Pro­zess­ori­en­tier­tes ECM für die Finanz­ab­tei­lung

3. August 2020

Von Dr. Mar­tin Böhn & Sabi­ne Kraus

Pro­zess­ori­en­tier­tes ECM für die Finanz­ab­tei­lung: Schnell, über­all, sicher und in bedarfs­ge­rech­ter Form sol­len Infor­ma­tio­nen und Doku­men­te bereit­ge­stellt, bear­bei­tet und wei­ter­ge­lei­tet wer­den kön­nen.

Es könn­te so ein­fach sein, wenn da nicht die Doku­men­te wären: Wo ist? Wer hat gera­de? Wie ist der Bear­bei­tungs­stand? Hat­ten wir nicht auch noch…? – die­se und ähn­li­che Fra­gen kos­ten zu viel Zeit und Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­ti­on. Ins­be­son­de­re wenn abtei­lungs­über­grei­fend Sach­ver­hal­te geklärt wer­den müs­sen und die Finanz­ab­tei­lung oft wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen hin­ter­her­lau­fen muss.

Hier setzt das Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) an. ECM dient der struk­tu­rier­ten Ver­wal­tung von Doku­men­ten und unter­stützt deren Nut­zung durch die direk­te Bereit­stel­lung und Ver­knüp­fung mit Geschäfts­pro­zes­sen. Ähn­lich wie ERP- oder Pla­nungs­sys­te­me gibt die Soft­ware die rich­ti­ge Struk­tur und die Werk­zeu­ge, um Anwen­der bedarfs­ge­recht zu unter­stüt­zen. Das führt zu schnel­le­ren und bes­se­ren Ergeb­nis­sen – und ent­las­tet die Mit­ar­bei­ten­den.

Ein­fach bes­ser arbei­ten – War­um ECM im Finanz­be­reich immer wich­ti­ger wird

Der Wan­del in den Arbeits­wei­sen und der Nut­zung von Soft­ware zeigt sich in einer gestie­ge­nen Anspruchs­hal­tung der Nut­zer. Schnell, über­all, sicher und in bedarfs­ge­rech­ter Form sol­len Infor­ma­tio­nen und Doku­men­te bereit­ge­stellt, bear­bei­tet und wei­ter­ge­lei­tet wer­den kön­nen. Die­se Ein­stel­lung ver­tre­ten Mit­ar­bei­ten­de der Finanz­ab­tei­lung glei­cher­ma­ßen wie jeder ande­re Bereich, der an Pro­zes­sen mit Infor­ma­ti­ons­be­zug betei­ligt ist.

Schnell, über­all, sicher und in bedarfs­ge­rech­ter Form sol­len Infor­ma­tio­nen und Doku­men­te bereit­ge­stellt, bear­bei­tet und wei­ter­ge­lei­tet wer­den kön­nen.

Um den Anfor­de­run­gen an die schnel­le, siche­re Infor­ma­ti­ons­be­reit­stel­lung gerecht zu wer­den, sind ver­schie­de­ne Aspek­te zu beach­ten.

Kern­ge­dan­ke des ECM war seit jeher, Infor­ma­tio­nen ver­schie­de­ner Quel­len und unter­schied­li­cher For­ma­te zu ver­bin­den. Über Meta­da­ten soll­ten Inhal­te ver­knüpft und bedarfs­ge­recht dar­ge­stellt wer­den (bspw. als Lie­fe­ran­ten­ak­ten, Kun­den­ak­ten, Ver­trags­an­la­gen).

Im Zuge der Digi­ta­li­sie­rung wächst das zu berück­sich­ti­gen­de Infor­ma­ti­ons­vo­lu­men ste­tig wei­ter. Immer mehr Quel­len, Daten und Doku­men­te müs­sen in die­sem Kon­text beach­tet wer­den. Um die­se Flut an Infor­ma­tio­nen ver­ar­bei­ten zu kön­nen, wer­den immer häu­fi­ger Modu­le zur auto­ma­ti­schen Klas­si­fi­ka­ti­on und Ver­schlag­wor­tung ein­ge­setzt. Wesent­li­che Werk­zeu­ge sind Text­ana­ly­se, Daten­schnitt­stel­len zum Import von Infor­ma­tio­nen aus Quell­sys­te­men sowie intel­li­gen­te Ver­schlag­wor­tungs­rou­ti­nen.

