Case Stu­dy

Archi­vie­rung von Micro­soft Teams Daten
für eine agi­le IT-Gover­nan­ce

Rivel­la AG

Geträn­ke­indus­trie

Ein­füh­rung einer Archi­vie­rungs­lö­sung von Micro­soft Teams

Gegrün­det wur­de die Rivel­la AG 1952 vom dama­li­gen Jus-Stu­den­ten Robert Barth in Stä­fa am Zürich­see. Heu­te ist das Fami­li­en­un­ter­neh­men im aar­gaui­sche Rothrist daheim. Die Rivel­la Group gehört zu den weni­gen noch unab­hän­gi­gen Geträn­ke­pro­du­zen­ten in der Schweiz. Seit Jah­ren zählt Rivel­la zu den belieb­tes­ten und bekann­tes­ten Mar­ken der Schweiz. Das gleich­na­mi­ge Erfri­schungs­ge­tränk steht offi­zi­ell im Inven­tar des kuli­na­ri­schen Erbes des Lan­des. Auch als Arbeit­ge­be­rin hat Rivel­la die Nase vorn. Sie ran­giert regel­mä­ßig unter den bes­ten Arbeit­ge­bern.

Pro­jekt­ziel

Erklär­tes Ziel von Rivel­la war es, ihre Teams Daten auto­ma­tisch nach ihren Vor­ga­ben ent­spre­chend auf dem neu­en Archiv in der ent­spre­chen­den Cloud archi­vie­ren zu kön­nen.

Aus­gangs­si­tua­ti­on

Bei Rivella´s altem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem wur­den im Open­text-Livelink seit 2006 die Daten archi­viert und waren seit die­sem Zeit­punkt unver­än­dert und stets zugäng­lich auf ihrem Rivell­aDri­ve-Sys­tem unlösch­bar abge­legt. Mit dem Pro­jekt “Rivel­laS­ky” wur­den sämt­li­che Office- Daten in die Micro­soft-Cloud ver­scho­ben, die­se wer­den dort stan­dard­mä­ßig weder gesi­chert noch archi­viert - dadurch ent­stand der Wunsch nach einer pas­sen­den Archi­vie­rungs­lö­sung. Im Rah­men des Rivel­laS­ky-Pro­jek­tes wur­de auch die Gover­nan­ce defi­niert und die Aus­la­ge­rung der TEAMS-/Sha­re­point-Daten aus den öffent­li­chen sowie den pri­va­ten Berei­chen bestimmt.

Her­aus­for­de­rung

Die gro­ße Her­aus­for­de­rung bestand dar­in, die Daten aus Share­Point adäquat in einen pri­va­ten und einen öffent­li­chen Bereich zu unter­tei­len, wobei die Auf­be­wah­rungs­zei­ten in die­sen bei­den Berei­chen unter­schied­lich gestal­tet sind. Dies erfor­der­te eine sorg­fäl­ti­ge Pla­nung und Umset­zung, um die Com­pli­ance-Anfor­de­run­gen und Sicher­heits­richt­li­ni­en effek­tiv zu erfül­len.

Lösung

Mit die­ser Lösung konn­te H&S die von Rivel­la gewünsch­ten Archi­vie­rungs­an­for­de­run­gen für Micro­soft Teams Daten umset­zen, sowie das SAP archi­vie­ren.

Vor­ge­hens­wei­se

Um den unter­schied­li­chen Archi­vie­rungs­an­for­de­run­gen von Rivel­la gerecht zu wer­den, wur­den zwei Kate­go­rien ein­ge­führt: Ver­trau­li­che Daten und intern öffent­li­che Daten. Zusätz­lich wur­de das SAP-Sys­tem archi­viert, wobei die Daten­spei­che­rung in einem Rechen­zen­trum in der Schweiz erfolgt. Ein ent­schei­den­des Kri­te­ri­um war die Ein­hal­tung ver­schie­de­ner Auf­be­wah­rungs­fris­ten. Der Pro­zess glie­der­te sich in meh­re­re Pha­sen:
In Pha­se 1 schuf H&S eine Über­sicht über die bestehen­de Teams-Land­schaft bei Rivel­la. In Pha­se 2 rea­li­sier­te H&S, gemein­sam mit allen Betei­lig­ten, die erfor­der­li­che Infra­struk­tur und stell­te Ver­bin­dun­gen zu exter­nen Rechen­zen­tren her. Die drit­te Pha­se beinhal­te­te die Kon­fi­gu­ra­ti­on der Archi­vie­rung ent­spre­chend den Vor­ga­ben. Anschlie­ßend wur­den in Pha­se 4 ers­te Tests und not­wen­di­ge Anpas­sun­gen durch­ge­führt. Die fina­le Pha­se 5 mar­kier­te den erfolg­rei­chen Go Live!

Ergeb­nis

Die Koor­di­na­ti­on zwi­schen den ver­schie­de­nen Betei­lig­ten, ein­schließ­lich exter­ner Part­ner, wur­de als ent­schei­dend für den Pro­jekt­er­folg her­vor­ge­ho­ben. Die gründ­li­che Bespre­chung und Klä­rung von Auf­ga­ben im Vor­feld tru­gen wesent­lich dazu bei, Unklar­hei­ten zu ver­mei­den und das Pro­jekt effi­zi­ent durch­zu­füh­ren. Anfangs gab es klei­ne Koor­di­na­ti­ons­pro­ble­me, wel­che jedoch schnell von H&S gelöst wur­den, wor­auf­hin das Pro­jekt rei­bungs­los ver­lief.

Nut­zen

Durch die zen­tra­le Archi­vie­rung aller Teams-Daten wur­de die Daten­si­cher­heit gestärkt und der Daten­zu­griff ver­ein­facht, was die Effi­zi­enz und Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren des Unter­neh­mens ver­bes­sert.

Erfol­ge

Die Rivel­la Group hob vor allem die beson­ders gute Zusam­men­ar­beit der Pro­jekt­mit­ar­bei­ter her­vor. Zudem hat das Pro­jekt zu einer spür­ba­ren Ver­än­de­rung im Arbeits- und Unter­neh­mens­all­tag geführt. Durch die Archi­vie­rung aller Teams-Daten in einem zen­tra­len Archiv konn­te nicht nur die Daten­si­cher­heit erhöht, son­dern auch der Zugriff auf die­se Daten ver­ein­facht wer­den. Die­se Ver­än­de­run­gen tra­gen zur Effi­zi­enz­stei­ge­rung und ver­bes­ser­ten Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren im Unter­neh­men bei.

Patrick Fel­der
Lei­ter ICT Infra­struc­tu­re Ser­vices bei Rivel­la:
“Es gibt eine Sicher­heit, dass wir nun auch noch alle Teams-Daten in einem
Archiv abge­legt haben und ein­fach dar­auf zugrei­fen kön­nen”

Foto: Rivel­la AG