Prozessmanagement

29. August 2022

Von Dr. Martin Böhn

Oft sind Geschäftsprozesse mit dem Suchen nach den entsprechenden Informationen, Werkzeugen und Ansprechpartnern verbunden, was Zeit und Nerven kostet und zudem eine Fehlerquelle ist. Systeme für das Prozessmanagement (Business Process Management, BPM) bieten Funktionen zur Dokumentation, Verwaltung, Auswertung, Steuerung und (teilweisen) Automatisierung von Abläufen. Die Verknüpfung der verschiedenen Abteilungen und Systemwelten ist dabei auf unterschiedlichen Ebenen möglich, daher kommen der Konzeption und Umsetzung der Lösungen eine hohe Bedeutung zu.

Gestalten, Analysieren, Automatisieren und einfacher Arbeiten mit Prozessmanagement

Das reine Sammeln von Informationen macht selten glücklich – man muss sie auch anwenden können. Dies erfordert den richtigen Kontext aus anderen Inhalten und den entsprechenden Bearbeitungswerkzeugen. Funktionierendes Prozessmanagement führt Menschen, Daten, Dokumente, Aufgaben und erforderliche Werkzeuge zusammen. Zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört nicht nur das orts- und zeitunabhängige Arbeiten wie das Homeoffice. Vor allem müssen Informationen so bereitgestellt werden, dass man sie direkt effektiv und effizient nutzen kann.

Prozessmanagement als übergreifendes Konzept für den Digitalen Arbeitsplatz

Unter Prozessmanagement versteht man die Definition, Dokumentation, Steuerung und Automatisierung, Auswertung und schlussendlich die stetige Prüfung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. Die dazu erforderlichen übergreifenden (Management-)Konzepte sowie die entsprechenden Lösungen sind auch unter dem englischen Begriff Business Process Management (BPM) bekannt.

Prozessmanagement ist eine zentrale und durchgehende Aufgabe zur Sicherung des Unternehmenserfolg. Es muss klar sein, welche Informationen über welche Teilschritte von welchen Anwendern / Rollen mit welchen Werkzeugen wie und in welcher Zeit erfasst, bearbeitet, dokumentiert und weitergeleitet werden müssen. Dabei ist eine einmalige Aufnahme nicht ausreichend, da sich die internen und externen Anforderungen an die Geschäftsprozesse stetig weiterentwickeln.

Die Anzahl der Prozesse und Arbeitsschritte wächst ebenso wie die Zahl der Informationsquellen, Systeme und der einzuhaltenden Rahmenbedingungen. Das führt zu einer steigenden Komplexität der Prozesslandschaft. Die Zahl der Varianten pro Prozess wächst und die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen nehmen zu. Ebenso steigen die Anforderungen an die Einhaltung von gesetzlichen, vertraglichen und organisatorischen Regelwerken (Compliance, Risk Management). Zudem entwickeln sich immer mehr (abteilungs-) übergreifende Prozesse in Unternehmen, die alle ein kleines oder großes Rädchen in einem Unternehmensgetriebe sind.

Ein branchenübergreifendes Beispiel hierfür ist der Purchase-to-Pay-Prozess, der die Themen Bedarfsmeldung, Beschaffung, Lieferung, Lagerung und Rechnungsbegleichung umfasst.

Anwendungsbereiche und Potenziale des Prozessmanagements

Das Ziel von Prozessmanagement ist es, relevante Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu verbessern. Um effektives Arbeiten zu unterstützen, bieten Softwarehersteller unterschiedliche Werkzeuge an: Diese bieten Funktionen auf den verschiedenen Ebenen des Prozessmanagements. Die wesentlichen Anwendungsbereiche sind:

• Darstellung / Modellierung von Prozessen
• die Ausführung von Abläufen
• die Analyse von Abläufen

Als Grundlage werden in der ersten Stufe relevante Prozesse identifiziert und durch Modelle spezifiziert sowie dokumentiert. Hierbei werden direkt Effizienz- und Effektivitätsvorteile gesucht, welche durch Anpassungen der Abläufe realisiert werden können. Die Darstellung bzw. die Dokumentation sowie die Planung und Modellierung helfen, Wissen in Arbeitsabläufen zu sichern und eine kontinuierliche Verbesserung anzustoßen.

