Immer öfter erreichen uns Kundenanfragen hinsichtlich des Vorhabens des Bundesfinanzministeriums (BMF) im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 das Ausstellen und den Empfang von E-Rechnungen verbindlich vorzuschreiben.
Herzlich willkommen zur neuen Folge unseres Podcasts „Digital Workplace Untold“! Heute dreht sich alles um Posteingang Projekte und Mail Room Solutions. Ich bin Elena Hogenes und bin heute gemeinsam mit Michael Schiklang, Analyst bei Digital Workplace by BARC, am Mikrofon.
In dieser Episode tauchen wir tief in die Welt der automatisierten Postbearbeitung ein. Wir erklären, wie moderne Systeme die Eingangspost digitalisieren, analysieren und effizient an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten. Michael erläutert, wie der Prozess von der Digitalisierung über das Auslesen von Metadaten bis hin zur automatischen Weiterleitung funktioniert und welche Werkzeuge für die Umsetzung benötigt werden. Außerdem besprechen wir, wie solche Projekte individuell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten werden und welche Vorteile sie bieten, wie schnellere Prozessstarts, kürzere Durchlaufzeiten und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit.
Wir gehen auch auf die häufigsten Missverständnisse ein, zum Beispiel die Sorge, dass Automatisierung Arbeitsplätze kosten könnte. Stattdessen zeigen wir auf, wie sich die Aufgaben in den Postabteilungen verändern und neue Möglichkeiten der Digitalisierung und Prozessoptimierung eröffnen.
Hören Sie rein und erfahren Sie, wie Posteingangsprojekte Ihre Arbeitsabläufe revolutionieren können!
Im Podcast „Digital Workplace Untold“ geht es um Posteingangsprojekte, die darauf abzielen, den Posteingang effizienter zu gestalten. Michael Schiklang, der als Analyst bei Digital Workplace tätig ist, erklärt, dass der Schwerpunkt solcher Projekte darauf liegt, Eingangspost automatisiert zu erfassen und sie an die richtigen Mitarbeitenden oder Prozesse weiterzuleiten.
Der Prozess beginnt in der Regel mit dem Scannen von Papierpost, um diese zu digitalisieren. Anschließend erfolgt eine OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition), um den Text aus dem gescannten Bild zu extrahieren. Danach wird versucht, den Inhalt der Post zu analysieren, indem die Dokumente in Klassen wie Rechnungen, Bestellungen oder Bewerbungen eingeteilt werden. Auf Grundlage dieser Klassifizierung wird die Post dann automatisiert an die zuständigen Abteilungen oder Personen weitergeleitet.
Ein zentrales Element in der Posteingangsbearbeitung ist die Freiformerkennung, die es ermöglicht, Dokumente unabhängig vom Layout zu erkennen und zu klassifizieren. Diese Prozesse werden so gestaltet, dass sie auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner bestehenden Systeme abgestimmt sind.
Ein weiteres Thema im Podcast ist die Frage, ob durch die Automatisierung Arbeitskräfte ersetzt werden. Schiklang betont, dass dies selten der Fall ist, da weiterhin Personal benötigt wird, um den Posteingang zu verwalten und bei Ausnahmen manuell einzugreifen.
Der Podcast zeigt, wie wichtig ein gut organisierter und automatisierter Posteingang für die Effizienz und den Service eines Unternehmens ist. Die Projekte werden in der Regel schrittweise eingeführt, um die Komplexität zu bewältigen und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Immer öfter erreichen uns Kundenanfragen hinsichtlich des Vorhabens des Bundesfinanzministeriums (BMF) im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 das Ausstellen und den Empfang von E-Rechnungen verbindlich vorzuschreiben.
Verteilung der Eingangspost durch Kollegen persönlich. Zeitaufwändiges, manuelles Erfassen von Rechnungen. Der Großteil der Abläufe ist noch stark papierbasiert.
