Skip to main content
Digital Workplace

Der Digi­tal Work­place in Finanz­ab­tei­lun­gen

6. April 2021

Von Dr. Mar­tin Böhn & Sabi­ne Kraus

Zu viel Zeit ver­brin­gen Mit­ar­bei­ter täg­lich mit dem Suchen. Infor­ma­tio­nen zu Doku­men­ten und Pro­zes­sen sind nur schwer oder über­haupt nicht im Zugriff. Der digi­ta­le Arbeits­platz bzw. der Digi­tal Work­place kann in Finanz­ab­tei­lun­gen Fach­sys­te­me wie ERP-Anwen­dun­gen mit ECM-Sys­te­men ver­bin­den. Somit kön­nen Sie Infor­ma­tio­nen schnel­ler und bes­ser nut­zen.

Infor­ma­tio­nen im rich­ti­gen Kon­text bereit­zu­stel­len und direkt in den Geschäfts­pro­zes­sen nut­zen kön­nen, umfasst mehr als nur das Manage­ment von Daten. Wesent­li­che Inhal­te sind auch in den zuge­hö­ri­gen Doku­men­ten ent­hal­ten. Hier setzt Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) als Teil eines Digi­tal Work­place im Bereich Finan­zen und Con­trol­ling an. Damit wer­den Infor­ma­tio­nen wie wich­ti­ge Ver­trä­ge und Bele­ge nicht nur struk­tu­riert ver­wal­tet, son­dern auch die Nut­zung durch dire­k­te Bereit­stel­lung und eine Ver­knüp­fung mit den Geschäfts­pro­zes­sen unter­stützt.

Digi­ta­li­sie­rung des Finanz­be­reichs = Direk­ter Infor­ma­ti­ons­zu­griff

Wie wich­tig es ist, im Digi­tal Work­place von Finanz­ab­tei­lun­gen Infor­ma­tio­nen direkt ver­füg­bar zu machen

Der Wan­del in den Arbeits­wei­sen und der Nut­zung von Soft­ware zeigt sich in einer gestie­ge­nen Anspruchs­hal­tung von Nut­zern in Unter­neh­men. Schnell, über­all, sicher und in bedarfs­ge­rech­ter Form sol­len Infor­ma­tio­nen und Doku­men­te am bes­ten über einen auf die Bedürf­nis­se des jewei­li­gen Mit­ar­bei­ters (oder der Abtei­lung) aus­ge­leg­ten digi­ta­len Arbeits­platz bereit­ge­stellt, bear­bei­tet und wei­ter­ge­lei­tet wer­den kön­nen.

Auch gera­de im Bereich Finan­zen und Con­trol­ling ist die Ver­bin­dung der ver­schie­de­nen Infor­ma­ti­ons­ar­ten wich­tig. Daten aus Fach­sys­te­men und Aus­wer­tun­gen müs­sen mit Doku­men­ten und Pro­zes­sen ver­knüpft und gemein­sam genutzt wer­den kön­nen. Zudem ist die Unter­stüt­zung über­grei­fen­der Pro­zes­se wie bspw. der Rech­nungs­be­ar­bei­tung sicher­zu­stel­len. Um die­sen Anfor­de­run­gen an die digi­ta­le Bereit­stel­lung gerecht zu wer­den, sind ver­schie­de­ne Aspek­te rund um einen Digi­tal Work­place in der Finanz­ab­tei­lung zu beach­ten.

Kern­ge­dan­ke des ECM war seit jeher, Infor­ma­tio­nen aus ver­schie­de­nen Quel­len und in unter­schied­li­chen For­ma­ten zu ver­bin­den. Über Meta­da­ten wer­den Inhal­te ver­knüpft und bedarfs­ge­recht dar­ge­stellt (bspw. als Lie­fe­ran­ten­ten­ak­ten, Kun­den­ak­te, Pro­jekt­ak­te, Ver­trags­ma­nage­ment). Die­ser ursprüng­li­che Gedan­ke aus dem ECM geht auch in die Idee des Digi­tal Work­place ein.

