Von Dr. Martin Böhn, Sabine Kraus & Michael Schiklang
Auch die Finanzabteilung benötigt einen gezielten Zugriff auf Dokumente. Eingehende Briefe, E-Mails und Rechnungen bei Unternehmen haben oftmals einen direkten Bezug zu Geschäftsprozessen. Eine zeitnahe Klassifikation und Zuordnung der Inhalte zu den entsprechenden Prozessen im Unternehmen trägt zur Optimierung der Abläufe, Zeit- und Kostenersparnis und am Ende zufriedenen Kollegen und Geschäftspartnern bei.
Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, da sonst kein Überblick über vorhandene Informationen oder den Bearbeitungsstand gegeben ist. Gerade die Finanzabteilung arbeitet sehr oft mit anderen Abteilungen (in)direkt zusammen und muss alle wichtigen Inhalte im Zugriff haben: Informationen und Dokumente.
Die erforderlichen Arbeitsschritte im Posteingang sind in Unternehmen zeitintensiv und aufwändig, wenn viele Aufgaben noch manuell durch Mitarbeiter übernommen werden. Die Komplexität wird durch die steigende Zahl von Eingangskanälen für Korrespondenz (bspw. Papier, E-Mail) noch erhöht.
Bei einem digitalen Arbeitsplatz helfen Lösungen für Input Management bei der Bewältigung der Herausforderungen rund um die Verarbeitung der Dokumente. Die verschiedenen Formate (Papier, E-Mail, PDF etc.) und Quellen werden zusammengeführt und mit den strukturierten Informationen der Fachsysteme (bspw. ERP) verbunden.
In diesem Zusammenhang werden Werkzeuge für die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informationen angeboten. Für klassische Szenarien wie die Rechnungseingangsbearbeitung gibt es im Portfolio der Lösungsanbieter bereits vorgefertigte Lösungspakete, welche einen zügigen Projekteinstieg ermöglichen und erprobte Best Practices anbieten.
Herkömmliche manuelle Bearbeitungsprozesse und was es zu beachten gilt
Bei der manuellen Rechnungseingangsbearbeitung werden die kompletten Rechnungsprüfprozesse in der Finanzabteilung, unterstützt durch andere beteiligte Abteilungen, auf Basis des Papierdokuments durchgeführt.
Nicht selten werden digitale Inhalte (bspw. Anhänge von E-Mails) sogar ausgedruckt. Das Papier muss zu diesem Zweck den verschiedenen Prüfern der jeweiligen Bereiche sequenziell per Hauspost zugestellt werden.
Die für die Prüfung notwendigen Informationen (z. B. korrespondierende Bestelldaten und -dokumente) müssen von den jeweiligen Mitarbeitern selbst recherchiert werden. Die Rechnungsinformationen sowie die Prozessergebnisse werden händisch in die ERP- bzw. Zahlsysteme übertragen.
Oft sind diese Abstimmungsprozesse (in und auch zwischen den Abteilungen) sehr zeit- und aufwandsintensiv, bei negativen Prüfergebnissen noch mehr als bei positiven Abläufen. Durch den permanenten Medienbruch zwischen Papier und EDV-Systemen ist eine transparente Prozessüberwachung nur schwer möglich.
Des Weiteren können bspw. bei langer Prozesslaufzeit vereinbarte Skonti oftmals nicht mehr wahrgenommen werden, da die geltende Frist überschritten wurde.
Der Prozess der manuellen Posteingangsbearbeitung ist in vielen Unternehmen sehr aufwändig. Post, die an einen direkten Empfänger / Mitarbeiter gerichtet ist, lässt sich im Standard sehr einfach zur richtigen Stelle im Unternehmen zuordnen und zustellen. Dagegen muss Post, die nur an das Unternehmen adressiert ist, erst inhaltlich analysiert werden.
Abhängig vom Thema (bspw. Auftragsbestätigung, Bestellung, Vertrag) können dann die für die Bearbeitung zuständigen Personen identifiziert und die eingegangenen Informationen zugestellt werden.
