Unterstützung und Expertise im Bereich
E-Akte – und ECM-Lösungen

Case Study

Landkreis Waldshut

Öffentliche Verwaltung

Unterstützung und Expertise im Bereich E-Akte – und ECM-Lösungen

Das Landratsamt Waldshut ist die kommunale Behörde des Landkreises Waldshut und zugleich untere staatliche Verwaltungsbehörde mit einer großen Palette unterschiedlicher Funktionen: Dienstleister und Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen im Kreis, Genehmigungsbehörde, Ordnungsbehörde und Aufsichtsbehörde.

Herausforderung

Das Landratsamt Waldshut war auf der Suche nach Unterstützung und Expertise im Bereich E-Akte – und ECM-Lösungen.

Ziel

Im Rahmen der Zusammenarbeit galt es zu verifizieren, ob das ECM-Bestandssystem die Anforderungen des Landratsamts erfüllen kann. Zudem sollte eine mittel- und langfristige Strategie für die Digitalisierungs-Initiative im Bereich E-Akte und ECM erarbeitet werden. Außerdem sollte im Personalbereich ein erstes Pilotprojekt mit dem Fokus auf der E-Akte realisiert werden. Damit sollte die Grundlage für weitere Digitalisierungsprojekte auf Basis moderner ECM-Funktionen gelegt werden.

Vorgehen

Insbesondere Michael Schiklang von BARC hat das Landratsamt Waldshut in den wesentlichen Schritten begleitet und unterstützt.

Zunächst wurden in Workshops und Interviews mit den verschiedenen Ämtern und Abteilungen die Anforderungen an das System herausgearbeitet. In weiterführenden Gesprächen wurde analysiert und beschrieben, welche Anwendungsszenarien und Prozesse zukünftig durch das System unterstützt werden sollen. Im Anschluss wurden die Ergebnisse in einem zentralen Anforderungskatalog und Grobkonzepten aufbereitet. Zudem haben das Landratsamt und BARC gemeinsam eine zentrale Strategie ausgearbeitet, welche der zentrale Fahrplan für die umzusetzenden Teilprojekte ist. Auch wurden alle Vorbereitungen getroffen, damit die E-Akte erfolgreich in der Personalabteilung umgesetzt werden konnte.

Ergebnis und weitere Teilprojekte

Mithilfe von BARC konnte das Landratsamt Waldshut detailliert überprüfen, dass das bestehende ECM-System die Anforderungen gut erfüllen kann. Zudem wurden eine zentrale Strategie abgeleitet. Die E-Akte wurde im Personalbereich erfolgreich eingeführt.

Profitieren konnte das Unternehmen dabei insbesondere von der umfassenden Marktkenntnis, dem Software-Knowhow von BARC aus über 20 Jahren Markt- und Produktbeurteilung sowie der strukturierten Projektvorgehensweise und -Methodiken, die insgesamt zu einer Beschleunigung des Projekts und zu einer Schonung der internen Ressourcen beim Landratsamt Waldshut beigetragen haben.

Nach dem initialen Projekt hat das Landratsamt weitere Ämter im Rahmen der Initiative betrachtet und dort die E-Akte einführt. Zusammen mit BARC wurden in den folgenden Jahren weitere Teilprojekte (u.a. beim Versorgungsamt, beim Jobcenter, beim Jugendamt und bei Sozialamt) durchgeführt.

Der interne Projektleiter Daniel Czichowsky, Haupt- und Personalamt Landratsamt Waldshut, reflektiert über die andauernde Zusammenarbeit:

„BARC ist für uns inzwischen zu einem wichtigen Partner in vielen strategischen Fragestellungen geworden. Unsere seit dem Jahr 2017 bestehende Zusammenarbeit beruht auf großem gegenseitigen Vertrauen, verlässlichen Absprachen und einem deutlichen Mehrgewinn für unser Landratsamt. Bei unseren ECM-Projekten wissen wir uns bei BARC in guten Händen. Aber auch in weiteren Fragestellungen zu Arbeitsorganisation, digitalem Wandel oder ortflexiblem Arbeiten hat uns BARC mit seinem breiten Fachwissen und kompetenten Mitarbeitenden schon gut unterstützt.“