T-Systems hat ihr Digitalisierungs-Know-how in der „Digital Solutions“ gebündelt. Rund 9.500 Digitalisierungsexperten entwickeln gemeinsam innovative Digitalisierungsansätze, bauen neue kundenspezifische Lösungspakete und beraten Unternehmen, wie sie die digitale Transformation strukturiert angehen sollten. Damit erfüllt die Digital Solutions die wichtigste Anforderung an einen vertrauenswürdigen Digitalisierungsprovider: Ein Anbieter zu sein, der alle Teilbereiche der Digitalisierung zu einem Ende-zu-Ende-Portfolio integriert und Verantwortung für die Gesamtlösung übernimmt.
ECM Portfolio
T-Systems ist ein führender Anbieter von Enterprise Content Management (ECM) Lösungen für mittlere und große Unternehmen sowie Behörden. Die ECM-Experten der T-Systems beraten, integrieren Lösungen in bestehende IT-Landschaften, passen sie kundenspezifisch an, begleiten die Projekte von der ersten Idee bis zur Produktivsetzung und managen Lösungen als Komplettservice – on premise oder in der Cloud. Die ECM Lösungen der T-Systems optimieren Geschäftsprozesse, heben Synergiepotenziale und gewährleisten die Einhaltung rechtlicher Regularien. Ein großer Bestandteil des ECM-Portfolios stellt die MasterFamilydar, die aus
ImageMaster, NormMaster und TypeMaster besteht. Von elektronischen Ablagesystemen bis hin zu völlig neuen Collaborations-Möglichkeiten: Die MasterFamily realisiert seit über 25 Jahren erfolgreich ECM-Projekte branchenübergreifend für ihre Kunden – in Deutschland und auch international – wobei die drei Produkte sowohl alleinstehend als auch gemeinsam eingesetzt werden.
Die intelligenten ImageMasterContent Services unterstützen die Digitalisierung von Geschäftsprozessen on premise, in der Cloud und auch in hybriden Umgebungen, und bieten flexiblen, geräteunabhängigen Zugriff auf Informationen, effizientes Management von Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus, leistungsfähiges Business Process Management sowie umfassende Erfüllung von Compliance-Anforderungen und DSGVO. Transparente Integrationen mit SAP, SharePoint und O365 sowie offene Schnittstellen schaffen beste Voraussetzungen für eine bessere Vernetzung, Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit den umfangreichen kundenspezifischen Erweiterungs- und Anpassungsmöglichkeiten können zusätzliche Synergien gehoben werden.
Mit NormMasterverwalten Kunden Normen und Dokumente unter transparenter Berücksichtigung von Änderungen und sorgen für eine vollständige, zeitnahe und zielgerichtete Verteilung der relevanten Informationen. Die ECM-Software stellt jegliche Industrienormen zur Optimierung und Unterstützung des Qualitätsmanagements in Fertigungsprozessen bereit und managt diese vollumfänglich.
TypeMasterfungiert als Enterprise-Content-Management-System für Homologations- und Registrierungszwecke bei Fahrzeugen und ist hierbei Markführer in seinem Segment. Das Softwareprodukt hilft Automobilherstellern durch präzise Planung und Optimierung des Zulassungsprozesses von Fahrzeugen und OEM-Komponenten bei der Beschleunigung der Markteinführung. Dies beinhaltet die Verarbeitung von Fahrzeugdaten und die Erstellung von Genehmigungsdokumenten im Austausch mit technischen Diensten und Behörden, z.B. dem Kraftfahrt-Bundesamt (KBA). TypeMaster-Experten unterstützen Kunden in der Fach- und Prozessberatung sowie Anpassung der Software an regulatorische und kundenspezifische Anforderungen und betreuen den reibungslosen und effizienten Ablauf der Geschäftsprozesse.
Highlights
• Mit ECM-Systemen alle Formen von Informationen erfassen, verwalten, steuern und bereitstellen – unabhängig von Format, Quelle, Ersteller, Ort oder Device
• Informationssuche, Ablage und Bearbeitung von Dokumenten inklusive rechtskonformer elektronischer Langzeitarchivierung
• Kosten für IT und Personal senken und von Kostenkontrolle durch Festpreispakete profitieren
• Gemeinsam an Dokumenten arbeiten und dadurch die Produktivität in Unternehmen steigern sowie unternehmensweite Collaboration fördern
• Prozesse beschleunigen, Qualität steigern und durch Workflow-Unterstützung das volle Potenzial ausschöpfen
• Alles aus einer Hand, ganz nach den jeweiligen Anforderungen – von Beratung über Projektrealisierung, Migration, kundenspezifische Anpassung und Integration bis zum kompletten Betrieb inklusive Infrastruktur
Mithilfe dieser Studie informieren Sie sich über die Anwendungsmöglichkeiten der E-Akte, erhalten Anregungen für Ihr Projekt und prüfen die Möglichkeiten führender Systeme.
welche Einsatzmöglichkeiten und Funktionsblöcke es gibt.
wie diese konkrete Mehrwerte für Unternehmen bieten.
wie Sie sich bei der Planung und Durchführung Ihres Projektes orientieren.
Schließen Sie sich über 250.000 jährlichen Lesern unseres Researchs an.