Für diese Aufgabe benötigen die Mitarbeiter in der Poststelle fundierte Kenntnisse über die Organisation, Prozesse sowie Zuständigkeiten der einzelnen Bereiche und müssen über alle Änderungen zeitnah informiert werden.
Um die Fehlerquote hierbei möglichst gering zu halten und um den Überblick zu behalten, führen Mitarbeiter der Poststellen nicht selten aufwändige, manuell gepflegte Listen.
Input Management für den Digital Workplace der Finanzabteilung
Spezialsysteme für das Input Management helfen den Unternehmen bei der effizienten Umsetzung der (teil-)automatisierten Post- und Rechnungseingangsbearbeitung im Digital Workplace des Mitarbeiters. Durch die Zusammenführung der Inhalte stehen die erforderlichen Informationen direkt bei der Bearbeitung digital zur Verfügung. Workflows unterstützen die Mitarbeiter zusätzlich, dies erhöht die Effizienz, führt zu Kostenvorteilen und steigert die Nachweisbarkeit.
Falls nicht bereits digital an das Unternehmen übermittelt, werden im Rahmen der Posteingangsbearbeitung die eingehenden Belege (Papierschriftstücke) zu Prozessbeginn sofort digitalisiert und mit Zeichenerkennungstechnologie in eine interpretierbare Form (Volltext) umgewandelt.
Ist auf dem Schriftstück ein direkter Empfänger vermerkt, kann dieser relativ einfach vom System identifiziert werden. Ebenso können die Lösungen digitale Dokumente wie E-Mail-Anhänge analysieren und so Themen und Empfänger zuordnen.
Allgemein an das Unternehmen adressierte Post wird inhaltlich analysiert und vordefinierten Klassen (bspw. Lieferschein, Rechnung, Bestellung) zugeordnet. Zudem lassen sich auch Informationen, welche zur weiteren Bearbeitung notwendig sind (z.B. Name des Geschäftspartners, Geschäftszeichen, Kundennummer) automatisiert auslesen.
Im System ist ein Regelwerk zur Zuordnung von Informationen an den zuständigen Empfänger(kreis) der jeweiligen Geschäftsvorfälle hinterlegt. So könnte eine Regel besagen, dass alle eingehenden Lieferscheine zunächst an die Logistik geleitet werden, die Finanzabteilung aber einen direkten Zugriff darauf erhält. Auftragsbestätigungen oder Lieferantennachweise können an den Einkauf geleitet werden.
Die Zustellung der digitalen Dokumente (mit Anhang) an die betroffenen Abteilungen erfolgt dann komplett elektronisch an den jeweiligen digitalen Arbeitsplatz betroffener Mitarbeiter über entsprechende Workflows.
Bei der Rechnungseingangsbearbeitung werden eingehenden Papierrechnungen sowie deren Anhänge gescannt oder digital übermittelte Rechnungen bspw. aus einem speziellen E-Mail-Postfach übernommen.
Mittels Zeichenerkennungssoftware werden die prozessrelevanten Daten (z.B. Rechnungsnummer, Betrag) automatisch vom System identifiziert und extrahiert. Anschließend prüft das System automatisch die formal geltenden Regeln (z.B. § 14 UstG) und inhaltliche Schlüssigkeit wie bspw. die rechnerische Richtigkeit.
Die prozessrelevanten Daten werden in einem nächsten Prozessschritt mit korrespondierenden Informationen aus führenden Systemen (z. B. Stamm- und Transaktionsdaten aus ERP-Systemen) verglichen und angereichert. Sind Prüfungen und Freigaben notwendig, erstellt die Lösung automatisch entsprechende Aufgaben und sendet diese auch den verantwortlichen Mitarbeitern automatisch per Workflow zu.
Der Workflow bietet dabei den Beteiligten die zur Bearbeitung notwendigen Werkzeuge und Informationen automatisch an und steuert den Prozessverlauf über die gesamte Bearbeitungsdauer.
So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter bestmöglich durch das System unterstützt die Aufgaben schnell und aufwandsarm digital bewältigen und an Ihrem digitalen Arbeitsplatz abschließend bearbeiten können.
