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Micro­soft Teams und ECM: Teams-Inte­gra­ti­on - Wider­spruch oder sinn­vol­le Ergän­zung?

By Digital Workplace, Dr. Martin Böhn, ECM, IT Infrastruktur, Michael Schiklang, Podcast

Inhalt der Pod­cast-Fol­ge:


Micro­soft Teams ist aus dem moder­nen Arbeits­all­tag kaum noch weg­zu­den­ken. Doch wie passt das popu­lä­re Kol­la­bo­ra­ti­ons­tool mit klas­si­schen Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment-Sys­te­men (ECM) zusam­men? Macht eine Teams-Inte­gra­ti­on Sinn?

Gäs­te:
🎙️ Micha­el Schi­klang, BARC GmbH
🎙️ Dr. Mar­tin Böhn, BARC GmbH

In die­ser Fol­ge spre­chen wir über:
✅ Die grund­le­gen­den Unter­schie­de und Stär­ken von Teams und ECM-Sys­te­men
✅ War­um Unter­neh­men oft in die „Alles-in-einem-Tool“-Falle tap­pen
✅ Wel­che orga­ni­sa­to­ri­schen und tech­ni­schen Best Prac­ti­ces sich in der Pra­xis bewährt haben
✅ Wie eine durch­dach­te Teams-Inte­gra­ti­on in ECM-Lösun­gen aus­sieht

ECM und Teams ergän­zen sich – wenn man weiß, wie!

Hören Sie rein und erfah­ren Sie, wie Sie Ihre IT-Pro­jek­te erfolg­rei­cher gestal­ten! 🎧

Teams-Inte­gra­ti­on im ECM: So gelingt der Brü­cken­schlag zwi­schen Zusam­men­ar­beit und Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment

Die Inte­gra­ti­on von Micro­soft Teams in Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment-Sys­te­me (ECMS) gehört zu den größ­ten Her­aus­for­de­run­gen moder­ner Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gien – und zu den wich­tigs­ten. Wäh­rend Teams durch sei­ne intui­ti­ve Nut­zung, dezen­tra­le Struk­tur und star­ke Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fea­tures punk­tet, sind ECM-Sys­te­me das Rück­grat struk­tu­rier­ter, revi­si­ons­si­che­rer Infor­ma­ti­ons­ver­ar­bei­tung.

Doch was pas­siert, wenn Unter­neh­men ver­su­chen, alle Auf­ga­ben in einem die­ser Sys­te­me abzu­bil­den? Die Pra­xis zeigt: Häu­fig schei­tert genau die­ser Ansatz. Denn Teams ist nicht dafür gemacht, Pro­zes­se wie Lang­zeit­ar­chi­vie­rung, struk­tu­rier­te Ver­trags­ver­wal­tung oder ISO-kon­for­mes Qua­li­täts­ma­nage­ment zu über­neh­men. Genau­so wenig eig­net sich ein ECM-Sys­tem für spon­ta­ne Pro­jekt­ar­beit, infor­mel­le Kom­mu­ni­ka­ti­on oder Ad-hoc-Kol­la­bo­ra­ti­on mit Exter­nen.

Die Lösung: Eine durch­dach­te Teams-Inte­gra­ti­on ins ECM.

Durch moder­ne Schnitt­stel­len und Inte­gra­tio­nen las­sen sich bei­de Wel­ten ide­al ver­bin­den:

  • ECM-Inhal­te kön­nen direkt in Teams ein­ge­bun­den wer­den
  • Pro­jekt­be­zo­ge­ne Teams kön­nen auto­ma­tisch aus dem ECM her­aus erzeugt wer­den – inklu­si­ve Struk­tur, Rech­te­ma­nage­ment und initia­ler Doku­men­te
  • Teams-Chats, Datei­en oder Wikis las­sen sich zen­tral im ECM archi­vie­ren
  • Gemein­sa­me Work­flows kön­nen über­grei­fend abge­bil­det wer­den, z. B. Ver­trags­ver­hand­lun­gen in Teams – fina­le Ver­sio­nen ins ECM

Best Prac­ti­ces für eine erfolg­rei­che Teams-Inte­gra­ti­on:

  1. Kla­re Regeln & Gover­nan­ce: Wer darf was wo spei­chern? Wel­che Doku­men­te wer­den in Teams abge­legt, wel­che im ECMS?
  2. Tech­ni­sche Kopp­lung nut­zen: Moder­ne ECM-Lösun­gen bie­ten Inte­gra­tio­nen mit Micro­soft 365
  3. Mit­ar­bei­ten­de abho­len: Früh­zei­tig Mit­ar­bei­ten­de in Pro­jek­te ein­bin­den, Anfor­de­run­gen auf­neh­men und Arbeits­wei­sen eta­blie­ren

Fazit: Eine erfolg­rei­che Teams-Inte­gra­ti­on ermög­licht den opti­ma­len Ein­satz bei­der Sys­te­me – für agi­le Zusam­men­ar­beit und gleich­zei­tig struk­tu­rier­tes, siche­res Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment.

📌 Tipp: Pla­nen Sie Ihren Ein­satz von Teams und ECM gemein­sam – und machen Sie deut­lich, wel­ches Tool für wel­che Auf­ga­be gedacht ist.