Weitere Analysefunktionen bieten die Möglichkeit, Prozesse nach Kennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Kosten auszuwerten sowie Engpässe zu identifizieren. Das kann dabei helfen, neue Synergieeffekte zu entdecken und Prozesse effektiver zu gestalten. Dabei werden entweder Eigenschaften der Modelle selbst untersucht (bspw. „Wo liegt der Engpass in komplexen Abläufen?“) oder ein Abgleich des Modells mit realen Prozesskennzahlen durchgeführt (bspw. „Wo weichen Bearbeitungszeiten oder die Anzahl der Durchläufe signifikant von den Soll-Werten ab?“). Auch eine Kosten-Nutzen-Berechnung zu einzelnen Aktivitäten ist möglich. Somit bewerten Unternehmen ihre Prozesse aufgrund ihrer Profitabilität. Simulationskomponenten können Alternativen vergleichen.

Durch die Möglichkeiten der Dokumentation und Auswertung werden auch Nachweispflichten bzw. Governance, Compliance oder das Risikomanagement unterstützt. So können auch Verstöße in diesen Bereichen schnell erkannt werden.

Zur Ausführung von Prozessen werden Workflow-Funktionen bereitgestellt. Die Systeme können Teilaufgaben automatisieren wie bspw. das Erfassen, Verarbeiten oder Weitergeben von Daten. So bieten sich viele Möglichkeiten, mit geringem Aufwand Vorgänge zu bearbeiten. Sind alle Informationen vorhanden und keine Entscheidungsfreiheit gegeben, führt das System die entsprechenden Schritte automatisch aus (bspw. Berechnung von Informationen, Generierung von Dokumenten). Müssen Inhalte ergänzt oder durch einen Menschen beurteilt werden, generiert das System eine entsprechende Maske. Dort kann der Anwender die Eingaben vornehmen.

BPM-Systeme verfügen zudem über viele Möglichkeiten, Daten und Funktionen aus Drittsystemen aufzurufen oder Inhalte an diese zu übergeben. Monitoring-Komponenten helfen bei der Steuerung und Überwachung der Workflows (bspw. Fristenmanagement). Damit stellen Prozessmanagement-Systeme eine Verbindung der Anwendungen und Teilabläufen zu übergreifenden Prozessen her. Die Steuerungslogik sowie ggf. ergänzende Aspekte sind im BPM-System abgebildet, vorhandene Fachlogik und die entsprechenden Daten werden aus den Fachsystemen eingebunden.

Zudem werden Modelle in der Entwicklung und Anpassung von Software verwendet. Anforderungen und Rahmenbedingungen werden aufgenommen, mit den Fachbereichen abgestimmt und entsprechend dem Einsatzzweck spezifiziert. Das Einsatzspektrum ist hier sehr breit: Modelle können von der reinen Definition von Prozessen als Vorgabe an die Umsetzung bis zur automatischen Generierung ablauffähiger Programme verwendet werden.

Organisatorische Verankerung – Prozesse leben

Ohne klare Ziele und die passenden organisatorischen Rahmenbedingungen sind entsprechende Initiativen zum Scheitern verurteilt. Werkzeuge und Methoden müssen erlernt werden und die Mitarbeiter benötigen die entsprechende Zeit, sich mit den Prozessen zu beschäftigen. Gutes Change-Management und klare Anwendungsfelder (mit klaren Vorteilen für die eigene Arbeitssituation) schaffen die erforderliche Motivation der Anwender.

Das Management von Geschäftsprozessen ist eine wesentliche Unternehmensaufgabe. Das Wissen in Geschäftsprozessen muss erfasst, verwaltet, weiterentwickelt und vor allem genutzt werden können. Dazu ist das Prozessmanagement in zwei Bereiche gegliedert: die (fachliche) Prozessmodellierung und die Prozessausführung in Form von Workflows.

Die Modellierung von Geschäftsprozessen schafft die Grundlage, um die Ziele des Prozessmanagements zu erreichen. Durch die Dokumentation der Abläufe, Entscheidungen, beteiligten Personen und Ressourcen spezifizieren und sichern Unternehmen die Zusammenhänge. Bekannte Anwendungsfälle sind Zertifizierungen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder verschiedene betriebswirtschaftliche Verbesserungsmaßnahmen. 

