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Wie setzen Sie Input Management um? Werden Ihre Mitarbeiter und Kollegen bereits bei deren täglicher Arbeit bestmöglich durch die Systeme bei der Bearbeitung eingehender Informationen unterstützt?
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Immer öfter erreichen uns Kundenanfragen hinsichtlich des Vorhabens des Bundesfinanzministeriums (BMF) im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 das Ausstellen und den Empfang von E-Rechnungen verbindlich vorzuschreiben.
Der Spesenprozess: Unterschätzer Aufwandstreiber in vielen Unternehmen
Viele Unternehmen setzen ihren Spesenprozess in weiten Teilen noch ohne Systemunterstützung manuell auf Basis von Papier um. Die Mitarbeiter sammeln zu diesem Zweck die Quittungen ihrer Auslagen, notieren sich abrechnungsrelevante Zeiten wie Verpflegungsmehraufwände und protokollieren Fahrten mit dem eigenen PKW selbstständig.
Am Ende einer Abrechnungsperiode, bei den meisten Unternehmen am Monatsende, erstellen die Mitarbeiter auf Basis von Vorlagen eine Gesamtabrechnung, heften die entsprechenden Belege an und übergeben die Unterlagen den verantwortlichen Kollegen.
Der genaue Verarbeitungsprozess und die Verantwortlichkeiten können dabei unternehmensindividuell variieren. Die Spesenabrechnungen müssen von den Vorgesetzten und/oder Kostenstellenverantwortlichen inhaltlich geprüft und anschließend im Finanzbereich gebucht sowie ausgezahlt werden. Erfolgt die Auszahlung über die monatliche Lohnabrechnung, ist der Personalbereich auch involviert.
Der manuelle Prozess ist dabei häufig sehr aufwändig – so erfolgt die Weiterleitung der relevanten Informationen von einem Bearbeiter zum nächsten nicht selten per Hauspost. Die prozessrelevanten Informationen werden häufig erst ganz am Ende des Prozesses in die führenden Systeme übernommen.
Die Folge ist, dass erst sehr spät Transparenz über die anfallenden Verbindlichkeiten besteht. Zudem ist die Arbeitsbelastung am Ende der Abrechnungsperiode für alle Beteiligten sehr hoch: Die Antragsteller müssen alle Informationen sammeln und die Abrechnung erstellen, die Prüfer alle Anträge kontrollieren und die Mitarbeiter aus dem Finanzbereich alle Vorfälle korrekt verbuchen.
Die Systemunterstützung ist dabei häufig gering, weswegen die Aufwände für alle Beteiligten meist sehr hoch sind. Verzögerungen im Prozess, die auch eine späte Auszahlung zur Folge haben, frustrieren die Mitarbeiter und sorgen nicht selten dafür, dass diese zukünftig Vorbehalte gegen die Zahlung mit eigenen Mitteln haben.
Durch Systemunterstützung profitieren
Moderne Systeme helfen bei der Verwaltung der notwendigen Informationen, bei der Erstellung der Abrechnungen, bei der Prüfung und bereiten Buchungsvorschläge vor, welche sich an die führenden Systeme übergeben lassen.
Die Lösungen setzen dabei konsequent auf die digitale Datenhaltung sowie die digitale Prozessbearbeitung und folgen damit derselben Philosophie wie der Digital Workplace.
So werden Quittungen von den Mitarbeitern direkt beim Anfallen per Smartphone oder Scanner digitalisiert und ins System übertragen. Elektronische Belege (z. B. digitale Zugtickets) können direkt in das System importiert werden. Zu jedem Beleg können die Mitarbeitern weitere Zusatzinformationen (z. B. Name des Kunden oder des Events) einreichen.
Die Systeme lesen automatisch den Lieferanten sowie die Beträge aus und übertragen diese als strukturierte Informationen in das System. Zudem versuchen sie die Art der Spesen auf Basis der Lieferanteninformationen oder abgerechneten Produkte zu kategorisieren.
Beleglose Spesen, wie Tagesgeldpauschalen, werden direkt über die Frontends der Lösungen erfasst. Hierbei müssen die Mitarbeiter lediglich die Zeiten und den Arbeitsort erfassen, die Lösungen berechnen die auszuzahlenden Beträge automatisch. Gleiches gilt für Kilometerpauschalen für Fahrten mit dem privaten PKW – lediglich die Strecke muss erfasst werden, die weitere Bearbeitung und Berechnung übernimmt das System.
Spesenprüfungen können automatisch über Regeln oder manuell über die Verantwortlichen erfolgen. Regeln für die Freigaben enthalten beispielsweise Informationen, welche Mitarbeiterrollen welche Spesenarten grundsätzlich einreichen dürfen, bis zu welcher Betragsgrenze eine automatische Freigabe erfolgen soll und wie hoch das grundsätzliche Budget in eine vordefinierten Zeitperiode ist.
So könnten die Regeln besagen, dass ein Vertriebsaußendienstmitarbeiter grundsätzlich Hotelrechnungen abrechnen darf, ein Quartalsbudget von 3.000 Euro für Hotelrechnungen hat und dass das System Übernachtungen von bis zu 100 Euro pro Nacht automatisch freigeben soll. Ist der Preis pro Nacht höher oder hat der Mitarbeiter das Gesamtbudget von 3.000 Euro in einem Quartal überschritten, muss sein Vorgesetzter eine manuelle Genehmigung vornehmen.
Bei der manuellen Freigabe bekommen die für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter die Spesen zur Freigabe zugestellt. Die Systeme zeigen die angefallenen Ausgaben sowie Belege und zugehörige Metadaten (Datum, Kunde, Spesenart) an. Die Freigabe kann einfach per Mausklick erfolgen, bei Ablehnungen muss bei den meisten Systemen der Ablehnungsgrund vermerkt werden.
Manche Lösungen lassen sich auch mit digitalen Buchungsportalen im Internet (z. B. für Übernachtungen, Mietwagen, Flüge, Bahnfahrten) verbinden. Die Lösungen können bei der Buchung wichtige Hinweise geben und die anfallenden Buchungsbelege sowie Abrechnungen direkt in das eigene System importieren und automatisiert erschließen.
Zudem bieten manche Anbieter auch Module für die Reiseplanung an: Das bedeutet, dass Mitarbeiter vor Reiseantritt die Reise planen und auf Konformität gegenüber den internen Richtlinien prüfen lassen können. Zudem lässt sich schon der Reisebuchung die Freigabe der Vorgesetzten einholen.
Am Ende einer Abrechnungsperiode erstellt das System aus den eingereichten und freigegeben Spesen einen Buchungsvorschlag, welcher automatisch an das führende Zahlsystem zur Verbuchung und Auszahlung übermittelt werden kann. Eine Übersicht aller Spesen und der damit verbundenen Prüfungen haben die Mitarbeiter ohnehin permanent im Zugriff. Das oft mühsame Erstellen des eigentlichen Dokuments für die Spesenabrechnung entfällt somit ganz.
Frühe Digitalisierung als Basis für hohe Transparenz
Die Philosophie von Lösungen für Spesenabrechnungen sieht vor, dass umgehend alle Informationen digital erfasst werden sollen – unabhängig davon, ob ein (Papier-)beleg zu Grunde liegt oder ob es sich um eine beleglose Ausgabe handelt.
Die frühe Erfassung sorgt dafür, dass für alle Seiten die größtmögliche Transparenz geschaffen wird. Die Mitarbeiter haben stets einen Überblick über alle Spesen und können die Anzeige auf Basis der erhobenen Metadaten filtern und gezielt nach einzelnen Auslagen suchen. Zudem ist ersichtlich, welche Positionen schon freigegeben wurden und wie hoch der Gesamtbetrag in einer Abrechnungsperiode ist.
Im Gegensatz zum nicht systemgestützten Prozess müssen die Mitarbeiter auch keine Angst haben, Belege zu verlieren oder zu vergessen: Nach der Erfassung im System werden diese sicher archiviert und automatisch der Gesamtabrechnung zugeführt.
Auch die Unternehmen können von einer gesteigerten Transparenz profitieren: Die Buchhalter können jederzeit sehen, welche Belege eingereicht wurden und wie hoch die voraussichtlichen Verbindlichkeiten insgesamt sind.