In die­sem Zusam­men­hang kom­men auch der Daten­auf­be­rei­tung und der Daten­be­rei­ni­gung hohe Bedeu­tung zu. Infor­ma­tio­nen müs­sen ver­läss­lich und im rich­ti­gen Kon­text ein­ge­ord­net wer­den. Abhän­gig von der Auf­ga­be und dem Infor­ma­ti­ons­be­dürf­nis des Anwen­ders sol­len die Bereit­stel­lung und Nut­zung von Infor­ma­tio­nen gesteu­ert wer­den. Weder sol­len wesent­li­che Inhal­te feh­len, noch sol­len Mit­ar­bei­ten­de durch eine Fül­le an Such­tref­fern über­for­dert wer­den.

Gera­de im Finanz­be­reich ist eine Ver­knüp­fung der Doku­men­te mit den Daten und Pro­zes­sen aus den Fach­sys­te­men erfor­der­lich. Stamm- und Bewe­gungs­da­ten aus ERP-Sys­te­men lie­fern wich­ti­gen Kon­text, zudem sind hier auch häu­fig ver­schie­de­ne Fach­pro­zes­se abge­bil­det.

Es zeigt sich aber regel­mä­ßig, dass für bestimm­te Auf­ga­ben­stel­lun­gen ergän­zen­de Werk­zeu­ge erfor­der­lich sind, die auf die­sen Infor­ma­tio­nen auf­set­zen. So kön­nen ECM-Sys­te­me bspw. Lie­fe­ran­ten­ak­ten zur Ver­wal­tung von Ver­trä­gen oder Kor­re­spon­denz bereit­stel­len. Auch für bereichs­über­grei­fen­de Pro­zes­se wie die Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung wer­den oft ECM-Sys­te­me ein­ge­setzt. Grund dafür ist, dass nicht alle Betei­lig­ten aus den Fach­be­rei­chen (bspw. Frei­ge­ber) über die erfor­der­li­chen ERP-Lizen­zen und / oder das Wis­sen zur Bedie­nung ver­fü­gen.

Stra­te­gie & Struk­tur – Vor­aus­set­zun­gen für gutes ECM

Die bedarfs­ge­rech­te Unter­stüt­zung der Doku­men­ten­nut­zung und Pro­zess­be­ar­bei­tung erfor­dert ent­spre­chen­de tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men. Gro­ße Abla­gen als rei­ne Daten­grä­ber wer­den abge­löst durch inhalt­lich struk­tu­rier­te Infor­ma­ti­ons­spei­cher. Die ent­spre­chen­den Meta­da­ten­mo­del­le müs­sen defi­niert, imple­men­tiert und mit Daten­mo­del­len bestehen­der Fach­sys­te­me gekop­pelt wer­den. Dazu zäh­len bei­spiels­wei­se das ERP-Sys­tem der Finanz­ab­tei­lung oder das CRM-Sys­tem von Mar­ke­ting / Ver­trieb.

Nur so lässt sich eine sinn­vol­le, ziel­ge­rich­te­te und sys­tem­über­grei­fen­de Nut­zung von Daten und Doku­men­ten rea­li­sie­ren. Aus die­sem Grund sind Mas­ter Data Manage­ment und Daten­ho­heit auch wesent­li­che The­men in ECM-Pro­jek­ten.

Gleich­zei­tig steigt die Ver­ant­wor­tung für die Erfas­sung und Pfle­ge von Daten. Grund dafür ist, dass ECM nur dann funk­tio­niert, wenn die Infor­ma­tio­nen früh, kor­rekt und ent­spre­chend der defi­nier­ten Ziel­struk­tur erfasst wer­den.