„BARC Surveys geben mir einen praktischen Überblick darüber, was es auf dem Markt gibt und was man im Alltag über Data, BI und Analytics sonst nicht mitbekommt.“
Pietro Grammatico, Director Service Management BI, Vorwerk
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Die E-Akte ist die digitale Abbildung einer Akte in einem System für Enterprise Content Management (ECM). Mit der elektronischen Akte können Informationen digital erzeugt, bearbeitet und verteilt werden. Sie dient als zentraler Ort der Datenspeicherung, um so Kopien zu vermeiden und (rechtegesteuert) auf einem einheitlichen Informationsstand zu arbeiten. Unternehmen können so steigenden Anforderungen an flexible oder schnelle Reaktionen, Nachweisbarkeit und Datenschutz gerecht werden.
Der Theorieteil der Studie führt in die Themengebiete Dokumentenmanagement und E-Akte ein und zeigt verschiedene Anwendungsgebiete auf. Hintergründe zu Aufbau und Betrieb der Systeme werden gegeben, ebenso sind Rechtestrukturen und Nachweispflichten erläutert. Potenziale und Kosten für die Implementierung der E-Akte werden verdeutlicht und ein Vorgehensmodell für die Anforderungsanalyse, Softwareauswahl und Einführung vorgestellt.
An die theoretischen Grundlagen knüpft eine fünfteilige Analyse von führenden Softwarelösungen für die E-Akte an. Der Kriterienkatalog untersucht Anforderungen aus den Bereichen Anbieterunterstützung, Technik, Funktionalität und Zusammenarbeit.
Die 10. Auflage der Marktübersicht „Software-Systeme für Projektmanagement“ testet 17 Produkte für Multiprojekt- und Projektportfolio-Management von namhaften Anbietern anhand von über 300 Einzelkriterien.
Dieses Angebot richtet sich an Anwenderunternehmen. Preise für Hersteller und Service Provider auf Anfrage.
595,00 € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer
Mit Erwerb der Studie
können Sie mehr als 17 führende Multi-Projektmanagement-Softwareprodukte vergleichen.
erkennen Sie schnell die Stärken und Schwächen der Hersteller.
lernen Sie, wie Sie Ihren Softwareauswahlprozess erfolgreich gestalten.
Weitere Informationen zur Studie
Die 10. Auflage der Marktübersicht „Software-Systeme für Projektmanagement“ testet 17 Produkte für Multiprojekt- und Projektportfolio-Management von namhaften Anbietern anhand von über 300 Einzelkriterien.
Die detaillierten Analysen der Produkte erfolgen jeweils in Zusammenarbeit mit erfahrenen Beratern der Anbieter, um das volle Potenzial der Lösungen bewerten zu können. Die Studie wählt dabei bewusst eine ganzheitliche Sicht auf die Produkte. Die untersuchten Einzelfunktionen werden immer im Zusammenhang mit dem kompletten Projektlebenszyklus und den verschiedenen Management-Ebenen bewertet. Die einleitenden Kapitel beschreiben ein Vorgehensmodell um Software auszuwählen und einzuführen und beschreiben die Funktionen, die moderne PM-Software heute bietet.
Die Marktübersicht verzichtet auf eine Rangliste. Die Anforderungen unterschiedlicher Anwender sind dafür zu unterschiedlich. Ergänzend zur Marktübersicht bietet allerdings die Studien-Website PM-Software.Info Lesern die Möglichkeit, eigene Schwerpunkte zu setzen und eine individuelle Rangliste der in der Studie aufgeführten Produkte erstellen zu lassen.
Die Marktstudie wird als PDF-Download zur Verfügung gestellt. Sie wird bei neuen Produktversionen und bei der Aufnahme neuer Produkte kontinuierlich aktualisiert. Leser erhalten für sechs Monate ab dem Erwerb der Studie Online-Zugriff auf Aktualisierungen.
Erfahren Sie mehr über Potenziale, Mehrwerte und die erfolgreiche Umsetzung des integrierten Informationsmanagements und treiben Sie so die Digitalisierung Ihrer Prozesse voran.
erhalten Sie konkrete Handlungsempfehlungen, um Ihr Informationsmanagement zu verbessern.
nutzen Sie die Potenziale von ECM wie beispielsweise eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und die schnellere Nutzung von Informationen.
erfahren Sie mehr über die Anforderungen an Unternehmen, die sich aus der Digitalen Transformation ergeben .
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Die richtige Information zur richtigen Zeit wird in der modernen Arbeitswelt immer mehr zur Herausforderung. Immer mehr Inhalte aus immer mehr Quellen stehen bereit, gleichzeitig steigen die Ansprüche an eine schnelle und flexible Verarbeitung.
Die Digitale Transformation hat verändert, wie man Informationen sieht und diese nutzen will. Daher kommt der richtigen Erfassung, Verwaltung und insbesondere Bereitstellung eine hohe Bedeutung zu.
Erhalten Sie einen speziell aufbereiteten, praxisnahen Überblick zu den Themen Cloud und Software-as-a-Service (SaaS) für Enterprise Content Management (ECM).
wie sich die Themen Cloud, SaaS und klassische (lokale) On-Premises-Systeme im ECM voneinander abgrenzen.
wo Herausforderungen und Potenziale von SaaS liegen und wie Sie diese nutzen.
wie die Anbieterlandschaft und aktuelle Markttrends aussehen.
wie sich Lizenzmetriken und die Preisbildung im SaaS-ECM-Markt gestaltet.
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Mit der BARC-Studie ECM SaaS erhalten Sie einen speziell aufbereiteten, praxisnahen Überblick zu den Themen Cloud und Software-as-a-Service (SaaS) für Enterprise Content Management (ECM).
Die Studie verdeutlicht die Unterschiede zu klassischen (lokalen) On-Premises-Systemen und zeigt den aktuellen Stand bei SaaS-Modellen im ECM-Markt.
