Unternehmen
DSC Arminia Bielefeld GmbH & Co. KGaA
Branche
Fußball
Projekt
Umsetzung eines umfassenden Digitalisierungsplans
Mit der Umsetzung eines umfassenden Digitalisierungsplans realisiert der DSC Arminia Bielefeld erhebliche Effizienzgewinne und sichert zugleich die wertvollste Ressource ab: Das in seiner Mitarbeiterschaft vorhandene Wissen. An seiner Seite, der Digitalisierungspartner Ceyoniq.
Arminia ist seit Jahrzehnten ein sportlicher Leuchtturm. Mit einem Jahresumsatz von rund 60 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2021/2022 ist der DSC Arminia ein mittelständisches Unternehmen. Ein Geschäftsbetrieb, der jährlich rund 600 Verträge verwalten und etwa 6.000 Rechnungen verarbeiten muss. Aufwand genug, um Effizienzgewinne zu suchen – und sukzessive nach interner Planung zu heben:
„Wir haben festgestellt, dass wir uns mit Themen wie Vertrags- und Eingangsrechnungsmanagement länger befassen als wir das müssten“, fasst Farid Rahmani von der Stabsstelle Unternehmensentwicklung und Projektmanagement bei der Arminia den Anstoß zum Projekt zusammen. Aber anstatt nur diese beiden Bereiche ins Auge zu fassen, setzte sich bei den Verantwortlichen schnell die Überzeugung durch, die Digitalisierung von internen Prozessen als Ganzes in Angriff zu nehmen. „Mit Ceyoniq haben wir uns dafür nicht nur einen Software-Partner aus der Region dazugeholt“, stellt Rahmani zufrieden fest. „Man hat auch zu jeder Zeit gespürt: Die brennen für Arminia.“
Pünktlich, sauber, transparent abrechnen
Was bei Arminia bisher mithilfe von Ordnerstrukturen, Excel-Tabellen und Prozessbeschreibungen abgearbeitet wurde, musste zunächst in Anforderungen für ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) übersetzt werden. Das erste Teilziel, die Realisierung transparenter Rechnungsprozesse mit automatisierten Freigaben, wurde innerhalb nur weniger Wochen erreicht: Eingangsrechnungen werden nun digital verarbeitet und mit der nötigen Datenqualität ins System eingespeist.
„Hier können die Daten über eine DATEV Anbindung direkt in die Buchhaltung übernommen und automatisch ausgelesen werden“, erläutert Ceyoniq Consultant Klaudia Adamiec. „Bearbeiter können damit perspektivisch Auswertungen fahren, nach Beträgen oder Lieferanten suchen, sie klassifi zieren und ab einer bestimmten Höhe automatisch an befugte Personen zur Zahlungsfreigabe übermitteln.“ Am Ende des verlässlich dokumentierten Freigabeprozesses bedarf es nur noch eines Klicks, um einen Beleg in den Zahlungslauf zu bringen – keine Frist wird mehr übersehen, keine
Skonti mehr verschenkt.
Bedürfnisse erfüllen schafft den Mehrwert
Im nächsten Schritt wurde das Vertragsmanagement als zweiten Baustein umgesetzt. Die nscale Lösung unterstützt zuverlässig dabei, die Transparenz über Fristen und Laufzeiten zu optimieren. Perspektivisch wurde unter anderem ein Arminiainternes Wissensmanagement geplant: Vom Organigramm bis zur Briefvorlage soll alles, was einmal im Haus erarbeitet, entwickelt und als bewährt erkannt wurde, auch im Haus und zudem leicht auffi ndbar bleiben – selbst, wenn Bearbeiter wechseln oder das Unternehmen verlassen. „Das erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeiter und erspart uns doppelte Arbeit“, weiß Rahmani. „Man muss das Rad schließlich nicht jedes Mal neu erfinden.“
Wissen transparent im Unternehmen halten
Auch hierbei setzt der DSC auf nscale von Ceyoniq. Klaudia Adamiec sieht darin einen Beleg für den fortschrittlichen Ansatz der Arminia: „Es geht hier um mehr als ein paar DMS-Module – wir dürfen Teil der Digitalisierung interner Prozesse beim DSC sein.“ Das fordere sie zwar mehr in der Beratung, zahle sich für das Unternehmen am Ende aber aus. Davon ist auch Farid Rahmani überzeugt: „Es gibt immer unternehmens-
spezifische Stellschrauben, die man berücksichtigen muss, wenn es funktionieren soll. Das können Standardprodukte von der Stange nicht. Bisher konnten wir jeden Prozess genauso abbilden, wie wir uns das vorgestellt haben. Das schafft echten Mehrwert.“
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