Im Rahmen einer Analyse können Leistungsparameter definiert und darauf aufbauend Zusammenhänge ausgewertet, verdichtet sowie für Entscheidungen genutzt werden. Die Simulation bietet Möglichkeiten, um mit einem geringen Aufwand Alternativen zu entwickeln und zu bewerten. Hier können Fachanwender eingebunden werden, welche gezielt Verbesserungen in den Abläufen identifizieren oder geänderte Marktanforderungen abbilden können.

Für die Automation von Geschäftsprozessen müssen die Abläufe genau spezifiziert werden. Dies umfasst unter anderem die erforderlichen Daten, die Funktionen / Regeln zur Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung, klare Aufgabenzuordnungen inkl. Stellvertreterkonzepte sowie Fristen mit Eskalationsmechanismen. Soll die Bearbeitung durch die Anwender unterstützt werden, so müssen die entsprechenden Abläufe und Eingabemasken definiert werden. Ziel ist es, den Anwender durch den Prozess zu führen und die prozessrelevanten Angaben in entsprechenden Masken einzuholen. 

Prozessmanagement darf dabei nicht als einmalige Aufgabe verstanden werden. Durch die durchgängige Evaluation der Prozesse und die zeitnahe Reaktion auf neue Ideen und Veränderungen kann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess angestoßen werden. Viele BPM-Systeme bieten hierfür Möglichkeiten, gezieltes Feedback von den Anwendern einzuholen.

Markt für Prozessmanagementsysteme

Die verschiedenen BPM-Einsatzszenarien haben unterschiedliche Marktsegmente hervorgebracht. Verschiedene Hersteller legen den Fokus dabei entweder auf die Prozessmodellierung (inkl. Analyse) oder auf die Ausführung über Workflows. Mittlerweile kann diese Grenze aber nicht mehr klar gezogen werden, da die Modellierer zumindest Teile der Inhalte zur Ausführung bringen möchten. Gleichzeitig werden die Modelle der Workflow-/BPM-Systeme ausgeprägter und anschaulicher. Sie könnten somit auch zur Dokumentation verwendet werden.

Im Bereich der Ausführung unterschieden sich die Systeme bei den Möglichkeiten der Ausgestaltung von Workflows. Neben stark strukturierten Workflows können auch Ad-hoc-Workflows direkt durch die Anwender bedarfsgerecht definiert werden. Einige Anbieter bieten auch die Möglichkeit Apps zur einfachen Erfassung und Bearbeitung von Informationen zu nutzen, die eigentliche Verarbeitung und Weiterleitung übernimmt das BPM-System im Hintergrund.

Verschiedene Segmente für Spezialanwendungen haben Überlappungen mit dem BPM:

• Systeme für Robotic Process Automation (RPA) ermöglichen die Automatisierung von einfachen manuellen Tätigkeiten durch Assistenzprogramme.
• Case Management / Collaboration unterstützt die flexible Zusammenarbeit auf Basis von gemeinsamen Akten und Aufgaben. Der Fokus liegt auf Prozessen im Rahmen der Projektabwicklung.
• Digitale Assistenten unterstützen den Anwender bei der Eingabe und Bearbeitung von Informationen, indem bspw. Beispiele gezeigt oder bestimmte Sprach- und Gestensteuerung unterstützt werden. Auch die schrittweise Eingabe, Prüfung und ggf. Anpassungen über Frage-Antwort-Dialoge ist möglich.
• Systeme für Process Mining unterstützen die Identifikation und Analyse von realen Abläufen. Hier steht das Ist im Vordergrund, welches mit dem Soll in einem Prozessmodell abgeglichen werden kann.

Neben den Spezialsystemen bieten viele weitere Systemkategorien zumindest eine grundlegende Prozessunterstützung an. Zumeist werden Workflows in der jeweiligen Fachwelt angeboten, bspw. buchhalterische Freigaben in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) oder die Unterstützung eines Akquiseprozesses in einem CRM-System (Customer Relationship Management).  ECM-Systeme (Enterprise Content Management) ermöglichen übergreifende Prozesse und haben Vorteile, wenn insbesondere Dokumenten und Akten eingebunden werden sollen.

