Unter­stüt­zung und Exper­ti­se im Bereich
E-Akte - und ECM-Lösun­gen

Case Stu­dy

Land­kreis Walds­hut

Öffent­li­che Ver­wal­tung

Unter­stüt­zung und Exper­ti­se im Bereich E-Akte - und ECM-Lösun­gen

Das Land­rats­amt Walds­hut ist die kom­mu­na­le Behör­de des Land­krei­ses Walds­hut und zugleich unte­re staat­li­che Ver­wal­tungs­be­hör­de mit einer gro­ßen Palet­te unter­schied­li­cher Funk­tio­nen: Dienst­leis­ter und Ansprech­part­ner für Bür­ge­rin­nen und Bür­ger sowie Unter­neh­men im Kreis, Geneh­mi­gungs­be­hör­de, Ord­nungs­be­hör­de und Auf­sichts­be­hör­de.

Her­aus­for­de­rung

Das Land­rats­amt Walds­hut war auf der Suche nach Unter­stüt­zung und Exper­ti­se im Bereich E-Akte - und ECM-Lösun­gen.

Ziel

Im Rah­men der Zusam­men­ar­beit galt es zu veri­fi­zie­ren, ob das ECM-Bestands­sys­tem die Anfor­de­run­gen des Land­rats­amts erfül­len kann. Zudem soll­te eine mit­tel- und lang­fris­ti­ge Stra­te­gie für die Digi­ta­li­sie­rungs-Initia­ti­ve im Bereich E-Akte und ECM erar­bei­tet wer­den. Außer­dem soll­te im Per­so­nal­be­reich ein ers­tes Pilot­pro­jekt mit dem Fokus auf der E-Akte rea­li­siert wer­den. Damit soll­te die Grund­la­ge für wei­te­re Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­te auf Basis moder­ner ECM-Funk­tio­nen gelegt wer­den.

Vor­ge­hen

Ins­be­son­de­re Micha­el Schi­klang von BARC hat das Land­rats­amt Walds­hut in den wesent­li­chen Schrit­ten beglei­tet und unter­stützt.

Zunächst wur­den in Work­shops und Inter­views mit den ver­schie­de­nen Ämtern und Abtei­lun­gen die Anfor­de­run­gen an das Sys­tem her­aus­ge­ar­bei­tet. In wei­ter­füh­ren­den Gesprä­chen wur­de ana­ly­siert und beschrie­ben, wel­che Anwen­dungs­sze­na­ri­en und Pro­zes­se zukünf­tig durch das Sys­tem unter­stützt wer­den sol­len. Im Anschluss wur­den die Ergeb­nis­se in einem zen­tra­len Anfor­de­rungs­ka­ta­log und Grob­kon­zep­ten auf­be­rei­tet. Zudem haben das Land­rats­amt und BARC gemein­sam eine zen­tra­le Stra­te­gie aus­ge­ar­bei­tet, wel­che der zen­tra­le Fahr­plan für die umzu­set­zen­den Teil­pro­jek­te ist. Auch wur­den alle Vor­be­rei­tun­gen getrof­fen, damit die E-Akte erfolg­reich in der Per­so­nal­ab­tei­lung umge­setzt wer­den konn­te.

Ergeb­nis und wei­te­re Teil­pro­jek­te

Mit­hil­fe von BARC konn­te das Land­rats­amt Walds­hut detail­liert über­prü­fen, dass das bestehen­de ECM-Sys­tem die Anfor­de­run­gen gut erfül­len kann. Zudem wur­den eine zen­tra­le Stra­te­gie abge­lei­tet. Die E-Akte wur­de im Per­so­nal­be­reich erfolg­reich ein­ge­führt.

Pro­fi­tie­ren konn­te das Unter­neh­men dabei ins­be­son­de­re von der umfas­sen­den Markt­kennt­nis, dem Soft­ware-Know­how von BARC aus über 20 Jah­ren Markt- und Pro­dukt­be­ur­tei­lung sowie der struk­tu­rier­ten Pro­jekt­vor­ge­hens­wei­se und -Metho­di­ken, die ins­ge­samt zu einer Beschleu­ni­gung des Pro­jekts und zu einer Scho­nung der inter­nen Res­sour­cen beim Land­rats­amt Walds­hut bei­getra­gen haben.

Nach dem initia­len Pro­jekt hat das Land­rats­amt wei­te­re Ämter im Rah­men der Initia­ti­ve betrach­tet und dort die E-Akte ein­führt. Zusam­men mit BARC wur­den in den fol­gen­den Jah­ren wei­te­re Teil­pro­jek­te (u.a. beim Ver­sor­gungs­amt, beim Job­cen­ter, beim Jugend­amt und bei Sozi­al­amt) durch­ge­führt.

Der inter­ne Pro­jekt­lei­ter Dani­el Czi­chow­sky, Haupt- und Per­so­nal­amt Land­rats­amt Walds­hut, reflek­tiert über die andau­ern­de Zusam­men­ar­beit:

„BARC ist für uns inzwi­schen zu einem wich­ti­gen Part­ner in vie­len stra­te­gi­schen Fra­ge­stel­lun­gen gewor­den. Unse­re seit dem Jahr 2017 bestehen­de Zusam­men­ar­beit beruht auf gro­ßem gegen­sei­ti­gen Ver­trau­en, ver­läss­li­chen Abspra­chen und einem deut­li­chen Mehr­ge­winn für unser Land­rats­amt. Bei unse­ren ECM-Pro­jek­ten wis­sen wir uns bei BARC in guten Hän­den. Aber auch in wei­te­ren Fra­ge­stel­lun­gen zu Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on, digi­ta­lem Wan­del oder ort­fle­xi­blem Arbei­ten hat uns BARC mit sei­nem brei­ten Fach­wis­sen und kom­pe­ten­ten Mit­ar­bei­ten­den schon gut unter­stützt.“