Im Zuge der Digi­ta­li­sie­rung und auf­kom­men­der digi­ta­ler Tech­no­lo­gien wächst das zu berück­sich­ti­gen­de Infor­ma­ti­ons­vo­lu­men ste­tig wei­ter – immer mehr Quel­len, Daten und Doku­men­te müs­sen in die­sem Kon­text beach­tet wer­den. Um die­se Flut an Infor­ma­tio­nen ver­ar­bei­ten zu kön­nen, wer­den immer öfter Modu­le zur auto­ma­ti­schen Klas­si­fi­ka­ti­on und Ver­schlag­wor­tung ein­ge­setzt. Durch die Ana­ly­se der Tex­te wer­den die­se inhalt­lich ein­ge­ord­net, Meta­da­ten extra­hiert und die auto­ma­ti­sche Wei­ter­lei­tung oder sogar Ver­ar­bei­tung ermög­licht.

In die­sem Zusam­men­hang kom­men auch der Daten­auf­be­rei­tung und der Daten­be­rei­ni­gung hohe Bedeu­tung zu. Infor­ma­tio­nen müs­sen ver­läss­lich und im rich­ti­gen Kon­text ein­ge­ord­net wer­den. Die Ver­wal­tung von Ver­sio­nen und Doku­men­ten­sta­tus hilft, die aktu­el­len und rich­ti­gen Inhal­ten zu nut­zen.

Gera­de im Finanz­be­reich ist eine Ver­knüp­fung der Doku­men­te mit den Daten und Pro­zes­sen aus den Fach­sys­te­men über einen zen­tra­len digi­ta­len Arbeits­platz hilf­reich. Stamm- und Bewe­gungs­da­ten aus ERP-Sys­te­men lie­fern die Basis für die täg­li­che Arbeit, zudem sind hier auch häu­fig ver­schie­de­ne Fach­pro­zes­se abge­bil­det.

Es zeigt sich aber immer wie­der, dass für bestimm­te Auf­ga­ben­stel­lun­gen ergän­zen­de Werk­zeu­ge und Inhal­te erfor­der­lich sind, wel­che auf die­sen Infor­ma­tio­nen auf­set­zen und über den Digi­tal Work­place in Finanz­ab­tei­lun­gen den Mit­ar­bei­tern einer Abtei­lung bereit­ge­stellt wer­den kön­nen.

So ist es bspw. mög­lich, Lie­fe­ran­ten­ak­ten zur Ver­wal­tung von Ver­trä­gen, Kor­re­spon­denz oder sons­ti­gen Doku­men­ten digi­tal bereit­zu­stel­len. Auch für bereichs­über­grei­fen­de Pro­zes­se wie die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung wer­den oft ECM-Sys­te­me ein­ge­setzt und deren Funk­tio­nen über den Digi­tal Work­place bereit­ge­stellt, da nicht alle Betei­lig­ten aus den Fach­be­rei­chen (bspw. Frei­ge­ber) über die erfor­der­li­chen ERP-Lizen­zen und / oder das Wis­sen zur Bedie­nung ver­fü­gen.

Der Digital Workplace in Finanzabteilungen
Ver­bin­dung der Infor­ma­ti­ons­wel­ten – bedarfs­ge­rech­te Nut­zung

Gut durch­dach­te Stra­te­gien ver­hin­dern Daten­grä­ber

Die Wei­chen einer funk­tio­nie­ren­den Digi­tal Finan­ce & Con­trol­ling

Die bedarfs­ge­rech­te Unter­stüt­zung der Doku­men­ten­nut­zung und Pro­zess­be­ar­bei­tung über den Digi­tal Work­place in Finanz­ab­tei­lun­gen erfor­dert ent­spre­chen­de tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men. Gro­ße Abla­gen als rei­ne Daten­grä­ber wer­den abge­löst durch inhalt­lich struk­tu­rier­te Infor­ma­ti­ons­spei­cher.

Die ent­spre­chen­den Meta­da­ten­mo­del­le müs­sen defi­niert, imple­men­tiert und mit Daten­mo­del­len bestehen­der Fach­sys­te­me wie bei­spiels­wei­se dem ERP-Sys­tem der Finanz­ab­tei­lung oder dem CRM-Sys­tem von Mar­ke­ting / Ver­trieb abge­gli­chen wer­den. 

Nur so lässt sich eine sinn­vol­le, ziel­ge­rich­te­te und sys­tem­über­grei­fen­de Nut­zung von Daten und Doku­men­ten im Sin­ne eines Digi­tal Work­place rea­li­sie­ren. Aus die­sem Grund sind Mas­ter Data Manage­ment und Daten­ho­heit auch wesent­li­che The­men in Pro­jek­ten, in denen ECM-Sys­te­me sowie der Digi­tal Work­place in Finanz­ab­tei­lun­gen im Fokus ste­hen.