Um eine regel­ba­sier­te Unter­stüt­zung der Mit­ar­bei­ter zu ermög­li­chen, müs­sen die Anwen­dungs­fäl­le und Auf­ga­ben­stel­lun­gen ent­spre­chend spe­zi­fi­ziert wer­den. Damit sind ver­schie­de­ne Fra­gen zu lösen: Was? Woher? Wofür (Bear­bei­tungs­kon­text)? Der Ent­wurf die­ser logi­schen Model­le der Abla­ge, Ver­tei­lung und Nut­zung ist mit­un­ter rela­tiv auf­wän­dig. Er bringt aber auch hohen Nut­zen im Pro­jekt.

Wie Pro­zes­se zur bedarfs­ge­rech­ten Unter­stüt­zung durch ECM bei­tra­gen

Auch die Art des Umgangs mit Infor­ma­tio­nen ändert sich. Die in der Theo­rie oft gezo­ge­nen Gren­zen zwi­schen star­ren Work­flows und fle­xi­bler Pro­jekt­ar­beit wer­den auf­ge­weicht:

• Die Teams nut­zen Auto­ma­tis­men (z. B. Infor­ma­ti­ons­abon­ne­ments zur auto­ma­ti­schen Benach­rich­ti­gung bei neu ein­ge­hen­den oder ver­än­der­ten Doku­men­ten), um die Mit­ar­bei­ten­den zu ent­las­ten, die Bear­bei­tung abzu­si­chern und Feh­ler­quo­ten zu redu­zie­ren
• Für krea­ti­ve und offe­ne Auf­ga­ben wer­den Ad-hoc-Work­flows und Col­la­bo­ra­ti­on-Funk­tio­nen genutzt
• Mit dem Schlag­wort Vor­gangs- oder Case-Manage­ment posi­tio­nie­ren vie­le Anbie­ter die bedarfs­ge­rech­te Kom­bi­na­ti­on aus Infor­ma­tio­nen, Auf­ga­ben und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten

Kun­den kön­nen in die­sem Kon­text von vor­de­fi­nier­ten Best Prac­ti­ces pro­fi­tie­ren und so schnell in die Pro­jek­te ein­stei­gen. Durch Trends wie Social Media und Net­wor­king ändert sich die Erzeu­gung und Bewer­tung von Inhal­ten. Infor­ma­tio­nen müs­sen schnell erstellt, ver­teilt, ver­linkt und mit ent­spre­chen­den Tags (oder einer ande­ren Form von Meta­da­ten) ein­ge­ord­net wer­den kön­nen. Die­ses Wis­sen ist anschlie­ßend mit bereits vor­han­de­nen Inhal­ten zu ver­knüp­fen.

Gleich­zei­tig müs­sen Lösun­gen für ein immer stär­ker ver­teil­tes Arbei­ten gefun­den wer­den. Vie­le Teams set­zen sich nicht nur aus den Mit­ar­bei­ten­den eines Unter­neh­mens zusam­men. Häu­fig wer­den Part­ner, sons­ti­ge Exper­ten, Behör­den und die Kun­den selbst in Pro­zes­se ein­ge­bun­den.

Die­se Form der Col­la­bo­ra­ti­on setzt zum einen leis­tungs­fä­hi­ge Platt­for­men vor­aus, die die Doku­men­te und Auf­ga­ben sicher bereit­stel­len kön­nen. Im Finanz­be­reich kön­nen dies bspw. Lie­fe­ran­ten, Behör­den oder Mit­ar­bei­ten­de von recht­lich selb­stän­di­gen Toch­ter­un­ter­neh­men sein.

Gleich­zei­tig müs­sen Zugang und Bedie­nung mög­lichst ein­fach sein, ins­be­son­de­re auch für spo­ra­di­sche ECM-Anwen­der. Es muss orga­ni­sa­to­risch geklärt wer­den, wel­che Inhal­te für wel­chen Per­so­nen­kreis unter wel­chen Bedin­gun­gen bereit­ge­stellt wer­den dür­fen.

