zung – digi­tal, bedarfs­ge­recht und aus­ge­rich­tet auf Ihre Pro­zes­se. Samm­lung, Ver­sio­nie­rung, digi­ta­le Akten, digi­ta­le Zusam­men­ar­beit, Work­flows und siche­re Archi­vie­rung sind nur eini­ge der Funk­ti­ons­be­rei­che ent­spre­chen­der Platt­for­men. So wird ECM ein wesent­li­cher Teil von Stra­te­gien zur Digi­ta­li­sie­rung und Pro­zess­ver­bes­se­rung.

Leis­tun­gen

Unse­re unab­hän­gi­ge Bera­tung unter­stützt Sie bei der Iden­ti­fi­ka­ti­on der Zie­le, Anfor­de­run­gen, und Aus­wahl der geein­ten Lösun­gen: Unter­neh­men, die uns ver­trau­en, erzie­len schnel­le­re Pro­jekt­er­fol­ge, spa­ren Kos­ten, erhö­hen die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit und siche­ren ihre Inves­ti­tio­nen. Pro­fi­tie­ren Sie von unse­rer Kom­pe­tenz und Erfah­rung.

Unse­re Bera­tung ori­en­tiert sich an Ihren Zie­len und Rah­men­be­din­gun­gen, bie­tet Ihnen aber gleich­zei­tig den Vor­teil auf bewähr­te Vor­ge­hens­wei­sen und Inhal­te zurück­zu­grei­fen. Wir sind kei­nem Anbie­ter ver­pflich­tet, son­dern agie­ren aus­schließ­lich in Ihrem Inter­es­se.

Ziel­bild und Visi­on

Wie soll zukünf­tig gear­bei­tet wer­den? Wel­che Poten­zia­le bie­ten ent­spre­chen­de Sys­te­me? Wie kön­nen aktu­el­le Her­aus­for­de­run­gen gelöst wer­den?

  • Die­se und wei­te­re Fra­gen sind Kern unse­rer Unter­stüt­zung bei der Aus­ar­bei­tung des Leit­bilds für die Aus­ge­stal­tung der Pro­jek­te.
  • Wir dis­ku­tie­ren mit Ihnen die Poten­zia­le, Risi­ken und Leit­plan­ken, iden­ti­fi­zie­ren und prio­ri­sie­ren wesent­li­che Anwen­dungs­fel­der und lei­ten das Leit­bild und einen ers­ten Pro­jekt­plan für ein mög­li­ches Pro­jekt ab.

Anfor­de­rungs­ana­ly­se und Defi­ni­ti­on der Soll-Pro­zes­se

Wo lie­gen die aktu­el­len Her­aus­for­de­run­gen? Wie kann ein ECM-Sys­tem unter­stüt­zen? Wie kön­nen Arbeits­wei­sen in eine ech­te digi­ta­le Welt über­tra­gen wer­den?

  • Wir neh­men die Anfor­de­run­gen auf, zei­gen die Poten­zia­le und erar­bei­ten Soll-Kon­zep­te zur Ver­deut­li­chung der spä­te­ren Nut­zung
  • Wir ana­ly­sie­ren in Inter­views / Work­shops wesent­li­che Arbeits­wei­sen, Abla­ge­struk­tu­ren und erar­bei­ten Vor­schlä­ge Nut­zung des Enter­pri­se Con­tent Manage­ment Sys­tems (ECM). Zudem wird eru­iert, wel­che Funk­tio­nen Ihr zukünf­ti­ger Anbie­ter bereit­stel­len muss. Mit den Soll-Kon­zep­ten wer­den die Vor­tei­le der Soft­ware, aber auch geän­der­ter Arbeits­wei­sen ver­deut­licht und so Effi­zi­enz­ge­win­ne auf­ge­zeigt und das Chan­ge-Manage­ment aktiv unter­stützt.
  • Ergeb­nis unse­rer Leis­tun­gen ist ein Las­ten­heft als Basis für eine struk­tu­rier­te Aus­schrei­bung und zur Bewer­tung der Anbie­ter und Sys­te­me sowie Soll-Kon­zep­te, wel­che die zukünf­ti­gen Arbeits­wei­sen skiz­zie­ren und ver­deut­li­chen wie das ECM-Sys­tem Sie bei der täg­li­chen Arbeit unter­stüt­zen soll.

Struk­tu­rier­te unab­hän­gi­ge Soft­ware­aus­wahl

Wel­cher Anbie­ter deckt die Anfor­de­run­gen an bes­ten ab? Mit dem bes­ten Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis? Wel­che Lösungs­kom­po­nen­ten sind rele­vant und wie sind Part­ner­pro­duk­te zu beur­tei­len?