Manuelle, papierbasierte Abläufe bremsen Unternehmen aus
Relevante Eingangspost und Rechnungen gehen über viele verschiedene Kanäle ein und müssen zu unterschiedlichen Adressaten. Viele Organisationen stehen damit vor der Herausforderung, die Informationen schnell, sicher und nachweisbar zu erfassen und zu verteilen und die Verarbeitung zu unterstützen. Oft wird Papier bereits an einer Stelle gescannt, aber an anderen wieder ausgedruckt. Relevante Informationen von Rechnungen müssen manuell in Fachsysteme übertragen werden. Zeitaufwändige und intransparente Prozesse verzögern die Bearbeitung. Das alles führt zu großer Frustration bei den beteiligten Mitarbeitern.
DAS IDEAL
Potentiale durch schnelle automatische Zuteilung der eingehenden Post sowie automatische Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen heben.
Enorme Potentiale
Schnelles Erfassen, Klassifizieren und Nutzen von Informationen durch intelligente Erkennung und Verteilung: Input Management hat das Ziel, wesentliche Informationen aus Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Anfragen etc.) auszulesen und bei der Nutzung dieser Inhalte in den entsprechenden Geschäftsprozessen zu unterstützen. Die Lösungen für Input Management helfen bei vielen Anwendungsfällen und bieten enorme Potentiale für die Unternehmen.
Input-Management-Systeme helfen bei der Automatisierung von Prozessen. Die Werkzeuge können Dokumente inhaltlich klassifizieren und gezielt Informationen aus unstrukturierten Inhalten auslesen. Die so gewonnenen Daten stoßen Geschäftsprozesse an, Workflows helfen bei der teilautomatisierten Abarbeitung. Die bekanntesten Anwendungsfälle sind die automatische Rechnungseingangsbearbeitung und die automatische Posteingangsbearbeitung, jedoch lassen sich auch andere Szenarien abbilden. Die Systeme helfen bei der Reduzierung des manuellen Aufwands und bei der Beschleunigung der Geschäftsprozesse, zudem erhöhen sie die Transparenz sowie die Qualität der Bearbeitungsvorgänge. Die Einhaltung von Fristen und die gezielte Auskunftsfähigkeit werden unterstützt.
Vorsicht bei Markt- & Lösungsauswahl
Der Markt für Input Management ist sehr intransparent, da verschiedene Spezialanbieter existieren, die sich gegenseitig ergänzen. Oftmals ist es unklar, welche Teillösungen in einer Suite enthalten sind. Zudem ist es für potenzielle Kunden oft nur schwer ersichtlich, welche Werkzeuge die eigenen Anforderungen abdecken und sich in die vorhandene Infrastruktur einbinden lassen. Ohne eine umfassende Strategie bleiben die Einsatzmöglichkeiten oft eingeschränkt, eine Anpassung der Lösung an neue Anforderungen ist kaum möglich. Hier unterstützen Sie erfahrene BARC-Experten kompetent und unabhängig.
Wie wir Ihnen helfen
BARC Digital Workplace bietet eine große Palette an Beratungsleistungen, Research, Events und Content rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP.Unsere erfahrenen Analyst:innen begleiten täglich Projekte in Unternehmen und stehen Ihnen bei allen Fragen rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP beratend zur Seite. In vertraulichen Expertenworkshops, Coachings oder Inhouse-Beratungen verwandeln wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in zukunftssichere Entscheidungen. Unsere Projektunterstützung deckt alle Stufen des erfolgreichen Einsatzes von Software ab.Auf unseren Events können Sie Keynotes führender Experten sowie Softwaresysteme im Einsatz erleben und sich mit Gleichgesinnten austauschen und vernetzen. BARC Research in Form von neutralen Produktbewertungen, Anwenderbefragungen und Marktanalysen beleuchtet den Markt detailliert.BARC Content in Form von Blogs, Guides, Technology Maps, Infografiken, Podcasts und weiteren Formaten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Laufenden zum aktuellen Marktgeschehen sowie technologischen und methodischen Trends zu bleiben.Schauen Sie sich unsere verwandten Angebote an oder nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Hilfreiche Inhalte
BARC Guide Digital Workplace
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So gelingt der Digital Workplace
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BARC Basic Input Management
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Was andere über uns sagen
Lesen Sie in unseren Customer Success Stories, wie wir unseren Kunden helfen, ihre Ziele zu erreichen.
