Inhalt der Podcast-Folge:
In der zweiten Episode zum Thema modernes Vertragsmanagement diskutieren Dr. Martin Böhn & Michael Schiklang von BARC folgende Themen:
🤖 KI im Vertragsmanagement
Von smarter Suche bis zu automatischer Prüfung und Zusammenfassung – KI unterstützt bei vielen Aufgaben.
🏢 Organisation ist der Schlüssel
Wer ist verantwortlich? Welche Inhalte sind sensibel? Wer darf was sehen? Klare Prozesse sind entscheidend.
🛠️ Der Markt und seine Segmente
Von spezialisierten Tools bis zur Integration in ERP oder CRM – jedes Unternehmen braucht die passende Lösung.
🚀 Potenziale & Fallstricke
Mehr Effizienz, bessere Compliance, Kostenvorteile – aber nur mit klaren Zielen und nutzerorientierten Lösungen.
⚠️Fazit:
Verträge sind zu wichtig, um sie einfach abzulegen. Richtig organisiert werden sie zum echten Wettbewerbsvorteil.
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🔎 Modernes Vertragsmanagement: KI, Organisation, Markt, Potenziale und Fallstricke
Vertragsmanagement ist für Unternehmen von enormer Wichtigkeit. Verträge steuern Geschäftsbeziehungen, regeln Rechte und Pflichten und sichern wirtschaftlichen Erfolg. Doch häufig sind Vertragsdaten verteilt, unübersichtlich und werden nicht optimal genutzt. Ein modernes Vertragsmanagement hilft, diese Herausforderungen zu meistern.
Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?
Ein effizientes Vertragsmanagement sorgt für Transparenz über Vertragspartner, Inhalte und Fristen. Es ermöglicht ein gezieltes Steuern von Verträgen, z. B. durch strukturierte Freigabeprozesse und Überwachung von Laufzeiten. So vermeiden Unternehmen doppelte Arbeit, verlieren kein wertvolles Erfahrungswissen und verbessern ihre Compliance.
Künstliche Intelligenz (KI) im Vertragsmanagement
KI-Technologien spielen eine immer größere Rolle im Vertragsmanagement. Sie unterstützen durch:
- Natürliche Sprachsuche: Verträge können nicht nur über Metadaten, sondern über inhaltliche Suchanfragen gefunden werden.
- „Chat with your content“: Inhalte und Zusammenhänge werden auf neue Weise zugänglich gemacht.
- Automatische Zusammenfassungen und Übersichten: Wichtige Vertragsinhalte sind schneller erfassbar.
- Übersetzungen: Verträge in verschiedenen Sprachen werden besser nutzbar.
- Prüfung von Vertragsentwürfen: KI-Systeme erkennen, ob alle relevanten Themen abgedeckt sind, und unterstützen bei der Generierung von Textbausteinen.
Diese KI-Anwendungen nutzen unterschiedliche technologische Ansätze, um die Vertragserstellung und -prüfung effizienter zu gestalten.
Organisation als Erfolgsfaktor im Vertragsmanagement
Viele Probleme im Vertragsmanagement entstehen durch unklare organisatorische Strukturen:
- Wer trägt die Gesamtverantwortung für Verträge?
- Welche Abteilungen prüfen und unterstützen?
- Welche Vertragsinhalte sind sensibel und müssen besonders geschützt werden?
- Welche Freigabeprozesse sind sinnvoll und wer darf was freigeben?
- Wie werden zentrale Vertragsübersichten mit operativer Nutzung kombiniert?
Die Antworten auf diese Fragen sind entscheidend, um Vertragsmanagement-Systeme erfolgreich einzuführen. Gerade größere Unternehmen benötigen flexible Lösungen, die unterschiedliche Anforderungen und Arbeitsweisen abbilden und dabei eine übergreifende Plattform bieten.
Der Markt für Vertragsmanagement-Software
Das Vertragsmanagement ist ein dynamischer Markt mit verschiedenen Softwaretypen:
- Speziallösungen für Vertragsverwaltung bieten umfassende Funktionen zur Organisation von Verträgen, Partnern und Inhalten.
- Tools für Vertragserstellung und -prüfung nutzen häufig Textbausteine und KI-gestützte Inhaltsanalyse.
- ECM-Systeme (Enterprise Content Management) integrieren Vertragsmanagement als Teil der Dokumenten- und Prozessverwaltung.
- Fachsysteme wie ERP oder CRM verwalten Verträge meist kontextbezogen, z. B. Lieferanten- oder Kundenverträge, mit unterschiedlich umfangreichen Funktionen.
Jedes Unternehmen muss je nach Struktur und Bedarf die passende Lösung wählen.
Potenziale des modernen Vertragsmanagements
Effizientes Vertragsmanagement bietet zahlreiche Vorteile:
- Kosteneinsparungen und Ertragssteigerungen: Doppelte Verträge werden erkannt, Kündigungsrechte genutzt, Verhandlungen besser vorbereitet.
- Zeitersparnis: Schneller Zugriff durch intelligente Suche und Prozessunterstützung.
- Qualitätssteigerung: Bessere Übersicht und genauere Analysen erhöhen die Vertragsqualität.
- Compliance und Risikomanagement: Fristen werden überwacht, fehlende Vertragsinhalte und Anhänge erkannt.
- Mitarbeitermotivation: Einfachere Informationsnutzung verringert den Aufwand und schafft Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Viele Geschäftsprozesse profitieren davon, wenn Vertragsinhalte korrekt und zeitnah zur Verfügung stehen.
Fallstricke in Vertragsmanagement-Projekten
Trotz der Chancen gibt es häufig Hindernisse:
- Fehlende Projektverantwortung führt zu Verzögerungen.
- Angst vor dem Verlust von „Herrschaftswissen“ blockiert den Start.
- Insellösungen verhindern Transparenz und übergreifenden Zugriff.
- Zu allgemeine Lösungen passen nicht zu den spezifischen Anforderungen der Abteilungen.
- Überfrachtete Systeme erschweren die Nutzung.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der zielgerichteten Planung, klaren Verantwortlichkeiten und einer flexiblen, nutzerorientierten Softwaregestaltung.
Fazit
Verträge sind zu wichtig, um ungenutzt in Aktenschränken zu liegen. Ein modernes Vertragsmanagement schafft Transparenz, verbessert Prozesse und minimiert Risiken. KI, eine bedarfsgerechte Organisation und passende Softwarelösungen sind die Basis für ein effizientes Vertragsmanagement. Unternehmen, die diese Potenziale nutzen, verschaffen sich klare Wettbewerbsvorteile.
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