Gezielt agieren und von Entlastung profitieren

Prozesse verdeutlichen das Wissen des Unternehmens über die eigene Leistungsfähigkeit. Je besser diese beherrscht werden, desto erfolgreicher wird das Unternehmen am Markt agieren. Dokumentation erzeugt ein einheitliches Verständnis, verringert Abstimmungsprobleme und ist Ausgangspunkt für Prozessüberwachung und -verbesserung. Die Prozesssteuerung entlastet die Mitarbeiter von Routinetätigkeiten durch die Möglichkeit der Automation von einfachen Bearbeitungsschritten. Wo dies nicht möglich ist, werden die relevanten Inhalte und Funktionen bedarfsgerecht über entsprechende Eingabemasken oder digitale Assistenten bereitgestellt.

Entscheidend für den Projekterfolg sind die richtige Planung, Auswahl und Einführung des richtigen Systems oder sogar der Systeme. Verschiedene Fachanwendungen bieten Unterstützung für Teilprozesse, aber oft werden übergreifende Aufgaben und Sichten kaum unterstützt. Daher muss das Gesamtbild in den Fokus gestellt und anschließend heruntergebrochen werden. Schon in der Konzeption der Lösungen bieten BPM-Systeme hier wertvolle Hilfestellung bei Dokumentation, Entwurf und Analyse.

Durch eine konsequente Analyse der eigenen Vorgangsbearbeitung, die Weiterentwicklung der Abläufe sowie den Einsatz moderner Prozesssteuerungssoftware werden die Reaktionsfähigkeit gesteigert und die Steuerungsmöglichkeiten erweitert. Abläufe und Einflussgrößen werden transparent und die Auswirkungen von Maßnahmen und Störungen besser abschätzbar. Es ist ein sehr großer Vorteil als Unternehmen genau zu wissen was man tut.

26. Oktober 2021

Von Dr. Martin Böhn & Sabine Kraus

Prozesse sind ein wesentlicher Bestandteil – und Erfolgsfaktor – des Digital Workplace. Sie bringen Informationen, Funktionen und Anwender zusammen. Prozesse schaffen den Kontext, um Inhalte gezielt zu erfassen, zu bearbeiten und damit zu nutzen. Auf dem Weg der Erarbeitung der Prozessergebnisse wird dabei zusätzliches Wissen generiert: wie gearbeitet wird. Vergleicht man das mit den Anforderungen, wie aus Sicht von Effektivität, Effizienz und nicht zuletzt Compliance gearbeitet werden solle, erkennt man nicht selten Herausforderungen in den operativen Abläufen.

Process Mining schafft Transparenz – und Handlungsoptionen

Unternehmen sind geprägt von komplexen IT- und Informationslandschaften. Prozesse finden oft nicht in einer abgeschlossenen Umgebung statt, sondern über Abteilungs- und insbesondere Systemgrenzen hinweg.

Damit greifen klassische Workflow-Monitoring-Ansätze, Regeln und Eskalationen hier nicht, da sie auf einzelne Systeme ausgerichtet sind. Mit diesen Mitteln kann man zwar lokale Ineffizienzen und Compliance-Risiken identifizieren, aber gerade die großen, übergreifenden Herausforderungen insbesondere bei Systemwechseln und Kommunikationsbeziehungen bleiben verborgen.

Hier setzt Process Mining an, indem übergreifende Analysen ermöglicht werden. Reale Prozessdurchläufe können erkannt und visualisiert werden. Auf dieser Basis können Ausreißer identifiziert werden, bspw. lange Verzögerungen, unerwartete zusätzliche Schritte oder wiederholte Durchläufe. Verschiedene Aggregationsstufen bieten sowohl die Detailsicht auf einzelne Prozesse als auch Vergleichswerte.

Zudem bieten verschiedene Systeme auch Unterstützung bei der Problemidentifikation und Lösungsentwicklung. Die Erkennung von Mustern und Ausreißern kann systemgestützt erfolgen. Typische Fragen sind hier: Wo sind nicht alle Fälle abgedeckt / wo bieten die aktuellen Werkzeuge und Prozesse nicht die erforderliche Unterstützung? Wo muss ggf. nochmals geschult werden? Wo muss Bewusstsein geschaffen werden?

Anschließend können mögliche Gegenmaßnahmen simuliert werden, bspw. zusätzliche Ressourcen oder eine Erhöhung der Datenqualität. Die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen können im Folgenden wieder laufend kontrolliert und gezielte Verbesserungen angestoßen werden.