Natürlich wird nicht automatisch jeder eingereichte Beleg auch positiv geprüft und dann ausgezahlt – über die Summe aller Belege lassen sich aber relativ zuverlässig verlässliche Prognosen über die Auszahlungsbeträge treffen.
Zudem können im Rahmen des Reportings wichtige Informationen abgeleitet werden: Beispielsweise kann ermittelt werden, wie hoch die durchschnittlichen monatlichen Spesenbeträge waren, welche Spesenarten welchen Anteil an den Gesamtkosten haben (z. B. Hotelkosten 20 %, Bahnkosten 24 % Geschäftsessen 10 % usw.), wie hoch die durchschnittlichen Ausgaben pro Mitarbeiterrolle (Vertriebsaußendienst, Monteur etc.) waren und welche regionalen Unterschiede es gibt (z. B. Mitarbeiter aus Berlin haben 10 % weniger Spesenausgaben als Mitarbeiter aus München).
Im Rahmen von Drill-Downs kann die Analyse beispielsweise auch Informationen auf Lieferantenebene liefern, wodurch sich auch konkrete Verbesserungspotentiale ableiten lassen. Um dies mit einem Beispiel zu verdeutlichen: Ist ein Ergebnis der Analyse, dass bestimmte Hotelketten besonders häufig gebucht werden, können die Einkäufer die Zahlen nutzen, um mit besagten Ketten bessere Konditionen zu verhandeln.
Vorteile der digitalen Spesenabrechnung
Die Systeme bieten viele Vorteile, welche in folgender Abbildung dargestellt sind:
Vorteile moderner Systeme für die digitale Spesenabrechnung
Digitale Spesenabrechnung in der digitalen Arbeitswelt
Die Spesenabrechnung ohne Systemunterstützung ist in vielen Unternehmen ein sehr aufwändiger Prozess, der viele Kosten und zum Teil viel Frust bei den Beteiligten verursacht.
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen wird in den meisten Unternehmen schon seit vielen Jahren als aufwändiger und wichtiger Prozess betrachtet, der softwareseitig möglichst gut unterstützt werden soll. Der Spesenabrechnung dagegen wird nur selten die notwendige Aufmerksamkeit zuteil, obwohl die digitale und systemgestützte Umsetzung hohe Potentiale für die Unternehmen bietet.
Einbindung der digitalen Spesenabrechnung in den Digital Workplace
Da moderne Lösungen für die digitale Spesenabrechnungen der grundlegenden Philosophie des Digital Workplace folgen, können diese schnell und einfach ein integraler Bestandteil von diesem werden. Moderne Unternehmen, die die Zeichen der Zeit erkannt haben und deswegen ihre Digitalisierung mit modernen Ansätzen wie dem Digital Workplace vorantreiben, sollten unbedingt auch die Möglichkeiten nutzen, welche von Lösungen für die digitale Spesenabrechnung geboten werden.
Auch hier kann man „beim Bezahlen sparen“ – Geld, Zeit und Mitarbeiternerven.
Von Dr. Martin Böhn, Michael Schiklang, Sabine Kraus
Eingehende Post und Rechnungen haben oftmals direkten Bezug zu den Geschäftsprozessen. Gerade die Finanzabteilung muss auf alle wichtigen Inhalte Zugriff haben.
Es ist wichtig, die Inhalte zeitnah zu klassifizieren und den entsprechenden Prozessen zuzuordnen. Ansonsten droht die Prozessbearbeitung, an der meist mehrere Abteilungen beteiligt sind, zu stagnieren. Dies kann – abhängig vom jeweiligen Prozess – Kosten und unzufriedene Geschäftspartner zur Folge haben.
Die erforderlichen Arbeitsschritte im Posteingang sind gerade in größeren Unternehmen häufig zeitintensiv und aufwändig. Viele Aufgaben werden hier manuell durch Mitarbeiter:innen übernommen. Die Komplexität wird durch die steigende Zahl von Eingangskanälen für Korrespondenz (bspw. Papier, E-Mail) weiter erhöht.
Im Sinne der Digitalen Transformation helfen Lösungen für Input Management, die Herausforderungen rund um die Verarbeitung der Dokumente zu bewältigen. Die verschiedenen Formate und Quellen werden zusammengeführt und mit den strukturierten Informationen der Fachsysteme (bspw. ERP) verbunden.
In diesem Zusammenhang werden Werkzeuge für die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informationen angeboten. Für klassische Szenarien wie die Rechnungseingangsbearbeitung gibt es vorgefertigte Lösungspakete. Diese ermöglichen einen zügigen Projekteinstieg und bieten erprobte Best Practices.
Herausforderungen der klassischen Post- und Rechnungseingangsbearbeitung
Der Prozess der manuellen Posteingangsbearbeitung ist in vielen Unternehmen sehr aufwändig. Ist die Post direkt an einen Empfänger im Unternehmen gerichtet, lässt sie sich einfach zuordnen und zustellen. Dagegen muss Post, die nur an das Unternehmen adressiert ist, zunächst inhaltlich analysiert werden.
Abhängig vom Thema (bspw. Beschwerde, Bestellung, Rechnung) werden dann die für die Bearbeitung zuständigen Personen identifiziert. Für diese Aufgabe benötigen die Mitarbeiter:innen in der Poststelle fundierte Kenntnisse über die Organisation, Prozesse und Zuständigkeiten. Des Weiteren müssen sie über alle Änderungen zeitnah informiert werden.
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Durch Prozessfehler kann es mehrere Tage dauern, bis die Post den korrekten Mitarbeiter:innen zugestellt wird. Zudem ist es bei der manuellen Umsetzung schwierig, den Überblick über die komplette Eingangspost zu behalten. Zu diesem Zweck führen die Mitarbeiter:innen häufig manuell gepflegte Listen, die viel Aufwand in der Pflege erzeugen.
Bei der manuellen Rechnungseingangsbearbeitung werden die kompletten Rechnungsprüfprozesse in der Finanzabteilung auf Basis des Papierdokuments durchgeführt. Unterstützung kommt dabei durch andere beteiligte Abteilungen.
Oft werden digitale Inhalte (bspw. E-Mail-Anhänge) hierfür ausgedruckt. Das Papier muss dann den verschiedenen Prüfer:innen der jeweiligen Bereiche sequentiell per Hauspost zugestellt werden.
Die für die Prüfung notwendigen Informationen (z. B. korrespondierende Bestelldaten) müssen von den jeweiligen Mitarbeiter:innen selbst recherchiert werden. Die Rechnungsinformationen sowie die Prozessergebnisse werden händisch in die ERP- bzw. Zahlsysteme übertragen.
Gerade Fälle mit negativen Prüfergebnissen haben aufwändige Abstimmungsprozesse in und zwischen den Bereichen zur Folge. Durch den permanenten Medienbruch zwischen Papier und EDV-Systemen ist eine transparente Prozessüberwachung schwer möglich. Die manuellen Bearbeitungsschritte sind meist zeit- und aufwandsintensiv.
Aufgrund langer Prozesslaufzeiten können bspw. vereinbarte Skonti oftmals nicht mehr wahrgenommen werden, da hierfür geltende Fristen überschritten werden.
Die Lösung: Automatisierung und direkter Informationszugriff durch Input Management
Spezialsysteme für das Input Management helfen bei der effizienten Umsetzung der (teil-)automatisierten Post- und Rechnungseingangsbearbeitung. Durch die Zusammenführung der Inhalte stehen die erforderlichen Informationen direkt bei der Bearbeitung zur Verfügung. Workflows unterstützen die Mitarbeiter:innen zusätzlich. Dies erhöht die Effizienz, führt zu Kostenvorteilen und steigert die Nachweisbarkeit.
Im Rahmen der Posteingangsbearbeitung werden die eingehenden Papierschriftstücke zu Prozessbeginn sofort digitalisiert. Mithilfe einer Zeichenerkennungstechnologie werden sie dann in eine interpretierbare Form (Volltext) umgewandelt.