Ger­ne unter­stüt­zen wir Sie bei Ihrem Vor­ha­ben: Mehr zu unse­ren Bera­tungs­leis­tun­gen

16. April 2025
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Das Über­nah­me­ka­rus­sell auf dem Markt für Input Manage­ment dreht sich wei­ter – SER über­nimmt nach Klip­pa auch AFI Solu­ti­ons

By Analystenblog, Dokumentenmanagement, ECM, Input Management, Invoicing, Michael Schiklang

Nach­dem kürz­lich xSuite tan­gro über­nom­men hat, hat der Markt für Input Manage­ment wei­te­re Über­nah­me zu ver­zeich­nen. SER, ein füh­ren­der Her­stel­ler für Enter­pri­se Con­tent Manage­ment, über­nimmt Ende März 2025 mit AFI einen Spe­zia­lis­ten für Purcha­se-to-Pay (P2P) und Order-to Cash (O2C) im SAP-Umfeld.

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7. April 2025
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Know­ledge Work Auto­ma­ti­on! Smar­ter Ansatz für die Digi­ta­li­sie­rung?

By Digital Workplace, Dr. Martin Böhn, ECM, Podcast, Sabine Kraus

Know­ledge Work Auto­ma­ti­on als Stär­kung
des Digi­tal Work­place

Gast: Joa­chim Blei­cher, Seni­or Sales Engi­neer bei M-Files

In die­ser Fol­ge spre­chen wir mit Joa­chim Blei­cher über Know­ledge Work Auto­ma­ti­on und wie M-Files mit intel­li­gen­ter Doku­men­ten- und Infor­ma­ti­ons­ver­wal­tung Unter­neh­men dabei unter­stützt, ihre Pro­zes­se effi­zi­en­ter zu gestal­ten.

In die­ser Fol­ge dis­ku­tie­ren wir über:
✅ War­um klas­si­sche Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­me nicht mehr aus­rei­chen
✅ Wie Meta­da­ten und KI die Suche und Ver­wal­tung von Infor­ma­tio­nen revo­lu­tio­nie­ren
✅ Best Prac­ti­ces aus der Fer­ti­gungs­in­dus­trie und ande­ren Bran­chen
✅ Wie Unter­neh­men durch struk­tu­rier­te Work­flows Com­pli­ance und Qua­li­täts­ma­nage­ment sicher­stel­len

🔗 Links aus der Epi­so­de:
➡️ M-Files Web­site
➡️ Kos­ten­los M-Files tes­ten
➡️ M-Files Kun­den­stim­men

Hören Sie rein und erfah­ren Sie, wie Sie Ihre IT-Pro­jek­te erfolg­rei­cher gestal­ten! 🎧

Know­ledge Work Auto­ma­ti­on – Die Zukunft des Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ments

In der heu­ti­gen digi­ta­len Arbeits­welt ste­hen Unter­neh­men vor einer zen­tra­len Her­aus­for­de­rung:
Wie kön­nen sie die stän­dig wach­sen­de Flut an Infor­ma­tio­nen effi­zi­ent mana­gen? Die Ant­wort liegt in der Know­ledge Work Auto­ma­ti­on – einem inno­va­ti­ven Ansatz, der Wis­sen nicht nur spei­chert, son­dern auch intel­li­gent ver­ar­bei­tet und nutz­bar macht.

Was ist Know­ledge Work Auto­ma­ti­on?

Know­ledge Work Auto­ma­ti­on beschreibt die Auto­ma­ti­sie­rung von wis­sens­ba­sier­ten Arbeits­pro­zes­sen durch den Ein­satz von Meta­da­ten, Künst­li­cher Intel­li­genz (KI) und smar­ten Work­flows. Dabei geht es nicht nur um Doku­men­ten­ma­nage­ment, son­dern um eine ganz­heit­li­che Steue­rung und Opti­mie­rung von Unter­neh­mens­wis­sen.

Moder­ne Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM)-Systeme wie M-Files ermög­li­chen eine effi­zi­en­te Ver­wal­tung und Nut­zung von Infor­ma­tio­nen – unab­hän­gig von ihrem Spei­cher­ort.

Wie Know­ledge Work Auto­ma­ti­on die Arbeits­welt ver­än­dert

🔹 1. Auto­ma­ti­sier­te Work­flows für mehr Effi­zi­enz
Rou­ti­ne­auf­ga­ben wie Geneh­mi­gun­gen, Ver­trags­ma­nage­ment oder Rech­nungs­ver­ar­bei­tung las­sen sich durch smar­te Work­flows auto­ma­ti­sie­ren.

🔹 2. KI-gestütz­te Suche und Ana­ly­se
Mit­hil­fe von Künst­li­cher Intel­li­genz kön­nen Unter­neh­men Inhal­te nicht nur schnel­ler fin­den, son­dern auch auto­ma­tisch klas­si­fi­zie­ren und aus­wer­ten.