Das Webinar hat uns sehr weitergeholfen, da wir gerade aktiv an unserem Workflow im Bezug auf die Rechnungen arbeiten. Die Referenten und die Darstellung des Ablaufs war sehe hilfreich.
Marion WitzingerBereich Digitalbuchhaltung / operative Personalarbeit, HARTZ REGEHR GmbH
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Das Webinar hat mir gut gefallen. Wir von der EEW sind gerade dabei, unsere Arbeitswelt neu zu denken und umzugestalten. In dem Webinar habe ich eine Reihe von Hinweisen bekommen, die bei so einem Projekt zu beachten sind. Dafür bin ich sehr dankbar.
Dr. Gerhard LüdekerIT Management, EEW Energy from Waste GmbH
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Mir gefällt die Webinar Reihe „Digital Workplace Experience" sehr gut, vor allem die Länge und die praxisnahe und sympathische Vermittlung der Inhalte. Gut finde ich auch, dass ich mir das Webinar im Nachgang noch einmal ansehen kann. Die Themen sind sehr aktuell und durch die interaktive Gestaltung der Webinare wird deutlich, dass im Grunde alle dieselben Themen bewegen. Das ist spannend.
Sonja FuchsPersonal und Organisationsentwicklung, Handwerkskammer Ulm
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Die Zusammenarbeit mit BARC, insbesondere mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermöglichte uns, ein zukunftssicheres und auf unsere Stiftung und unsere Aufgaben abgestimmtes System auszuwählen und in das Tagesgeschäft einzubinden. Während der immer offenen und konstruktiven Unterstützungsphase wurden auch wichtige organisatorische Themen beleuchtet und umgesetzt. Das Projekt, angefangen beim Auswahlverfahren bis hin zur Implementierung konnte in knappen 26 Monaten realisiert werden. Wir konnten auch über das System für Dokumentenmanagement hinaus wichtige Erkenntnisse aus der Begleitung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewinnen und werden bei den weiteren Projektphasen sehr gerne auf deren bewährte Mithilfe zurückgreifen.
Alexander WittmannProjektleiter, Evangelische Stiftung Pflege Schönau
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Herr Böhn und Frau Kraus, sowie punktuell beigezogene Fachspezialisten von BARC, haben uns während des gesamten Prozesses sehr kompetent und partnerschaftlich begleitet. Sie haben die vielen Informationen und komplexen Gesamtzusammenhänge professionell aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dies mündete in konkreten Handlungsempfehlungen welche wichtige Entscheidungsgrundlagen für die weitere Evaluation darstellen.
Andrej ValentiCFO, Biomed
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Wir sind mit der Zusammenarbeit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrieden. Wir schätzten bei der Erstellung des Aktenplans die schnelle und effiziente Vorgehensweise und konnten inhaltlich und organisatorisch von dem Erfahrungsschatz profitieren. Unser Projektteam wurde von BARC effizient und strukturiert unterstützt. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit ihnen in den weiteren Projektphasen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.
Projektteam des Landeskirchenrats der Evangelischen Kirche der PfalzProjektteam, Landeskirchenrat der Evangelischen Kirche der Pfalz
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BARC zeichnet eine hervorragende Markt- und Fachkenntnis im Bereich ECM aus. Die Projektmanagement-Fähigkeiten des Analystenhauses sind darüber hinaus sehr gut.
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Wie setzen Sie Input Management um? Werden Ihre Mitarbeiter und Kollegen bereits bei deren täglicher Arbeit bestmöglich durch die Systeme bei der Bearbeitung eingehender Informationen unterstützt?
