Case Stu­dy

Effi­zi­en­tes Doku­men­ten­ma­nage­ment für klei­ne­re Unter­neh­men

LIVA Power Manage­ment Sys­tems 

Ener­gie Forschung/Entwicklung

Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment Sys­tems

LIVA Power Manage­ment Sys­tems, mit Sitz in Frank­furt am Main, ist Spe­zia­list für hybri­de Ener­gie­spei­cher­sys­te­me (Hybrid-ESS) für indus­tri­el­le Anwen­dun­gen. Mit inno­va­ti­ven, maß­ge­schnei­der­ten Lösun­gen hilft das Unter­neh­men, Ener­gie­kos­ten zu sen­ken und CO2-Emis­sio­nen zu redu­zie­ren. Die Tech­no­lo­gien basie­ren auf Lithi­um-Ionen- und Vana­di­um-Redox-Flow-Bat­te­rien, kom­bi­niert mit KI-gesteu­er­ten Steue­rungs­sys­te­men. Dank recy­cel­tem Vana­di­um und einem geschlos­se­nen Recy­cling­pro­zess redu­ziert LIVA den CO2-Foot­print, sowie die Ener­gie­kos­ten des Kun­den. So beglei­tet LIVA sei­ne Kun­den auf dem Weg zu einem nach­hal­ti­gen und effi­zi­en­ten Ener­gie­ma­nage­ment.

Pro­jekt­ziel

LIVA hat­te das kla­re Ziel, ihre Doku­men­ten­ver­wal­tung auf ein neu­es Level zu heben: effi­zi­en­ter, digi­ta­ler und com­pli­ant. Durch die Ein­füh­rung eines moder­nen Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems (DMS) woll­te das Unter­neh­men Arbeits­pro­zes­se opti­mie­ren, die Ein­hal­tung gesetz­li­cher und regu­la­to­ri­scher Vor­ga­ben sicher­stel­len und den Weg für eine umfas­sen­de Digi­ta­li­sie­rung berei­ten.

Aus­gangs­si­tua­ti­on

Vor der Ein­füh­rung eines neu­en DMS stand LIVA vor einer zen­tra­len Her­aus­for­de­rung: Der bis­he­ri­ge Umgang mit Doku­men­ten war lang­sam, inef­fi­zi­ent und nicht mehr zeit­ge­mäß. Es war drin­gend eine Lösung erfor­der­lich, die revi­si­ons­si­che­res und effi­zi­en­tes Archi­vie­ren ermög­licht, admi­nis­tra­ti­ve Pro­zes­se wie die digi­ta­le Rech­nungs­frei­ga­be auto­ma­ti­siert und zugleich eine zen­tra­le, ein­heit­li­che Platt­form für alle Unter­neh­mens­do­ku­men­te bereit­stellt. Ziel war es, eine zukunfts­si­che­re Lösung zu imple­men­tie­ren, die sowohl den aktu­el­len Anfor­de­run­gen als auch künf­ti­gen Ent­wick­lun­gen gerecht wird.

Her­aus­for­de­rung

Die größ­te Hür­de war der Wech­sel: Die Ein­füh­rung eines DMS unter Berück­sich­ti­gung stren­ger Com­pli­ance-Vor­ga­ben. Dabei stand die Gewähr­leis­tung der Daten­si­cher­heit an obers­ter Stel­le. Gleich­zei­tig muss­ten die Mit­ar­bei­ten­den umfas­send im Umgang mit dem neu­en Sys­tem geschult wer­den, um eine hohe Akzep­tanz zu gewähr­leis­ten und den Über­gang mög­lichst rei­bungs­los zu gestal­ten.

Lösung

Das H&S-Team setz­te das cloud­ba­sier­te, revi­si­ons­si­che­re inPoint.Go DMS erfolg­reich bei LIVA ein. Die­se Lösung moder­ni­sier­te die Doku­men­ten­ver­wal­tung grund­le­gend, indem sie Rechts­si­cher­heit, Zeit­er­spar­nis und ver­bes­ser­te Trans­pa­renz kom­bi­nier­te – opti­mal abge­stimmt auf die Bedürf­nis­se von LIVA.

