Case Stu­dy

Adam Hall: ein agi­ler Bran­chen­rie­se, der auf easy setzt

Adam Hall GmbH

Unter­hal­tungs- und Event­in­dus­trie

Pro­zess­op­ti­mie­rung mit easy-Lösun­gen

Mit easy archi­ve star­te­te 2006 die lang­jäh­ri­ge Part­ner­schaft mit Adam Hall. Heu­te ist bei dem füh­ren­den Anbie­ter von Event­tech­nik auch easy invoice und easy con­tract in Betrieb, um inter­ne Pro­zes­se zu opti­mie­ren und Res­sour­cen zu spa­ren.

Es begann mit easy archi­ve

2006 hat­te Adam Hall begon­nen, inter­ne Pro­zes­se zu digi­ta­li­sie­ren. Unter ande­rem ging es dar­um, ein revi­si­ons­si­che­res Archiv in die inter­nen Work­flows zu inte­grie­ren, um bei Prü­fun­gen alle not­wen­di­gen Doku­men­te rechts­si­cher vor­wei­sen zu kön­nen. So war der Grund­stein für eine lan­ge Part­ner­schaft gelegt. Die Adam Hall Group hat seit ihrer Grün­dung eine rasan­te Ent­wick­lung durch­lau­fen. Das zeigt sich auch am Umgang mit der IT: Im Jahr 2019 brach­te Adam Hall eine umfas­sen­de Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie auf den Weg, um die inter­nen Geschäfts­pro­zes­se wei­ter zu ver­bes­sern.

Schmerz­punkt Ein­gangs­rech­nun­gen

Eines der ers­ten Pro­jek­te betraf die Ein­gangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung. Da easy archi­ve bereits seit Jah­ren sei­nen Dienst rei­bungs­los auf den Fir­men­ser­vern ver­rich­tet hat­te, kam easy invoice schnell in die enge­re Aus­wahl, als es dar­um ging, einen geeig­ne­ten Anbie­ter zu fin­den:

„Für uns war es nahe­lie­gend, für die Digi­ta­li­sie­rung der
Ein­gangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung auf easy zuzu­ge­hen, da wir schon das
Archiv von easy hat­ten. Da uns das Pro­dukt gefiel und das Ange­bot gepasst
hat, haben wir uns dann recht schnell für easy ent­schie­den“,

erzählt Alex­an­der Sonn­dag, Direc­tor IT bei Adam Hall. Wie in vie­len ande­ren Unter­neh­men haben die Mit­ar­bei­ten­den auch bei Adam Hall die Erfah­rung gemacht, dass die manu­el­le Rech­nungs­be­ar­bei­tung heut­zu­ta­ge eigent­lich nur noch Nach­tei­le mit sich bringt.

Scon­ti & Co: Digi­ta­li­sie­rung zahlt sich mehr­fach aus

Wenn heu­te eine Rech­nung per E-Mail das Unter­neh­men erreicht, wird die­se sofort von easy invoice erkannt und die Finanz­buch­hal­tung weiß sofort, dass sie exis­tiert. Das ver­ein­facht auch den Umgang mit Skon­ti:

„Selbst, wenn ein Mit­ar­bei­ter krank sein soll­te oder ander­wei­tig aus­ge­fal­len ist und die Rech­nung
des­halb viel­leicht nicht kon­tiert wur­de, haben wir jetzt in der Finanz­buch­hal­tung die Opti­on, ein Skon­to
zu zie­hen. Das machen wir zum Bei­spiel bei Dienst­leis­tern oder Geschäfts­part­nern, mit denen wir schon
lan­ge ver­trau­ens­voll zusam­men­ar­bei­ten, und bei denen die Buch­hal­tung weiß, die­se Rech­nun­gen wer­den
in der Regel sowie­so bezahlt.“

Bes­se­re Work­flows und zufrie­de­ne Mit­ar­bei­ten­de

Für das gesam­te Pro­jekt, von der ers­ten Pla­nung über den Kick-off mit easy soft­ware bis zur Über­ga­be der fer­ti­gen Lösung an den Sup­port, haben Alex­an­der Sonn­dag und sein Team ein knap­pes drei­vier­tel Jahr benö­tigt. Als erfah­re­ne ITler haben sie das Pro­jekt­ma­nage­ment selbst über­nom­men, wäh­rend easy für den tech­ni­schen Sup­port zustän­dig war. So haben die easy Tech­ni­ker zum Bei­spiel die Soft­ware auf den Fir­men­ser­vern instal­liert und leis­ten Sup­port bei Pro­gramm­up­dates. Das Feed­back, das Alex­an­der Sonn­dag aus der Buch­hal­tung bekom­men hat, war sofort sehr posi­tiv. Da alle Mit­ar­bei­ten­den, die mit easy invoice arbei­ten, im Umgang mit dem Pro­gramm geschult wur­den, wuss­ten sie sehr schnell, was zu tun ist und emp­fan­den sowohl die neu­en, viel kla­re­ren Work­flows als auch den gerin­ge­ren Arbeits­auf­wand bei der Bear­bei­tung der Ein­gangs­rech­nun­gen als gro­ße Erleich­te­rung.

Ver­trä­ge ein­fa­cher ver­wal­ten

Nach den posi­ti­ven Erfah­run­gen mit easy archi­ve und easy invoice hat Adam Hall mit easy con­tract in jüngs­ter Zeit noch ein wei­te­res Pro­jekt gestar­tet.

„Hier wer­den immer wie­der Ver­trä­ge gesucht, weil bei uns eigent­lich jede
Abtei­lung ihre Ver­trä­ge anders ablegt. Mal wer­den sie in einem Ord­ner
abge­legt, mal in einer E-Mail oder einem Share­Point. Es gibt kei­ne kla­re Struk­tur“,

so Sonn­dag. Mit easy con­tract ändert sich das gera­de: Alle Ver­trä­ge wer­den nun unter­neh­mens­über­grei­fend an einem Ort abge­legt, wo sie ver­schlag­wor­tet wer­den kön­nen und voll­stän­dig durch­such­bar sind. Das Pro­gramm wird der­zeit step by step im gesam­ten Unter­neh­men aus­ge­rollt. Im zwei­ten Schritt wird dann die Opti­on zur digi­ta­len Signa­tur mit easy eSi­gna­tu­re hin­zu­ge­fügt.

Foto: Adam Hall GmbH