Case Study

Meyle Industrie-Electronic GmbH

Industrie

Digitalisierung Purchase-to-Pay

Ein umfangreiches Produktportfolio, zahlreiche nationale und internationale Zulieferer sowie ein Stamm aus mehr als 10.000 Kunden weltweit: Die Meyer Industrie-Electronic GmbH setzt mit Blick auf Transparenz und Rechtssicherheit für die anfallenden Dokumente auf die Ceyoniq-Lösung nscale.

„Durch die Einführung von nscale gestalten sich die Prozesse von der Beschaffung bis hin zur Begleichung einer Rechnung deutlich effizienter, wodurch wir täglich viel Zeit einsparen“, sagt Frank Schürmann, der bei Meyle neben seinen Aufgaben im Vertrieb auch für eine reibungslos arbeitende IT verantwortlich ist. In dieser Position betreute er die Anschaffung und Einführung des Systems der Ceyoniq Technology.

E-Rechnungen auf dem Vormarsch

In der Regel nehmen die Meyle-Mitarbeiter Kunden-Anforderungen auf und stellen darauf in einen Warenkorb mit den entsprechenden Komponenten zusammen. Dabei sind sie sowohl für die Beschaffung der benötigten Teile verantwortlich als auch für deren Auslieferung. Eine Trennung von Ein- und Verkauf existiert nicht. Dieses Vorgehen hat für die Kunden Vorteile, sorgt aber für einen komplexen Purchase-to-PayProzess aufseiten von Meyle.

Besonders die Verwaltung von Eingangsrechnungen gestaltet sich aufwändig, da alle Beschäftigten aus dem Vertrieb selbständig Einkäufe tätigen können. Die Zuständigkeiten und Fristverwaltung waren somit vor der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung von Intransparenz geprägt und die Auskunftsfähigkeit häufig nicht gegeben. „Den Bedarf, hieran etwas zu ändern, hatten wir bereits erkannt. Zudem haben zuletzt immer mehr Lieferanten auf elektronische Rechnungen umgestellt, was ein weiterer Treiber für das Projekt war“, blickt Frank Schürmann zurück.

Die Bearbeitung und rechtskonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen stellt entsprechende technologische Anforderungen an Meyle. Um diese zu erfüllen, plante Frank Schürmann die Einführung einer leistungsfähigen Lösung für das Invoice Management. „Dabei war es uns wichtig, ein System einzuführen, dass uns Mehrwerte über die reine Ablage der Rechnungen hinaus bietet und unsere Prozesse workflowgestützt abbilden und optimieren kann.

Rechnungsfreigabe ohne manuelle Prüfung

Als Kostenrechnungen werden bei Meyle Rechnungen bezeichnet, die für Waren für den internen Bedarf anfallen, also etwa Verpackungsmaterialien oder Bürobedarf. Diese Rechnungen gehen nach einer Vorkontierung an die Buchhaltung, wo eine sachliche Prüfung stattfindet, bevor sie verbucht werden.

Warenrechnungen nehmen einen nahezu vollständig automatisierten Weg. Es handelt sich um Forderungen, die für Produkte anfallen, die Meyle für Kunden bestellt. Wird eine Rechnung als Warenrechnung klassifiziert, prüft nscale, ob im ERP ein passender Lieferschein hinterlegt ist, der den Wareneingang bestätigt. Des Weiteren wird die Lieferscheinnummer mit der auf der Rechnung aufgeführten Nummer verglichen und geprüft , ob die Beträge übereinstimmen.

Ist das der Fall, wird die Rechnung an die Person weitergereicht, die die Bestellung getätigt hat, um von dieser mit einem Klick freigegeben zu werden. Automatisch wird daraus in aus dem Wareneingangsschein im ERP eine Wareneingangsrechnung gebucht, die schließlich an die Buchhaltung übergeben und von dieser beglichen wird. Eine manuelle Prüfung der Rechnungen findet nicht mehr statt.

Das System sorgt zudem für die rechtssichere Archivierung aller Dokumente, inklusive Lösch- und Sperrfristen sowie rollenbasierter Zugriffsberechtigungen. Da die Dokumente zentral und digital vorliegen, ist der unternehmensweite Zugriff und bei Bedarf eine parallele Bearbeitung durch mehrere Beschäftigte möglich. Die Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten ist jederzeit auf Knopfdruck gegeben. Hinzu kommt eine rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti durch eine automatisierte Fristenverwaltung.