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Tipps für erfolgreiche Projekte im Umfeld des Invoicing / der automatischen Rechnungseingangsbearbeitung
Die Checkliste umfasst
wichtige Aspekte bei der Analyse und Konzeption
Themen für zukunftssichere Lösungen
Software ist nicht alles – die Wahl des richtigen Partners
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Es scheint, als sei uns ein Fehler unterlaufen. Dafür entschuldigen wir uns. Bitte wenden Sie sich an digitalworkplace@barc.de und schildern Sie Ihr Problem genauestens, wenn möglich mit Screenshots. Wir kümmern uns schnellstmöglich um die Lösung. Versprochen!
Immer öfter erreichen uns Kundenanfragen hinsichtlich des Vorhabens des Bundesfinanzministeriums (BMF) im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 das Ausstellen und den Empfang von E-Rechnungen verbindlich vorzuschreiben.
Der Spesenprozess: Unterschätzer Aufwandstreiber in vielen Unternehmen
Viele Unternehmen setzen ihren Spesenprozess in weiten Teilen noch ohne Systemunterstützung manuell auf Basis von Papier um. Die Mitarbeiter sammeln zu diesem Zweck die Quittungen ihrer Auslagen, notieren sich abrechnungsrelevante Zeiten wie Verpflegungsmehraufwände und protokollieren Fahrten mit dem eigenen PKW selbstständig.
Am Ende einer Abrechnungsperiode, bei den meisten Unternehmen am Monatsende, erstellen die Mitarbeiter auf Basis von Vorlagen eine Gesamtabrechnung, heften die entsprechenden Belege an und übergeben die Unterlagen den verantwortlichen Kollegen.
Der genaue Verarbeitungsprozess und die Verantwortlichkeiten können dabei unternehmensindividuell variieren. Die Spesenabrechnungen müssen von den Vorgesetzten und/oder Kostenstellenverantwortlichen inhaltlich geprüft und anschließend im Finanzbereich gebucht sowie ausgezahlt werden. Erfolgt die Auszahlung über die monatliche Lohnabrechnung, ist der Personalbereich auch involviert.
Der manuelle Prozess ist dabei häufig sehr aufwändig – so erfolgt die Weiterleitung der relevanten Informationen von einem Bearbeiter zum nächsten nicht selten per Hauspost. Die prozessrelevanten Informationen werden häufig erst ganz am Ende des Prozesses in die führenden Systeme übernommen.
Die Folge ist, dass erst sehr spät Transparenz über die anfallenden Verbindlichkeiten besteht. Zudem ist die Arbeitsbelastung am Ende der Abrechnungsperiode für alle Beteiligten sehr hoch: Die Antragsteller müssen alle Informationen sammeln und die Abrechnung erstellen, die Prüfer alle Anträge kontrollieren und die Mitarbeiter aus dem Finanzbereich alle Vorfälle korrekt verbuchen.
Die Systemunterstützung ist dabei häufig gering, weswegen die Aufwände für alle Beteiligten meist sehr hoch sind. Verzögerungen im Prozess, die auch eine späte Auszahlung zur Folge haben, frustrieren die Mitarbeiter und sorgen nicht selten dafür, dass diese zukünftig Vorbehalte gegen die Zahlung mit eigenen Mitteln haben.
Durch Systemunterstützung profitieren
Moderne Systeme helfen bei der Verwaltung der notwendigen Informationen, bei der Erstellung der Abrechnungen, bei der Prüfung und bereiten Buchungsvorschläge vor, welche sich an die führenden Systeme übergeben lassen.
Die Lösungen setzen dabei konsequent auf die digitale Datenhaltung sowie die digitale Prozessbearbeitung und folgen damit derselben Philosophie wie der Digital Workplace.