Ist auf dem Schriftstück ein/ direkte/r Empfänger:in vermerkt, kann diese/r relativ einfach vom System identifiziert werden. Ebenso können die Lösungen digitale Dokumente wie E-Mail-Anhänge analysieren und so Themen und Empfänger:innen zuordnen.
Allgemein an das Unternehmen adressierte Post wird inhaltlich analysiert und vordefinierten Klassen (bspw. Lieferschein, Rechnung) zugeordnet. Zudem lassen sich Informationen, die zur weiteren Bearbeitung notwendig sind (z. B. Name des/r Geschäftspartner:in, Kundennummer) auslesen.
Im System ist ein Regelwerk zur Zuordnung von Informationen an den zuständigen Empfänger:innen(kreis) der jeweiligen Geschäftsvorfälle hinterlegt. So könnte eine Regel besagen, dass alle eingehenden Lieferscheine an die Logistik geleitet werden, die Finanzabteilung aber direkten Zugriff darauf erhält.
Auftragsbestätigungen oder Lieferantennachweise können an den Einkauf geleitet werden. Die Zustellung der digitalen Dokumente, gegebenenfalls mit Anhang, erfolgt dann komplett elektronisch per Workflow.
Bei der Rechnungseingangsbearbeitung werden die eingehenden Papierrechnungen sowie deren Anhänge gescannt oder digitale Rechnungen bspw. aus einem speziellen E-Mail-Postfach übernommen.
Mittels Zeichenerkennungssoftware werden prozessrelevante Daten (z. B. Rechnungsnummer, Betrag) automatisch vom System identifiziert und extrahiert.
Anschließend prüft das System automatisch die formal geltenden Regeln (z. B. § 14 UstG) und inhaltliche Schlüssigkeit wie z. B. die rechnerische Richtigkeit.
„Spezialsysteme für das Input Management unterstützen eine schnelle und aufwandsarme Bewältigung der Aufgaben. “
Die prozessrelevanten Daten werden im nächsten Prozessschritt mit korrespondierenden Informationen ausführenden Systemen (z. B. Stamm- und Transaktionsdaten aus ERP-Systemen) verglichen und angereichert.
Sind Prüfungen und Freigaben notwendig, erstellt die Lösung automatisch entsprechende Aufgaben. Die verantwortlichen Mitarbeiter:innen erhalten diese dann automatisch per Workflow. Dabei bietet der Workflow die zur Bearbeitung notwendigen Werkzeuge und Informationen an und steuert den Prozessverlauf. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter:innen die Aufgaben schnell und aufwandsarm bewältigen und abschließen können.
Nach der Prozessbearbeitung werden alle Daten an das führende ERP- bzw. Zahlungssystem übertragen.
Positiv geprüfte Rechnungen werden in der Finanzabteilung verbucht und für die Zahlung freigegeben. Im Falle von abgelehnten Rechnungen kann die Lösung automatisch ein Schreiben an den/die Lieferant:in erzeugen und elektronisch versenden. Dieses referenziert auf die Rechnung und begründet die Ablehnung.
Multi-Channel-Unterstützung
Input Management ist nicht auf die Erfassung von Papier beschränkt. Es können unterschiedliche Formate und Eingangskanäle verarbeitet werden. So werden elektronische Dokumentenformate wie PDF, TIFF und JPEG unterstützt. Auch elektronische Datensatzformate wie XML und das Dokumentenformat von SAP IDoc können verarbeitet werden. Der Import der Inhalte kann über dedizierte Schnittstellen, Erfassungsroutinen, E-Mail-Funktionen, Shared Folder oder mobile Geräte erfolgen.
Wie umfassend die Erkennungsroutinen zum Einsatz kommen ist vom Dokumentenformat abhängig.
Werden die Informationen bereits strukturiert mitgeliefert, bspw. als XML-Datenstruktur eingebettet in das Dokument, können sie übernommen werden. Ansonsten greifen wieder die Klassifikations- und Erkennungsmechanismen, um die relevanten Inhalte zu identifizieren und zu übernehmen.
Unabhängig vom Format erfolgt die weitere Bearbeitung entsprechend der Prüf- und Freigaberegeln. Die Mitarbeiter:innen erhalten alle für sie relevanten Informationen, egal über welchen Kanal diese gesendet wurden. Nur die vorgelagerten technischen Schritte (z. B. Scannen, Texterkennung und Extraktion) können sich abhängig von den Formaten unterscheiden.
Wie das Input-Management bei Big Data Projekten unterstützen kann
Lösungen für das Input Management können auch im Rahmen von Big-Data-Projekten unterstützen. Unstrukturierte Daten werden so mit strukturierten Daten zusammengeführt. Die Input-Management-Lösungen können bspw. Dokumente aus operativen Prozessen analysieren und die Kerninformationen extrahieren.
Ein beispielhafter Anwendungsfall ist die Verbindung von Reklamationen und Kundenstammdaten. Die Dokumente werden klassifiziert und die Daten so bspw. dem/r Kund:in, dem Problem und dem Produkt zugeordnet. Zudem können die Werkzeuge abseits des Tagesgeschäfts gezielt eingesetzt werden, um bestehende unstrukturierte Altinformationen zu analysieren.
Gerade in größeren Unternehmen ist häufig viel Wissen in den großen Dokumentenbeständen enthalten. Dieses kann in seiner unstrukturierten Form aber nicht oder nur mit großem Aufwand ausgewertet, angereichert und weiterverwendet werden.
Werkzeuge und Komponenten von Lösungen für das Input Management
Lösungen für Input Management bieten verschiedene Komponenten an, die unterschiedliche Funktionen im Rahmen des Gesamtprozesses zur Verfügung stellen.
Komponente
Beschreibung
Scan-Software
Scan-Software dient der Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Ergebnisse werden als digitale Bildinformationen aufbereitet.
Importroutinen für elektronische Informationen
Der Import elektronischer Dokumente und Daten erfolgt über spezielle Schnittstellen. Abhängig von der Art der Routine wird die Übermittlung an das Quellsystem bestätigt.
OCR-Technologie
OCR-Werkzeuge (Optical Character Recognition) wandeln Bildinformationen in maschinell bearbeitbare Zeichen um. Diese sind wiederum Grundlage für automatische Prüf- und Analyseprozesse.
Klassifikationswerkzeuge
Klassifikationsfunktionen kategorisieren Dokumente aufgrund ihres Inhalts und weisen diese den entsprechenden Dokumentenklassen zu.
Extraktionswerkzeuge
Extraktionswerkzeuge lesen auf Basis von vordefinierten Regelsätzen Daten aus Dokumenten aus und legen diese in strukturierter Form ab.
Nachbearbeitungsclients
Konnte das System Dokumente nicht klassifizieren oder die gesuchten Daten nicht extrahieren, werden die elektronischen Abbilder an einen Nachbearbeitungsplatz weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter:innen können dann manuell die Dokumente zuordnen oder die Daten übernehmen.
Matching-Werkzeuge
Zum Vergleich von extrahierten Inhalten und Daten ausführenden Systemen werden Matching-Werkzeuge eingesetzt. So kann bspw. geprüft werden, ob extrahierte Lieferantendaten mit den bereits vorhandenen Stammdaten übereinstimmen. Über diese Schnittstellen können auch Daten ergänzt werden, bspw. Lieferantenstammdaten zu einer ausgelesenen Umsatzsteuer-ID.
Schnittstellen zu Folgesystemen
Die Informationen und Ergebnisse der Prozessbearbeitung werden an Folgesysteme übergeben und von diesen weiterverarbeitet bzw. aufbewahrt.
Workflow-Monitor
Über den Monitor können alle Prozesse und weitere Zusatzinformationen aufgelistet werden. Mittels Recherche- und Filterfunktionen ist auch eine Suche möglich. Es können bspw. nur Prozesse angezeigt werden, die die vorgegebene Bearbeitungsfrist überschritten haben.
Workflow
Workflow-Komponenten sind für die elektronische Prozessbearbeitung und -steuerung zuständig. Auf Basis der Workflow-Modelle können die Lösungen Aufgaben komplett automatisch ausführen oder den Menschen involvieren. Dieser bekommt vom System alle Informationen und Funktionen angeboten, die zur Bearbeitung seiner Aufgabe notwendig sind.