Vor­ge­hens­wei­se

H&S ana­ly­sier­te die bestehen­de Vor­ge­hens­wei­se im Doku­men­ten­ma­nage­ment bei LIVA und führ­te dar­auf­hin das inPoint.Go DMS ein. Nach der Instal­la­ti­on wur­de das Sys­tem schritt­wei­se in die inter­nen Abläu­fe von LIVA inte­griert, wobei der Fokus auf Benut­zer­freund­lich­keit, Daten­si­cher­heit und der Ein­hal­tung stren­ger Com­pli­ance-Vor­ga­ben lag. Dabei erfolgt die Daten­spei­che­rung in einem Rechen­zen­trum unse­res stra­te­gi­schen Part­ners FAST LTA in Deutsch­land, die siche­re Archi­vie­rung und Ran­som­wa­re-Schutz gewähr­leis­tet.

FAST LTA ist Tech­no­lo­gie- und stra­te­gi­scher Part­ner von H&S und lie­fert siche­re Spei­cher­lö­sun­gen „Made in Ger­ma­ny“ für Back­up, Archi­vie­rung und Ran­som­wa­re-Schutz.

Ergeb­nis

Mit inPoint.Go DMS revo­lu­tio­nier­te LIVA die eige­ne Doku­men­ten­ver­wal­tung. Die cloud­ba­sier­te, revi­si­ons­si­che­re Lösung bie­tet recht­li­che Sicher­heit, spart Zeit und erhöht die Trans­pa­renz. Das Unter­neh­men pro­fi­tiert von einem deut­lich effi­zi­en­te­ren Sys­tem, einem ver­ein­fach­ten Doku­men­ten­zu­griff und einer zuver­läs­si­gen Archi­vie­rung. Zudem wird das Sys­tem kon­ti­nu­ier­lich erwei­tert, um zukünf­ti­ge Anfor­de­run­gen zu erfül­len und wei­te­re Funk­tio­nen zu inte­grie­ren.

Nut­zen

Mit inPoint.Go DMS hat LIVA nun eine Lösung, die Effi­zi­enz und Trans­pa­renz auf ein neu­es Niveau hebt. Doku­men­te kön­nen sicher und zuver­läs­sig archi­viert wer­den, wäh­rend der Zugriff deut­lich ver­ein­facht ist. Das Sys­tem ermög­licht eine effi­zi­en­te Ver­wal­tung und bie­tet LIVA ein zukunfts­si­che­res Archi­vie­rungs­kon­zept. Auch für die eRe­ch­nung ist LIVA damit bes­tens vor­be­rei­tet.

Erfol­ge

Die Ein­füh­rung von inPoint.Go DMS war ein vol­ler Erfolg: LIVA konn­te die Zeit für das Auf­fin­den von Doku­men­ten erheb­lich redu­zie­ren und die Doku­men­ten­ver­wal­tung revi­si­ons­si­cher und effi­zi­ent gestal­ten. Durch die Digi­ta­li­sie­rung der Rech­nungs­frei­ga­be und ande­rer admi­nis­tra­ti­ver Pro­zes­se wur­de Trans­pa­renz geschaf­fen und die Com­pli­ance-Vor­ga­ben opti­mal erfüllt. Heu­te arbei­tet LIVA deut­lich effi­zi­en­ter – sowohl in der Doku­men­ten­ver­wal­tung als auch in den inter­nen Abläu­fen ins­ge­samt.

Herr Jörg Din­kat, CFO und Geschäfts­füh­rer LIVA
“Dank der Ein­füh­rung von inPoint.Go DMS durch H&S pro­fi­tiert LIVA von einer effi­zi­en­ten, siche­ren Doku­men­ten­ver­wal­tung
und opti­mier­ten Pro­zes­sen – inklu­si­ve digi­ta­li­sier­ter Rech­nungs­frei­ga­be und Com­pli­ance-Sicher­heit.”

Foto: LIVA Power Manage­ment Sys­tems