Vie­le Anwen­der im Finanz­be­reich nut­zen die Inte­gra­ti­on von ECM-Sys­te­men in ERP-Anwen­dun­gen. Dadurch kön­nen sie von kon­kre­ten Sach­ver­hal­ten direkt in die ent­spre­chen­de Akte absprin­gen. So kön­nen bedarfs­ge­recht die ent­spre­chen­den Inhal­te, aber auch die zusätz­li­chen Funk­tio­nen eines ECM-Sys­tems bereit­ge­stellt wer­den.

In der Gesamt­ar­chi­tek­tur des Unter­neh­mens muss das ECM-Sys­tem eine Infor­ma­ti­ons­dreh­schei­be bil­den kön­nen. Daten und Doku­men­te aus unter­schied­li­chen Anwen­dun­gen müs­sen erfasst, klas­si­fi­ziert und bereit­ge­stellt wer­den kön­nen.

In der Gesamt­ar­chi­tek­tur des Unter­neh­mens muss das ECM-Sys­tem eine Infor­ma­ti­ons­dreh­schei­be bil­den kön­nen. 

Daher wer­den die Schnitt­stel­len kon­ti­nu­ier­lich aus­ge­baut. Neben der Kopp­lung im Backend wer­den auch Front­end-Mecha­nis­men genutzt. So wer­den bei­spiels­wei­se Schlüs­sel­wer­te aus den Mas­ken belie­bi­ger Dritt­sys­te­me abge­grif­fen und die ent­spre­chen­de digi­ta­le Akte ange­zeigt.

Noch kom­ple­xer wird das Zusam­men­spiel der Sys­te­me, wenn auch Work­flows ver­bun­den wer­den sol­len. Die Daten­ho­heit muss zu jedem Zeit­punkt orga­ni­sa­to­risch geklärt und ent­spre­chend tech­nisch abge­bil­det sein.

ECM-Sys­te­me zur Wis­sens­si­che­rung und Erfül­lung gesetz­li­cher Anfor­de­run­gen der Finanz­ab­tei­lung

Das Wis­sen eines Unter­neh­mens ist ein wesent­li­cher Pro­duk­ti­ons­fak­tor und – rich­tig ein­ge­setzt – ein Wett­be­werbs­vor­teil. Oft sind die zum Auf­bau die­ses Wis­sens erfor­der­li­chen Inhal­te aber stark ver­teilt und die Abla­gen nicht ein­heit­lich struk­tu­riert. Zu viel die­ses Wis­sens liegt in den Köp­fen der Mit­ar­bei­ten­den. Dies stei­gert deren Arbeits­be­las­tung, da sie es als Exper­ten immer wie­der ver­tei­len und kom­mu­ni­zie­ren müs­sen.

Gleich­zei­tig ist die Ein­hal­tung von Nach­weis­pflich­ten eine wesent­li­che Anfor­de­rung. Durch die stei­gen­de Zahl an Quel­len und Doku­men­ten sowie immer neue Regu­la­ri­en steigt die Kom­ple­xi­tät des The­mas. Ohne Sys­tem­un­ter­stüt­zung kann eine Erfül­lung nur mit sehr hohem Auf­wand oder oft gar nicht gesi­chert wer­den.

ECM-Sys­te­me unter­stüt­zen die Erfas­sung, Nut­zung und Ver­wal­tung von Inhal­ten umfas­send. Die Infor­ma­tio­nen und ihr Weg durch das Unter­neh­men wer­den – unter Berück­sich­ti­gung des Daten­schut­zes – trans­pa­rent nach­voll­zieh­bar.

So kön­nen gesetz­li­che Anfor­de­run­gen ein­fa­cher und bes­ser erfüllt wer­den, genau wie ver­trag­li­che Ver­ein­ba­run­gen mit Part­nern. Gleich­zei­tig wird vor­han­de­nes Wis­sen bes­ser erfasst, nutz­bar gemacht und abge­si­chert. Kos­ten für unnö­ti­ge Daten­be­stän­de (Kopien, ver­al­te­te Ver­sio­nen etc.) sin­ken, der Zugriff auf rele­van­te Inhal­te wird beschleu­nigt. Dadurch wer­den Pro­zes­se ver­bes­sert.