Reporting
Vergangenheitsbezogene Auswertungen lassen sich mit Hilfe von Reporting-Komponenten erstellen. So können diese Tools z. B. die durchschnittliche Prozesslaufzeit in einer definierten Zeitperiode ermitteln.
Komponenten von Input-Management-Systemen
Der Weg zum richtigen Input Management System
Für viele standardisierte Szenarien gibt es vorgefertigte Lösungspakete, die einen einfachen Einstieg ermöglichen. Nach der Erhebung einer grundsätzlichen Input-Management-Strategie als Teil der Gesamtstrategie sollten die Initiativen strukturiert umgesetzt werden.
Grundsätzlich ist es wichtig, dass Unternehmen die Auswahl geeigneter Werkzeuge als ein strukturiertes Projekt durchführen.
Zuerst muss klar definiert werden, welche übergeordneten Ziele mit der Einführung der Software verfolgt werden und welche Szenarien (z. B. Posteingangsbearbeitung, Rechnungseingangsbearbeitung) im Fokus stehen. Dies sollte idealerweise zur Unternehmensstrategie passen.
Bei der Anforderungserhebung sollten sowohl technische und funktionale Aspekte, als auch Kriterien für eine erfolgreiche Unterstützung durch den Anbieter einbezogen werden.
Darauf basierend müssen die Anforderungen an die Software erhoben werden. Hierbei sollten alle in diesem Kontext relevanten technischen und funktionalen Aspekte berücksichtigt werden. Zusätzlich müssen die Kriterien für eine erfolgreiche Unterstützung durch den Anbieter einbezogen werden.
Eine reine Auflistung der technischen und funktionalen Eigenschaften ist jedoch nicht zielführend. Auch die Prozesse müssen betrachtet werden. Die Arbeitsabläufe bieten den Kontext: Wann werden welche Informationen und Werkzeuge benötigt? So kann das Potenzial der Input-Management-Systeme umfassend realisiert werden.
Die gesammelten Anforderungen werden dann zur Auswahl der benötigten Werkzeuge genutzt. Hierbei sollten bereits im Unternehmen vorhandene Lösungen berücksichtigt werden. So kann im Regelfall ein bereits eingeführtes Archivsystem zur Ablage von Dokumenten genutzt werden, die im Rahmen des Input Managements verarbeitet werden. Doppelanschaffungen werden so vermieden.
Im Zuge der Evaluation werden die Systeme identifiziert, die die Anforderungen am besten erfüllen und über ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis verfügen.
Im Rahmen der Einführung ist es wichtig, die implementierte Lösung einer ausführlichen Testphase zu unterziehen. Die zukünftigen Nutzer:innen müssen entsprechend geschult werden. Dieses Change-Management umfasst sowohl die Werkzeuge als auch die neuen Arbeitsweisen und Prozesse.
Nur so wird sichergestellt, dass zum Go-Live eine voll funktionsfähige Lösung existiert, die die Anwender:innen richtig nutzen.
Der Einsatz einer Input-Management-Lösung ist mit verschiedenen Vorteilen verbunden. Sie hilft Anwender:innen auf Ihrem Weg der Umsetzung der Digitalen Transformation und bei der Bewältigung vieler Herausforderungen.
Kosten-, Zeit- und Qualitätsvorteile
Neben direkten Kostenvorteilen (Vermeidung Kopien, Vermeidung Mahngebühren etc.) bietet die digitale Verarbeitung insbesondere Zeit- und Qualitätsvorteile. Die Prozesse werden transparenter und damit besser steuerbar. Sachbearbeiter:innen können bei Entscheidungen schneller auf die richtigen Informationen zugreifen.
Zudem können Teilschritte automatisiert werden. Ein Beispiel ist die Dunkelverbuchung von Rechnungen ohne Abweichungen zu den Bestelldaten und mit Vermerkung des Wareneingangs.
Erfüllung von Nachweispflichten
Darüber hinaus bieten die Systeme eine einfachere Erfüllung von Nachweispflichten. Sowohl die eingegangenen Dokumente selbst als auch die Bearbeitungswege können – unter Beachtung von Berechtigungen und Datenschutz – nachvollzogen werden.
Darüber hinaus nimmt durch die frühe Digitalisierung und Ablage in entsprechenden revisionssicheren Archiven die Sicherheit zu. Papiere können bspw. nicht mehr verloren oder durch Wasserschäden zerstört werden.
Kunden- und Partnermanagement
Positive qualitative Effekte haben die Systeme für das Kunden- und Partnermanagement, da nun Nachfragen schneller beantwortet werden können. Der Zugriff auf die Dokumente und die Sicht auf den aktuellen Bearbeitungsstand ist schnell möglich.
Dies führt dazu, dass zeitraubende Aufgaben wie das Suchen oder Kopieren von Schriftstücken entfallen. So werden die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
Der richtige Zeitpunkt ist jetzt
Die Vorteile liegen auf der Hand und die Lösungen sind verfügbar. Um die Potenziale aber wirklich umsetzen zu können, müssen die Projekte angegangen werden. Klare Ziele, definierte Anforderungen und ein strukturiertes Projekt ermöglichen gute Entscheidungen.
Zudem muss der Wille zur Veränderung gegeben sein – man muss die Werkzeuge entsprechend nutzen! Auch hier gilt: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es. Die Zeit der Fachmitarbeiter:innen der Finanzabteilung ist viel zu wertvoll, um Rechnungen und Auftragsbestätigungen zu jagen.
Von Dr. Martin Böhn, Sabine Kraus & Michael Schiklang
Auch die Finanzabteilung benötigt einen gezielten Zugriff auf Dokumente. Eingehende Briefe, E-Mails und Rechnungen bei Unternehmen haben oftmals einen direkten Bezug zu Geschäftsprozessen. Eine zeitnahe Klassifikation und Zuordnung der Inhalte zu den entsprechenden Prozessen im Unternehmen trägt zur Optimierung der Abläufe, Zeit- und Kostenersparnis und am Ende zufriedenen Kollegen und Geschäftspartnern bei.
Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, da sonst kein Überblick über vorhandene Informationen oder den Bearbeitungsstand gegeben ist. Gerade die Finanzabteilung arbeitet sehr oft mit anderen Abteilungen (in)direkt zusammen und muss alle wichtigen Inhalte im Zugriff haben: Informationen und Dokumente.
Die erforderlichen Arbeitsschritte im Posteingang sind in Unternehmen zeitintensiv und aufwändig, wenn viele Aufgaben noch manuell durch Mitarbeiter übernommen werden. Die Komplexität wird durch die steigende Zahl von Eingangskanälen für Korrespondenz (bspw. Papier, E-Mail) noch erhöht.
Bei einem digitalen Arbeitsplatz helfen Lösungen für Input Management bei der Bewältigung der Herausforderungen rund um die Verarbeitung der Dokumente. Die verschiedenen Formate (Papier, E-Mail, PDF etc.) und Quellen werden zusammengeführt und mit den strukturierten Informationen der Fachsysteme (bspw. ERP) verbunden.
In diesem Zusammenhang werden Werkzeuge für die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informationen angeboten. Für klassische Szenarien wie die Rechnungseingangsbearbeitung gibt es im Portfolio der Lösungsanbieter bereits vorgefertigte Lösungspakete, welche einen zügigen Projekteinstieg ermöglichen und erprobte Best Practices anbieten.
Herkömmliche manuelle Bearbeitungsprozesse und was es zu beachten gilt
Bei der manuellen Rechnungseingangsbearbeitung werden die kompletten Rechnungsprüfprozesse in der Finanzabteilung, unterstützt durch andere beteiligte Abteilungen, auf Basis des Papierdokuments durchgeführt.
Nicht selten werden digitale Inhalte (bspw. Anhänge von E-Mails) sogar ausgedruckt. Das Papier muss zu diesem Zweck den verschiedenen Prüfern der jeweiligen Bereiche sequenziell per Hauspost zugestellt werden.
Die für die Prüfung notwendigen Informationen (z. B. korrespondierende Bestelldaten und -dokumente) müssen von den jeweiligen Mitarbeitern selbst recherchiert werden. Die Rechnungsinformationen sowie die Prozessergebnisse werden händisch in die ERP- bzw. Zahlsysteme übertragen.
