Case Stu­dy

War­um bofrost* bei der Archi­vie­rung auf easy setzt

bofrost* 

Lebens­mit­tel­in­dus­trie

Ein­füh­rung einer Cloud-Lösung für die Archi­vie­rung

Wenn in einem der ca. 3.000 Aus­lie­fer­fahr­zeu­ge von bofrost* in Deutsch­land die Kas­se klin­gelt, wer­den die gene­rier­ten Bons in easy archi­ve in der Cloud gespei­chert. Das zeigt, wie viel­fäl­tig die Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten einer Archiv­lö­sung sind.

Mit easy arbei­tet bofrost* bereits seit fast 20 Jah­ren zusam­men. 2006 führ­te bofrost* für Deutsch­land und eini­ge wei­te­re euro­päi­sche Stand­or­te SAP als ERP-Sys­tem ein. Im Zuge die­ser Umstel­lung wur­de easy archi­ve for SAP für die SAP-Beleg-Archi­vie­rung in das Sys­tem inte­griert. Seit­dem ver­rich­tet easy archi­ve in der On-Pre­mi­ses-Ver­si­on auf den Fir­men­ser­vern von bofrost* sei­nen Dienst. Die mit easy gemach­ten guten Erfah­run­gen führ­ten dazu, dass die IT bei einem spä­te­ren Pro­jekt wie­der auf easy soft­ware zurück­ge­kom­men ist. So ent­stand die zwei­te Zusam­men­ar­beit.

easy archi­ve als Lösung für den Point of Sale

Im Jahr 2018 star­te­te bofrost* mit den Pla­nun­gen, die Point-of-Sale-Gerä­te aus­zu­tau­schen, mit denen die Ver­kaufs­fah­rer in den Aus­lie­fer­fahr­zeu­gen die Ware mit dem End­kun­den abrech­nen: Im Zuge die­ser Moder­ni­sie­rung wur­de auch der gesam­te tech­ni­sche Pro­zess, der mit dem Bezahl­vor­gang ver­bun­den ist, neu auf­ge­setzt:

„Als größ­te Her­aus­for­de­rung erwies sich dabei die Infra­struk­tur in
Deutsch­land: Es gibt hier nach wie vor gro­ße schwar­ze Fle­cken, in denen es
kein aus­rei­chend star­kes Netz gibt. Des­we­gen muss­te die neue Lösung als
off­line-fähig imple­men­tiert wer­den“,

erklärt Lars Ron­ge Lei­ter IT/SAP bei bofrost*. Im Ergeb­nis sieht der neue Bezahl­pro­zess tech­nisch so aus, dass die neu­en Point-of-Sale-Gerä­te die Bezahl­da­ten bei Kon­nek­ti­vi­täts­pro­ble­men zwi­schen­spei­chern und an das Backend wei­ter­ge­ben, sobald es wie­der online ist. Im Backend wer­den die Daten dann ins Archiv geschrie­ben – und dort kommt easy archi­ve zum Ein­satz. Sobald das Backend die Infor­ma­tio­nen, die es von dem End­ge­rät bekommt, ver­stan­den hat, schickt es die­se wei­ter an das Archiv und legt sie dort ab.

Die Imple­men­tie­rung von easy archi­ve, die mit Unter­stüt­zung der IT-Exper­ten von easy vor­ge­nom­men wur­de, war in die­sem Pro­jekt kei­ne gro­ße Her­aus­for­de­rung. Wich­ti­ger war viel­mehr die ver­läss­li­che Funk­ti­ons­wei­se des gesam­ten Archiv­sys­tems. Pro Jahr wer­den dort etwa 50 Mil­lio­nen Rech­nun­gen aus Trans­ak­tio­nen abge­legt, bei denen Kun­den von bofrost* an der Haus­tür Waren kau­fen. Die­se Daten müs­sen jeder­zeit gespei­chert wer­den kön­nen und für die Buch­hal­tung in der Ver­wal­tung am Haupt­sitz von bofrost* erreich­bar sein.

Eine Lösung, die ver­läss­lich ihre Arbeit ver­rich­tet

Um die­se höchst­mög­li­che Ver­läss­lich­keit garan­tie­ren zu kön­nen, ohne selbst einen gro­ßen Arbeits­auf­wand in die Pfle­ge der Archiv­lö­sung inves­tie­ren zu müs­sen, haben sich die IT-Ver­ant­wort­li­chen von bofrost* dazu ent­schie­den, das Archiv als Cloud-Lösung von easy in den Pro­zess zu inte­grie­ren. Die Imple­men­ta­ti­on von easy archi­ve inner­halb des Pro­jekts beschreibt Ron­ge als „sehr rei­bungs­los“. In der Pra­xis haben sich die Erwar­tun­gen an das Archiv eben­falls erfüllt:

„Eigent­lich kommt nur die Buch­hal­tung damit in Berüh­rung, wenn es dar­um
geht, gewis­se Bele­ge noch mal zu über­prü­fen und nach­zu­hal­ten.“

Für die IT-Abtei­lung ist das Archiv auch in die­sem Fall eine Lösung, die ein­fach und ohne den Ein­satz eige­ner Res­sour­cen funk­tio­niert.

Das Archiv als idea­les Cloud-Pro­dukt

Die IT von bofrost* arbei­tet inzwi­schen nach der kla­ren Vor­ga­be: Cloud first. Dass bis heu­te den­noch eini­ge Sys­te­me, wie das alte easy archi­ve, On-Pre­mi­ses ein­ge­setzt wer­den, hat his­to­ri­sche Grün­de:

„Wür­den wir das jetzt neu imple­men­tie­ren, wür­den wir in die Cloud gehen.
Natür­lich muss so eine Ent­schei­dung immer noch ein­mal betriebs­wirt­schaft­lich
betrach­tet wer­den, aber grund­sätz­lich ist für uns eine Lösung
wie ein Archiv­sys­tem unter SAP ein typi­sches Cloud-Pro­dukt“,

so IT/­SAP-Lei­ter Ron­ge. Lang­fris­tig gese­hen, soll des­halb auch das alte Archiv von easy in die Cloud migriert wer­den. Wann das soweit sein könn­te, kann Ron­ge aber noch nicht sagen:

„Das Archiv ist für uns ein The­ma, bei dem – ehr­lich gesagt – bei uns
in der IT kei­ner sehr tief drin ist und mit dem wir hier in der täg­li­chen Arbeit
auch nur sehr weni­ge Berüh­rungs­punk­te haben. Es funk­tio­niert ein­fach
äußerst zuver­läs­sig. 

Foto: bofrost*