  • Wir sind Ihr Lot­se durch die Viel­zahl der Ange­bo­te und füh­ren Sie zur bes­ten Lösung.
  • Anhand der Zie­le und Kern­an­for­de­run­gen iden­ti­fi­zie­ren wir geeig­ne­te Lösun­gen (Long­list) und eva­lu­ie­ren mit Ihnen die Leis­tungs­fä­hig­keit, die Kom­pe­tenz der Bie­ter und ver­glei­chen die Ange­bo­te inhalt­lich und preis­lich.
  • Abhän­gig vom gewähl­ten Ver­fah­ren unter­stüt­zen wir Sie in den ver­schie­de­nen Pha­sen der Soft­ware­aus­wahl. Öffent­li­che Aus­schrei­bun­gen beglei­ten wir eben­so wie freie Aus­wahl­pro­zes­se in der Wirt­schaft.
  • Unse­re Leis­tun­gen umfas­sen Markt­ein­gren­zung. Aus­schrei­bun­gen auf Basis des Las­ten­hefts (oder eines Aus­schnitts dar­aus) sowie Soll-Kon­zep­te, Kos­ten­ver­glei­che. struk­tu­rier­te Anbie­ter­prä­sen­ta­tio­nen, Test­stel­lun­gen und die Unter­stüt­zung der Ver­trags­ver­hand­lun­gen – wel­che Leis­tun­gen und in wel­cher Tie­fe wir erbrin­gen rich­tet sich nach Ihren Anfor­de­run­gen.

Infor­ma­ti­ons-, und Sys­tem­ar­chi­tek­tur, Ver­bin­dung der Sys­te­me und Betriebs­mo­del­le

Wie spielt das ECM-Sys­tem mit ande­ren Fach­an­wen­dun­gen und Daten­quel­len zusam­men? Wo lie­gen Daten- und Funk­ti­ons­ho­heit? Mit wel­chen Ober­flä­chen sol­len / müs­sen die Anwen­der arbei­ten?

  • Wir erar­bei­ten mit Ihnen eine Lösungs­ar­chi­tek­tur, in wel­che die ein­zel­nen Puz­zle­tei­le genau zusam­men­pas­sen und sich zu Ihrem Nut­zen ergän­zen
  • ECM-Sys­te­me (Enter­pri­se Con­tent Manage­ment) ste­hen sel­ten für sich allei­ne – ver­schie­de­ne Fach­an­wen­dun­gen und Daten­quel­len lie­fern Meta­da­ten und Doku­men­te oder erwar­ten die­se Infor­ma­tio­nen. Eben­so sto­ßen die Sys­te­me häu­fig Pro­zes­se in ande­ren Anwen­dun­gen an. Wir erar­bei­ten mit Ihnen eine Lösungs­ar­chi­tek­tur, wel­che das Zusam­men­spiel der Soft­ware­kom­po­nen­ten defi­niert. Kern­fra­gen sind ins­be­son­de­re, wel­che Anwen­dungs­fäl­le in wel­chen Sys­te­men abge­deckt wer­den, wie Daten- und Funk­ti­ons­ho­heit gere­gelt sind und ins­be­son­de­re mit wel­chen Ober­flä­chen und Werk­zeu­gen die ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter arbei­ten sol­len. Zudem beleuch­ten wir mit Ihnen, wel­ches Betriebs­kon­zept (SaaS, pri­va­te Cloud oder On Pre­mi­ses) für Sie geeig­net ist und gren­zen Vor- und Nach­tei­le der Model­le gegen­ein­an­der ab.

Aus­ge­stal­tung des ECM-Sys­tems

Wel­che Anwen­dungs­fäl­le sol­len zuerst umge­setzt wer­den? Wel­che Arbeits­wei­sen sol­len mit wel­chen Werk­zeu­gen unter­stützt wer­den? Nach wel­chen Regeln soll das ECM-Sys­tem arbei­ten?

  • Wir hel­fen Ihnen bei der Aus­ge­stal­tung des ECM-Sys­tems, im Vor­feld und in der Ein­füh­rungs­pha­se in Zusam­men­ar­beit mit dem Dienst­leis­ter.
  • Wir unter­stüt­zen bei der Aus­ge­stal­tung der Meta­da­ten / Akten- und Doku­men­ten­ei­gen­schaf­ten, Pro­zes­se, Ober­flä­chen und Rech­te­struk­tu­ren. Ziel ist es hier ein bedarfs­ge­rech­te aber immer noch gut nutz­ba­re und über­sicht­li­che Sys­tem­aus­ge­stal­tung zu schaf­fen. Hier ver­bin­den wir unser Wis­sen über Ihre Orga­ni­sa­ti­on aus dem Aus­wahl­pro­jekt mit dem Erfah­rungs­wis­sen vie­ler ande­rer Pro­jek­te – bedarfs­ge­recht und in dem Umfang, den Sie benö­ti­gen.