So werden Quittungen von den Mitarbeitern direkt beim Anfallen per Smartphone oder Scanner digitalisiert und ins System übertragen. Elektronische Belege (z. B. digitale Zugtickets) können direkt in das System importiert werden. Zu jedem Beleg können die Mitarbeitern weitere Zusatzinformationen (z. B. Name des Kunden oder des Events) einreichen.
Die Systeme lesen automatisch den Lieferanten sowie die Beträge aus und übertragen diese als strukturierte Informationen in das System. Zudem versuchen sie die Art der Spesen auf Basis der Lieferanteninformationen oder abgerechneten Produkte zu kategorisieren.
Beleglose Spesen, wie Tagesgeldpauschalen, werden direkt über die Frontends der Lösungen erfasst. Hierbei müssen die Mitarbeiter lediglich die Zeiten und den Arbeitsort erfassen, die Lösungen berechnen die auszuzahlenden Beträge automatisch. Gleiches gilt für Kilometerpauschalen für Fahrten mit dem privaten PKW – lediglich die Strecke muss erfasst werden, die weitere Bearbeitung und Berechnung übernimmt das System.
Spesenprüfungen können automatisch über Regeln oder manuell über die Verantwortlichen erfolgen. Regeln für die Freigaben enthalten beispielsweise Informationen, welche Mitarbeiterrollen welche Spesenarten grundsätzlich einreichen dürfen, bis zu welcher Betragsgrenze eine automatische Freigabe erfolgen soll und wie hoch das grundsätzliche Budget in eine vordefinierten Zeitperiode ist.
So könnten die Regeln besagen, dass ein Vertriebsaußendienstmitarbeiter grundsätzlich Hotelrechnungen abrechnen darf, ein Quartalsbudget von 3.000 Euro für Hotelrechnungen hat und dass das System Übernachtungen von bis zu 100 Euro pro Nacht automatisch freigeben soll. Ist der Preis pro Nacht höher oder hat der Mitarbeiter das Gesamtbudget von 3.000 Euro in einem Quartal überschritten, muss sein Vorgesetzter eine manuelle Genehmigung vornehmen.
Bei der manuellen Freigabe bekommen die für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter die Spesen zur Freigabe zugestellt. Die Systeme zeigen die angefallenen Ausgaben sowie Belege und zugehörige Metadaten (Datum, Kunde, Spesenart) an. Die Freigabe kann einfach per Mausklick erfolgen, bei Ablehnungen muss bei den meisten Systemen der Ablehnungsgrund vermerkt werden.
Manche Lösungen lassen sich auch mit digitalen Buchungsportalen im Internet (z. B. für Übernachtungen, Mietwagen, Flüge, Bahnfahrten) verbinden. Die Lösungen können bei der Buchung wichtige Hinweise geben und die anfallenden Buchungsbelege sowie Abrechnungen direkt in das eigene System importieren und automatisiert erschließen.
Zudem bieten manche Anbieter auch Module für die Reiseplanung an: Das bedeutet, dass Mitarbeiter vor Reiseantritt die Reise planen und auf Konformität gegenüber den internen Richtlinien prüfen lassen können. Zudem lässt sich schon der Reisebuchung die Freigabe der Vorgesetzten einholen.
Am Ende einer Abrechnungsperiode erstellt das System aus den eingereichten und freigegeben Spesen einen Buchungsvorschlag, welcher automatisch an das führende Zahlsystem zur Verbuchung und Auszahlung übermittelt werden kann. Eine Übersicht aller Spesen und der damit verbundenen Prüfungen haben die Mitarbeiter ohnehin permanent im Zugriff. Das oft mühsame Erstellen des eigentlichen Dokuments für die Spesenabrechnung entfällt somit ganz.
Frühe Digitalisierung als Basis für hohe Transparenz
Die Philosophie von Lösungen für Spesenabrechnungen sieht vor, dass umgehend alle Informationen digital erfasst werden sollen – unabhängig davon, ob ein (Papier-)beleg zu Grunde liegt oder ob es sich um eine beleglose Ausgabe handelt.