🔹 3. Com­pli­ance & Qua­li­täts­ma­nage­ment
Gera­de in regu­lier­ten Bran­chen wie der Fer­ti­gungs­in­dus­trie ist eine struk­tu­rie­re Doku­men­ta­ti­on ent­schei­dend. Lösun­gen wie M-Files hel­fen Unter­neh­men, ISO-Nor­men und ande­re Com­pli­ance-Vor­ga­ben zuver­läs­sig ein­zu­hal­ten.

🔹 4. Inte­gra­ti­on in bestehen­de Sys­te­me
Moder­ne Know­ledge Work Auto­ma­ti­on-Platt­for­men las­sen sich naht­los mit ERP, CRM und ande­ren Unter­neh­mens­sys­te­men ver­knüp­fen – für eine zen­tra­le und effi­zi­en­te Ver­wal­tung.

Pra­xis­bei­spie­le: Wie Unter­neh­men Know­ledge Work Auto­ma­ti­on nut­zen

✅ Thys­sen­Krupp Ele­va­tor (TKE): Nut­zung von M-Files zur Ver­wal­tung der Pro­jekt­do­ku­men­ta­ti­on für Auf­zü­ge in den USA.
✅ Essi­ty (Health­ca­re & Hygie­ne): Auto­ma­ti­sier­te Doku­men­ta­ti­on von Qua­li­täts­stan­dards und Trai­nings­pro­zes­sen.

Fazit: War­um Know­ledge Work Auto­ma­ti­on die Zukunft ist

Know­ledge Work Auto­ma­ti­on ist mehr als ein Trend – sie ist eine not­wen­di­ge Ent­wick­lung für Unter­neh­men, die ihre Infor­ma­ti­ons­flüs­se opti­mie­ren und Wett­be­werbs­vor­tei­le sichern wol­len. Durch intel­li­gen­te Doku­men­ten­ver­wal­tung, Auto­ma­ti­sie­rung und KI wird Wis­sen nicht nur gespei­chert, son­dern aktiv genutzt.

🚀 Sind Sie bereit für den nächs­ten Schritt in der Digi­ta­li­sie­rung? Spre­chen Sie uns an, wir unter­stüt­zen Sie ger­ne!

🚀 Ihr Team Digi­tal Work­place by BARC

3. April 2025
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Der Fak­tor Mensch in IT-Pro­jek­ten

By CRM, CXM, Digital Workplace, Dr. Martin Böhn, ECM, Input Management, Invoicing, IT Infrastruktur, Michael Schiklang, Podcast, Vertragsmanagement

Wor­an schei­tern sie wirk­lich?

IT-Pro­jek­te schei­tern nicht nur an Bud­get oder tech­ni­scher Mach­bar­keit – oft ist der wah­re Stol­per­stein der Fak­tor Mensch!

In die­ser Fol­ge spre­chen wir über:
✅ War­um feh­len­de Pla­nung, Know-how und Res­sour­cen auf Kun­den­sei­te Pro­jek­te gefähr­den
✅ Wie Manage­ment, Kom­mu­ni­ka­ti­on und Chan­ge-Manage­ment den Pro­jekt­er­folg beein­flus­sen
✅ Wel­che Her­aus­for­de­run­gen auf Anbie­ter­sei­te oft unter­schätzt wer­den
✅ War­um spä­te­re Anwen­der der Schlüs­sel zum nach­hal­ti­gen Erfolg sind

Hören Sie rein und erfah­ren Sie, wie Sie Ihre IT-Pro­jek­te erfolg­rei­cher gestal­ten! 🎧

Pro­jekt­hür­den in IT-Pro­jek­ten – Wie Sie Stol­per­stei­ne ver­mei­den und Pro­jek­te erfolg­reich umset­zen

IT-Pro­jek­te bie­ten enor­mes Poten­zi­al für Effi­zi­enz­stei­ge­rung und digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on – doch vie­le schei­tern an den glei­chen Pro­jekt­hür­den. Wäh­rend Bud­get, tech­no­lo­gi­sche Her­aus­for­de­run­gen oder knap­pe Res­sour­cen oft als Grün­de genannt wer­den, ist es häu­fig auch der Fak­tor Mensch, der den Erfolg gefähr­det.

Die häu­figs­ten Pro­jekt­hür­den und wie Sie sie meis­tern

1. Feh­len­de Pla­nung: „Wir müs­sen da mal was machen“ reicht nicht

Vie­le IT-Pro­jek­te star­ten ohne kla­re Ziel­set­zung. Ein vages „Wir brau­chen eine neue Soft­ware“ führt dazu, dass Anfor­de­run­gen nicht defi­niert wer­den, Mit­ar­bei­ter nicht mit­ge­nom­men wer­den und das Pro­jekt ins Sto­cken gerät.

💡 Tipp: Defi­nie­ren Sie von Anfang an kla­re Pro­jekt­zie­le, benen­nen Sie Ver­ant­wort­li­che und pla­nen Sie nicht nur die Tech­nik, son­dern auch orga­ni­sa­to­ri­sche Ver­än­de­run­gen mit ein.

2. Zeit­man­gel: Pro­jek­te wer­den „neben­bei“ gemacht

Oft wer­den IT-Pro­jek­te als Zusatz­auf­ga­be betrach­tet – mit fata­len Fol­gen. Fehlt es an enga­gier­ten Mit­ar­bei­ten­den, die sich wirk­lich um das Pro­jekt küm­mern, blei­ben Dead­lines uner­reich­bar und der gan­ze Pro­jekt­er­folg ist gefähr­det.