Basis der Studie sind Projekt-Erfahrungen von BARC-Expert:innen sowie gezielte Rückmeldungen von Anbietern (mit entsprechendem Portfolio) im Rahmen der zugehörigen Marktforschungsumfrage.
Erfahren Sie in der Studie
wie sich SaaS auf Anwender und Anbieter auswirkt.
wie sich die Themen Cloud, SaaS und klassische (lokale) On-Premises-Systeme im ECM abgrenzen lassen.
wo Herausforderungen und Potenziale von SaaS liegen.
wie sich Lizenzmetriken und die Preisbildung im SaaS-ECM-Markt gestaltet.
wie die Anbieterlandschaft aktuell aussieht.
wo Herausforderungen bei der Umstellung des Portfolios auf Anbieterseite liegen.
Erfahren Sie in dieser Studie mehr über die Unterschiede der Cloudmodelle:
Die Public Cloud ist grundsätzlich öffentlich zugänglich und kann von mehreren Kunden gleichzeitig genutzt werden
Private Cloud ist exklusiv für einen Kunden und wird auch nur von diesem genutzt
Die Hybrid Cloud beschreibt die parallele Nutzung der verschiedenen Cloudmodelle und / oder von On-Premises-Installationen
Auch bei den Cloud-Services wird zwischen mehreren grundlegenden Arten unterschieden:
IaaS: Bereitstellung von technischer Infrastruktur
PaaS: Bereitstellung von technischer Infrastruktur und grundlegenden Software-anwendungen als Laufzeitumgebung
SaaS: Bereitstellung einer ganzen Applikation zur Nutzung
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Enterprise Content Management in der Cloud
ist ein Thema, welches teils sehr kontrovers diskutiert wird, da der Enterprise Content Management – Markt in der Vergangenheit stark auf den On-Premises-Betrieb fokussiert war. Viele Kunden wissen nicht, ob sie ihr ECM-System in der Cloud oder On-Premises betreiben sollen. Doch Cloud ist nicht gleich Cloud – auch hier gibt es Unterschiede.
Historisch gesehen liegt der Ursprung der ECM-Lösungen im On-Premises-Bereich. Auch wenn es inzwischen einige leistungsstarke Enterprise Content Management-Lösungen in der Cloud gibt, existieren immer noch etliche Anbieter, welche nach wie vor den Fokus aus On-Premises-Lösungen legen. Aber es gibt auch verschiedene Anbieter, die nativ in der Cloud entwickeln oder zumindest auf eine Cloud-First-Strategie gewechselt sind. Der ECM-Markt entwickelt sich deutlich langsamer in die Richtung des Cloud-Betriebs als beispielsweise der Markt für CRM-Lösungen. Hierfür gibt es verschiedene Gründe. Im internationalen Vergleich haben die deutschen Unternehmen eher restriktiv auf Cloudangebote reagiert, was unter anderem auch in den vergleichsweisen hohen gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten und an den Datenschutz begründet ist. Zudem sind ECM-Systeme Plattformen, welche häufig in andere Business-Anwendungen wie ERP-Systeme integriert werden und die Rolle des „folgenden“ Systems einnehmen. Die führende Anwendung hat in der Vergangenheit dabei häufig die Betriebsart bestimmt. So sahen beispielsweise viele Kunden keinen großen Vorteil ihr SAP ERP On-Premises zu
betreiben und das korrespondierende Enterprise Content Management System in die Cloud auszulagern. Zudem gab es in der Vergangenheit auch Bedenken, dass Schnittstellen von On-Premises-Systeme in die Cloud weniger flexibel und performant sind als Schnittstellen zwischen zwei On-Premises-Systemen. In der Vergangenheit war auch der Netzausbau ein Hindernis für den Weg in die Cloud. Einige Kunden hatten Sorge, dass die Internetanbindung der verschiedenen Standorte für ein performantes Arbeiten ausreicht, da bei Cloud-Lösungen alle Inhalte über das Internet auf die Clients geladen wird. Dokumente sind dabei größer und benötigen mehr Übertragungskapazität als reine Datensätze. Akten mit vielen Dokumenten können sehr groß werden.
In der Gegenwart gibt es viele der Hindernisse nicht mehr oder nur noch in schwacher Ausprägung. So „wandern“ viele der führenden ERP- und CRM-Lösungen in die Cloud. Moderne Webtechnologien (Webservices etc.) erlauben auch einen besseren und performanten Aufbau von Schnittstellen, die außerhalb des eigenen Firmennetzwerkes angesiedelt sind. Viele Software- und Rechenzentrumsanbieter haben die Ausgangslage zum Aufbau von rechts- und datenschutzkonformen Lösungen in der Cloud geschaffen. Der Internetausbau ist deutlich vorangeschritten und die Leitungen performanter geworden. Zudem gibt es inzwischen einige leistungsstarke Cloudlösungen auf dem Markt für ECM, die auch mit den On-Premises-Systemen konkurrieren können. Es ist davon auszugehen, dass in den nächsten Jahren der Trend Richtung Cloud weiter anhält und zunehmend an Bedeutung gewinnt. Bevor man sich die Vor- und Nachteile des Cloudbetriebs betrachtet, muss zuerst eruiert werden, welche Arten der Cloud es überhaupt gibt und wie sich diese voneinander unterscheiden.
Grundsätzlich geht der Trend in den meisten Softwaresegmenten Richtung der Public Cloud / Software-as-a-Service. Gerade die großen Anbieter wie SAP und Microsoft sind hier maßgebliche Treiber. Das hat zur Folge, dass immer mehr führende Systeme im Standard in der Cloud betrieben werden. Da ECM-Systeme in vielen Fällen den führenden Anwendungen folgen, ist es natürlich auch naheliegend diese in der Cloud zu betreiben bzw. gleich als SaaS zu beziehen.
