Inhalt der Podcast-Folge:
Microsoft Teams ist aus dem modernen Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Doch wie passt das populäre Kollaborationstool mit klassischen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) zusammen? Macht eine Teams-Integration Sinn?
Gäste:
🎙️ Michael Schiklang, BARC GmbH
🎙️ Dr. Martin Böhn, BARC GmbH
In dieser Folge sprechen wir über:
✅ Die grundlegenden Unterschiede und Stärken von Teams und ECM-Systemen
✅ Warum Unternehmen oft in die „Alles-in-einem-Tool“-Falle tappen
✅ Welche organisatorischen und technischen Best Practices sich in der Praxis bewährt haben
✅ Wie eine durchdachte Teams-Integration in ECM-Lösungen aussieht
ECM und Teams ergänzen sich – wenn man weiß, wie!
Hören Sie rein und erfahren Sie, wie Sie Ihre IT-Projekte erfolgreicher gestalten! 🎧
Teams-Integration im ECM: So gelingt der Brückenschlag zwischen Zusammenarbeit und Informationsmanagement
Die Integration von Microsoft Teams in Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) gehört zu den größten Herausforderungen moderner Digitalisierungsstrategien – und zu den wichtigsten. Während Teams durch seine intuitive Nutzung, dezentrale Struktur und starke Kommunikationsfeatures punktet, sind ECM-Systeme das Rückgrat strukturierter, revisionssicherer Informationsverarbeitung.
Doch was passiert, wenn Unternehmen versuchen, alle Aufgaben in einem dieser Systeme abzubilden? Die Praxis zeigt: Häufig scheitert genau dieser Ansatz. Denn Teams ist nicht dafür gemacht, Prozesse wie Langzeitarchivierung, strukturierte Vertragsverwaltung oder ISO-konformes Qualitätsmanagement zu übernehmen. Genauso wenig eignet sich ein ECM-System für spontane Projektarbeit, informelle Kommunikation oder Ad-hoc-Kollaboration mit Externen.
Die Lösung: Eine durchdachte Teams-Integration ins ECM.
Durch moderne Schnittstellen und Integrationen lassen sich beide Welten ideal verbinden:
- ECM-Inhalte können direkt in Teams eingebunden werden
- Projektbezogene Teams können automatisch aus dem ECM heraus erzeugt werden – inklusive Struktur, Rechtemanagement und initialer Dokumente
- Teams-Chats, Dateien oder Wikis lassen sich zentral im ECM archivieren
- Gemeinsame Workflows können übergreifend abgebildet werden, z. B. Vertragsverhandlungen in Teams – finale Versionen ins ECM
Best Practices für eine erfolgreiche Teams-Integration:
- Klare Regeln & Governance: Wer darf was wo speichern? Welche Dokumente werden in Teams abgelegt, welche im ECMS?
- Technische Kopplung nutzen: Moderne ECM-Lösungen bieten Integrationen mit Microsoft 365
- Mitarbeitende abholen: Frühzeitig Mitarbeitende in Projekte einbinden, Anforderungen aufnehmen und Arbeitsweisen etablieren
Fazit: Eine erfolgreiche Teams-Integration ermöglicht den optimalen Einsatz beider Systeme – für agile Zusammenarbeit und gleichzeitig strukturiertes, sicheres Informationsmanagement.
📌 Tipp: Planen Sie Ihren Einsatz von Teams und ECM gemeinsam – und machen Sie deutlich, welches Tool für welche Aufgabe gedacht ist.
Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Vorhaben: Mehr zu unseren Beratungsleistungen