Nach der Prozessbearbeitung werden alle Daten an das führende ERP- bzw. Zahlungssystem übertragen. Positiv geprüfte Rechnungen werden in der Finanzabteilung verbucht und für die Zahlung freigegeben.
Im Falle von abgelehnten Rechnungen kann die Lösung automatisch ein Schreiben an den Lieferanten erzeugen (und elektronisch versenden), welches auf die Rechnung referenziert und die Ablehnung begründet.
Dokumente aufbereiten und nutzen: Input Management und Big Data
Lösungen für das Input Management können auch im Rahmen von Big-Data-Projekten unterstützen. Unstrukturierte Daten werden so mit strukturierten Daten zusammengeführt. Die Input-Management-Lösungen können bspw. Dokumente aus operativen Prozessen analysieren und die Kerninformationen extrahieren.
Ein beispielhafter Anwendungsfall ist die Verbindung von Reklamationen und Kundenstammdaten. Die Dokumente werden klassifiziert und so Daten bspw. dem Kunden, dem Problem und dem Produkt zugeordnet. Zudem können die Werkzeuge aber auch abseits des Tagesgeschäfts gezielt eingesetzt werden, um bestehende unstrukturierte Altinformationen zu analysieren.
Gerade in größeren Unternehmen ist oftmals viel Wissen in den großen Dokumentenbeständen enthalten, welches in seiner unstrukturierten Form aber nicht oder nur mit großem Aufwand ausgewertet, angereichert und weiterverwendet werden kann.
Input Management Werkzeuge und Funktionen
Unterschiedliche Aufgaben können durch Funktionen von Lösungen für Input Management im Rahmen des Gesamtprozesses abgedeckt werden.
| Komponente | Beschreibung |
| Scan-Software | Scan-Software dient der Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Ergebnisse werden als digitale Bildinformationen aufbereitet |
| Importroutinen für elektronische Informationen | Der Import elektronischer Dokumente und Daten erfolgt über spezielle Schnittstellen. Abhängig von der Art der Routine wird die Übermittlung an das Quellsystem bestätigt. |
| OCR-Technologie | OCR-Werkzeuge (Optical Character Recognition) wandeln Bildinformationen in maschinell bearbeitbare Zeichen um. Diese sind wiederum Grundlage für automatische Prüf- und Analyseprozesse. |
| Klassifikationswerkzeuge | Klassifikationsfunktionen kategorisieren Dokumente aufgrund ihres Inhalts und weisen diese den entsprechenden Dokumentenklassen zu. |
| Extraktionswerkzeuge | Extraktionswerkzeuge lesen auf Basis von vordefinierten Regelsätzen Daten aus Dokumenten aus und legen diese in strukturierter Form ab. |
| Nachbearbeitungsclients | Konnte das System Dokumente nicht klassifizieren oder die gesuchten Daten nicht extrahieren, werden die elektronischen Abbilder an einen Nachbearbeitungsplatz weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter können dann manuell die Dokumente zuordnen oder die Daten übernehmen. |
| Matching-Werkzeuge | Zum Vergleich von extrahierten Inhalten und Daten ausführenden Systemen werden Matching-Werkzeuge eingesetzt. So kann bspw. geprüft werden, ob extrahierte Lieferantendaten mit den bereits vorhandenen Stammdaten übereinstimmen. Über diese Schnittstellen können auch Daten ergänzt werden, bspw. Lieferantenstammdaten zu einer ausgelesenen Umsatzsteuer-ID. |
| Schnittstellen zu Folgesystemen | Die Informationen und Ergebnisse der Prozessbearbeitung werden an Folgesysteme übergeben und von diesen weiterverarbeitet bzw. aufbewahrt. |
| Workflow-Monitor | Über den Monitor können alle Prozesse und weitere Zusatzinformationen aufgelistet werden. Mittels Recherche- und Filterfunktionen ist auch eine Suche möglich. Es können bspw. nur Prozesse angezeigt werden, die die vorgegebene Bearbeitungsfrist überschritten haben. |
| Workflow | Workflow-Komponenten sind für die elektronische Prozessbearbeitung und -steuerung zuständig. Auf Basis der Workflow-Modelle können die Lösungen Aufgaben komplett automatisch ausführen oder den Menschen involvieren. Dieser bekommt vom System alle Informationen und Funktionen angeboten, die zur Bearbeitung seiner Aufgabe notwendig sind. |
| Reporting | Vergangenheitsbezogene Auswertungen lassen sich mit Hilfe von Reporting-Komponenten erstellen. So können diese Tools z. B. die durchschnittliche Prozesslaufzeit in einer definierten Zeitperiode ermitteln. |
Neue Möglichkeiten durch Input Managements
Der Einsatz einer Input-Management-Lösung ist mit verschiedenen Vorteilen verbunden: Lösungen für Input Management helfen Anwendern auf Ihrem Weg der Umsetzung der Digitalen Transformation im Unternehmen, unterstützen bei der täglichen Arbeit über digitale Arbeitsplätze, helfen bei der Bewältigung vieler Herausforderungen und bieten den Unternehmen und Mitarbeitern dadurch viele Vorteile.