Schnell auf die richtigen Informationen zugreifen und diese nutzen zu können sollte Ziel jedes Unternehmens sein. Denn immer mehr Inhalte aus immer mehr Quellen stehen bereit, gleichzeitig steigen die Ansprüche an eine schnelle und flexible Verarbeitung. Oft sind relevante Dokumente aber in vielen Systemen und Ablagen verteilt. So verlieren Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit bei der Suche und Kontrolle der Inhalte. Systeme für Enterprise Content Management (ECM) integriert in einen ganzheitlichen Ansatz eines Digital Workplace bieten hier viele Möglichkeiten – die Produktauswahl und Projektumsetzung müssen aber gut geplant werden.
Die digitale Transformation hat verändert, wie man Informationen sieht und diese nutzen will. Daher kommen der richtigen Erfassung, Verwaltung und insbesondere Bereitstellung eine hohe Bedeutung zu.
Es genügt nicht, möglichst viele Informationen zu sammeln. Diese müssen in einen Kontext gebracht werden, um direkt genutzt werden zu können. Daher ist die Verbindung von Inhalten, Prozessen, Werkzeugen und den entsprechenden Mitarbeitern entscheidend. Welchen Wert eine Information hat, ist davon abhängig, wer sie für welche Anwendungsfälle nutzen kann. Kurz gesagt: Der Digital Workplace mit ECM (Enterprise Content Management) erhält somit einen weiteren wichtigen Baustein.
Informationen umfassend nutzen: Dokumenten- und Prozessmanagement
Informationen entfalten erst einen Mehrwert, wenn sie in einem Geschäftskontext genutzt werden können. Hier setzt ECM an, indem die Inhalte den Mitarbeitern im konkreten Geschäftsvorfall aufgabenbezogen und bedarfsgerecht aus unterschiedlichen Quellen bereitgestellt werden. Die Funktionen gehen dabei über die reine Recherche hinaus, die Aufgabenbereitung selbst wird unterstützt.
ECM zeichnet sich daher durch die konsequente Prozessorientierung aus. Entscheidend für erfolgreiche Projekte sind dabei nicht die verwendeten Schlagworte (Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Enterprise Information Management etc.), sondern die Unterstützung in den konkreten Einsatzszenarien.
ECM-Systeme lösen bisherige Informationsinseln auf und verschieben den Fokus von der Ablage auf die Nutzung von Informationen. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus wird unterstützt. Ausgangspunkt sind die Erfassung (Erzeugung oder Import) eines Dokuments und die Ablage (mit der inhaltlichen Einordnung bzw. Verschlagwortung).
Darauf bauen Recherche, Bearbeitung, Weiterleitung und Veröffentlichung auf. Am Ende stehen die (revisionssichere) Langzeitarchivierung sowie die abschließende (nachweisliche) Zerstörung der Dokumente. Werden nur Teilbereiche umgesetzt (bspw. reine Ablagelösungen), bleiben die Projekte meist deutlich hinter den Erwartungen der Beteiligten zurück.
Der Fokus verschiebt sich von der Informationsverwaltung zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung, eine nachhaltige Verbesserung der Geschäftsprozesse wird verfolgt. Die Systeme bieten hierfür verschiedene Möglichkeiten.
Informationen können mit einfachen Wiedervorlagen oder individuell gestellten Aufgaben verbunden werden. Das ermöglicht den Mitarbeitern die einfache Verteilung und Nachverfolgung. Auch der Dokumentenstatus kann für die Dokumentenverteilung genutzt werden. Über vordefinierte Suchanfragen erhalten die Anwender immer genau die Dokumente, welche aktuell bearbeitet werden müssen (bspw. Reklamationen im Status: „zu prüfen“).
Größere Prozessketten können Mitarbeiter bedarfsgerecht durch Ad-hoc-Workflows definieren. Hierbei werden einzelne Aufgaben, Bearbeitern und Fristen zusammengeklickt.
Für wiederkehrende, stark strukturierte Prozessketten bieten die Systeme (Production) Workflows an, welche zumeist grafisch definiert werden. Hier ist es möglich, viel Verarbeitungslogik einzubinden, bspw. zur automatischen Verteilung, Fristüberwachung oder auch der vollständigen Übernahme von Teilschritten durch die Software selbst.
Zur Unterstützung von (schwach strukturierter) Projektarbeit stellen viele ECM-Systeme Collaboration-Funktionen bereit. In Arbeitsräumen können Dokumente geteilt, Rechte und Fristen gesetzt sowie Aufgaben zugeordnet werden.
Abbildung 1: Umfassender Ansatz des Enterprise Content Management
Potenziale durch Enterprise Content Management: Wissen erzeugen und nutzen
ECM-Systeme unterstützen die Schaffung, Bewahrung und Anwendung von Wissen auf verschiedenen Ebenen. Die relevanten Informationen können strukturiert und bedarfsgerecht bereitgestellt werden, damit der Anwender schnell die erforderlichen Entscheidungen ableiten und Tätigkeiten durchführen kann.
Dazu ist eine Verbindung von Wissensbausteinen und Prozessen nötig, damit der erforderliche Bearbeitungskontext gegeben ist. Zudem ist auf die Rolle des Anwenders zu achten, also welche Arbeitsweisen und Aufgabengebiete zu unterstützen sind.