Process Mining als Teil der Strategie für Prozessmanagement und den Digital Workplace

Durch die Werkzeuge und Analysen unterstützt Next Generation Process Mining die Umsetzung und Ausgestaltung des Digital Workplace auf verschiedenen Ebenen

• Das Aufdecken von möglichen Verstößen gegen interne und externe Richtlinien unterstützt die Einhaltung von Compliance und die Umsetzung von Risk Management.
• Das erzeugte Wissen über reale Abläufe ermöglicht es, Handlungsbedarfe und möglichen Alternativen aufzuzeigen. Damit erfolgt eine direkte Unterstützung des Projektmanagements und des Change-Managements.
• Die übergreifende Analyse von Prozessen hilft der Ausgestaltung der Werkzeuge, Informationen und Kommunikationsmittel für die Umsetzung des Digital Workplace: Was brauchen die Anwender, um ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen zu können? Wo müssen Risiken vermieden oder zumindest reduziert werden? Wo besteht zusätzlicher Schulungsbedarf? Wo können zusätzliche Automatismen helfen bei Steuerung und Monitoring?
• Die umfassende Betrachtung schafft detailliertes Wissen über die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen der Prozessbearbeitung, aber insbesondere auch die Herausforderungen in der täglichen Umsetzung. Dies kann genutzt werden, um die Vision zu gestalten und nachzuschärfen.

Prozessmanagement und Next Generation Process Mining in der Digital Workplace Experience

Wie man Prozesse im Digital Workplace nutzt und welche Potenziale Next Generation Process Mining hier bietet war auch Gegenstand der Folge unserer Webinar-Reihe Digital Workplace Experience. Hier können Sie sich das Webinar on demand ansehen.

7. Oktober 2021

Zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört nicht nur das orts- und zeitunabhängige Arbeiten wie das Home Office. Vor allem müssen Informationen so bereitgestellt werden, dass man sie direkt effektiv und effizient nutzen kann. Funktionierendes Prozessmanagement führt Menschen, Daten, Dokumente, Aufgaben und erforderliche Werkzeuge zusammen.

Definition: Was versteht man unter Prozessmanagement?

Unter Prozessmanagement versteht man die Definition, Dokumentation, Steuerung und Automatisierung, Auswertung und schlussendlich die stetige Prüfung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. Im Englischen ist es auch als Business Process Management (BPM) bekannt.

Wieso ist Prozessmanagement bedeutend für den digitalen Arbeitsplatz? 

Die internen und externen Anforderungen an Geschäftsprozesse steigen stetig. Sie müssen immer schneller durchlaufen werden.

Auf der anderen Seite steigen nicht-digitale und digitale Prozesse in ihrer Komplexität. Die Zahl der Varianten pro Prozess wächst und die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen nehmen zu. Ebenso steigen die Anforderungen an die Einhaltung von gesetzlichen, vertraglichen und organisatorischen Regelwerken (Compliance, Risk Management).

Zudem entwickeln sich immer mehr (abteilungs-) übergreifende Prozesse in Unternehmen, die alle ein kleines oder großes Rädchen in einem Unternehmensgetriebe sind.

Ein branchenübergreifendes Beispiel hierfür ist der Purchase-to-Pay-Prozess, der die Themen Bedarfsmeldung, Beschaffung, Lieferung, Lagerung und Rechnungsbegleichung umfasst.

Ziel: Effizienz und Effektivität durch Prozessmanagement

Das Ziel von Prozessmanagement ist es, relevante Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu verbessern. Um effektives Arbeiten zu unterstützen, bieten Softwarehersteller unterschiedliche Werkzeuge an: Diese bieten Funktionen auf den verschiedenen Ebenen des Prozessmanagements.

Gute Prozesse unterstützen Sie auch dabei, Kunden und Partnern gerecht zu werden. Wie? Das erfahren Sie in der Research Note „Digital Workplace und Customer Experience“.

