Tipps für Post­ein­gangs­pro­jek­te

Micha­el Schi­klang, Seni­or Ana­lyst BARC

Ein weit ver­brei­te­tes Ein­satz­sze­na­rio des Input Manage­ment ist die auto­ma­ti­sier­te Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung. Im Fokus der Pro­jek­te ste­hen die frü­he Digi­ta­li­sie­rung der Ein­gangs­post und die auto­ma­ti­sier­te Ana­ly­se der Inhal­te. Auf Basis der Ana­ly­se­er­geb­nis­se wer­den die digi­ta­len Brie­fe den rich­ti­gen Mit­ar­bei­ten­den und / oder Fach­sys­te­men auto­ma­ti­siert zuge­stellt. Hier­durch kön­nen die Infor­ma­tio­nen umge­hend den kor­re­spon­die­ren­den Geschäfts­pro­zes­sen zuge­führt und deren Bear­bei­tung begon­nen wer­den.

Die auto­ma­ti­sier­te Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung bie­tet den Unter­neh­men sehr vie­le Vor­tei­le wie

Post­ein­gangs­pro­jek­te betref­fen häu­fig das kom­plet­te Unter­neh­men und haben einen stark orga­ni­sa­to­ri­schen Cha­rak­ter. Des­we­gen ist es wich­tig die Initia­ti­ven struk­tu­riert und mit der not­wen­di­gen Sorg­falt anzu­ge­hen.

In einer pas­sen­den Fol­ge von unse­rem Pod­cast Digi­tal Work­place Untold beleuch­ten wir das The­ma Post­ein­gangs­au­to­ma­ti­sie­rung genau­er und bespre­chen die ver­schie­de­nen Facet­ten. Hier geht es zur Fol­ge ->

Fol­gen­de 8 Tipps basie­ren auf den umfang­rei­chen Pro­jekt­er­fah­run­gen von Digi­tal Work­place by BARC:

Füh­ren Sie ein struk­tu­rier­tes Pro­jekt zur Kon­zep­ti­on der Regel­wer­ke sowie Abläu­fe und der Aus­wahl der rich­ti­gen Lösung durch. Die auto­ma­ti­sier­te Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung ist ein wich­ti­ges und kom­ple­xes The­ma, das einen Groß­teil aller Mit­ar­bei­ten­den betrifft. Ein struk­tu­rier­tes Pro­jekt hilft bei der Pla­nung sowie Umset­zung aller not­we­ni­gen Auf­ga­ben und ist somit uner­läss­lich für den Pro­jekt­er­folg.

Bin­den Sie die Mit­ar­bei­ten­den aus den Fach­ab­tei­lun­gen sehr früh in das Pro­jekt ein. Denn die­se haben das not­wen­di­ge Wis­sen wohin die Post zu lie­fern ist und ken­nen auch die Geschäfts­pro­zes­se, wel­che die ein­ge­hen­den Infor­ma­tio­nen ver­ar­bei­ten.

Bin­den Sie auch früh die Mit­ar­bei­ten­den aus der Post­ab­tei­lung ein und ver­deut­li­chen Sie die neu­en Arbeits­wei­sen und Auf­ga­ben. Die Mit­ar­bei­ten­den sind wich­tig für das Pro­jekt, da sie über viel Know-how ver­fü­gen und sich ihre Auf­ga­ben ändern wer­den.  

Füh­ren Sie die auto­ma­ti­sier­te Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung nicht unter­neh­mens­weit zu einem Stich­tag ein (Big Bang), son­dern star­ten Sie mit Pilot­pro­jek­ten und rol­len Sie die Lösung dann Stück für Stück aus. So blei­ben die Auf­ga­ben beherrsch­bar und Lern­ef­fek­te kön­nen beim Aus­rol­len der Lösung über kor­re­spon­die­ren­de Teil­pro­jek­te berück­sich­tigt wer­den. 

Ver­küns­teln Sie sich nicht bei der Defi­ni­ti­on der Doku­men­tenunterklas­sen, hier gilt: So viel wie nötig, so wenig wie mög­lich! Jede Doku­men­ten­klas­se kann eige­ne Regel­sät­ze für die Ver­wal­tung sowie Zustel­lung erhal­ten und mit eige­nen Zugriffs­rech­ten ver­se­hen wer­den. Das Auf­tei­len von Ober- in Unter­klas­sen macht immer dann Sinn, wenn sich meh­re­re Unter­klas­sen bezüg­lich die­ser Aspek­te unter­schei­den und somit anders behan­delt wer­den müs­sen. 

Die Ana­ly­se­kom­po­nen­ten zur inhalt­li­chen Klas­si­fi­ka­ti­on der Schrift­stü­cke soll­te opti­ma­ler­wei­se auf Basis inhalt­li­cher Regeln unab­hän­gig von den Lay­outs der Geschäfts­part­ner arbei­ten (Frei­former­ken­nung). Lösun­gen, die nicht nach der Frei­for­mer­ken­nung arbei­ten, haben meist einen hohen Trai­nings­auf­wand und kön­nen Brie­fe unbe­kann­ter Geschäfts­part­ner nur schwer erken­nen – inso­fern ist für die meis­ten Pro­jek­te die Frei­for­mer­ken­nung uner­läss­lich. 

Die automati­sier­te Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung benö­tigt eine Clea­ring-Stel­le für Nach­be­ar­bei­tung der auto­ma­ti­schen Ana­ly­se und als Ansprech­part­ner für die Mit­ar­bei­ten­den im Unter­neh­men. Moder­ne Lösun­gen lie­fern hohe Tref­fer­quo­ten und machen nur rela­tiv sel­ten Feh­ler. Aller­dings gibt es immer noch Fäl­le, bei denen die Soft­ware die Hil­fe von Mit­ar­bei­ten­den benö­tigt oder in Aus­nah­me­fäl­len selbst einen Feh­ler produziert – eine klar defi­nier­te Clea­ring-Stel­le hilft bei der Bear­bei­tung sowie Korrek­tur. 

Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung ist nicht nur ein The­ma für Papier. Berück­sich­ti­gen Sie bei der Kon­zep­ti­on der Post­ein­gangs­lö­sung auch bereits digi­ta­le Post wie E-Mails und digi­ta­le Faxe. Der Anteil von digi­ta­ler Ein­gangs­post steigt kon­ti­nu­ier­lich – des­we­gen ist es wich­tig die­se auch zu berück­sich­ti­gen. Mul­ti-Chan­nel-Input-Manage­ment kann die ver­schie­dens­ten Ein­gangs­ka­nä­le wie Papier, E-Mail, Fax etc. inte­grie­ren sowie ver­ar­bei­ten und ist somit die Grund­la­ge für eine voll­um­fäng­li­che Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung.  

Wir hof­fen sehr, dass die Tipps Ihnen bei der Vor­be­rei­tung und Durch­füh­rung Ihres Pro­jekts hel­fen kön­nen. Als lang­jäh­ri­ge Markt­be­ob­ach­ter und Bera­ter von End­kun­den hel­fen wir Ihnen natür­lich auch ger­ne indi­vi­du­ell bei Ihrem Vor­ha­ben – spre­chen Sie uns ein­fach unver­bind­lich an!

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