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Case Stu­dy

Brüg­gen setzt auf E-Invoi­cing mit xSuite

Unter­neh­men

H. &. J. Brüg­gen KG

Bran­che

Lebens­mit­tel­in­dus­trie

Pro­jekt

E-Invoi­cing mit xSuite

Beim Nah­rungs­mit­tel­her­stel­ler Brüg­gen ist man sich der Vor­tei­le einer elek­tro­ni­schen, auto­ma­ti­sier­ten Rech­nungs­ein­gangs­ver­ar­bei­tung schon lan­ge bewusst. Bereits seit 2014 ist die Lösung der xSuite im Ein­satz, eben­so inzwi­schen deren elek­tro­ni­sches Archiv. Für die E-Rech­nungs­pflicht im B2B ab 1.1.2025 berei­tet Brüg­gen die ers­ten Schrit­te gemein­sam mit xSuite vor.

Die H. & J. Brüg­gen KG mit Haupt­sitz in Lübeck zählt mit sei­nen rund 1.900 Beschäf­tig­ten zu den füh­ren­den euro­päi­schen Her­stel­lern von Müs­li, Cerea­li­en, Hafer­flo­cken und Rie­geln sowie ande­ren hoch­wer­ti­gen Getrei­de­pro­duk­ten. Sie unter­hält ins­ge­samt fünf Pro­duk­ti­ons­stand­or­te in Deutsch­land, Polen, Frank­reich und Chi­le.

Rech­nungs­lö­sung inter­na­tio­nal im Ein­satz

Eine ein­fach zu bedie­nen­de, kom­plett in SAP inte­grier­te Rech­nungs­be­ar­bei­tungs­lö­sung – dies such­te das Unter­neh­men sei­ner­zeit und wur­de bei xSuite fün­dig. Auch die Toch­ter­un­ter­neh­men mit Wer­ken in Polen und Frank­reich arbei­ten mitt­ler­wei­le mit der Anwen­dung.

In Deutsch­land erhält Brüg­gen 70.000 Ein­gangs­rech­nun­gen pro Jahr, rund 60 Pro­zent davon bestell­be­zo­gen (SAP MM), der Rest sind Kos­ten­rech­nun­gen (SAP FI). Papier ist die Aus­nah­me, denn neun von zehn Bele­gen tref­fen heu­te per E-Mail als PDF ein. Die Bele­ge wer­den von der Buch­hal­tung vor­er­fasst, danach folgt die sach­li­che Prü­fung durch die jewei­li­ge Fach­ab­tei­lung. Die­se ord­net den Vor­gang der rich­ti­gen Kos­ten­stel­le zu, was anschlie­ßend von der Buch­hal­tung noch ein­mal vali­diert wird. Es schließt sich ein zwei­stu­fi­ger Frei­ga­be­work­flow an.

Leis­tungs­fä­hi­ger durch opti­mier­te Auto­ma­ti­sie­rung

Laut Alex­an­dra Beeck aus dem Accoun­ting bei Brüg­gen, hat sich die Durch­lauf­zeit einer FI-Rech­nung durch Ein­füh­rung der Lösung auf sie­ben Tage ver­kürzt, vom Vor­er­fas­sen bis zur Frei­ga­be. Damit ist garan­tiert, dass kei­ne Mahn­ge­büh­ren anfal­len und Skon­to­fris­ten nicht ver­strei­chen. MM-Rech­nun­gen brau­chen sogar nur drei­zehn Minu­ten (durch Dun­kel­bu­chung, wenn Bestel­lung, Waren­ein­gang und Rech­nung über­ein­stim­men).

Vor kur­zem hat Brüg­gen auch den „Health-Check“ der xSuite absol­viert, bei dem Sys­te­me und Pro­zes­se genau unter die Lupe genom­men wer­den. Dabei wird u.a. der Pro­zent­satz der auto­ma­tisch aus­ge­le­se­nen Rech­nungs­da­ten erho­ben, es wird geprüft, wie hoch die Abwei­chun­gen zum Opti­mal­wert sind, und Emp­feh­lun­gen wer­den aus­ge­spro­chen, durch wel­che Maß­nah­men die­se Quo­te ver­bes­sert wer­den kann. Durch sol­che Ser­vices unter­stützt xSuite ihre Kun­den, die bereits ein­ge­setz­te Lösung noch ein Stück leis­tungs­fä­hi­ger zu machen und den Nut­zen für das Unter­neh­men zu erhö­hen.

Bereit für die E-Rech­nungs­pflicht

Als Assis­tenz des CFOs ist Alex­an­dra Beeck maß­geb­lich am Auf­bau und an der Betreu­ung des Pro­jek­tes „Elek­tro­ni­sche Rech­nungs­be­ar­bei­tung“ betei­ligt: „Auf­grund der guten Erfah­run­gen mit xSuite, gehen wir nun auch die ers­ten Schrit­te beim The­ma E-Rech­nung mit dem Her­stel­ler“, sagt sie. „Wir haben die Lösung so ein­ge­rich­tet, dass wir zum 1. Janu­ar 2025 die E-Rech­nungs­pflicht erfül­len, indem wir elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen in den For­ma­ten XRech­nung und ZUGFeRD emp­fan­gen kön­nen.“.

Stef­fi Falcken­ha­gen, Head of Accoun­ting bei Brüg­gen: „Wir erwar­ten, dass E-Rech­nun­gen künf­tig ver­stärkt über Por­ta­le ein­tref­fen wer­den und dies kann durch­aus in sehr unter­schied­li­chen For­ma­ten sein, die wir dann ein­heit­lich in unser SAP-Sys­tem brin­gen müs­sen. Aus die­sem Grund haben wir uns auch die neue Aus­tausch- und Kon­ver­tie­rungs­platt­form für E-Rech­nun­gen von xSuite ange­se­hen. Inter­es­sant ist für uns, dass die Lösung per­spek­ti­visch auch den Ver­sand von E-Rech­nun­gen vor­sieht.“

Die Platt­form xSuite eDNA (elec­tro­nic Docu­ment Net­work Adap­ter) nimmt unter­schied­lichs­te E-Rech­nungs­for­ma­te an und wan­delt sie in ein stan­dar­di­sier­tes For­mat um. Die Rech­nun­gen wer­den in den Invoice Moni­tor von xSuite ein­ge­schleust und kön­nen dann wie bis­her gele­sen und bear­bei­tet wer­den.

Foto: H. & J. Brüg­gen KG

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