Oft sind diese Abstimmungsprozesse (in und auch zwischen den Abteilungen) sehr zeit- und aufwandsintensiv, bei negativen Prüfergebnissen noch mehr als bei positiven Abläufen. Durch den permanenten Medienbruch zwischen Papier und EDV-Systemen ist eine transparente Prozessüberwachung nur schwer möglich.
Des Weiteren können bspw. bei langer Prozesslaufzeit vereinbarte Skonti oftmals nicht mehr wahrgenommen werden, da die geltende Frist überschritten wurde.
Der Prozess der manuellen Posteingangsbearbeitung ist in vielen Unternehmen sehr aufwändig. Post, die an einen direkten Empfänger / Mitarbeiter gerichtet ist, lässt sich im Standard sehr einfach zur richtigen Stelle im Unternehmen zuordnen und zustellen. Dagegen muss Post, die nur an das Unternehmen adressiert ist, erst inhaltlich analysiert werden.
Abhängig vom Thema (bspw. Auftragsbestätigung, Bestellung, Vertrag) können dann die für die Bearbeitung zuständigen Personen identifiziert und die eingegangenen Informationen zugestellt werden.
Für diese Aufgabe benötigen die Mitarbeiter in der Poststelle fundierte Kenntnisse über die Organisation, Prozesse sowie Zuständigkeiten der einzelnen Bereiche und müssen über alle Änderungen zeitnah informiert werden.
Um die Fehlerquote hierbei möglichst gering zu halten und um den Überblick zu behalten, führen Mitarbeiter der Poststellen nicht selten aufwändige, manuell gepflegte Listen.
Input Management für den Digital Workplace der Finanzabteilung
Spezialsysteme für das Input Management helfen den Unternehmen bei der effizienten Umsetzung der (teil-)automatisierten Post- und Rechnungseingangsbearbeitung im Digital Workplace des Mitarbeiters. Durch die Zusammenführung der Inhalte stehen die erforderlichen Informationen direkt bei der Bearbeitung digital zur Verfügung. Workflows unterstützen die Mitarbeiter zusätzlich, dies erhöht die Effizienz, führt zu Kostenvorteilen und steigert die Nachweisbarkeit.
Falls nicht bereits digital an das Unternehmen übermittelt, werden im Rahmen der Posteingangsbearbeitung die eingehenden Belege (Papierschriftstücke) zu Prozessbeginn sofort digitalisiert und mit Zeichenerkennungstechnologie in eine interpretierbare Form (Volltext) umgewandelt.
Ist auf dem Schriftstück ein direkter Empfänger vermerkt, kann dieser relativ einfach vom System identifiziert werden. Ebenso können die Lösungen digitale Dokumente wie E-Mail-Anhänge analysieren und so Themen und Empfänger zuordnen.
Allgemein an das Unternehmen adressierte Post wird inhaltlich analysiert und vordefinierten Klassen (bspw. Lieferschein, Rechnung, Bestellung) zugeordnet. Zudem lassen sich auch Informationen, welche zur weiteren Bearbeitung notwendig sind (z.B. Name des Geschäftspartners, Geschäftszeichen, Kundennummer) automatisiert auslesen.
Im System ist ein Regelwerk zur Zuordnung von Informationen an den zuständigen Empfänger(kreis) der jeweiligen Geschäftsvorfälle hinterlegt. So könnte eine Regel besagen, dass alle eingehenden Lieferscheine zunächst an die Logistik geleitet werden, die Finanzabteilung aber einen direkten Zugriff darauf erhält. Auftragsbestätigungen oder Lieferantennachweise können an den Einkauf geleitet werden.
Die Zustellung der digitalen Dokumente (mit Anhang) an die betroffenen Abteilungen erfolgt dann komplett elektronisch an den jeweiligen digitalen Arbeitsplatz betroffener Mitarbeiter über entsprechende Workflows.
Bei der Rechnungseingangsbearbeitung werden eingehenden Papierrechnungen sowie deren Anhänge gescannt oder digital übermittelte Rechnungen bspw. aus einem speziellen E-Mail-Postfach übernommen.
Mittels Zeichenerkennungssoftware werden die prozessrelevanten Daten (z.B. Rechnungsnummer, Betrag) automatisch vom System identifiziert und extrahiert. Anschließend prüft das System automatisch die formal geltenden Regeln (z.B. § 14 UstG) und inhaltliche Schlüssigkeit wie bspw. die rechnerische Richtigkeit.
Die prozessrelevanten Daten werden in einem nächsten Prozessschritt mit korrespondierenden Informationen aus führenden Systemen (z. B. Stamm- und Transaktionsdaten aus ERP-Systemen) verglichen und angereichert. Sind Prüfungen und Freigaben notwendig, erstellt die Lösung automatisch entsprechende Aufgaben und sendet diese auch den verantwortlichen Mitarbeitern automatisch per Workflow zu.
Der Workflow bietet dabei den Beteiligten die zur Bearbeitung notwendigen Werkzeuge und Informationen automatisch an und steuert den Prozessverlauf über die gesamte Bearbeitungsdauer.
So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter bestmöglich durch das System unterstützt die Aufgaben schnell und aufwandsarm digital bewältigen und an Ihrem digitalen Arbeitsplatz abschließend bearbeiten können.
Nach der Prozessbearbeitung werden alle Daten an das führende ERP- bzw. Zahlungssystem übertragen. Positiv geprüfte Rechnungen werden in der Finanzabteilung verbucht und für die Zahlung freigegeben.
Im Falle von abgelehnten Rechnungen kann die Lösung automatisch ein Schreiben an den Lieferanten erzeugen (und elektronisch versenden), welches auf die Rechnung referenziert und die Ablehnung begründet.
Wesentliche Phasen des Input Mangements
Dokumente aufbereiten und nutzen: Input Management und Big Data
Lösungen für das Input Management können auch im Rahmen von Big-Data-Projekten unterstützen. Unstrukturierte Daten werden so mit strukturierten Daten zusammengeführt. Die Input-Management-Lösungen können bspw. Dokumente aus operativen Prozessen analysieren und die Kerninformationen extrahieren.
Ein beispielhafter Anwendungsfall ist die Verbindung von Reklamationen und Kundenstammdaten. Die Dokumente werden klassifiziert und so Daten bspw. dem Kunden, dem Problem und dem Produkt zugeordnet. Zudem können die Werkzeuge aber auch abseits des Tagesgeschäfts gezielt eingesetzt werden, um bestehende unstrukturierte Altinformationen zu analysieren.
Gerade in größeren Unternehmen ist oftmals viel Wissen in den großen Dokumentenbeständen enthalten, welches in seiner unstrukturierten Form aber nicht oder nur mit großem Aufwand ausgewertet, angereichert und weiterverwendet werden kann.
Input Management Werkzeuge und Funktionen
Unterschiedliche Aufgaben können durch Funktionen von Lösungen für Input Management im Rahmen des Gesamtprozesses abgedeckt werden.
Komponente
Beschreibung
Scan-Software
Scan-Software dient der Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Ergebnisse werden als digitale Bildinformationen aufbereitet
Importroutinen für elektronische Informationen
Der Import elektronischer Dokumente und Daten erfolgt über spezielle Schnittstellen. Abhängig von der Art der Routine wird die Übermittlung an das Quellsystem bestätigt.
OCR-Technologie
OCR-Werkzeuge (Optical Character Recognition) wandeln Bildinformationen in maschinell bearbeitbare Zeichen um. Diese sind wiederum Grundlage für automatische Prüf- und Analyseprozesse.
Klassifikationswerkzeuge
Klassifikationsfunktionen kategorisieren Dokumente aufgrund ihres Inhalts und weisen diese den entsprechenden Dokumentenklassen zu.
Extraktionswerkzeuge
Extraktionswerkzeuge lesen auf Basis von vordefinierten Regelsätzen Daten aus Dokumenten aus und legen diese in strukturierter Form ab.
Nachbearbeitungsclients
Konnte das System Dokumente nicht klassifizieren oder die gesuchten Daten nicht extrahieren, werden die elektronischen Abbilder an einen Nachbearbeitungsplatz weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter können dann manuell die Dokumente zuordnen oder die Daten übernehmen.
