Mehr Trans­pa­renz und Kon­trol­le über Infor­ma­tio­nen und Pro­zes­se durch M-Files

Case Stu­dy

TTI, Inc.

Elek­tro­ge­rä­te

„Let‘s go digi­tal!“ - Kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rung durch digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on.

TTI, Inc., ein Berkshire Hat­ha­way Unter­neh­men, ist ein auto­ri­sier­ter Spe­zi­al­dis­tri­bu­tor von elek­tro­ni­schen Kom­po­nen­ten mit mehr als 8.000 Mit­ar­bei­tern an über 130 Stand­or­ten welt­weit und ist in den Berei­chen Indus­trie, Ver­tei­di­gung, Luft- und Raum­fahrt, Trans­port, Medi­zin und Kom­mu­ni­ka­ti­on eta­bliert.

Das TTI, Inc. - Euro­pe Pro­jekt „Let‘s go digi­tal!“ ist das Stre­ben nach kon­ti­nu­ier­li­cher Ver­bes­se­rung durch digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on. Das stän­dig wach­sen­de Doku­men­ten­vo­lu­men und die stren­ge­ren Vor­schrif­ten zur Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit haben das Unter­neh­men ver­an­lasst, bestehen­de Struk­tu­ren und Ver­fah­ren sowie die Art und Wei­se, wie Infor­ma­tio­nen genutzt wer­den, zu über­den­ken.

ADIE LÖSUNG MIT M-FILES

Sales Order als ers­te Bewäh­rungs­pro­be

Anfang 2020 wur­de die M-Files Lösung für die Auf­trags­er­fas­sung im Unter­neh­men imple­men­tiert. Bei die­sem Pro­zess geht es dar­um, ein­ge­hen­de Kun­den­be­stel­lun­gen zu spei­chern und zu bear­bei­ten. Intel­li­gen­te, digi­ta­le Work­flows sor­gen nun dafür, dass den jewei­li­gen Ver­triebs­bü­ros, sprich Insi­de Sales-Ver­ant­wort­li­chen (ca. 600 Mit­ar­bei­ter), die ent­spre­chen­den Auf­trä­ge gezielt zuge­wie­sen wer­den, dazu gehö­ren auch Bestell­än­de­run­gen und der Import von EDI-Auf­trä­gen. So wur­de mit Hil­fe von M-Files aus einem
papier­las­ti­gen Geschäfts­pro­zess (hohe Kos­ten) ein nahe­zu „Paper­less Office“ (höchs­ter Return-on-Invest­ment).

Der Sta­tus ein­zel­ner Auf­ga­ben und even­tu­el­le Bot­t­len­ecks wer­den trans­pa­rent und Aus­nah­me­si­tua­tio­nen wie der Aus­fall von Mit­ar­bei­ten­den sind leich­ter zu mana­gen. Durch das Micro­soft Office 365-AddIn und die benut­zer­freund­li­che Benut­zer­ober­flä­che von M-Files fällt den TTI Mit­ar­bei­tern die Nut­zung von M-Files im Tages­ge­schäft leicht. Die meta­da­ten­ge­stütz­te Such­funk­ti­on begeis­tert durch ihre Schnel­lig­keit und Treff­si­cher­heit die Anwen­der immer wie­der aufs Neue.

Doku­men­ten­ma­nage­ment auf einem neu­en Niveau

Das Qua­li­täts­ma­nage­ment ist geprägt von einem engen inter­na­tio­na­len Zusam­men­spiel. Vie­le Doku­men­te wer­den bei TTI glo­bal erstellt und genutzt. Das Manage­ment von glo­bal sowie lokal genutz­ten Pro­zess­be­schrei­bun­gen wird seit Anfang 2022 bei TTI, Inc. - Euro­pe durch M-Files gelenkt. Die­ser Pro­zess umfasst die Erstel­lung, Ände­rung, Geneh­mi­gung und Ver­öf­fent­li­chung aller Doku­men­te, die revi­si­ons­si­cher archi­viert wer­den müs­sen und wird nicht nur von der Qua­li­täts­ab­tei­lung in Anspruch genom­men, son­dern von allen Abtei­lun­gen im Unter­neh­men, die auf einen Frei­ga­be­pro­zess für Doku­men­te ange­wie­sen sind. Dabei zah­len sich ins­be­son­de­re die strin­gen­te Ver­si­ons­ver­wal­tung von M-Files und die Ver­mei­dung von Dupli­ka­ten aus. „A Sin­gle Source of Truth“ und die damit gestie­ge­ne Ver­läss­lich­keit in den Pro­zes­sen ist ins­be­son­de­re in der Mon­ta­ge nach defi­nier­ten Stück­lis­ten (BOM Fer­ti­gung) für aus­ge­wähl­te Her­stel­ler wich­tig und sorgt für die not­wen­di­ge Pro­zes­s­treue. Von „Let‘s go digi­tal!“ zu „Let‘s go glo­bal!“

TTI, Inc. - Euro­pe ist seit fast vier Jah­ren erfolg­reich mit M-Files unter­wegs. Und die Erfolgs­ge­schich­te zieht sei­ne Krei­se. TTI Nord­ame­ri­ka (HQ Fort Worth TX) und TTI Asi­en (Glo­bal Offi ce Sin­ga­po­re) wer­den sich 2024 der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on durch M-Files anschlie­ßen. Die ers­te glo­ba­le M-Files-Lösung wird der bereits in Euro­pa eta­blier­te Qua­li­täts­pro­zess zur Doku­men­ten­len­kung sein, gefolgt von wei­te­ren Pro­zes­sen aus den Berei­chen Sales und Pro­duct (z.B. Reba­te, ESG, End-Use-Cer­ti­fi­ca­te). TTI, Inc. ver­steht, dass die Effi­zi­enz von Pro­zes­sen und Arbeits­ab­läu­fen die Grund­la­ge bil­det für den zukünf­ti­gen Erfolg und die Wett­be­werbs­fä­hig­keit des Unter­neh­mens.

Cloud und Mana­ged Ser­vice ent­las­ten den Kun­den

TTI Euro­pe ent­schied sich für ein moder­nes Cloud Deploy­ment und nutzt M-Files als Cloud Ser­vice. Das sorgt nicht nur für nied­ri­ge Kos­ten durch die Ent­las­tung der IT-Admi­nis­tra­ti­on vom Betrieb not­wen­di­ger Ser­ver und Sys­te­me, son­dern schafft auch direk­ten Zugang zu den Inno­va­tio­nen neu­er Pro­dukt­re­leases. Zudem ist die Ein­bin­dung von ande­ren – auch inter­na­tio­na­len – Stand­or­ten deut­lich ein­fa­cher. M-Files bie­tet im Rah­men eines Mana­ged-Ser­vice-Ver­trags dar­über hin­aus die Unter­stüt­zung durch dedi­zier­te Spe­zia­lis­ten zur Bera­tung, die die indi­vi­du­el­le Lösung bei TTI Euro­pe in der Tie­fe ken­nen. Sie kön­nen Anpas­sun­gen und Erwei­te­run­gen ohne vor­he­ri­ge Ein­ar­bei­tung schnell, sicher und effi­zi­ent umset­zen.