💡 Lösung: Stel­len Sie sicher, dass Team­mit­glie­der aus­rei­chend Zeit für das Pro­jekt haben und kla­re Zustän­dig­kei­ten defi­niert sind.

3. Feh­len­de Rücken­de­ckung durch das Manage­ment

Wenn Füh­rungs­kräf­te nicht hin­ter dem Pro­jekt ste­hen, bleibt es oft nur ein Lip­pen­be­kennt­nis. Mit­ar­bei­ten­de spü­ren schnell, wenn digi­ta­le Initia­ti­ven nicht ernst genom­men wer­den – und arbei­ten wei­ter­hin mit alten Metho­den.

💡 Emp­feh­lung: Das Manage­ment soll­te das Pro­jekt aktiv unter­stüt­zen und mit gutem Bei­spiel vor­an­ge­hen.

4. Macht­spie­le und inter­ne Blo­cka­den

Inter­ne Wider­stän­de und Bereichs­den­ken („Wenn der Ein­kauf die Lösung nutzt, kann sie für uns nicht gut sein“) sind eine der größ­ten Pro­jekt­hür­den.

💡 Tipp: Ver­deut­li­chen Sie die Vor­tei­le für alle Betei­lig­ten und sor­gen Sie für eine trans­pa­ren­te, fak­ten­ba­sier­te Ent­schei­dungs­fin­dung.

5. Chan­ge-Manage­ment und feh­len­de Akzep­tanz

Oft schei­tern IT-Pro­jek­te nicht an der Tech­no­lo­gie, son­dern dar­an, dass die Mit­ar­bei­ten­den die Lösung nicht anneh­men.

💡 Best Prac­ti­ce: Füh­ren Sie früh­zei­tig Schu­lun­gen durch, neh­men Sie Ängs­te ernst und stel­len Sie sicher, dass die Lösung wirk­lich den Bedürf­nis­sen der Anwen­der ent­spricht.

Fazit: Erfolg­rei­che IT-Pro­jek­te brau­chen mehr als nur Tech­nik

Pro­jekt­hür­den gibt es vie­le – doch mit kla­rer Pla­nung, guter Kom­mu­ni­ka­ti­on und kon­se­quen­tem Chan­ge-Manage­ment las­sen sie sich über­win­den. Wer nicht nur Soft­ware ein­führt, son­dern auch die Men­schen mit­nimmt, sichert den nach­hal­ti­gen Erfolg des Pro­jekts.

🔎 Haben Sie in Ihren IT-Pro­jek­ten auch mit die­sen Her­aus­for­de­run­gen zu kämp­fen? Las­sen Sie uns dar­über spre­chen – wir unter­stüt­zen Sie ger­ne!

🚀 Ihr Team Digi­tal Work­place by BARC

20. März 2025
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Enter­pri­se Con­tent Manage­ment & KI – Weni­ger Rou­ti­ne, mehr Wert­schöp­fung

By Dr. Martin Böhn, ECM, KI, Podcast

Künst­li­che Intel­li­genz revo­lu­tio­niert das Arbei­ten mit Daten und Doku­men­ten und bie­tet Unter­neh­men unge­ahn­te Mög­lich­kei­ten. Archiv­da­ten, oft über­se­hen, ber­gen als struk­tu­rier­te und Künst­li­che Intel­li­genz ver­än­dert das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) grund­le­gend. In die­ser Epi­so­de spre­chen wir mit Dr. Mar­tin Böhn über die Poten­zia­le von KI in der auto­ma­ti­sier­ten Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung und deren geziel­te Unter­stüt­zung für Anwen­der.

The­men:

Her­aus­for­de­run­gen & Chan­cen: Akzep­tanz, Daten­qua­li­tät und die rich­ti­ge Stra­te­gie

KI im ECM: Auto­ma­ti­sie­rung und Unter­stüt­zung im Arbeits­all­tag

Doku­men­ten­ma­nage­ment 4.0: Intel­li­gen­te Erken­nung, Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung & Co.

Digi­ta­le Assis­ten­ten: „Chat with your con­tent“ – smar­ter Zugriff auf Infor­ma­tio­nen

Hyper­au­to­ma­ti­on: Wie KI Pro­zes­se opti­miert und Rou­ti­ne­ar­bei­ten über­flüs­sig macht

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment & KI: Weni­ger Rou­ti­ne, mehr Wert­schöp­fung

Wie Künst­li­che Intel­li­genz das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment revo­lu­tio­niert

Künst­li­che Intel­li­genz (KI) gehört zu den span­nends­ten Ent­wick­lun­gen in der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on. Wäh­rend sich vie­le Dis­kus­sio­nen um Daten­ana­ly­se und Text­ge­ne­rie­rung dre­hen, bleibt ein Bereich oft unbe­ach­tet: Enter­pri­se Con­tent Manage­ment. Dabei kann gera­de die Ver­bin­dung von Künst­li­cher Intel­li­genz und Enter­pri­se Con­tent Manage­ment die Art und Wei­se, wie Unter­neh­men mit Doku­men­ten und Infor­ma­tio­nen arbei­ten, grund­le­gend ver­än­dern.

