Unternehmen
EDEKA-Gruppe
Branche
Lebensmittelhandel
Projekt
Einführung einer ECM-Lösung
Seit über 120 Jahren prägt die EDEKA-Gruppe die Lebensmittelbranche. Als umsatzstärkste Regionalgesell-
schaft setzt die EDEKA Minden-Hannover auf ihre bewährte ECM-Software enaio® und hat sie nun auch für die Produktinnovation eingesetzt. Mit Erfolg.
Innovation genießt bei der EDEKA Minden-Hannover seit jeher einen hohen Stellenwert. So wurde bereits 2011 auf Vorstandsebene die Einführung einer ECM-Lösung initiiert, um die Digitalisierung voranzutreiben. In einem ersten Schritt ließ sich damit das Management der Vorstandssitzungen drastisch vereinfachen: „Hier stehen sensible Themen wie Personal- oder Standortentscheidungen auf der Agenda; diese müssen zuverlässig im engsten Kreis der Betroffenen bleiben“, erläutert Anna Rehlmeyer, IT-Beraterin bei der EDEKA Minden-Hannover. Die Anfertigung individueller Tagesordnungen und Protokolle für alle Teilnehmer kostete für jede Sitzung mehrere Tage Vor- und Nacharbeit. „Die Einführung des enaio® ECM unseres Digitalisierungsexperten OPTIMAL SYSTEMS hat diese Arbeit unglaublich erleichtert und die Bearbeitungszeiten deutlich minimiert.“
Als weitere Etappe wurde mit enaio® die digitale Kundenakte realisiert, in der alle pro Kunde relevanten Dokumente gebündelt und damit intuitiv auffindbar werden. Ganz gleich, in welchem Format eine Information vorliegt: Dank einer beispiellosen Vielzahl an Schnittstellen zeigte sich enaio® bisher jeder Anwendung gewachsen, wie Christian Geier, Berater Dokumenten- und Prozessmanagement bei der EDEKA Minden-Hannover betont: „Wir möchten enaio® perspektivisch in allen Bereichen anwenden, die mit Dokumenten arbeiten. Durch eine unternehmensübergreifende Abbildung unserer Geschäftsprozesse können wir unterschiedlichste Themen, die ähnliche Verfahren und Funktionen nutzen, erheblich effizienter managen.“
Verwechslung ausgeschlossen
Quantitative Ziele habe man sich bei der EDEKA Minden-Hannover im Hinblick auf die ECM-Lösung nicht gesetzt, sagt Geier. Aber vom zentralen Zugriff über die abgesicherte Speicherung bis hin zur schnellen Suche hätten sich durchgängig klare Effizienzsteigerungen ergeben: „Kollaboratives Arbeiten ist eine schöne Sache – wenn es funktioniert. Was helfen Maßnahmenpläne oder To-do-Listen, deren aktuellsten Stand niemand kennt, weil sie in fünf Versionen an verschiedenen Enden des Netzlaufwerks liegen? Bei uns gibt es jeweils nur eine aktuelle Datei, die bei jeder Änderung sauber versioniert wird – das macht das gemeinsame Arbeiten extrem einfach und dank klar gegliedertem Berechtigungssystem zudem in jeder Hinsicht sicher und transparent.“
Diese Vorteile auch für die Steuerung der Produktentwicklung nutzbar zu machen, die eine umfangreiche Dokumentation erfordert, war deshalb nicht nur das Ziel von Geier und Rehlmeyer. Auch Eva-Sophie Brockmann, beim EDEKAeigenen Fleischbetrieb Bauerngut verantwortlich für die Produktentwicklung, hatte sich für den Einsatz von enaio® stark gemacht: „Damit ließ sich eine effiziente und zeitgemäße Lösung schaffen, die alle Informationen und Dokumente eines Projekts bündelt, den aktuellsten Stand für alle Beteiligten abbildet und bei Bedarf auch Korrekturen in der laufenden Entwicklung erlaubt.“
Projekte werden „gläsern“
So entwickelten Geier und Rehlmeyer mit etwas Consulting-Unterstützung die entsprechenden Workflows für die Unternehmenstochter: Von der Produktidee über Rezeptur, Verkostung, Laborbericht und Tests bis hin zu den einzelnen Freigaben läuft die Produktentwicklung seit Anfang 2020 durchgängig über enaio®. „Die Kollegen bei Bauerngut sind erfinderisch und probieren gerne Neues aus“, erzählt Geier. Vom Flammenbrot Nuss-Nougat über den Insekten-Burger bis hin zur Bratwurst mit Hopfen-Note reicht das Spektrum der knapp 270 Innovationen, die in den letzten zwölf Monaten mithilfe von enaio® gesteuert und vorangetrieben wurden. „Auch wenn nicht jedes Produkt den Weg in den Markt findet, ist der Einsatz von enaio® für uns bereits eine echte Erfolgsstory: Wir können erstmals abteilungsübergreifend eine durchgängige Sicht auf alle Daten eröffnen, diese verknüpfen und verlässlich in ihrem Lebenszyklus abbilden. enaio® ist das ganzheitliche Tool, das die Entwicklungsorganisation komplett durchdringt und den gesamten Prozess plastisch abbildet.
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