Matching-Werkzeuge
Zum Vergleich von extrahierten Inhalten und Daten ausführenden Systemen werden Matching-Werkzeuge eingesetzt. So kann bspw. geprüft werden, ob extrahierte Lieferantendaten mit den bereits vorhandenen Stammdaten übereinstimmen. Über diese Schnittstellen können auch Daten ergänzt werden, bspw. Lieferantenstammdaten zu einer ausgelesenen Umsatzsteuer-ID.
Schnittstellen zu Folgesystemen
Die Informationen und Ergebnisse der Prozessbearbeitung werden an Folgesysteme übergeben und von diesen weiterverarbeitet bzw. aufbewahrt.
Workflow-Monitor
Über den Monitor können alle Prozesse und weitere Zusatzinformationen aufgelistet werden. Mittels Recherche- und Filterfunktionen ist auch eine Suche möglich. Es können bspw. nur Prozesse angezeigt werden, die die vorgegebene Bearbeitungsfrist überschritten haben.
Workflow
Workflow-Komponenten sind für die elektronische Prozessbearbeitung und -steuerung zuständig. Auf Basis der Workflow-Modelle können die Lösungen Aufgaben komplett automatisch ausführen oder den Menschen involvieren. Dieser bekommt vom System alle Informationen und Funktionen angeboten, die zur Bearbeitung seiner Aufgabe notwendig sind.
Reporting
Vergangenheitsbezogene Auswertungen lassen sich mit Hilfe von Reporting-Komponenten erstellen. So können diese Tools z. B. die durchschnittliche Prozesslaufzeit in einer definierten Zeitperiode ermitteln.
Komponenten von Input-Management-Systemen
Neue Möglichkeiten durch Input Managements
Der Einsatz einer Input-Management-Lösung ist mit verschiedenen Vorteilen verbunden: Lösungen für Input Management helfen Anwendern auf Ihrem Weg der Umsetzung der Digitalen Transformation im Unternehmen, unterstützen bei der täglichen Arbeit über digitale Arbeitsplätze, helfen bei der Bewältigung vieler Herausforderungen und bieten den Unternehmen und Mitarbeitern dadurch viele Vorteile.
Vorteile des Input Managements
Neben direkten Kostenvorteilen (Vermeidung Kopien, Vermeidung Mahngebühren etc.) bietet die digitale Verarbeitung insbesondere Zeit- und Qualitätsvorteile. Die Prozesse werden transparenter und damit besser steuerbar. Sachbearbeiter können bei Entscheidungen schneller auf die richtigen Informationen zugreifen.
Zudem können Teilschritte automatisiert werden. Ein Beispiel ist die Dunkelverbuchung von Rechnungen, welche keine Abweichungen zu den Bestelldaten haben und wo auch der Wareneingang entsprechend vermerkt ist. Hier wird die Rechnung automatisch vom System direkt beim Eingang des Belegs verbucht.
Darüber hinaus bieten die Systeme eine einfachere Erfüllung von Nachweispflichten. Eingegangene Dokumente und Informationen über den Bearbeitungsprozess hinweg bis hin zu deren Ablage können vom System unter Beachtung von Berechtigungen und geltender Regelungen (u.a. die DSGVO) nachvollzogen werden.
Durch die frühe Digitalisierung und die Ablage in entsprechenden revisionssicheren Archiven nimmt die Sicherheit bereits bei der Bearbeitung zu, da Papiere bspw. nicht mehr auf dem Transport verloren oder Papierordner durch Wasserschäden zerstört werden können.
Positive qualitative Effekte haben die Systeme für das Kunden- und Partnermanagement, da nun Nachfragen schneller beantwortet werden können, bspw. durch einen direkten Zugriff auf Informationen oder direkte Anfrage nach dem Bearbeitungsstand über das System.
Dies führt auch zu einer höheren Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit, da zeitraubende, „dumme“ Aufgaben wie das Suchen oder Kopieren von Schriftstücken entfallen.
Inputmanagement optimiert auch den digitalen Arbeitsplatz Ihrer Finanzabteilung
Die Vorteile für den digitalen Arbeitsplatz liegen auf der Hand und die Lösungen sind verfügbar. Um diese Potenziale für die Finanzabteilung und für das gesamte Unternehmen aber wirklich umsetzen zu können, müssen die Projekte auch angegangen werden. Klare Ziele, definierte Anforderungen und ein strukturiertes Projekt ermöglichen gute Entscheidungen.
Der Wille zur Veränderung Richtung digitalem Arbeitsplatz ist bei jedem Mitarbeiter in Zeiten von COVID-19, dem Neudenken von Homeoffice und Bürozeiten sowie der Digitalen Transformation von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen gegeben – man muss die Werkzeuge einfach entsprechend nutzen!
Denken Sie daran: Die Zeit der Fachmitarbeiter der Finanzabteilung ist viel zu wertvoll, um Rechnungen und Auftragsbestätigungen zu jagen. Starten Sie mit Input Management integriert im digitalen Arbeitsplatz Richtung Zukunft!
Von Dr. Martin Böhn, Sabine Kraus & Michael Schiklang
Auch die Finanzabteilung benötigt einen gezielten Zugriff auf Dokumente. Eingehende Briefe, E-Mails und Rechnungen bei Unternehmen haben oftmals einen direkten Bezug zu Geschäftsprozessen. Eine zeitnahe Klassifikation und Zuordnung der Inhalte zu den entsprechenden Prozessen im Unternehmen trägt zur Optimierung der Abläufe, Zeit- und Kostenersparnis und am Ende zufriedenen Kollegen und Geschäftspartnern bei.
Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, da sonst kein Überblick über vorhandene Informationen oder den Bearbeitungsstand gegeben ist. Gerade die Finanzabteilung arbeitet sehr oft mit anderen Abteilungen (in)direkt zusammen und muss alle wichtigen Inhalte im Zugriff haben: Informationen und Dokumente.
Die erforderlichen Arbeitsschritte im Posteingang sind in Unternehmen zeitintensiv und aufwändig, wenn viele Aufgaben noch manuell durch Mitarbeiter übernommen werden. Die Komplexität wird durch die steigende Zahl von Eingangskanälen für Korrespondenz (bspw. Papier, E-Mail) noch erhöht.
Bei einem digitalen Arbeitsplatz helfen Lösungen für Input Management bei der Bewältigung der Herausforderungen rund um die Verarbeitung der Dokumente. Die verschiedenen Formate (Papier, E-Mail, PDF etc.) und Quellen werden zusammengeführt und mit den strukturierten Informationen der Fachsysteme (bspw. ERP) verbunden.
In diesem Zusammenhang werden Werkzeuge für die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informationen angeboten. Für klassische Szenarien wie die Rechnungseingangsbearbeitung gibt es im Portfolio der Lösungsanbieter bereits vorgefertigte Lösungspakete, welche einen zügigen Projekteinstieg ermöglichen und erprobte Best Practices anbieten.
Herkömmliche manuelle Bearbeitungsprozesse und was es zu beachten gilt
Bei der manuellen Rechnungseingangsbearbeitung werden die kompletten Rechnungsprüfprozesse in der Finanzabteilung, unterstützt durch andere beteiligte Abteilungen, auf Basis des Papierdokuments durchgeführt.
Nicht selten werden digitale Inhalte (bspw. Anhänge von E-Mails) sogar ausgedruckt. Das Papier muss zu diesem Zweck den verschiedenen Prüfern der jeweiligen Bereiche sequenziell per Hauspost zugestellt werden.
Die für die Prüfung notwendigen Informationen (z. B. korrespondierende Bestelldaten und -dokumente) müssen von den jeweiligen Mitarbeitern selbst recherchiert werden. Die Rechnungsinformationen sowie die Prozessergebnisse werden händisch in die ERP- bzw. Zahlsysteme übertragen.
Oft sind diese Abstimmungsprozesse (in und auch zwischen den Abteilungen) sehr zeit- und aufwandsintensiv, bei negativen Prüfergebnissen noch mehr als bei positiven Abläufen. Durch den permanenten Medienbruch zwischen Papier und EDV-Systemen ist eine transparente Prozessüberwachung nur schwer möglich.
