DHL Group: End-to-End Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung von Kern­pro­zes­sen mit Biz­a­gi

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Logis­tik

End-to-End Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung von Kern­pro­zes­sen 

Die DHL Group setzt Biz­a­gi glo­bal für 320.000 Benut­zer ein, um die Orches­trie­rung der End-to-End-Auto­ma­ti­sie­rung vor­an­zu­trei­ben.

Das glo­ba­le Logis­tik­un­ter­neh­men nutzt Biz­a­gi, um die Kon­nek­ti­vi­tät inner­halb sei­ner Geschäfts­ab­läu­fe zu ver­bes­sern. Biz­a­gi fun­giert als Orchestra­tor des Tech­no­lo­gie­pa­kets und ermög­lich­te die End-to-End-Auto­ma­ti­sie­rung von 24 Pro­zes­sen, ein­schließ­lich der Fak­tu­rie­rung der Zoll­steu­er, der Ver­wal­tung der Lie­fe­ran­ten­stamm­da­ten, dem Help­desk zur glo­ba­len Beschaf­fung und vie­lem mehr.

Die Biz­a­gi-Platt­form wur­de vom Team der Glo­bal Busi­ness Ser­vices (GBS) welt­weit inner­halb der gesam­ten Deut­sche Post DHL Group in 17 Spra­chen ein­ge­setzt. Ziel ist es, Geschäfts­ab­läu­fe zu inte­grie­ren und zu opti­mie­ren und über 2 Mil­lio­nen Fäl­le pro Jahr zu bear­bei­ten. Im Fak­tu­rie­rungs­pro­zess der Zoll­steu­er arbei­tet Biz­a­gi mit Ora­cle, UiPath und ABBYY zusam­men und bie­tet eine digi­ta­le Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung, um eine End-to-End-Auto­ma­ti­sie­rung des Pro­zes­ses zu ermög­li­chen und einen Auto­ma­ti­sie­rungs­grad von 95% zu errei­chen.

Mit Biz­a­gi wur­de ein Por­tal zur Ver­wal­tung von Lie­fe­ran­ten­stamm­da­ten erstellt, um die Benut­zer­er­fah­rung für Mit­ar­bei­ter, Kun­den und Stake­hol­der zu ver­bes­sern. Durch die Ver­bin­dung der Sys­te­me konn­te Biz­a­gi die Not­wen­dig­keit manu­el­ler Ein­grif­fe eli­mi­nie­ren.

Das Unter­neh­men ist bestrebt, sein Tech­no­lo­gie­pa­ket kon­ti­nu­ier­lich wei­ter­zu­ent­wi­ckeln und Unter­neh­mens­stan­dards zu set­zen. Das GBS-Team führ­te die Biz­a­gi-Platt­form ein, um als Orchestra­tor zwi­schen den Anwen­dun­gen und Tech­no­lo­gien, ein­schließ­lich Intra­net, ERP und RPA, zu fun­gie­ren.

Die DP DHL Group muss­te Pro­zes­se unter­neh­mens­weit orches­trie­ren. Das Unter­neh­men ver­füg­te bereits über ein kom­ple­xes Paket an Tech­no­lo­gien und Anwen­dun­gen, ein­schließ­lich SAP, Ora­cle und Share­Point, benö­tig­te jedoch eine Auto­ma­ti­sie­rungs­platt­form, um die Lücken zu schlie­ßen und Sys­te­me zu ver­bin­den.

Es ver­folg­te einen stra­te­gi­schen Ansatz für die Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung, begin­nend mit dem Fak­tu­rie­rungs­pro­zess der Zoll­steu­er. Bei die­sem Pro­zess ging es vor allem um Inte­gra­ti­on, da Biz­a­gi neben ande­ren Auto­ma­ti­sie­rungs­tech­no­lo­gien ein Orchestra­tor war. Die­se Tech­no­lo­gien wür­den es ermög­li­chen, dass der Fak­tu­rie­rungs­pro­zess der Mehr­wert­steu­er für Sen­dun­gen voll­stän­dig auto­ma­ti­siert und lücken­los abläuft.

Nach erfolg­rei­cher Umset­zung wand­te sich das Team von DP DHL dem Por­tal zur Ver­wal­tung der Lie­fe­ran­ten­stamm­da­ten zu, das eine wich­ti­ge Kom­po­nen­te im Beschaf­fungs­pro­zess dar­stellt. Die­ser Pro­zess basier­te bis­her auf einer zeit­auf­wän­di­gen manu­el­len Erfas­sung und Vali­die­rung von Daten, um die Lücken zwi­schen Sys­tem­un­ter­bre­chun­gen zu schlie­ßen. Manu­el­le Akti­vi­tä­ten, wie das Aus­fül­len von Tabel­len, das Ver­sen­den von E-Mails und die manu­el­le Ein­ga­be von Daten, stan­den auf­grund von Sys­tem­un­ter­bre­chun­gen zwi­schen Work­flow und ERP an der Tages­ord­nung.

Biz­a­gi wird nun welt­weit inner­halb der gesam­ten DP DHL Group ein­ge­setzt, wobei die Lösung in 17 Spra­chen bereit­ge­stellt wird, um Sys­te­me zu orches­trie­ren, Abläu­fe zu opti­mie­ren und voll­stän­di­ge Trans­pa­renz zu gewähr­leis­ten. Biz­a­gi ist zu einer wich­ti­gen Kom­po­nen­te im Tech­no­lo­gie­pa­ket der DP DHL Group gewor­den, mit einer spe­zi­ell ent­wi­ckel­ten Biz­a­gi-Site-Schnitt­stel­le, die den Sach­be­ar­bei­tern einen direk­ten Zugriff bie­tet. Mehr als zwei Mil­lio­nen End-to-End-Fäl­le pro Jahr wer­den jetzt über die Biz­a­gi-Platt­form bear­bei­tet.

Kla­re Ergeb­nis­se wur­den im Fak­tu­rie­rungs­pro­zess der Zoll­steu­er erzielt, bei dem Biz­a­gi durch die Eli­mi­nie­rung manu­el­ler Auf­ga­ben und die End-to-End-Orches­trie­rung von Tech­no­lo­gien eine Auto­ma­ti­sie­rung von 95 % erreicht hat.

Das Por­tal zur Ver­wal­tung der Lie­fe­ran­ten­stamm­da­ten wird von 320.000 Mit­ar­bei­tern genutzt, wobei die Biz­a­gi Sites den direk­ten Log­in bereit­stel­len. Biz­a­gi hat Auf­ga­ben im Pro­zess auto­ma­ti­siert, wie das Initi­ie­ren von Fäl­len, das Ein­rei­chen von For­mu­la­ren, das Anfor­dern von Geneh­mi­gun­gen und das Dupli­zie­ren von Daten in der ePurcha­sing-Lösung.

Der in Biz­a­gi erstell­te stan­dar­di­sier­te Pro­zess hilft bei der kon­for­men Lie­fe­ran­ten­aus­wahl und gene­riert auto­ma­tisch Infor­ma­tio­nen, die für Audits benö­tigt wer­den, die zuvor in E-Mails ver­steckt oder sogar irr­tüm­li­cher­wei­se gelöscht wur­den.