In die­ser Fol­ge unse­res Pod­casts „Digi­tal Work­place Untold“ spre­chen wir mit Dr. Mar­tin Böhn, Seni­or Ana­lyst und Vice Pre­si­dent Digi­tal Work­place bei BARC, über die Poten­zia­le von KI im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment und die Chan­cen für Unter­neh­men.

War­um ist Künst­li­che Intel­li­genz im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment so wich­tig?

Vie­le Unter­neh­men nut­zen bereits moder­ne Doku­men­ten­ma­nage­ment- und Archi­vie­rungs­lö­sun­gen. Doch wie las­sen sich die­se Sys­te­me mit­hil­fe von Künst­li­cher Intel­li­genz noch effi­zi­en­ter gestal­ten?

KI kann das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment in fol­gen­den Berei­chen opti­mie­ren:
✅ Auto­ma­ti­sier­te Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung: KI erkennt, klas­si­fi­ziert und ver­ar­bei­tet Doku­men­te intel­li­gent.
✅ Effi­zi­en­te­re Pro­zes­se: Auto­ma­ti­sier­te Work­flows beschleu­ni­gen die Bear­bei­tung und ver­mei­den Feh­ler.
✅ Digi­ta­le Assis­ten­ten: Smar­te Tools unter­stüt­zen Anwen­der durch bes­se­re Such­funk­tio­nen und auto­ma­ti­sier­te Zusam­men­fas­sun­gen.

Doch wel­che kon­kre­ten Ein­satz­sze­na­ri­en gibt es?

Wie Künst­li­che Intel­li­genz das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment ver­än­dert

Mit Künst­li­cher Intel­li­genz kann das Arbei­ten mit Doku­men­ten erheb­lich ver­bes­sert wer­den. Ein zen­tra­ler Bereich ist die auto­ma­ti­sier­te Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung – von der Erken­nung und Klas­si­fi­ka­ti­on bis zur extra­hier­ten Ver­ar­bei­tung von Infor­ma­tio­nen. Dies redu­ziert den manu­el­len Auf­wand und stei­gert die Pro­duk­ti­vi­tät.

Ein wei­te­res wich­ti­ges The­ma sind KI-gestütz­te digi­ta­le Assis­ten­ten. Sie ermög­li­chen eine intel­li­gen­te Suche im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment Sys­tem, erstel­len auto­ma­ti­sche Zusam­men­fas­sun­gen oder über­set­zen Doku­men­te in Echt­zeit.

Beson­ders zukunfts­wei­send ist das Kon­zept der Hyper­au­to­ma­ti­on. Hier­bei wer­den ver­schie­de­ne Tech­no­lo­gien wie Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on (RPA), Busi­ness Pro­cess Manage­ment (BPM) und Künst­li­che Intel­li­genz mit­ein­an­der kom­bi­niert, um Arbeits­ab­läu­fe durch­gän­gig zu auto­ma­ti­sie­ren.

Her­aus­for­de­run­gen bei der KI-Inte­gra­ti­on im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment

Trotz der zahl­rei­chen Vor­tei­le gibt es auch Her­aus­for­de­run­gen bei der Nut­zung von Künst­li­cher Intel­li­genz im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment. Dazu gehö­ren:

❌ Daten­qua­li­tät: KI-Sys­te­me sind nur so gut wie die Daten, die sie ver­ar­bei­ten.
❌ Akzep­tanz­pro­ble­me: Mit­ar­bei­ter müs­sen geschult wer­den, um das vol­le Poten­zi­al aus­zu­schöp­fen.
❌ Feh­len­de stra­te­gi­sche Aus­rich­tung: Unter­neh­men soll­ten kla­re Zie­le für den KI-Ein­satz im Enter­pri­se Con­tent Manage­ment defi­nie­ren.

Fazit: Mehr Effi­zi­enz durch intel­li­gen­tes Enter­pri­se Con­tent Manage­ment

Die Kom­bi­na­ti­on aus Enter­pri­se Con­tent Manage­ment und Künst­li­cher Intel­li­genz bie­tet enor­me Vor­tei­le: bes­se­re Doku­men­ten­ver­wal­tung, schnel­le­re Pro­zes­se und smar­te­re Work­flows. Wäh­rend Enter­pri­se Con­tent Manage­ment für struk­tu­rier­te Pro­zes­se und siche­re Abla­gen sorgt, bringt KI die Intel­li­genz, um Inhal­te nutz­ba­rer und Arbeits­ab­läu­fe effi­zi­en­ter zu gestal­ten.

19. Februar 2025
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Web­i­nar Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung - Okto­ber 2025

By ECM, Input Management, Webinar

In die­sem Web­i­nar erfah­ren Sie, wie Sie die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung durch Auto­ma­ti­sie­rung effi­zi­en­ter und feh­ler­frei­er gestal­ten kön­nen. Exper­ten zei­gen Ihnen, wie Sie den gesam­ten Pro­zess – von der Erfas­sung bis zur Frei­ga­be – opti­mie­ren, um Zeit zu spa­ren und Kos­ten zu sen­ken. Sie ler­nen, wie digi­ta­le Lösun­gen Rech­nun­gen auto­ma­tisch scan­nen, vali­die­ren und in Ihr Sys­tem inte­grie­ren, sodass manu­el­le Ein­grif­fe mini­miert wer­den.