ECM zur Unter­stüt­zung und Ent­las­tung der Mit­ar­bei­ter

Im Kampf um kom­pe­ten­te, leis­tungs­fä­hi­ge Mit­ar­bei­ter haben die Unter­neh­men erkannt, dass ein ent­spre­chen­des Arbeits­um­feld bereit­ge­stellt wer­den muss. Der Anwen­der wird nicht allein durch kos­ten­freie Geträn­ke, Obst­kör­be oder ein unter­neh­mens­ei­ge­nes Fit­ness-Stu­dio moti­viert wer­den kön­nen. 

Er muss in ers­ter Linie die ihm gestell­ten Auf­ga­ben effek­tiv erle­di­gen kön­nen. In den ver­gan­ge­nen Jah­ren haben wir immer wie­der Pro­jek­te beglei­tet, die dazu dien­ten, den Mit­ar­bei­ter die erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen bereit­zu­stel­len.

ECM ist dann erfolg­reich, wenn es für die Mit­ar­bei­ter einen kla­ren Mehr­wert lie­fert. Die Gestal­tung der Ober­flä­chen muss ent­spre­chend sei­ner Anfor­de­run­gen sein. 

Typi­sche Anfor­de­run­gen in aktu­el­len Pro­jek­ten sind hier (nut­zer­grup­pen­spe­zi­fi­sche) Akten- und Vor­gangs­sich­ten, Schlag­wort­su­che ähn­lich bspw. der Goog­le-Suche über alle Inhal­te sowie die Ein­bin­dun­gen in Mail­cli­ents und ande­re bereits genutz­te Anwen­dun­gen.

Vor­tei­le durch ECM-Sys­te­me: Pro­zes­se und Wis­sen ver­bin­den

Bei der Auf­ga­ben­be­ar­bei­tung muss der Anwen­der von Rou­ti­ne­auf­ga­ben ent­las­tet wer­den und sich auf sei­ne eigent­li­chen Auf­ga­ben­fel­der kon­zen­trie­ren kön­nen. Die vor­han­de­nen Infor­ma­tio­nen und Sys­tem­funk­tio­nen wer­den dabei in unter­schied­li­cher Form genutzt.

Als Steue­rungs­wis­sen die­nen Regeln, wel­che die auto­ma­ti­sche Abar­bei­tung von Teil­schrit­ten erlau­ben und so Zeit und Kos­ten spa­ren. Auf Basis der Daten­klas­si­fi­ka­ti­on kann Unter­stüt­zungs­wis­sen in der Sys­tem­mas­ke bereit­ge­stellt wer­den. Das Sys­tem sam­melt dann die für eine Ent­schei­dung erfor­der­li­chen Inhal­te. So kann der Anwen­der schnel­ler und umfas­sen­der infor­miert han­deln.

Durch Kon­troll­wis­sen kann das Sys­tem Ver­stö­ße gegen Voll­stän­dig­keit (feh­len­de Wer­te oder Schrit­te), Kor­rekt­heit (wider­sprüch­li­che Wer­te) oder Plau­si­bi­li­tät (unge­wöhn­li­che Wer­te­kon­stel­la­tio­nen) erken­nen und den Anwen­der dar­auf hin­wei­sen.

Die Nut­zung die­ses Wis­sens kann regel­ge­steu­ert auto­ma­ti­siert wer­den. Das Sys­tem unter­stützt den Anwen­der damit pro­ak­tiv in der Auf­ga­ben­be­ar­bei­tung. Dies kann auch den Ein­stieg in die Pro­zes­se umfas­sen, indem das Sys­tem im Rah­men der Pro­blem­i­den­ti­fi­ka­ti­on den Hand­lungs­be­darf erkennt, die Auf­ga­ben­stel­lung ein­grenzt und die pas­sen­de Pro­zess­be­ar­bei­tung aus­löst.