Die frühe Erfassung sorgt dafür, dass für alle Seiten die größtmögliche Transparenz geschaffen wird. Die Mitarbeiter haben stets einen Überblick über alle Spesen und können die Anzeige auf Basis der erhobenen Metadaten filtern und gezielt nach einzelnen Auslagen suchen. Zudem ist ersichtlich, welche Positionen schon freigegeben wurden und wie hoch der Gesamtbetrag in einer Abrechnungsperiode ist.
Im Gegensatz zum nicht systemgestützten Prozess müssen die Mitarbeiter auch keine Angst haben, Belege zu verlieren oder zu vergessen: Nach der Erfassung im System werden diese sicher archiviert und automatisch der Gesamtabrechnung zugeführt.
Auch die Unternehmen können von einer gesteigerten Transparenz profitieren: Die Buchhalter können jederzeit sehen, welche Belege eingereicht wurden und wie hoch die voraussichtlichen Verbindlichkeiten insgesamt sind.
Natürlich wird nicht automatisch jeder eingereichte Beleg auch positiv geprüft und dann ausgezahlt – über die Summe aller Belege lassen sich aber relativ zuverlässig verlässliche Prognosen über die Auszahlungsbeträge treffen.
Zudem können im Rahmen des Reportings wichtige Informationen abgeleitet werden: Beispielsweise kann ermittelt werden, wie hoch die durchschnittlichen monatlichen Spesenbeträge waren, welche Spesenarten welchen Anteil an den Gesamtkosten haben (z. B. Hotelkosten 20 %, Bahnkosten 24 % Geschäftsessen 10 % usw.), wie hoch die durchschnittlichen Ausgaben pro Mitarbeiterrolle (Vertriebsaußendienst, Monteur etc.) waren und welche regionalen Unterschiede es gibt (z. B. Mitarbeiter aus Berlin haben 10 % weniger Spesenausgaben als Mitarbeiter aus München).
Im Rahmen von Drill-Downs kann die Analyse beispielsweise auch Informationen auf Lieferantenebene liefern, wodurch sich auch konkrete Verbesserungspotentiale ableiten lassen. Um dies mit einem Beispiel zu verdeutlichen: Ist ein Ergebnis der Analyse, dass bestimmte Hotelketten besonders häufig gebucht werden, können die Einkäufer die Zahlen nutzen, um mit besagten Ketten bessere Konditionen zu verhandeln.
Vorteile der digitalen Spesenabrechnung
Die Systeme bieten viele Vorteile, welche in folgender Abbildung dargestellt sind:
Digitale Spesenabrechnung in der digitalen Arbeitswelt
Die Spesenabrechnung ohne Systemunterstützung ist in vielen Unternehmen ein sehr aufwändiger Prozess, der viele Kosten und zum Teil viel Frust bei den Beteiligten verursacht.
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen wird in den meisten Unternehmen schon seit vielen Jahren als aufwändiger und wichtiger Prozess betrachtet, der softwareseitig möglichst gut unterstützt werden soll. Der Spesenabrechnung dagegen wird nur selten die notwendige Aufmerksamkeit zuteil, obwohl die digitale und systemgestützte Umsetzung hohe Potentiale für die Unternehmen bietet.
Da moderne Lösungen für die digitale Spesenabrechnungen der grundlegenden Philosophie des Digital Workplace folgen, können diese schnell und einfach ein integraler Bestandteil von diesem werden. Moderne Unternehmen, die die Zeichen der Zeit erkannt haben und deswegen ihre Digitalisierung mit modernen Ansätzen wie dem Digital Workplace vorantreiben, sollten unbedingt auch die Möglichkeiten nutzen, welche von Lösungen für die digitale Spesenabrechnung geboten werden.
Auch hier kann man „beim Bezahlen sparen“ – Geld, Zeit und Mitarbeiternerven.