 

23. Okto­ber 2025 - 10 Uhr

Web­i­nar by Digi­tal Work­place Expe­ri­ence

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mit

10. Januar 2025
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ECM-Trends: Was Pro­jek­te 2025 bewegt

By Artikel, Dr. Martin Böhn, ECM, Sabine Kraus

Sabi­ne Kraus, Dr. Mar­tin Böhn

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment, auch ECM-Sys­te­me genannt, ent­wi­ckeln sich kon­ti­nu­ier­lich wei­ter. Doch wel­che Ent­wick­lun­gen bie­ten ech­ten Mehr­wert und wel­che sind blo­ßer Hype? Der Fokus liegt dar­auf, sowohl Anwen­der als auch Admi­nis­tra­to­ren zu unter­stüt­zen und die Nut­zung von Infor­ma­tio­nen sowie Pro­zes­se zu opti­mie­ren. Her­stel­ler und Part­ner prä­sen­tie­ren hier­zu inno­va­ti­ve Ansät­ze.

Wir von Digi­tal Work­place by BARC haben die wich­tigs­ten Trends für 2025 iden­ti­fi­ziert. Eini­ge davon sind schon län­ger bekannt, wie der Weg in die Cloud oder die digi­ta­le Signa­tur, ande­re gewin­nen durch tech­no­lo­gi­sche Fort­schrit­te und neue Vor­ga­ben an Bedeu­tung – etwa Künst­li­che Intel­li­genz (KI) und die ver­pflich­ten­de Ein­füh­rung von E-Rech­nun­gen.

Top-Trends 2025 im ECM

Die Ent­wick­lun­gen im ECM-Bereich sind meist evo­lu­tio­när statt revo­lu­tio­när, was Sta­bi­li­tät und Ver­läss­lich­keit bei Imple­men­tie­run­gen sicher­stellt. Die wich­tigs­ten Trends für 2025 umfas­sen:

1. Künst­li­che Intel­li­genz (KI) erleich­tert die Doku­men­ten­nut­zung

KI ver­än­dert grund­le­gend, wie Unter­neh­men Inhal­te erken­nen, ver­wal­ten und nut­zen:

  • Auto­ma­ti­sier­te Erken­nung: KI ver­bes­sert die Klas­si­fi­ka­ti­on ein­ge­hen­der Doku­men­te und die Extrak­ti­on rele­van­ter Inhal­te. Dies senkt Ein­stiegs­hür­den und stei­gert die Qua­li­tät der Ergeb­nis­se.
  • Intel­li­gen­te Abla­ge: KI-gestütz­te Ana­ly­sen erleich­tern das Ver­schlag­wor­ten und Erken­nen von Inhal­ten, um damit die Spei­che­rung und den Auf­bau von Bezie­hun­gen zwi­schen Inhal­ten zu erleich­tern.
  • Meta­da­ten-Gene­rie­rung: Auto­ma­ti­sier­te Erstel­lung von Meta­da­ten für bestehen­de Inhal­te opti­miert die Ver­wal­tung und den Zugriff.
  • Bild- und Video­ana­ly­se: Auch visu­el­le Inhal­te las­sen sich bes­ser struk­tu­rie­ren und in ECM-Sys­te­me ein­bin­den.
  • Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung: Mus­ter­er­ken­nung unter­stützt bei der Opti­mie­rung von Arbeits­ab­läu­fen.

Zusätz­lich ermög­licht KI eine ver­ein­fach­te Infor­ma­ti­ons­su­che, auto­ma­ti­sche Zusam­men­fas­sun­gen und sogar Über­set­zun­gen, wodurch die Effi­zi­enz steigt.

2. Tech­ni­sche Fort­schrit­te för­dern neue Nut­zungs­mög­lich­kei­ten

Die Sys­te­me wer­den offe­ner und reagie­ren auf regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen:

  • Cloud-Lösun­gen: SaaS-Ange­bo­te bie­ten Vor­tei­le wie Ska­lier­bar­keit und gerin­ge­ren Admi­nis­tra­ti­ons­auf­wand, erfor­dern aber ande­re Ansät­ze bei Cus­to­mi­zing und Inte­gra­ti­on. Auch die kom­mer­zi­el­len Model­le sind zu prü­fen.
  • E-Rech­nun­gen: Die Ein­füh­rung der ver­pflich­ten­den E-Rech­nung ab Janu­ar 2025 treibt den Bedarf an ECM-Lösun­gen mit ent­spre­chen­den Funk­tio­nen vor­an.
  • Ver­netz­te Lösun­gen: Offe­ne Stan­dards und API-first-Archi­tek­tu­ren ermög­li­chen eine stär­ke­re Inte­gra­ti­on von ECM-Sys­te­men in bestehen­de IT-Land­schaf­ten.
  • Daten­schutz und Com­pli­ance: Sicher­heits­maß­nah­men wer­den aus­ge­baut, um regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen zu erfül­len.