Des Weiteren können bspw. bei langer Prozesslaufzeit vereinbarte Skonti oftmals nicht mehr wahrgenommen werden, da die geltende Frist überschritten wurde.
Der Prozess der manuellen Posteingangsbearbeitung ist in vielen Unternehmen sehr aufwändig. Post, die an einen direkten Empfänger / Mitarbeiter gerichtet ist, lässt sich im Standard sehr einfach zur richtigen Stelle im Unternehmen zuordnen und zustellen. Dagegen muss Post, die nur an das Unternehmen adressiert ist, erst inhaltlich analysiert werden.
Abhängig vom Thema (bspw. Auftragsbestätigung, Bestellung, Vertrag) können dann die für die Bearbeitung zuständigen Personen identifiziert und die eingegangenen Informationen zugestellt werden.
Für diese Aufgabe benötigen die Mitarbeiter in der Poststelle fundierte Kenntnisse über die Organisation, Prozesse sowie Zuständigkeiten der einzelnen Bereiche und müssen über alle Änderungen zeitnah informiert werden.
Um die Fehlerquote hierbei möglichst gering zu halten und um den Überblick zu behalten, führen Mitarbeiter der Poststellen nicht selten aufwändige, manuell gepflegte Listen.
Input Management für den Digital Workplace der Finanzabteilung
Spezialsysteme für das Input Management helfen den Unternehmen bei der effizienten Umsetzung der (teil-)automatisierten Post- und Rechnungseingangsbearbeitung im Digital Workplace des Mitarbeiters. Durch die Zusammenführung der Inhalte stehen die erforderlichen Informationen direkt bei der Bearbeitung digital zur Verfügung. Workflows unterstützen die Mitarbeiter zusätzlich, dies erhöht die Effizienz, führt zu Kostenvorteilen und steigert die Nachweisbarkeit.
Falls nicht bereits digital an das Unternehmen übermittelt, werden im Rahmen der Posteingangsbearbeitung die eingehenden Belege (Papierschriftstücke) zu Prozessbeginn sofort digitalisiert und mit Zeichenerkennungstechnologie in eine interpretierbare Form (Volltext) umgewandelt.
Ist auf dem Schriftstück ein direkter Empfänger vermerkt, kann dieser relativ einfach vom System identifiziert werden. Ebenso können die Lösungen digitale Dokumente wie E-Mail-Anhänge analysieren und so Themen und Empfänger zuordnen.
Allgemein an das Unternehmen adressierte Post wird inhaltlich analysiert und vordefinierten Klassen (bspw. Lieferschein, Rechnung, Bestellung) zugeordnet. Zudem lassen sich auch Informationen, welche zur weiteren Bearbeitung notwendig sind (z.B. Name des Geschäftspartners, Geschäftszeichen, Kundennummer) automatisiert auslesen.
Im System ist ein Regelwerk zur Zuordnung von Informationen an den zuständigen Empfänger(kreis) der jeweiligen Geschäftsvorfälle hinterlegt. So könnte eine Regel besagen, dass alle eingehenden Lieferscheine zunächst an die Logistik geleitet werden, die Finanzabteilung aber einen direkten Zugriff darauf erhält. Auftragsbestätigungen oder Lieferantennachweise können an den Einkauf geleitet werden.
Die Zustellung der digitalen Dokumente (mit Anhang) an die betroffenen Abteilungen erfolgt dann komplett elektronisch an den jeweiligen digitalen Arbeitsplatz betroffener Mitarbeiter über entsprechende Workflows.
Bei der Rechnungseingangsbearbeitung werden eingehenden Papierrechnungen sowie deren Anhänge gescannt oder digital übermittelte Rechnungen bspw. aus einem speziellen E-Mail-Postfach übernommen.
Mittels Zeichenerkennungssoftware werden die prozessrelevanten Daten (z.B. Rechnungsnummer, Betrag) automatisch vom System identifiziert und extrahiert. Anschließend prüft das System automatisch die formal geltenden Regeln (z.B. § 14 UstG) und inhaltliche Schlüssigkeit wie bspw. die rechnerische Richtigkeit.
Die prozessrelevanten Daten werden in einem nächsten Prozessschritt mit korrespondierenden Informationen aus führenden Systemen (z. B. Stamm- und Transaktionsdaten aus ERP-Systemen) verglichen und angereichert. Sind Prüfungen und Freigaben notwendig, erstellt die Lösung automatisch entsprechende Aufgaben und sendet diese auch den verantwortlichen Mitarbeitern automatisch per Workflow zu.
Der Workflow bietet dabei den Beteiligten die zur Bearbeitung notwendigen Werkzeuge und Informationen automatisch an und steuert den Prozessverlauf über die gesamte Bearbeitungsdauer.
So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter bestmöglich durch das System unterstützt die Aufgaben schnell und aufwandsarm digital bewältigen und an Ihrem digitalen Arbeitsplatz abschließend bearbeiten können.
Nach der Prozessbearbeitung werden alle Daten an das führende ERP- bzw. Zahlungssystem übertragen. Positiv geprüfte Rechnungen werden in der Finanzabteilung verbucht und für die Zahlung freigegeben.
Im Falle von abgelehnten Rechnungen kann die Lösung automatisch ein Schreiben an den Lieferanten erzeugen (und elektronisch versenden), welches auf die Rechnung referenziert und die Ablehnung begründet.
Wesentliche Phasen des Input Mangements
Dokumente aufbereiten und nutzen: Input Management und Big Data
Lösungen für das Input Management können auch im Rahmen von Big-Data-Projekten unterstützen. Unstrukturierte Daten werden so mit strukturierten Daten zusammengeführt. Die Input-Management-Lösungen können bspw. Dokumente aus operativen Prozessen analysieren und die Kerninformationen extrahieren.
Ein beispielhafter Anwendungsfall ist die Verbindung von Reklamationen und Kundenstammdaten. Die Dokumente werden klassifiziert und so Daten bspw. dem Kunden, dem Problem und dem Produkt zugeordnet. Zudem können die Werkzeuge aber auch abseits des Tagesgeschäfts gezielt eingesetzt werden, um bestehende unstrukturierte Altinformationen zu analysieren.
Gerade in größeren Unternehmen ist oftmals viel Wissen in den großen Dokumentenbeständen enthalten, welches in seiner unstrukturierten Form aber nicht oder nur mit großem Aufwand ausgewertet, angereichert und weiterverwendet werden kann.
Input Management Werkzeuge und Funktionen
Unterschiedliche Aufgaben können durch Funktionen von Lösungen für Input Management im Rahmen des Gesamtprozesses abgedeckt werden.
Komponente
Beschreibung
Scan-Software
Scan-Software dient der Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Ergebnisse werden als digitale Bildinformationen aufbereitet
Importroutinen für elektronische Informationen
Der Import elektronischer Dokumente und Daten erfolgt über spezielle Schnittstellen. Abhängig von der Art der Routine wird die Übermittlung an das Quellsystem bestätigt.
OCR-Technologie
OCR-Werkzeuge (Optical Character Recognition) wandeln Bildinformationen in maschinell bearbeitbare Zeichen um. Diese sind wiederum Grundlage für automatische Prüf- und Analyseprozesse.
Klassifikationswerkzeuge
Klassifikationsfunktionen kategorisieren Dokumente aufgrund ihres Inhalts und weisen diese den entsprechenden Dokumentenklassen zu.
Extraktionswerkzeuge
Extraktionswerkzeuge lesen auf Basis von vordefinierten Regelsätzen Daten aus Dokumenten aus und legen diese in strukturierter Form ab.
Nachbearbeitungsclients
Konnte das System Dokumente nicht klassifizieren oder die gesuchten Daten nicht extrahieren, werden die elektronischen Abbilder an einen Nachbearbeitungsplatz weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter können dann manuell die Dokumente zuordnen oder die Daten übernehmen.