Häu­fi­ger Anwen­dungs­fall ist die Über­wa­chung von ver­schie­de­nen Ein­gangs­ka­nä­len, um direkt Pro­zes­se aus­zu­lö­sen, wenn neue Inhal­te ein­ge­hen (bspw. Über­wa­chung von Lie­fe­ran­ten­ver­trä­gen, Reak­ti­ons­zei­ten bei Anfra­gen oder der Abgleich von Plan-Zah­len im Ver­gleich zu Ist-Zah­len – sofern die­se nicht im ERP-Sys­tem abge­bil­det sind).

Die Pro­zess­pro­to­kol­lie­rung erlaubt die Nach­weis­bar­keit ein­zel­ner Pro­zess­in­stan­zen eben­so wie die über­grei­fen­de Ana­ly­se der Abläu­fe und Wis­sens­nut­zung. So kön­nen bei­spiels­wei­se Eng­päs­se oder wei­te­rer Unter­stüt­zungs­be­darf auf­ge­deckt wer­den. Damit wird eine kon­ti­nu­ier­li­che Pro­zess­ver­bes­se­rung unter­stützt.

Wie ECM-Sys­te­me auch in Zukunft unter­stüt­zen kön­nen

ECM ver­bin­det Infor­ma­tio­nen, Abläu­fe, Sys­te­me und Mit­ar­bei­ter der Finanz­ab­tei­lung und des gesam­ten Unter­neh­mens. Die Sys­te­me bie­ten die tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten und Funk­tio­nen für die Rea­li­sie­rung. Für eine erfolg­rei­che Umset­zung muss aber auch der orga­ni­sa­to­ri­sche Rah­men geschaf­fen wer­den.

Aktu­el­le Trends zum ande­ren Umgang mit Infor­ma­tio­nen und zur immer brei­te­ren Nut­zung von Inhal­ten ver­stär­ken den Bedarf an ECM-Lösun­gen. Der Bruch zwi­schen der digi­ta­len Arbeit im ERP-Sys­tem und dem Papier­ord­ner im Schrank muss besei­tigt wer­den. Es muss mög­lich sein, schnell, fle­xi­bel und direkt mit allen Infor­ma­tio­nen zu arbei­ten: Daten, Doku­men­te und Pro­zes­se.

Anwen­der in der Finanz­ab­tei­lung und ande­ren Berei­chen müs­sen sich daher auf eine ande­re Art des Arbei­tens ein­las­sen. Das papier­lo­se / papier­ar­me Büro muss als kla­rer Vor­teil erkannt und ent­spre­chend umge­setzt wer­den. Auf­ga­be des Manage­ments ist es, eine kla­re Visi­on zu ent­wi­ckeln und die Rah­men­be­din­gun­gen für ihre Umset­zung zu schaf­fen.

Die Vor­tei­le für den Ein­zel­nen sowie die gesam­te Orga­ni­sa­ti­on soll­ten dabei sehr schnell klar wer­den. Und eine Alter­na­ti­ve gibt es nicht, da die Kom­ple­xi­tät und die Ansprü­che immer wei­ter stei­gen und mit „klas­si­schen Lösun­gen“ der Doku­men­ten­ver­wal­tung nicht mehr abzu­de­cken sind (bspw. Ver­wal­tung von Doku­men­ten mit Hil­fe eines File­ser­vers).

ECM ist eine Chan­ce auf einen bes­se­ren Umgang mit Infor­ma­tio­nen. Gleich­zei­tig eröff­net es die Mög­lich­keit, abtei­lungs­über­grei­fend, schnel­ler, ein­fa­cher und bes­ser zu arbei­ten. Über­le­gen auch Sie, wie Ihre Finanz­ab­tei­lung bzw. Ihr gesam­tes Unter­neh­men von ECM pro­fi­tie­ren kann.