3. Ver­bes­ser­te Funk­tio­na­li­tät, Usa­bi­li­ty und Anpass­bar­keit**

Fle­xi­bi­li­tät ist ent­schei­dend für den Erfolg von ECM-Pro­jek­ten:

  • Low-Code/­No-Code-Werk­zeu­ge: Die­se ermög­li­chen es Fach­ad­mi­nis­tra­to­ren, Anwen­dun­gen und Work­flows ohne Pro­gram­mier­kennt­nis­se zu erstel­len, was Pro­jek­te beschleu­nigt.
  • Auto­ma­ti­sier­te Work­flows: Ver­bes­ser­te Pro­zess­mo­du­le stei­gern Effi­zi­enz und redu­zie­ren Feh­ler in Rou­ti­ne­auf­ga­ben.
  • Inte­grier­te Platt­form­lö­sun­gen: ECM-Sys­te­me agie­ren zuneh­mend nicht nur als Sys­tem für Doku­men­ten­ma­nage­ment, son­dern auch als zen­tra­le Platt­for­men für Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment und Pro­zess­steue­rung.
  • Digi­ta­les Arbei­ten mit Signa­tu­ren und Sie­geln; Rechts­si­che­re Bear­bei­tung mit höhe­rer Effi­zi­enz, durch ver­schie­de­ne Initia­ti­ven wei­ter gestärkt.
  • Vor­de­fi­nier­te Lösungs­pa­ke­te: „Standard“-Lösungen für bestimm­te Anwen­dungs­fäl­le, wel­che eine schnel­le­re Imple­men­tie­rung erlau­ben. Kun­den kön­nen so auf Erfah­rungs­wis­sen auf­set­zen.

Aus­blick 2025 – Trends aktiv nut­zen

Die ECM-Bran­che steht vor dyna­mi­schen Ver­än­de­run­gen durch tech­no­lo­gi­sche Inno­va­tio­nen und ein brei­te­res Lösungs­an­ge­bot. Unter­neh­men, die früh­zei­tig auf Trends wie KI oder inte­grier­te Platt­for­men set­zen, kön­nen ihre Wett­be­werbs­fä­hig­keit stär­ken. Es emp­fiehlt sich, bestehen­de ECM-Sys­te­me regel­mä­ßig zu über­prü­fen und bei Bedarf anzu­pas­sen.

Wir von Digi­tal Work­place by BARC unter­stüt­zen Unter­neh­men dabei mit umfas­sen­der Bera­tung – von der Soft­ware­aus­wahl bis zur Imple­men­tie­rung – um das vol­le Poten­zi­al aktu­el­ler ECM-Lösun­gen aus­zu­schöp­fen.

7. Januar 2025
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Web­i­nar ECM - Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment anders gedacht - Mit Bran­chen­lö­sun­gen zum Erfolg - Mai 2025

By ECM, Webinar

15. Mai 2025 - 10 Uhr

Web­i­nar by Digi­tal Work­place Expe­ri­ence

Mit Bei­trag von

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Erle­ben Sie im Web­i­nar, wie Sie Ihr Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment auf ein neu­es Level heben!

Mit moder­nen ECM-Platt­for­men (Enter­pri­se Con­tent Manage­ment) und inno­va­ti­ven Best-Prac­ti­ce-Lösun­gen stei­gern Sie die Effi­zi­enz Ihres Unter­neh­mens, opti­mie­ren Pro­zes­se und auto­ma­ti­sie­ren Arbeits­ab­läu­fe mit­hil­fe von GenAI.

Unse­re Exper­ten Dr. Mar­tin Böhn (Digi­tal Work­place by BARC), Joa­chim Blei­cher und Chris­ti­an Haben­stein (M-Files) zei­gen pra­xis­nah, wie schlüs­sel­fer­ti­ge ECM-Sys­te­me Pro­duk­ti­ons­pro­zes­se beschleu­ni­gen, regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen erfül­len und die Daten­si­cher­heit erhö­hen. Sie erfah­ren außer­dem, wie GenAI Rou­ti­ne­auf­ga­ben auto­ma­ti­siert und Arbeits­ab­läu­fe effi­zi­en­ter gestal­tet. Anhand kon­kre­ter Bei­spie­le erle­ben Sie, wie Digi­ta­li­sie­rung durch geziel­te Infor­ma­ti­ons­nut­zung vor­an­ge­trie­ben wird und wie sich Bran­chen­lö­sun­gen indi­vi­du­ell anpas­sen las­sen.

Das erwar­tet Sie im Web­i­nar

  • Ein­bli­cke zum The­ma „schlüs­sel­fer­ti­ge ECM-Sys­te­me“ 
  • Tipps wie man Best-Prac­ti­ces bestimm­ter Bran­chen für sich rich­tig nutzt
  • Ein­bli­cke in Fle­xi­bi­li­tät und Com­pli­ance vor­ge­fer­tig­ter Lösun­gen
  • Pra­xis­bei­spie­le zu KI-gestütz­ter Auto­ma­ti­sie­rung für weni­ger manu­el­le Arbeit
  • Ent­las­tung im Arbeits­all­tag durch weni­ger manu­el­le Auf­ga­ben, mehr Trans­pa­renz und bes­se­re Zusam­men­ar­beit im Team
  • Zukunfts­si­che­re, effi­zi­en­te und fle­xi­ble Pro­zes­se mit GenAI am Bei­spiel der ECM-Platt­form von M-Files

Für wen ist das Web­i­nar geeig­net?