Matching-Werkzeuge
Zum Vergleich von extrahierten Inhalten und Daten ausführenden Systemen werden Matching-Werkzeuge eingesetzt. So kann bspw. geprüft werden, ob extrahierte Lieferantendaten mit den bereits vorhandenen Stammdaten übereinstimmen. Über diese Schnittstellen können auch Daten ergänzt werden, bspw. Lieferantenstammdaten zu einer ausgelesenen Umsatzsteuer-ID.
Schnittstellen zu Folgesystemen
Die Informationen und Ergebnisse der Prozessbearbeitung werden an Folgesysteme übergeben und von diesen weiterverarbeitet bzw. aufbewahrt.
Workflow-Monitor
Über den Monitor können alle Prozesse und weitere Zusatzinformationen aufgelistet werden. Mittels Recherche- und Filterfunktionen ist auch eine Suche möglich. Es können bspw. nur Prozesse angezeigt werden, die die vorgegebene Bearbeitungsfrist überschritten haben.
Workflow
Workflow-Komponenten sind für die elektronische Prozessbearbeitung und -steuerung zuständig. Auf Basis der Workflow-Modelle können die Lösungen Aufgaben komplett automatisch ausführen oder den Menschen involvieren. Dieser bekommt vom System alle Informationen und Funktionen angeboten, die zur Bearbeitung seiner Aufgabe notwendig sind.
Reporting
Vergangenheitsbezogene Auswertungen lassen sich mit Hilfe von Reporting-Komponenten erstellen. So können diese Tools z. B. die durchschnittliche Prozesslaufzeit in einer definierten Zeitperiode ermitteln.
Komponenten von Input-Management-Systemen
Neue Möglichkeiten durch Input Managements
Der Einsatz einer Input-Management-Lösung ist mit verschiedenen Vorteilen verbunden: Lösungen für Input Management helfen Anwendern auf Ihrem Weg der Umsetzung der Digitalen Transformation im Unternehmen, unterstützen bei der täglichen Arbeit über digitale Arbeitsplätze, helfen bei der Bewältigung vieler Herausforderungen und bieten den Unternehmen und Mitarbeitern dadurch viele Vorteile.
Vorteile des Input Managements
Neben direkten Kostenvorteilen (Vermeidung Kopien, Vermeidung Mahngebühren etc.) bietet die digitale Verarbeitung insbesondere Zeit- und Qualitätsvorteile. Die Prozesse werden transparenter und damit besser steuerbar. Sachbearbeiter können bei Entscheidungen schneller auf die richtigen Informationen zugreifen.
Zudem können Teilschritte automatisiert werden. Ein Beispiel ist die Dunkelverbuchung von Rechnungen, welche keine Abweichungen zu den Bestelldaten haben und wo auch der Wareneingang entsprechend vermerkt ist. Hier wird die Rechnung automatisch vom System direkt beim Eingang des Belegs verbucht.
Darüber hinaus bieten die Systeme eine einfachere Erfüllung von Nachweispflichten. Eingegangene Dokumente und Informationen über den Bearbeitungsprozess hinweg bis hin zu deren Ablage können vom System unter Beachtung von Berechtigungen und geltender Regelungen (u.a. die DSGVO) nachvollzogen werden.
Durch die frühe Digitalisierung und die Ablage in entsprechenden revisionssicheren Archiven nimmt die Sicherheit bereits bei der Bearbeitung zu, da Papiere bspw. nicht mehr auf dem Transport verloren oder Papierordner durch Wasserschäden zerstört werden können.
Positive qualitative Effekte haben die Systeme für das Kunden- und Partnermanagement, da nun Nachfragen schneller beantwortet werden können, bspw. durch einen direkten Zugriff auf Informationen oder direkte Anfrage nach dem Bearbeitungsstand über das System.
Dies führt auch zu einer höheren Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit, da zeitraubende, „dumme“ Aufgaben wie das Suchen oder Kopieren von Schriftstücken entfallen.
Inputmanagement optimiert auch den digitalen Arbeitsplatz Ihrer Finanzabteilung
Die Vorteile für den digitalen Arbeitsplatz liegen auf der Hand und die Lösungen sind verfügbar. Um diese Potenziale für die Finanzabteilung und für das gesamte Unternehmen aber wirklich umsetzen zu können, müssen die Projekte auch angegangen werden. Klare Ziele, definierte Anforderungen und ein strukturiertes Projekt ermöglichen gute Entscheidungen.
Der Wille zur Veränderung Richtung digitalem Arbeitsplatz ist bei jedem Mitarbeiter in Zeiten von COVID-19, dem Neudenken von Homeoffice und Bürozeiten sowie der Digitalen Transformation von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen gegeben – man muss die Werkzeuge einfach entsprechend nutzen!
Denken Sie daran: Die Zeit der Fachmitarbeiter der Finanzabteilung ist viel zu wertvoll, um Rechnungen und Auftragsbestätigungen zu jagen. Starten Sie mit Input Management integriert im digitalen Arbeitsplatz Richtung Zukunft!
Für Unternehmen ist eine gute Kommunikation mit den Kunden ein wichtiger Erfolgsfaktor. Schwächen in diesen Bereich können schlimmstenfalls dazu führen, dass Kunden die Geschäftsbeziehung beenden und zur Konkurrenz abwandern.
Viele Entscheider sehen sich in diesem Zusammenhang mit der Herausforderung konfrontiert, dass moderne Kunden relativ hohe Anforderungen an die Kommunikation stellen. Es ist dabei essentiell wichtig, dass Unternehmen schnell und flexibel auf Kundennachrichten reagieren. Die Bereitschaft lange auf Antworten zu warten oder qualitativ unzureichende Informationen zu erhalten ist in den seltensten Fällen gegeben. Die Kunden wollen frei den bevorzugten Kommunikationskanal wählen können. Insofern müssen die Unternehmen neben klassischen Kanälen wie Papier, Telefon, SMS, Fax und E-Mail auch Social Media, Chats sowie die Kommunikation über Apps für mobile Endgeräte unterstützen. Während der Kommunikation muss auch stets der Wechsel des Kanals möglich sein, ohne dass hierbei Informationen verloren gehen. Dabei ist es eine Kernanforderung, dass auch bei längeren Prozessen nicht jedes Mal der Sachverhalt neu erklärt werden muss. Die Kunden erwarten, dass ihre Ansprechpartner stets wissen was in der Vergangenheit passiert ist und ihnen so gezielt helfen können.
Abbildung: Herausforderung Multi-Channel-Kommunikation: Schnell erkennen, verarbeiten – und daraus lernen
Neben der gesteigerten Kundenbindung bietet eine effiziente Kommunikation aber noch weitere Vorteile für die Unternehmen. Aus den ausgetauschten Informationen können die Unternehmen wichtige Rückschlüsse ziehen und lernen, wie die Bedürfnisse der Kunden sind bzw. sich entwickeln. Der Kunde kann so noch gezielter angesprochen werden und es lassen sich gezielt ausgerichtete Angebote unterbreiten.
Moderne Systeme für Input Management können den Unternehmen maßgeblich bei der Verbesserung der Kundenkommunikation helfen. Sie erfassen Informationen aus verschiedenen Eingangskanälen und führen sie zusammen, um so eine Multi-Channel-Strategie zu realisieren. Mittels der Klassifikationskomponente können die Nachrichten analysiert und der Inhalt identifiziert werden. Extraktionskomponenten können zudem die geschäftsrelevanten Informationen aus den Dokumenten auslesen.
Auf dieser Basis lässt sich eine verzögerungsfreie Bearbeitung realisieren. Beispielsweise könnten bei einer Bestellung die Stammdaten des Kunden sowie die Bestellpositionen inklusive Preise etc. ausgelesen werden. Die Systeme für Input Management übergeben die erhobenen Informationen an die jeweiligen Folgesysteme (z. B. ERP-, CRM- oder ECM-Systeme).
Die weitere Verarbeitung und Nutzung der Informationen kann manuell oder automatisch erfolgen. Informationen können per Workflow an die richtigen Sachbearbeiter zugestellt werden, welche dann die eigentliche Bearbeitung vornehmen. Für stark strukturierte Aufgabenstellungen kann eine automatische Verarbeitung durch die Folgesysteme erfolgen. So könnte bei eingehenden Bestellungen automatisch ein interner Auftrag im ERP-System ausgelöst werden.
