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Case Stu­dy

Wie Armi­nia Bie­le­feld die Digi­ta­li­sie­rung meis­tert

Unter­neh­men

DSC Armi­nia Bie­le­feld GmbH & Co. KGaA

Bran­che

Fuß­ball

Pro­jekt

 Umset­zung eines umfas­sen­den Digi­ta­li­sie­rungs­plans

Mit der Umset­zung eines umfas­sen­den Digi­ta­li­sie­rungs­plans rea­li­siert der DSC Armi­nia Bie­le­feld erheb­li­che Effi­zi­enz­ge­win­ne und sichert zugleich die wert­volls­te Res­sour­ce ab: Das in sei­ner Mit­ar­bei­ter­schaft vor­han­de­ne Wis­sen. An sei­ner Sei­te, der Digi­ta­li­sie­rungs­part­ner Ceyo­niq.

Armi­nia ist seit Jahr­zehn­ten ein sport­li­cher Leucht­turm. Mit einem Jah­res­um­satz von rund 60 Mil­lio­nen Euro im Geschäfts­jahr 2021/2022 ist der DSC Armi­nia ein mit­tel­stän­di­sches Unter­neh­men. Ein Geschäfts­be­trieb, der jähr­lich rund 600 Ver­trä­ge ver­wal­ten und etwa 6.000 Rech­nun­gen ver­ar­bei­ten muss. Auf­wand genug, um Effi­zi­enz­ge­win­ne zu suchen – und suk­zes­si­ve nach inter­ner Pla­nung zu heben:

„Wir haben fest­ge­stellt, dass wir uns mit The­men wie Ver­trags- und Ein­gangs­rech­nungs­ma­nage­ment län­ger befas­sen als wir das müss­ten“, fasst Farid Rah­ma­ni von der Stabs­stel­le Unter­neh­mens­ent­wick­lung und Pro­jekt­ma­nage­ment bei der Armi­nia den Anstoß zum Pro­jekt zusam­men. Aber anstatt nur die­se bei­den Berei­che ins Auge zu fas­sen, setz­te sich bei den Ver­ant­wort­li­chen schnell die Über­zeu­gung durch, die Digi­ta­li­sie­rung von inter­nen Pro­zes­sen als Gan­zes in Angriff zu neh­men. „Mit Ceyo­niq haben wir uns dafür nicht nur einen Soft­ware-Part­ner aus der Regi­on dazu­ge­holt“, stellt Rah­ma­ni zufrie­den fest. „Man hat auch zu jeder Zeit gespürt: Die bren­nen für Armi­nia.“

Pünkt­lich, sau­ber, trans­pa­rent abrech­nen

Was bei Armi­nia bis­her mit­hil­fe von Ord­ner­struk­tu­ren, Excel-Tabel­len und Pro­zess­be­schrei­bun­gen abge­ar­bei­tet wur­de, muss­te zunächst in Anfor­de­run­gen für ein digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem (DMS) über­setzt wer­den. Das ers­te Teil­ziel, die Rea­li­sie­rung trans­pa­ren­ter Rech­nungs­pro­zes­se mit auto­ma­ti­sier­ten Frei­ga­ben, wur­de inner­halb nur weni­ger Wochen erreicht: Ein­gangs­rech­nun­gen wer­den nun digi­tal ver­ar­bei­tet und mit der nöti­gen Daten­qua­li­tät ins Sys­tem ein­ge­speist.

„Hier kön­nen die Daten über eine DATEV Anbin­dung direkt in die Buch­hal­tung über­nom­men und auto­ma­tisch aus­ge­le­sen wer­den“, erläu­tert Ceyo­niq Con­sul­tant Klau­dia Ada­miec. „Bear­bei­ter kön­nen damit per­spek­ti­visch Aus­wer­tun­gen fah­ren, nach Beträ­gen oder Lie­fe­ran­ten suchen, sie klas­si­fi zie­ren und ab einer bestimm­ten Höhe auto­ma­tisch an befug­te Per­so­nen zur Zah­lungs­frei­ga­be über­mit­teln.“ Am Ende des ver­läss­lich doku­men­tier­ten Frei­ga­be­pro­zes­ses bedarf es nur noch eines Klicks, um einen Beleg in den Zah­lungs­lauf zu brin­gen – kei­ne Frist wird mehr über­se­hen, kei­ne
Skon­ti mehr ver­schenkt.

Bedürf­nis­se erfül­len schafft den Mehr­wert

Im nächs­ten Schritt wur­de das Ver­trags­ma­nage­ment als zwei­ten Bau­stein umge­setzt. Die nsca­le Lösung unter­stützt zuver­läs­sig dabei, die Trans­pa­renz über Fris­ten und Lauf­zei­ten zu opti­mie­ren. Per­spek­ti­visch wur­de unter ande­rem ein Armi­nia­in­ter­nes Wis­sens­ma­nage­ment geplant: Vom Orga­ni­gramm bis zur Brief­vor­la­ge soll alles, was ein­mal im Haus erar­bei­tet, ent­wi­ckelt und als bewährt erkannt wur­de, auch im Haus und zudem leicht auf­fi ndbar blei­ben – selbst, wenn Bear­bei­ter wech­seln oder das Unter­neh­men ver­las­sen. „Das erleich­tert das Onboar­ding neu­er Mit­ar­bei­ter und erspart uns dop­pel­te Arbeit“, weiß Rah­ma­ni. „Man muss das Rad schließ­lich nicht jedes Mal neu erfin­den.“

Wis­sen trans­pa­rent im Unter­neh­men hal­ten

Auch hier­bei setzt der DSC auf nsca­le von Ceyo­niq. Klau­dia Ada­miec sieht dar­in einen Beleg für den fort­schritt­li­chen Ansatz der Armi­nia: „Es geht hier um mehr als ein paar DMS-Modu­le – wir dür­fen Teil der Digi­ta­li­sie­rung inter­ner Pro­zes­se beim DSC sein.“ Das for­de­re sie zwar mehr in der Bera­tung, zah­le sich für das Unter­neh­men am Ende aber aus. Davon ist auch Farid Rah­ma­ni über­zeugt: „Es gibt immer unter­neh­mens-
spe­zi­fi­sche Stell­schrau­ben, die man berück­sich­ti­gen muss, wenn es funk­tio­nie­ren soll. Das kön­nen Stan­dard­pro­duk­te von der Stan­ge nicht. Bis­her konn­ten wir jeden Pro­zess genau­so abbil­den, wie wir uns das vor­ge­stellt haben. Das schafft ech­ten Mehr­wert.“

Über den Anbie­ter

CEYONIQ Tech­no­lo­gy GmbH

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