  • IT- und Pro­jekt­lei­ter
  • Fach- und Füh­rungs­kräf­te aus der Fer­ti­gungs­in­dus­trie
  • Am The­ma Inter­es­sier­te sowie Ent­schei­der, die das stra­te­gi­sche Poten­zi­al moder­ner Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment-Sys­te­me voll aus­schöp­fen möch­ten

Jetzt kos­ten­frei anmel­den und die Zukunft Ihres Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ments gestal­ten!
Erle­ben Sie, wie Sie mit moder­nen ECM-Platt­for­men, Best-Prac­ti­ce-Lösun­gen und GenAI Ihre Pro­zes­se opti­mie­ren und Ihr Unter­neh­men fit für die digi­ta­le Zukunft machen.

5. Januar 2025
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Web­i­nar Enter­pri­se Con­tent Manage­ment & KI mit Hyland - März 2025

By ECM, Webinar on demand

25. März 2025 - 10 Uhr

Web­i­nar by Digi­tal Work­place Expe­ri­ence

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Next-Level Con­tent Manage­ment: Wie KI und die Fede­ra­ted Con­tent Cloud Ihre Daten revo­lu­tio­nie­ren 

 

Die Art und Wei­se, wie Unter­neh­men mit Infor­ma­tio­nen umge­hen, ver­än­dert sich rasant. Künst­li­che Intel­li­genz eröff­net völ­lig neue Mög­lich­kei­ten für das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) – doch ohne die rich­ti­ge Stra­te­gie blei­ben unstruk­tu­rier­te Daten unge­nutzt. 

In die­sem exklu­si­ven Web­i­nar erfah­ren Sie, wie Sie mit KI-gestütz­tem Con­tent Manage­ment und der Fede­ra­ted Con­tent Cloud (FCC) Ihr Unter­neh­men zukunfts­si­cher auf­stel­len. Ler­nen Sie, wie intel­li­gen­te Tech­no­lo­gien Silos auf­bre­chen, Infor­ma­tio­nen intel­li­gent ver­net­zen und Ihre Con­tent-Pro­zes­se effi­zi­en­ter machen. 

Das erwar­tet Sie: 

  • Grund­la­gen und Pra­xis­tipps von Dr. Mar­tin Böhn von Digi­tal Work­place by BARC 
  • Exper­ten­wis­sen von Chris­to­pher Zau­che von Hyland Soft­ware 
  • Mehr zu KI-gestütz­te Con­tent Inno­va­ti­on Cloud (CIC), agen­ten­ba­sier­ter KI, smar­te Auto­ma­ti­sie­rung und siche­re Gover­nan­ce 
  • Exklu­si­ve Ein­bli­cke in die Fede­ra­ted Con­tent Cloud (FCC) 
  • Stra­te­gien & Best Prac­ti­ces, um Con­tent-Per­for­mance mit KI auf das nächs­te Level zu heben 

Erle­ben Sie, wie KI, smar­te Auto­ma­ti­sie­rung und agen­ten­ba­sier­te Lösun­gen Ihre Doku­men­ten­ver­wal­tung revo­lu­tio­nie­ren. Pro­fi­tie­ren Sie von effi­zi­en­te­ren Work­flows, ver­knüpf­ten Infor­ma­tio­nen, schnel­le­rer Ent­schei­dungs­fin­dung und maxi­ma­ler Kon­trol­le über Ihre Inhal­te. 

3. Januar 2025
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Web­i­nar Auto­ma­ti­sche Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung - Febru­ar 2025

By ECM, Webinar on demand

Die inhalt­li­che Erschlie­ßung und Ver­tei­lung der Haus­post an die rich­ti­gen Bear­bei­ter ist in vie­len Unter­neh­men eine gro­ße Her­aus­for­de­rung. Moder­ne Sys­te­me unter­stüt­zen bei der auto­ma­ti­sier­ten Ana­ly­se und Zustel­lung von Ein­gangs­post, ein­schließ­lich Papier­do­ku­men­ten, E-Mails und ande­ren digi­ta­len For­ma­ten.

Im Web­i­nar wer­den der sys­tem­ge­stütz­te Pro­zess, die erfor­der­li­chen Werk­zeu­ge sowie die orga­ni­sa­to­ri­schen Her­aus­for­de­run­gen bespro­chen und die hohen Poten­tia­le auf­ge­zeigt. Die effi­zi­en­te­ren Pro­zes­se unter­stüt­zen dabei beson­ders gut die dezen­tra­len Struk­tu­ren im Digi­tal Work­place.

 

27. Febru­ar 2025 - 10 Uhr

Web­i­nar by Digi­tal Work­place

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2. Januar 2025
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