Gleich­zei­tig ändert sich auch der Umgang mit Infor­ma­tio­nen. Die Ver­ant­wor­tung für ihre Erfas­sung und Pfle­ge nimmt zu. Grund hier­für ist, dass bspw. ECM inte­griert in die Gesamt­lö­sung des Digi­tal Work­place in Finanz­ab­tei­lung und Unter­neh­men nur dann rich­tig funk­tio­niert, wenn die Infor­ma­tio­nen früh, kor­rekt und ent­spre­chend der defi­nier­ten Ziel­struk­tur (sys­tem­ge­stützt) erfasst wer­den.

Um eine regel­ba­sier­te Unter­stüt­zung der Mit­ar­bei­ter durch Soft­ware­lö­sun­gen zu ermög­li­chen, müs­sen die Anwen­dungs­fäl­le und Auf­ga­ben­stel­lun­gen ent­spre­chend spe­zi­fi­ziert wer­den. Damit sind ver­schie­de­ne Fra­gen zu lösen: Was? Woher? Wofür (Bear­bei­tungs­kon­text)? Der Ent­wurf die­ser logi­schen Model­le zur Abla­ge, Ver­tei­lung und Nut­zung von Infor­ma­tio­nen ist mit­un­ter rela­tiv auf­wän­dig, bringt aber auch hohen Nut­zen beim spä­te­ren Ein­satz.

Der Digital Workplace in Finanzabteilungen
Ganz­heit­li­che Unter­stüt­zung – der Digi­tal Work­place in der Finanz­ab­tei­lung

Vor­tei­le der Digi­ta­li­sie­rung erken­nen und umset­zen

Nut­zen Sie die Poten­zia­le der digi­ta­len Zukunft!

ECM als eine der Soft­ware­lö­sun­gen des Digi­tal Work­place für Finanz­ab­tei­lung und Con­trol­ling ver­bin­det Infor­ma­tio­nen, Abläu­fe, Sys­te­me und Mit­ar­bei­ter der Abtei­lung und des gesam­ten Unter­neh­mens

Die Sys­te­me bie­ten die tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten und Funk­tio­nen für die Rea­li­sie­rung. Für eine erfolg­rei­che Umset­zung muss aber auch der orga­ni­sa­to­ri­sche Rah­men geschaf­fen wer­den. Der Bruch zwi­schen der digi­ta­len Arbeit im ERP-Sys­tem und dem Papier­ord­ner im Schrank kann durch die Schaf­fung eines gut durch­dach­ten Digi­tal Work­place auf­ge­ho­ben wer­den.

Es muss mög­lich sein, schnell, fle­xi­bel und direkt mit allen Infor­ma­tio­nen, digi­tal und orts­un­ab­hän­gig zu arbei­ten: Daten, Doku­men­te und Pro­zes­se an einen zen­tra­len Arbeits­platz.

Für die Anwen­der in der Finanz­ab­tei­lung und allen ande­ren Berei­chen bedeu­tet dies, sich auf eine ande­re Art des Arbei­tens ein­zu­las­sen. Der digi­ta­le Arbeits­platz ist mit einem papier­lo­sen Büro gleich­zu­set­zen. Er muss als kla­rer Vor­teil erkannt und ent­spre­chend umge­setzt wer­den.

Die Auf­ga­be des Manage­ments ist es, eine kla­re Visi­on zu ent­wi­ckeln und die Rah­men­be­din­gun­gen für ihre Umset­zung zu schaf­fen. Die Vor­tei­le für den Ein­zel­nen sowie die gesam­te Orga­ni­sa­ti­on soll­ten dabei sehr schnell klar wer­den.

Ein Digi­tal Work­place in Finanz­ab­tei­lun­gen ist eine Chan­ce auf einen bes­se­ren Umgang mit Infor­ma­tio­nen und gleich­zei­tig die Mög­lich­keit abtei­lungs­über­grei­fend, schnel­ler, ein­fa­cher und bes­ser zu arbei­ten. Über­le­gen auch Sie wie Ihre Finanz­ab­tei­lung bzw. Ihr gesam­tes Unter­neh­men vom inte­grier­ten digi­ta­len Arbeits­platz pro­fi­tie­ren kann.