Im zweiten Teil des Podcasts zur E-Rechnungspflicht liegt der Fokus auf den praktischen Auswirkungen der neuen Vorgaben für Unternehmen und den Möglichkeiten zur Umsetzung.
Änderungen in der Gesetzeslage.
Änderungen in der Gesetzeslage
- Neu: Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht befreit, wenn der Umsatz im vorherigen Geschäftsjahr 25.000 EUR und im laufenden Jahr 100.000 EUR nicht überschreitet.
- Befreiung gilt nur für die Erstellung von Rechnungen; der Empfang von E-Rechnungen ist weiterhin verpflichtend.
- Beschluss erfolgte am 22.11. durch den Bundesrat.
Unterstützung durch Software
- ERP-Systeme, Buchhaltungs- und Finanzsoftware: Bestehende Systeme können durch Module erweitert werden, um E-Rechnungen zu erstellen oder zu empfangen.
- Spezialsysteme für E-Rechnungen: Ideal für die Erstellung von Ausgangsrechnungen, oft teilautomatisiert und häufig als SaaS-Lösungen verfügbar.
- Rechnungseingangssoftware: Adapter oder spezialisierte Module ermöglichen E-Rechnungen als zusätzlichen Eingangskanal.
- Wichtig: E-Rechnungen müssen im ursprünglichen Format revisionssicher archiviert werden. Systeme wie ERP oder spezialisierte ECM-Lösungen unterstützen dies.
Auswahl der richtigen Software
- Mittelständische und große Unternehmen: Oft vorhandene ERP- oder Finanzsysteme; Erweiterung oder Beschaffung kompatibler Lösungen ist notwendig.
- Kleine Unternehmen: Nutzen häufig einfache Finanzsoftware oder manuelle Prozesse; sollten Adapter oder spezialisierte E-Rechnungslösungen prüfen.
- Die Wahl hängt von den bestehenden Systemen, Prozessen und Anforderungen ab (manuell vs. hochautomatisiert).
Auswirkungen auf bestehende Prozesse
- Die E-Rechnung ersetzt den Analyseprozess (z. B. OCR-Scans für Papier- oder PDF-Rechnungen), da die Daten strukturiert vorliegen.
- Der Prüfprozess bleibt jedoch notwendig, da auch strukturierte Daten Fehler enthalten können (z. B. falsche Angaben).
Vorteile der E-Rechnung
- Effizienzsteigerung: Wegfall von manuellen Analyseprozessen und reduzierter Papierverbrauch.
- Automatisierung: Schnellere Verarbeitung und weniger Fehler.
- Trotz anfänglicher Umstellungskosten können Unternehmen langfristig von den neuen Standards profitieren.
Fazit und Ausblick
- Die E-Rechnung ist mehr als eine lästige Pflicht; sie bietet Potenzial für effizientere Abläufe.
- In der nächsten Folge wird diskutiert, wie Prüfprozesse weiter optimiert werden können und welche konkreten Vorteile die Digitalisierung für Unternehmen bringt.
Shownotes: Podcast Digital Workplace Untold – Teil II: Die E-Rechnungspflicht
Inhalt der Folge:
In dieser Episode tauchen wir tiefer in die Praxis der E-Rechnungspflicht ein! Gemeinsam mit unserem Senior-Analysten Michael Schiklang besprechen wir, was Unternehmen konkret erwartet, welche Systeme sie bei der Umsetzung unterstützen können und welche Vorteile E-Rechnungen langfristig bieten.
Highlights der Folge:
- Update zur Gesetzeslage:
Kleinunternehmer mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 25.000 EUR (100.000 EUR im laufenden Jahr) sind von der E-Rechnungspflicht befreit (Empfang bleibt verpflichtend). - Softwarelösungen für die E-Rechnungspflicht:
- Erweiterungen für ERP-, Buchhaltungs- und Finanzsoftware.
- Spezialsysteme für Rechnungserstellung (häufig als SaaS-Lösungen).
- Adapter für die Rechnungseingangsbearbeitung.
- Archivierung: E-Rechnungen müssen revisionssicher im Originalformat aufbewahrt werden.
- Wie wähle ich die richtige Software?
- Große Unternehmen: Erweiterung vorhandener Systeme.
- Kleine Unternehmen: Einführung von einfachen, kompatiblen Lösungen.
- Automatisierung vs. Prüfung:
- Die E-Rechnung macht Analyseprozesse (z. B. OCR-Scans) überflüssig.
- Prüfprozesse bleiben relevant, da auch strukturierte Daten fehlerhaft sein können.
- Pflicht oder Chance?
- Langfristige Effizienzgewinne durch weniger Papierarbeit und automatisierte Prozesse.
Ausblick:
In der nächsten Folge widmen wir uns der Frage, wie die E-Rechnung Prüfprozesse verändert, welche Systeme die Digitalisierung weiter vorantreiben und wie Unternehmen von den neuen Standards profitieren können.
Jetzt reinhören und bestens auf die E-Rechnung vorbereitet sein!