Inhalt der Podcast-Folge:
🎙️Gast: Michael Schiklang, Senior Analyst, BARC GmbH
Inhalt:
Enterprise Content Management (ECM) ist weit mehr als nur Dokumentenverwaltung und Prozessmanagement – ECM ist ein Framework mit vielfältigen Einsatzszenarien wie Vertragsmanagement, Rechnungseingangsbearbeitung oder E-Akten.
In dieser Folge spricht Michael Schiklang darüber, warum so viele ECM-Initiativen scheitern – und wie eine durchdachte Roadmap das verhindern kann.
Was erwartet Sie in dieser Episode?
✅ Warum ECM-Initiativen langfristige und kontinuierliche Planung benötigen
✅ Wie eine ECM-Roadmap entwickelt wird – von der Bedarfserhebung bis zur Projektpriorisierung
✅ Warum ein ECM-Kompetenzzentrum essenziell ist
✅ Welche Stakeholder bei Planung um Umsetzung eingebunden werden müssen
⚠️ Fazit: Eine strukturierte Roadmap ist kein „Nice-to-have“, sondern ein Muss für erfolgreiche ECM-Initiativen.
🔎 Warum eine durchdachte Roadmap der Schlüssel für erfolgreiche ECM-Initiativen ist
Einleitung:
Enterprise Content Management (ECM) ist für viele Unternehmen ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation. Doch trotz moderner Technologien scheitern viele ECM-Projekte bereits nach der Pilotphase. Die Ursache liegt oft nicht in der Software – sondern in fehlender Planung. Eine klar definierte, langfristig gepflegte Roadmap ist der Schlüssel zu nachhaltigem ECM-Erfolg.
Was ist ECM und warum ist es so komplex?
ECM umfasst weit mehr als nur Dokumentenmanagement. Es handelt sich um ein Framework, das unter anderem Lösungen für Vertragsmanagement, Freigabeprozesse, digitale Akten oder Rechnungseingangsbearbeitung ermöglicht. Die Herausforderung: ECM-Initiativen betreffen viele Bereiche gleichzeitig – mit unterschiedlichen Anforderungen und Prioritäten.
Der häufigste Fehler: Kein Plan nach dem Pilotprojekt
Viele ECM-Projekte starten mit ein oder zwei Pilotprojekten. Doch ohne strategische Roadmap bleibt es oft dabei. Es fehlt die übergeordnete Planung:
- Welche weiteren Teilprojekte sind relevant?
- Wie hängen die Lösungen zusammen?
- Welche neuen Anforderungen haben die Anwender und die Organisation?
- Wer ist langfristig für das Thema ECM verantwortlich?
Ohne diese Struktur geraten Folgeprojekte ins Stocken – oder scheitern ganz.
Die Roadmap als strategisches Steuerungsinstrument
Eine gute Planung beantwortet genau diese Fragen. Sie bildet kurz-, mittel- und langfristige Ziele ab, priorisiert Projekte nach Fachbereichsbedarf, gesetzlichen Anforderungen oder technischer Abhängigkeit – und dient als Leitfaden für alle Beteiligten.
Wichtige Bestandteile einer ECM-Roadmap:
- Erhebung von Anforderungen und Szenarien
- Berücksichtigung interner Kapazitäten und Projektabhängigkeiten
- Machbarkeitsprüfung und Priorisierung
- Regelmäßige Überprüfung und Adaption
- Unterstützung durch Management und Geschäftsführung
Roadmaps sind keine statischen Pläne
Die Roadmap muss zyklisch überprüft und fortgeschrieben werden. Neue gesetzliche Anforderungen, verschobene Projekte oder veränderte Prioritäten erfordern Flexibilität. Auch Erkenntnisse aus laufenden Teilprojekten (Lessons Learned) sollten einfließen. Nur so bleibt die Roadmap ein lebendiges Steuerungsinstrument.
Fazit: Ohne Planung kein Erfolg
Eine strukturierte Roadmap ist die Grundlage für jede erfolgreiche ECM-Initiative. Sie verhindert Insellösungen, sorgt für Transparenz und Priorisierung – und macht den Weg frei für eine nachhaltige digitale Transformation.
Tipp: Wer ECM langfristig erfolgreich gestalten will, sollte zudem ein zentrales Kompetenzzentrum aufbauen, in dem alle Fäden zusammenlaufen – fachlich, technisch und strategisch.
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