Brüggen setzt auf E-Invoicing mit xSuite

Beim Nahrungsmittelhersteller Brüggen ist man sich der Vorteile einer elektronischen, automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung schon lange bewusst. Bereits seit 2014 ist die Lösung der xSuite im Einsatz, ebenso inzwischen deren elektronisches Archiv. Für die E-Rechnungspflicht im B2B ab 1.1.2025 bereitet Brüggen die ersten Schritte gemeinsam mit xSuite vor.

Die H. & J. Brüggen KG mit Hauptsitz in Lübeck zählt mit seinen rund 1.900 Beschäftigten zu den führenden europäischen Herstellern von Müsli, Cerealien, Haferflocken und Riegeln sowie anderen hochwertigen Getreideprodukten. Sie unterhält insgesamt fünf Produktionsstandorte in Deutschland, Polen, Frankreich und Chile.

Rechnungslösung international im Einsatz

Eine einfach zu bedienende, komplett in SAP integrierte Rechnungsbearbeitungslösung – dies suchte das Unternehmen seinerzeit und wurde bei xSuite fündig. Auch die Tochterunternehmen mit Werken in Polen und Frankreich arbeiten mittlerweile mit der Anwendung.

In Deutschland erhält Brüggen 70.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, rund 60 Prozent davon bestellbezogen (SAP MM), der Rest sind Kostenrechnungen (SAP FI). Papier ist die Ausnahme, denn neun von zehn Belegen treffen heute per E-Mail als PDF ein. Die Belege werden von der Buchhaltung vorerfasst, danach folgt die sachliche Prüfung durch die jeweilige Fachabteilung. Diese ordnet den Vorgang der richtigen Kostenstelle zu, was anschließend von der Buchhaltung noch einmal validiert wird. Es schließt sich ein zweistufiger Freigabeworkflow an.

Leistungsfähiger durch optimierte Automatisierung

Laut Alexandra Beeck aus dem Accounting bei Brüggen, hat sich die Durchlaufzeit einer FI-Rechnung durch Einführung der Lösung auf sieben Tage verkürzt, vom Vorerfassen bis zur Freigabe. Damit ist garantiert, dass keine Mahngebühren anfallen und Skontofristen nicht verstreichen. MM-Rechnungen brauchen sogar nur dreizehn Minuten (durch Dunkelbuchung, wenn Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen).

Vor kurzem hat Brüggen auch den „Health-Check“ der xSuite absolviert, bei dem Systeme und Prozesse genau unter die Lupe genommen werden. Dabei wird u.a. der Prozentsatz der automatisch ausgelesenen Rechnungsdaten erhoben, es wird geprüft, wie hoch die Abweichungen zum Optimalwert sind, und Empfehlungen werden ausgesprochen, durch welche Maßnahmen diese Quote verbessert werden kann. Durch solche Services unterstützt xSuite ihre Kunden, die bereits eingesetzte Lösung noch ein Stück leistungsfähiger zu machen und den Nutzen für das Unternehmen zu erhöhen.

Bereit für die E-Rechnungspflicht

Als Assistenz des CFOs ist Alexandra Beeck maßgeblich am Aufbau und an der Betreuung des Projektes „Elektronische Rechnungsbearbeitung“ beteiligt: „Aufgrund der guten Erfahrungen mit xSuite, gehen wir nun auch die ersten Schritte beim Thema E-Rechnung mit dem Hersteller“, sagt sie. „Wir haben die Lösung so eingerichtet, dass wir zum 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht erfüllen, indem wir elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD empfangen können.“.

Steffi Falckenhagen, Head of Accounting bei Brüggen: „Wir erwarten, dass E-Rechnungen künftig verstärkt über Portale eintreffen werden und dies kann durchaus in sehr unterschiedlichen Formaten sein, die wir dann einheitlich in unser SAP-System bringen müssen. Aus diesem Grund haben wir uns auch die neue Austausch- und Konvertierungsplattform für E-Rechnungen von xSuite angesehen. Interessant ist für uns, dass die Lösung perspektivisch auch den Versand von E-Rechnungen vorsieht.“

Die Plattform xSuite eDNA (electronic Document Network Adapter) nimmt unterschiedlichste E-Rechnungsformate an und wandelt sie in ein standardisiertes Format um. Die Rechnungen werden in den Invoice Monitor von xSuite eingeschleust und können dann wie bisher gelesen und bearbeitet werden.

Foto: H. & J. Brüggen KG

Case Study