Jetzt kostenfrei downloaden

Die Aufgaben des Prozessmanagements

Unter dem Schlagwort Prozessmanagement werden verschiedene Anwendungsbereiche zusammengefasst:

• Darstellung / Modellierung von Prozessen
• die Ausführung von Abläufen
• die Analyse von Abläufen

Zunächst werden in der ersten Stufe relevante Prozesse identifiziert und durch Modelle spezifiziert. Zudem werden direkt Effizienz- und Effektivitätsvorteile gesucht, welche durch Anpassungen der Abläufe realisiert werden können. Die Darstellung bzw. die Dokumentation sowie die Planung und Modellierung helfen, Wissen in Arbeitsabläufen zu sichern und eine kontinuierliche Verbesserung anzustoßen. 

Weitere Analysefunktionen bieten die Möglichkeit, Prozesse nach Kennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Kosten auszuwerten sowie Engpässe zu identifizieren. Das kann dabei helfen, neue Synergieeffekte zu entdecken und Prozesse effektiver zu gestalten.

Auch eine Kosten-Nutzen-Berechnung zu einzelnen Aktivitäten ist möglich. Somit bewerten Unternehmen ihre Prozesse aufgrund ihrer Profitabilität. Simulationskomponenten können Alternativen vergleichen.

Durch die Möglichkeiten der Dokumentation und Auswertung werden auch Nachweispflichten, z. B. Compliance oder das Risikomanagement unterstützt. So können auch Verstöße in diesen Bereichen schnell erkannt werden.

Zur Ausführung von Prozessen werden Workflow-Funktionen bereitgestellt. Die Systeme können Teilaufgaben automatisieren. Sind Eingaben eines menschlichen Fachanwenders erforderlich, so bieten die Werkzeuge entsprechende Masken an.

BPM-Systeme verfügen zudem über viele Möglichkeiten, Daten und Funktionen aus Drittsystemen aufzurufen oder Inhalte an diese zu übergeben. Monitoring-Komponenten helfen bei der Steuerung und Überwachung der Workflows (bspw. Fristenmanagement).

Doch ohne klare Ziele und die passenden organisatorischen Rahmenbedingungen sind entsprechende Initiativen zum Scheitern verurteilt.

Mit dem kostenfreien BARC Basic Prozessmanagement starten Sie erfolgreich in Ihr Projekt “Prozessmanagement”.

Erhalten Sie das BARC Basic Prozessmanagement kostenfrei

Prozessmanagement-Methoden

Das Management von Geschäftsprozessen ist eine wesentliche Unternehmensaufgabe. Das Wissen in Geschäftsprozessen muss erfasst, verwaltet, weiterentwickelt und vor allem genutzt werden können. 

Dazu ist das Prozessmanagement in zwei Bereiche gegliedert: die (fachliche) Prozessmodellierung und die Prozessausführung in Form von Workflows.

Die Modellierung von Arbeitsabläufen 

Die Modellierung von Geschäftsprozessen schafft die Grundlage, um die Ziele des Prozessmanagements zu erreichen. Durch die Dokumentation der Abläufe, Entscheidungen, beteiligten Personen und Ressourcen spezifizieren und sichern Unternehmen die Zusammenhänge.

Bekannte Anwendungsfälle sind Zertifizierungen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder verschiedene betriebswirtschaftliche Verbesserungsmaßnahmen. 

Im Rahmen einer Analyse können Leistungsparameter definiert und darauf aufbauend Zusammenhänge ausgewertet, verdichtet sowie für Entscheidungen genutzt werden. Die Simulation bietet Möglichkeiten, um mit einem geringen Aufwand Alternativen zu entwickeln und zu bewerten.

Workflow-Management

Workflows arbeiten Geschäftsprozesse mithilfe eines Systems ab. Der Anwender wird durch den Prozess geführt und die prozessrelevanten Angaben in entsprechenden Masken eingeholt. Klare Aufgabenzuordnungen, Stellvertreterkonzepte und Fristen mit Eskalationsmechanismen sichern die Bearbeitung ab. 

Teilschritte können durch das System automatisiert werden. So bieten sich viele Möglichkeiten, mit geringem Aufwand Vorgänge zu bearbeiten. 

Sind alle Informationen vorhanden und keine Entscheidungsfreiheit gegeben, führt das System die entsprechenden Schritte automatisch aus (bspw. Berechnung von Informationen, Generierung von Dokumenten). 

Müssen Inhalte ergänzt oder durch einen Menschen beurteilt werden, generiert das System eine entsprechende Maske. Dort kann der Anwender die Eingaben vornehmen.