Orga­ni­sa­ti­on und Chan­ge-Manage­ment

Wie begeis­tert man die Mit­ar­bei­ter für das Pro­jekt? Wie kön­nen Ver­än­de­run­gen in Arbeits­wei­sen und Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren gut kom­mu­ni­ziert wer­den? Wor­auf ist bei der Aus­ge­stal­tung der Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zusam­men­ar­beit im Pro­jekt zu ach­ten?

  • Wir stel­len direkt beim Pro­jekt­start mit Ihnen die Wei­chen für ein erfolg­rei­ches Pro­jekt, indem wir die Anwen­der und Ent­schei­der mit­neh­men und für das Pro­jekt gewin­nen.
  • ECM-Sys­te­me bie­ten vie­le Poten­zia­le, ver­lan­gen aber auch die Ver­än­de­rung von Arbeits­wei­sen. Das kann Anwen­der und Ent­schei­dungs­trä­ger ver­un­si­chern oder abschre­cken. Hier setzt unse­re umfas­sen­de Orga­ni­sa­ti­ons­be­ra­tung an, indem Eng­päs­se iden­ti­fi­ziert und Lösungs­vor­schlä­ge erar­bei­tet wer­den. Das Chan­ge-Manage­ment unter­stüt­zen wir durch das Auf­zei­gen der Poten­zia­le in den Work­shops, kla­re Kom­mu­ni­ka­ti­ons­kon­zep­te, Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tun­gen, Fra­ge­run­den bis hin zur Mit­ar­beit an Schu­lungs­kon­zep­ten und -unter­la­gen.

Ein­füh­rungs­un­ter­stüt­zung

Wie schafft man einen erfolg­rei­chen Pro­jekt­start mit dem Dienst­leis­ter und den Anwen­dern? Wel­che Leit­plan­ken muss man früh­zei­tig set­zen? Wie setzt man gezielt und schnell ers­te Anwen­dungs­fäl­le um?

  • Wir unter­stüt­zen Sie bei Kick-off und den ers­ten Umset­zungs­schrit­ten, beglei­ten das Pro­jekt­ma­nage­ment und sichern die Kon­zep­te der Anbie­ter
  • Gera­de der Pro­jekt­start mit dem Über­gang an das Dienst­leis­ter­team und die brei­te Ein­bin­dung der spä­te­ren Anwen­der kann Her­aus­for­de­run­gen bie­ten. Wir beglei­ten Sie, erar­bei­ten Vor­schlä­ge und prü­fen die Kon­zep­te der Dienst­leis­ter. Pro­fi­tie­ren Sie von unse­rer Erfah­rung bei der Aus­ge­stal­tung und Qua­li­täts­si­che­rung ent­spre­chen­der Pro­jek­te.

Wer auf uns ver­traut

Das sind Pro­ble­me, die Sie ken­nen / die Sie gera­de beschäf­ti­gen

  • An wie vie­len Stel­len suchen Sie nach Infor­ma­tio­nen / Doku­men­ten?
  • Stand zu dem The­ma auch etwas in den E-Mails?
  • Erfül­le ich mei­ne gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs- und Lösch­pflich­ten?
  • Wie viel Zeit kos­tet es Sie, Doku­men­te zu ver­wal­ten, zu suchen und zu ver­tei­len?
  • Wie kann man Papier ver­mei­den / digi­ta­li­sie­ren?
  • Wie kann man die digi­ta­le Zusam­men­ar­beit unter­stüt­zen?
  • Wie hilft Enter­pri­se Con­tent Manage­ment, die Pro­zes­se zu ver­bes­sern?
  • Wie kann man die digi­ta­le Arbeit / ECM rechts­si­cher machen?
  • Wel­ches ist die bes­te ECM-Soft­ware?
  • Wie sucht man das bes­te ECM-Sys­tem aus?

Der Digi­tal Work­place - mehr als nur ein Bau­kas­ten-Sys­tem

Der Digi­tal Work­place bezeich­net die digi­ta­le Arbeits­um­ge­bung in der moder­nen Arbeits­welt. Schnell und bedarfs­ge­recht auf Infor­ma­tio­nen zugrei­fen kön­nen und die­se direkt mit den pas­sen­den Werk­zeu­gen zu nut­zen sind wesent­li­che Kenn­zei­chen. Der Digi­tal Work­place geht dabei weit über „Home­of­fice“ oder „Soft­ware“ hin­aus. Er ist ein über­grei­fen­des Kon­zept, wie die ver­schie­de­nen Infor­ma­ti­ons­bau­stei­ne, Sys­tem­kom­po­nen­ten und Pro­zes­se ver­knüpft wer­den kön­nen, um die ver­schie­de­nen Anwen­der­grup­pen jeweils best­mög­lich zu unter­stüt­zen. Und wie man die Ober­flä­chen, Funk­tio­nen und Pro­zes­se aus­ge­stal­tet, dass die Anwen­der direkt unter­stützt wer­den.

Hier geht es zu Was ist der Digi­tal Work­place?

Hier geht’s zur Leis­tungs­über­sicht rund um Digi­tal Work­place

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