Durch die Verbindung mit einer konkreten Aufgabe wird die Nutzung erleichtert und so ein konkreter Mehrwert geschaffen. Die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Vorgangsbearbeitung ist auf verschiedene Arten möglich:
Steuerungswissen: Nutzung von Regeln zur Automatisierung
Unterstützungswissen: Bereitstellung relevanter Sachverhalte, um Entscheidungen zu vereinfachen
Kontrollwissen: Nutzung von Kontext, um Widersprüche und fehlende Informationen aufzudecken
Problemidentifikation: Erkennen eines Handlungsbedarfs und Anstoß der richtigen Prozesse
Prozessprotokollierung: Nachweis der Bearbeitung in Einzelfällen und Basis für Analysen zur Verbesserung der Arbeitsstrukturen
Proaktive Unterstützung: Automatische Bereitstellung von relevanten Inhalten, ohne dass der Anwender erst eine Suche starten muss
So ist aus Sicht des Anwenders eine Konzentration auf das Wesentliche möglich. Dort wo Entscheidungskompetenz und Fachwissen gefordert sind, müssen die Systeme die Bearbeitungsfunktionen bereitstellen.
Wo es allerdings keinen Entscheidungsspielraum gibt oder die Aufgabe selbst trivial ist (z. B. „immer“ Information an anderen Bereich, „immer“ Wandel des Dokuments in PDF), kann das System durch eine entsprechende Regel unterstützen. („Immer“ ist etwas, mit dem ein System sehr gut arbeiten kann.)
ECM zur Umsetzung des Digital Workplace
Die Ausrichtung und Funktionalität von Enterprise Content Management Systemen eignet sich sehr gut zur Umsetzung des Digital Workplace. (Meta-)Daten, Dokumente und Prozesse werden zusammengeführt und mit den entsprechenden Funktionen für die verschiedenen Anwendergruppen bereitgestellt. Dabei kann das ECM-System eigene Oberflächen bereitstellen mit entsprechenden Übersichten, Kacheln und Funktionsbausteinen.
In vielen Unternehmen werden hiermit anwendungsfallbezogene Oberflächen aufgebaut, welche den Mitarbeitern direkt die wesentlichen Inhalte bereitstellen, die Bearbeitung ermöglichen, auf neue Sachverhalte hinweisen und auch übergreifende Prozesse abbilden.
ECM-Systeme können aber auch im Hintergrund für die Zusammenführung von Inhalten und Aufgaben genutzt werden. Das Dokumentenmanagement und ein Archiv dienen dem Aufbau einer zentralen Stelle zur Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten (Single Point of Truth).
Verschiedene Fachsysteme können sich hieraus bedienen und selbst Dokumente und (Meta-)Daten dort ablegen. So wird bspw. oft eine Verbindung der verschiedenen Informations- und Systemwelten auf der Dokumentenebene durchgeführt.
Abbildung 2: ECM zur Verknüpfung und bedarfsgerechten Nutzung von Informationen
Auch der Portalgedanke wird mit ECM-Systemen breit unterstützt. ECM-Systeme können Funktionsbausteine in andere Fachsysteme einbinden, bspw. zur Anzeige von Dokumenten und Akten oder Suchfunktionen. Viele Anbieter unterstützen die Bereitstellung ganzer Funktionsbausteine wie bspw. ein Aktennavigator in übergreifenden Portalen.
Zudem werden ECM-Systeme in vielen Unternehmen zur Unterstützung der übergreifenden Prozesse genutzt. Für die interne Zusammenarbeit haben die Workflow-Funktionen den Vorteil, dass sie vergleichsweise einfach zu nutzen sind und dass meist (fast) alle Bildschirmarbeitsplätze auch über eine ECM-Lizenz verfügen, also am Workflow teilnehmen können.
Die externe Zusammenarbeit wird durch Funktionsbausteine für Input und (einfaches) Output Management unterstützt, indem eingehende Dokumente erfasst, klassifiziert, ausgelesen und einem Prozess oder Sachbearbeitern zugeordnet werden können. Über Formularmanagement und das Einmischen von Barcodes / sonstigen Steuerzeichen können ausgehende Dokumente so aufbereitet werden, dass Rückläufer schnell und sicher zugeordnet werden können.
Die digitale Transformation allgemein und der Digital Workplace erfordern ein Umdenken bei der Nutzung von Informationen und Softwarewerkzeugen. Ziel ist die stärkere Unterstützung (und damit auch Führung) durch Softwaresysteme in der Vorgangsbearbeitung.
Es ist eine andere Art des Arbeitens, die häufig im ersten Moment abgelehnt wird. Oft fehlt das Verständnis für die Vorteile, die eine Umstellung für die eigene Tätigkeit mit sich bringen würde. Zudem müssen die Rahmenbedingungen bereitgestellt werden: Ein solches Projekt braucht Zeit und Ressourcen, die Ziele und Maßnahmen müssen gut kommuniziert werden. Nicht zu vergessen sind aufgabenorientierte, kontinuierliche Schulungen.
Bei Anforderungsanalyse und Prozessdesign sind bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Es gilt, zum einen das Erfahrungswissen und Best-Practice-Ansätze zu übernehmen, zum anderen aber auch die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Zudem muss eine Prüfung der Arbeitsweisen auf Konformität zu den aktuellen Zielen und Rahmenbedingungen erfolgen.
Vor allem darf das Projekt nicht als „Softwareprojekt“ abgestempelt werden. Es geht um neue Arbeitsweisen und Prozesse, eine neue Art, mit Informationen umzugehen und zu kommunizieren. Richtig aufgesetzt bietet ein solches Projekt den Nährboden für eine kontinuierliche Verbesserung: Die Mitarbeiter müssen begeistert sein und eigene Ideen einbringen können. Idealerweise wird das System als wertvolles Werkzeug, als „mein System“ angesehen.