Neben direkten Kostenvorteilen (Vermeidung Kopien, Vermeidung Mahngebühren etc.) bietet die digitale Verarbeitung insbesondere Zeit- und Qualitätsvorteile. Die Prozesse werden transparenter und damit besser steuerbar. Sachbearbeiter können bei Entscheidungen schneller auf die richtigen Informationen zugreifen.
Zudem können Teilschritte automatisiert werden. Ein Beispiel ist die Dunkelverbuchung von Rechnungen, welche keine Abweichungen zu den Bestelldaten haben und wo auch der Wareneingang entsprechend vermerkt ist. Hier wird die Rechnung automatisch vom System direkt beim Eingang des Belegs verbucht.
Darüber hinaus bieten die Systeme eine einfachere Erfüllung von Nachweispflichten. Eingegangene Dokumente und Informationen über den Bearbeitungsprozess hinweg bis hin zu deren Ablage können vom System unter Beachtung von Berechtigungen und geltender Regelungen (u.a. die DSGVO) nachvollzogen werden.
Durch die frühe Digitalisierung und die Ablage in entsprechenden revisionssicheren Archiven nimmt die Sicherheit bereits bei der Bearbeitung zu, da Papiere bspw. nicht mehr auf dem Transport verloren oder Papierordner durch Wasserschäden zerstört werden können.
Positive qualitative Effekte haben die Systeme für das Kunden- und Partnermanagement, da nun Nachfragen schneller beantwortet werden können, bspw. durch einen direkten Zugriff auf Informationen oder direkte Anfrage nach dem Bearbeitungsstand über das System.
Dies führt auch zu einer höheren Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit, da zeitraubende, „dumme“ Aufgaben wie das Suchen oder Kopieren von Schriftstücken entfallen.
Inputmanagement optimiert auch den digitalen Arbeitsplatz Ihrer Finanzabteilung
Die Vorteile für den digitalen Arbeitsplatz liegen auf der Hand und die Lösungen sind verfügbar. Um diese Potenziale für die Finanzabteilung und für das gesamte Unternehmen aber wirklich umsetzen zu können, müssen die Projekte auch angegangen werden. Klare Ziele, definierte Anforderungen und ein strukturiertes Projekt ermöglichen gute Entscheidungen.
Der Wille zur Veränderung Richtung digitalem Arbeitsplatz ist bei jedem Mitarbeiter in Zeiten von COVID-19, dem Neudenken von Homeoffice und Bürozeiten sowie der Digitalen Transformation von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen gegeben – man muss die Werkzeuge einfach entsprechend nutzen!
Denken Sie daran: Die Zeit der Fachmitarbeiter der Finanzabteilung ist viel zu wertvoll, um Rechnungen und Auftragsbestätigungen zu jagen. Starten Sie mit Input Management integriert im digitalen Arbeitsplatz Richtung Zukunft!