Von Dr. Martin Böhn & Sabine Kraus
Prozesse sind ein wesentlicher Bestandteil – und Erfolgsfaktor – des Digital Workplace. Sie bringen Informationen, Funktionen und Anwender zusammen. Prozesse schaffen den Kontext, um Inhalte gezielt zu erfassen, zu bearbeiten und damit zu nutzen. Auf dem Weg der Erarbeitung der Prozessergebnisse wird dabei zusätzliches Wissen generiert: wie gearbeitet wird. Vergleicht man das mit den Anforderungen, wie aus Sicht von Effektivität, Effizienz und nicht zuletzt Compliance gearbeitet werden solle, erkennt man nicht selten Herausforderungen in den operativen Abläufen.
Process Mining schafft Transparenz – und Handlungsoptionen
Unternehmen sind geprägt von komplexen IT- und Informationslandschaften. Prozesse finden oft nicht in einer abgeschlossenen Umgebung statt, sondern über Abteilungs- und insbesondere Systemgrenzen hinweg.
Damit greifen klassische Workflow-Monitoring-Ansätze, Regeln und Eskalationen hier nicht, da sie auf einzelne Systeme ausgerichtet sind. Mit diesen Mitteln kann man zwar lokale Ineffizienzen und Compliance-Risiken identifizieren, aber gerade die großen, übergreifenden Herausforderungen insbesondere bei Systemwechseln und Kommunikationsbeziehungen bleiben verborgen.
Hier setzt Process Mining an, indem übergreifende Analysen ermöglicht werden. Reale Prozessdurchläufe können erkannt und visualisiert werden. Auf dieser Basis können Ausreißer identifiziert werden, bspw. lange Verzögerungen, unerwartete zusätzliche Schritte oder wiederholte Durchläufe. Verschiedene Aggregationsstufen bieten sowohl die Detailsicht auf einzelne Prozesse als auch Vergleichswerte.
Zudem bieten verschiedene Systeme auch Unterstützung bei der Problemidentifikation und Lösungsentwicklung. Die Erkennung von Mustern und Ausreißern kann systemgestützt erfolgen. Typische Fragen sind hier: Wo sind nicht alle Fälle abgedeckt / wo bieten die aktuellen Werkzeuge und Prozesse nicht die erforderliche Unterstützung? Wo muss ggf. nochmals geschult werden? Wo muss Bewusstsein geschaffen werden?
Anschließend können mögliche Gegenmaßnahmen simuliert werden, bspw. zusätzliche Ressourcen oder eine Erhöhung der Datenqualität. Die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen können im Folgenden wieder laufend kontrolliert und gezielte Verbesserungen angestoßen werden.
Process Mining als Teil der Strategie für Prozessmanagement und den Digital Workplace
Durch die Werkzeuge und Analysen unterstützt Next Generation Process Mining die Umsetzung und Ausgestaltung des Digital Workplace auf verschiedenen Ebenen
- Das Aufdecken von möglichen Verstößen gegen interne und externe Richtlinien unterstützt die Einhaltung von Compliance und die Umsetzung von Risk Management.
- Das erzeugte Wissen über reale Abläufe ermöglicht es, Handlungsbedarfe und möglichen Alternativen aufzuzeigen. Damit erfolgt eine direkte Unterstützung des Projektmanagements und des Change-Managements.
- Die übergreifende Analyse von Prozessen hilft der Ausgestaltung der Werkzeuge, Informationen und Kommunikationsmittel für die Umsetzung des Digital Workplace: Was brauchen die Anwender, um ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen zu können? Wo müssen Risiken vermieden oder zumindest reduziert werden? Wo besteht zusätzlicher Schulungsbedarf? Wo können zusätzliche Automatismen helfen bei Steuerung und Monitoring?
- Die umfassende Betrachtung schafft detailliertes Wissen über die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen der Prozessbearbeitung, aber insbesondere auch die Herausforderungen in der täglichen Umsetzung. Dies kann genutzt werden, um die Vision zu gestalten und nachzuschärfen.
Prozessmanagement und Next Generation Process Mining in der Digital Workplace Experience
Wie man Prozesse im Digital Workplace nutzt und welche Potenziale Next Generation Process Mining hier bietet war auch Gegenstand der Folge unserer Webinar-Reihe Digital Workplace Experience. Hier können Sie sich das Webinar on demand ansehen.