Workflows können auch auf vorhandene Informationen von Drittsystemen zugreifen, indem der Workflow auf Datenbanken, Schnittstellen etc. zurückgreift und (Zwischen-)Ergebnisse in die Fachsysteme zurückschreibt. 

Damit stellen Prozessmanagement-Systeme eine Verbindung der Anwendungen und Teilabläufen zu übergreifenden Prozessen her. Die Steuerungslogik sowie ggf. ergänzende Aspekte sind im BPM-System abgebildet, vorhandene Fachlogik und die entsprechenden Daten werden aus den Fachsystemen eingebunden.

Zudem werden Modelle in der Entwicklung und Anpassung von Software verwendet. Anforderungen und Rahmenbedingungen werden aufgenommen, mit den Fachbereichen abgestimmt und entsprechend dem Einsatzzweck spezifiziert. Das Einsatzspektrum ist hier sehr breit: Modelle können von der reinen Definition von Prozessen als Vorgabe an die Umsetzung bis zur automatischen Generierung ablauffähiger Programme verwendet werden.

Eine besondere Rolle im Business Process Management nimmt das Process Mining ein, das die Abläufe anhand realer Daten auch systemübergreifend rekonstruiert. So können insbesondere Verzögerungen sowie Abweichungen von Vorgaben identifiziert werden.

Prozessmanagement Software & Tools

Die verschiedenen BPM-Einsatzszenarien haben unterschiedliche Marktsegmente hervorgebracht. Dabei liegt ein besonderer Fokus auf Prozessmodellierungswerkzeugen und Software mit Fokus auf Workflows. 

Mein Kollege und Autor des BARC Basic Prozessmanagement, Dr. Martin Böhn, schreibt hierzu: “Allerdings verschwimmen die Grenzen immer stärker, da die Modellierer zumindest Teile der Inhalte zur Ausführung bringen möchten. Gleichzeitig werden die Modelle der Workflow-/BPM-Systeme ausgeprägter und anschaulicher. Sie könnten somit auch zur Dokumentation verwendet werden.

Bei der Unterstützung der Steuerung und Ausführung von Prozessen haben sich verschiedene Lösungen entwickelt. Neben stark strukturierten Workflows können auch Ad-hoc-Workflows direkt durch die Anwender bedarfsgerecht definiert werden. 

Systeme für Robotic Process Automation (RPA) ermöglichen die Automatisierung von einfachen manuellen Tätigkeiten durch Assistenzprogramme. Case Management / Collaboration bezeichnet die flexible Zusammenarbeit auf Basis von gemeinsamen Akten und Aufgaben.

Ein wesentlicher Trend ist die Verbindung verschiedener Arbeitsweisen. Die Unterstützung von stark reglementierten und automatisierbaren Abläufen durch vorgegebene, regelbasierte Workflows wird verbunden mit einer flexibleren Art der Zusammenarbeit. Als Collaboration-Lösungen werden Systeme angeboten, welche schnell einfache Aufgabenketten definieren können und auch die einfache Hinzunahme von weiteren Personen zu Prozessen ermöglichen. Hier werden meist temporäre Rechte vergeben, um die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben zu unterstützen.

Neben den Spezialsystemen bieten viele weitere Systemkategorien zumindest eine grundlegende Prozessunterstützung an. Zumeist werden Workflows in der jeweiligen Fachwelt angeboten, bspw. buchhalterische Freigaben in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) oder die Unterstützung eines Akquiseprozesses in einem CRM-System (Customer Relationship Management). 

ECM-Systeme (Enterprise Content Management) ermöglichen übergreifende Prozesse und haben Vorteile, wenn insbesondere Dokumenten und Akten eingebunden werden sollen.”

Weiterbildung im Bereich Prozessmanagement

Sie möchten Ihr gewünschtes Ziel von effektiven und effizienten Prozessen erreichen? 

Auf dem Softwaremarkt gibt es viele verschiedene Systemgattungen, welche bei der digitalen Umsetzung von Geschäftsprozessen unterstützen. Für (zukünftige) Anwender ist es häufig schwer zu bewerten, welche Systemgattung für welche Prozesse bzw. Problemstellungen besonders geeignet ist und welche nicht.