ECM bietet die Chance auf viele positive Veränderungen, verbindet die technische Ebene mit Prozessen und Arbeitsphilosophien. Man muss sich diesen Themen stellen, denn der Digitalisierungsdruck von außen und innen wächst. Aber wenn man es schon tun muss – dann sollte man es richtig tun und auch Spaß dabei haben! Wer will keinen optimalen Digital Workplace mit ECM-Funktionalitäten? Wer will nicht besser arbeiten können?
Fazit: mit Enterprise Content Management mehr erreichen
Wissen ist ein entscheidender Produktionsfaktor in modernen Unternehmen. Die Qualität der Generierung, Sicherung, Verteilung und Nutzung dieses Wissens hat wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Die Anforderungen steigen, da immer mehr Informationen aus immer mehr Quellen immer schneller bearbeitet werden müssen. ECM-Systeme helfen, die Informationsflut zu kanalisieren, wertvolle Inhalte schnell zu identifizieren sowie diese Inhalte qualitativ hochwertig zu bearbeiten und zu verwalten.
Ebenso wertvoll und entscheidend für den Unternehmenserfolg sind motivierte Mitarbeitern, welche ihre Aufgaben flexibel, effizient und qualitativ hochwertig bearbeiten können. Hier setzt ECM an, indem es die Informationen sammelt, aufbereitet und in den jeweiligen Kontext stellt.
Automatismen können die Anwendern von einfachen Aufgaben entlasten, für komplexere Entscheidungen sind die Werkzeuge des Vorgangsmanagement wertvolle Unterstützung.
ECM darf daher nicht auf die Software reduziert werden, sondern sollte zwingend in der unternehmensweiten Vision eines Digital Workplace beachtet werden. Die Projekte müssen auch die Strategie und die Organisation umfassen, da anders mit den Informationen gearbeitet wird.
Dazu sind Mut zur Veränderung und ein gutes Change-Management notwendig. Ziele müssen klar definiert, Rahmenbedingungen geschaffen und Anwendungsmöglichkeiten ausgearbeitet werden. Durch eine strukturierte Softwareauswahl muss die am besten passende Lösung identifiziert werden.
Für die Umsetzung sind eine schrittweise Einführung sowie die Verbindung der Systemimplementierung mit Schulungen und organisatorischen Maßnahmen sinnvoll. Mit dem Willen zur ständigen Verbesserung können immer wieder neue Potenziale erschlossen werden.
Denn es gibt keine Alternative zu ECM. Kunden und Geschäftspartnern nehmen die Qualität der Kommunikation und Dokumentation als wesentliches Leistungsmerkmal wahr. Mitarbeiter wollen nicht einen Großteil der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.
Das Unternehmen wird am Markt erfolgreich sein, welches die Potenziale konsequent erkennt und umsetzt. Die Frage nach ECM integriert in den Digital Workplace ist also nicht „ob?“, sondern sie kann nur lauten: „Jetzt – wie genau?“.
Schnell auf die richtigen Informationen zugreifen und diese nutzen zu können wird immer stärker zur Herausforderung. Immer mehr Inhalte aus immer mehr Quellen stehen bereit, gleichzeitig steigen die Ansprüche an eine schnelle und flexible Verarbeitung. Oft sind relevante Dokumente aber in vielen Systemen und Ablagen verteilt. So verlieren Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit bei der Suche und Kontrolle der Inhalte. Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bieten hier viele Möglichkeiten – die Produktauswahl und Projektumsetzung müssen aber gut geplant werden.
Die digitale Transformation hat verändert, wie man Informationen sieht und diese nutzen will. Daher kommen der richtigen Erfassung, Verwaltung und insbesondere Bereitstellung eine hohe Bedeutung zu. Es genügt nicht, möglichst viele Informationen zu sammeln. Diese müssen in einen Kontext gebracht werden, um direkt genutzt werden zu können. Daher ist die Verbindung von Inhalten, Prozessen, Werkzeugen und den entsprechenden Mitarbeitern entscheidend. Welchen Wert eine Information hat, ist davon abhängig, wer sie für welche Anwendungsfälle nutzen kann.
Informationen umfassend nutzen: Dokumentenlebenszyklus und Prozessmanagement
Informationen entfalten erst einen Mehrwert, wenn sie in einem Geschäftskontext genutzt werden können. Hier setzt ECM an, indem die Inhalte den Mitarbeitern im konkreten Geschäftsvorfall aufgabenbezogen und bedarfsgerecht aus unterschiedlichen Quellen bereitgestellt werden. Die Funktionen gehen dabei über die reine Recherche hinaus, die Aufgabenbereitung selbst wird unterstützt.
ECM zeichnet sich daher durch die konsequente Prozessorientierung aus. Entscheidend für erfolgreiche Projekte sind dabei nicht die verwendeten Schlagworte (Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Enterprise Information Management etc.), sondern die Unterstützung in den konkreten Einsatzszenarien. ECM-Systeme lösen bisherige Informationsinseln auf und verschieben den Fokus von der Ablage auf die Nutzung von Informationen. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus wird unterstützt. Ausgangspunkt sind die Erfassung (Erzeugung oder Import) eines Dokuments und die Ablage (mit der inhaltlichen Einordnung bzw. Verschlagwortung). Darauf bauen Recherche, Bearbeitung, Weiterleitung und Veröffentlichung auf. Am Ende stehen die (revisionssichere) Langzeitarchivierung und/oder die abschließende (nachweisliche) Zerstörung der Dokumente. Werden nur Teilbereiche umgesetzt (bspw. reine Ablagelösungen), bleiben die Projekte meist deutlich hinter den Erwartungen der Beteiligten zurück.
Der Fokus verschiebt sich von der Informationsverwaltung zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung, eine nachhaltige Verbesserung der Geschäftsprozesse wird verfolgt. Die Systeme bieten hierfür verschiedene Möglichkeiten. Informationen können mit einfachen Wiedervorlagen oder individuell gestellten Aufgaben verbunden werden, das ermöglicht den Mitarbeitern die einfache Verteilung und Nachverfolgung. Auch der Dokumentenstatus kann für die Dokumentenverteilung genutzt werden. Über vordefinierte Suchanfragen erhalten die Anwender immer genau die Dokumente, welche aktuell bearbeitet werden müssen (bspw. Reklamationen i Status: „zu prüfen“).
Größere Prozessketten können Mitarbeiter bedarfsgerecht durch Ad-hoc-Workflows definieren. Hierbei werden einzelne Aufgaben, Bearbeiter und Fristen zusammengeklickt. Für wiederkehrende, stark strukturierte Prozessketten bieten die Systeme (Production) Workflows an, welche zumeist grafisch definiert werden. Hier ist es möglich, viel Verarbeitungslogik einzubinden, bspw. zur automatischen Verteilung, Fristüberwachung oder auch der vollständigen Übernahme von Teilschritten durch die Software selbst. Zur Unterstützung von (schwach strukturierter) Projektarbeit stellen viele ECM-Systeme Collaboration-Funktionen bereit. In Arbeitsräumen können Dokumente geteilt, Rechte und Fristen gesetzt sowie Aufgaben zugeordnet werden.
Potenziale durch ECM: Wissen erzeugen und nutzen
ECM-Systeme unterstützen die Schaffung, Bewahrung und Anwendung von Wissen auf verschiedenen Ebenen. Die relevanten Informationen können strukturiert und bedarfsgerecht bereitgestellt werden, damit der Anwender schnell die erforderlichen Entscheidungen ableiten und Tätigkeiten durchführen kann. Dazu ist eine Verbindung von Wissensbausteinen und Prozessen erforderlich, damit der erforderliche Bearbeitungskontext gegeben ist.
Abbildung 1: Umfassender Ansatz des Enterprise Content Management
Zudem ist auf die Rolle des Anwenders zu achten, also welche Arbeitsweisen und Aufgabengebiete zu unterstützen sind.
Durch die Verbindung mit einer konkreten Aufgabe wird die Nutzung erleichtert und so ein konkreter Mehrwert geschaffen. Die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Vorgangsbearbeitung ist auf verschiedene Arten möglich:
Steuerungswissen: Nutzung von Regeln zur Automatisierung
Unterstützungswissen: Bereitstellung relevanter Sachverhalte, um Entscheidungen zu vereinfachen
Kontrollwissen: Nutzung von Kontext, um Widersprüche und fehlende Informationen aufzudecken
Problemidentifikation: Erkennen eines Handlungsbedarfs und Anstoß der richtigen Prozesse
Prozessprotokollierung: Nachweis der Bearbeitung in Einzelfällen und Basis für Analysen zur Verbesserung der Arbeitsstrukturen
Proaktive Unterstützung: Automatische Bereitstellung von relevanten Inhalten, ohne dass der Anwender erst eine Suche starten muss
So ist aus Sicht des Anwenders eine Konzentration auf das Wesentliche möglich. Dort wo seine Entscheidungskompetenz und sein Fachwissen gefordert ist, müssen die Systeme die Bearbeitungsfunktionen bereitstellen. Wo es allerdings keinen Entscheidungsspielraum gibt oder die Aufgabe selbst trivial ist (z. B. „immer“ Information an anderen Bereich, „immer“ Wandel des Dokuments in PDF), kann das System durch eine entsprechende Regel unterstützen. („Immer“ ist etwas, mit dem ein System sehr gut arbeiten kann.)
ECM zur Umsetzung des Digital Workplace
Die Ausrichtung und Funktionalität von ECM-Systemen eignet sich sehr gut zur Umsetzung des Digital Workplace. (Meta-)Daten, Dokumente und Prozesse werden zusammengeführt und mit den entsprechenden Funktionen für die verschiedenen Anwendergruppen bereitgestellt. Dabei kann das ECM-System eigene Oberflächen bereitstellen mit entsprechenden Übersichten, Kacheln und Funktionsbausteinen. In vielen Unternehmen werden hiermit anwendungsfallbezogene Oberflächen aufgebaut, welche Mitarbeiter direkt die wesentlichen Inhalte bereitstellen, die Bearbeitung ermöglichen, auf neue Sachverhalte hinweisen und auch übergreifende Prozesse abbilden.
ECM-Systeme können aber auch im Hintergrund für die Zusammenführung von Inhalten und Aufgaben genutzt werden. Dokumentenmanagement und Archiv dienen dem Aufbau einer zentralen Stelle zur Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten (Single Point of Truth).
Verschiedene Fachsysteme können sich hieraus bedienen und selbst Dokumente und (Meta-)Daten dort ablegen. So wird bspw. oft eine Verbindung der verschiedenen Informations- und Systemwelten auf der Dokumentenebene durchgeführt. Auch der Portalgedanke wird mit ECM-Systemen breit unterstützt. ECM-Systeme können Funktionsbausteine in andere Fachsysteme einbinden, bspw. zur Anzeige von Dokumenten und Akten oder Suchfunktionen. Viele Anbieter unterstützen die Bereitstellung ganzer Funktionsbausteine wie bspw. ein Aktennavigator in übergreifenden Portalen.
Zudem werden ECM-Systeme in vielen Unternehmen zur Unterstützung der übergreifenden Prozesse genutzt. Für die interne Zusammenarbeit haben die Workflow-Funktionen den Vorteil, dass sie vergleichsweise einfach zu nutzen sind und dass meist (fast) alle Bildschirmarbeitsplätze auch über eine ECM-Lizenz verfügen, also am Workflow teilnehmen können. Die externe Zusammenarbeit wird durch Funktionsbausteine für Input und (einfaches) Output Management unterstützt, indem eingehende Dokumente erfasst, klassifiziert, ausgelesen und einem Prozess oder Sachbearbeiter zugeordnet werden können. Über Formularmanagement und das Einmischen von Barcodes / sonstigen Steuerzeichen können ausgehende Dokumente so aufbereitet werden, dass Rückläufer schnell und sicher zugeordnet werden können.
Abbildung 2: ECM zur Verknüpfung und bedarfsgerechten Nutzung von Informationen
Erfolgreich umsetzen: Mitarbeiter einbinden
Die digitale Transformation allgemein und der Digital Workplace erfordern ein Umdenken bei der Nutzung von Informationen und Softwarewerkzeugen. Ziel ist die stärkere Unterstützung (und damit auch Führung) durch Softwaresysteme in der Vorgangsbearbeitung. Es ist eine andere Art des Arbeitens, die häufig im ersten Moment abgelehnt wird. Oft fehlt das Verständnis für die Vorteile, die eine Umstellung für die eigene Tätigkeit mit sich bringen würde. Zudem müssen die Rahmenbedingungen bereitgestellt werden: Ein solches Projekt braucht Zeit und Ressourcen, die Ziele und Maßnahmen müssen gut kommuniziert werden. Nicht zu vergessen sind aufgabenorientierte, kontinuierliche Schulungen.
Bei Anforderungsanalyse und Prozessdesign sind bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Es gilt, zum einen das Erfahrungswissen und Best-Practice-Ansätze zu übernehmen, zum anderen aber auch die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Zudem muss eine Prüfung der Arbeitsweisen auf Konformität zu den aktuellen Zielen und Rahmenbedingungen erfolgen.
Vor allem darf das Projekt nicht als „Softwareprojekt“ abgestempelt werden. Es geht um neue Arbeitsweisen und Prozesse, eine neue Art, mit Informationen umzugehen und zu kommunizieren. Richtig aufgesetzt bietet ein solches Projekt den Nährboden für eine kontinuierliche Verbesserung: Die Mitarbeiter müssen begeistert sein und eigene Ideen einbringen können. Idealerweise wird das System als wertvolles Werkzeug, als „mein System“ angesehen.
ECM bietet die Chance auf viele positive Veränderungen, verbindet die technische Ebene mit Prozessen und Arbeitsphilosophien. Man muss sich diesen Themen stellen, denn der Druck von außen und innen wächst. Aber wenn man es schon tun muss – dann sollte man es richtig tun und auch Spaß dabei haben! Wer will nicht besser arbeiten können?
Fazit: mit ECM mehr erreichen
Wissen ist ein entscheidender Produktionsfaktor in modernen Unternehmen. Die Qualität der Generierung, Sicherung, Verteilung und Nutzung dieses Wissens hat wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Die Anforderungen steigen, da immer mehr Informationen aus immer mehr Quellen immer schneller bearbeitet werden müssen. ECM-Systeme helfen, die Informationsflut zu kanalisieren, wertvolle Inhalte schnell zu identifizieren sowie diese Inhalte qualitativ hochwertig zu bearbeiten und zu verwalten. Ebenso wertvoll und entscheidend für den Unternehmenserfolg sind motivierte Mitarbeiter, welche ihre Aufgaben flexibel, effizient und qualitativ hochwertig bearbeiten können. Hier setzt ECM an, indem es die Informationen sammelt, aufbereitet und in den jeweiligen Kontext stellt. Automatismen können die Anwender von einfachen Aufgaben entlasten, für komplexere Entscheidungen sind die Werkzeuge des Vorgangsmanagements wertvolle Unterstützung.
ECM darf daher nicht auf die Software reduziert werden. Die Projekte müssen auch die Strategie und die Organisation umfassen, da anders mit den Informationen gearbeitet wird. Dazu sind Mut zu Veränderung und ein gutes Change-Management notwendig. Ziele müssen klar definiert, Rahmenbedingungen geschaffen und Anwendungsmöglichkeiten ausgearbeitet werden. Durch eine strukturierte Softwareauswahl muss die am besten passende Lösung identifiziert werden. Für die Umsetzung sind eine schrittweise Einführung sowie die Verbindung der Systemimplementierung mit Schulungen und organisatorischen Maßnahmen notwendig. Mit dem Willen zur ständigen Verbesserung können immer wieder neue Potenziale erschlossen werden.
Denn es gibt keine Alternative zu ECM. Kunden und Geschäftspartner nehmen die Qualität der Kommunikation und Dokumentation als wesentliches Leistungsmerkmal wahr. Mitarbeiter wollen nicht einen Großteil der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.
Das Unternehmen wird am Markt erfolgreich sein, welches die Potenziale konsequent erkennt und umsetzt. Die Frage nach ECM ist also nicht „ob?“, sondern sie kann nur lauten: „Jetzt – wie genau?“.
