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Digital Workplace

So orga­ni­sie­ren Sie den Digi­tal Work­place

29. April 2021

Von Dr. Mar­tin Böhn

Der Arbeits­platz der Zukunft ist gera­de 2021 so wich­tig wie nie zuvor. Doch um sowohl digi­tal als auch effi­zi­ent und erfolg­reich zu arbei­ten, ist die rich­ti­ge Orga­ni­sa­ti­on erfor­der­lich: ange­pass­te Model­le für Zusam­men­ar­beit, Geschäfts­pro­zes­se und Arbeits­wei­sen. Wir haben drei Ebe­nen iden­ti­fi­ziert, auf denen Sie bei der Umset­zung des Digi­tal Work­place han­deln müs­sen. 

Der Digi­tal Work­place soll als zen­tra­les Por­tal Infor­ma­tio­nen und Pro­zes­se bün­deln, damit man sie bedarfs­ge­recht nut­zen kann. Dies erfor­dert, dass die rich­ti­gen Werk­zeu­ge, Inhal­te und Arbeits­mit­tel bereit­ge­stellt wer­den. Aber ein Anwen­der muss dies auch nut­zen kön­nen, was die rich­ti­gen Schu­lun­gen, Abläu­fe, Ver­ant­wort­lich­kei­ten, Ansprech­part­ner und nicht zuletzt die rich­ti­ge Moti­va­ti­on vor­aus­setzt.

Seit 2020 wur­de deut­lich, wel­che Umstel­lun­gen Home­of­fice / Remo­te Work bei der Zusam­men­ar­beit, dem Infor­ma­ti­ons­zu­griff und der Steue­rung der Abläu­fe bedeu­ten. Mit der Beschaf­fung von Col­la­bo­ra­ti­on-Soft­ware, Cloud-Lösun­gen und mobi­len End­ge­rä­ten ist es nicht getan, die Art des Arbei­tens ver­än­dert sich. Gleich­zei­tig zeig­ten sich aber auch die Poten­zia­le und es wur­de bewie­sen, dass eine stär­ker digi­ta­le und ver­netz­te Arbeits­wei­se mög­lich ist. 

Um den Digi­tal Work­place erfolg­reich umzu­set­zen, müs­sen bestehen­de Struk­tu­ren kri­tisch hin­ter­fragt wer­den. Abtei­lungs­den­ken und klas­si­sche Hier­ar­chien ver­hin­dern den Blick auf das Gan­ze. Daher ist ein über­grei­fen­des, pro­zess- und ergeb­nis­ori­en­tier­tes Den­ken bei der Ana­ly­se der Ist-Struk­tu­ren und ins­be­son­de­re der Defi­ni­ti­on der Soll-Arbeits­wei­sen erfor­der­lich. Ent­schei­dungs­we­ge sind oft his­to­risch gewach­sen, hier bestehen vie­le Mög­lich­kei­ten der Dezen­tra­li­sie­rung oder auch völ­li­gen Über­ar­bei­tung. Es gilt, sowohl Sicher­heit und Nach­weis­bar­keit zu erfül­len als auch Fle­xi­bi­li­tät und Prak­ti­ka­bi­li­tät. 

Kom­mu­ni­ka­ti­on und die Bedürf­nis­se der Betei­lig­ten dür­fen hier­bei nicht außer Acht gelas­sen wer­den. Über kun­den­ori­en­tier­tes Den­ken und Han­deln wird seit Jah­ren viel gespro­chen, die Umset­zung stellt aber noch vie­le Orga­ni­sa­tio­nen vor Her­aus­for­de­run­gen. Zudem sind auch die Part­ner und nicht zuletzt die Mit­ar­bei­ter wesent­li­che Pro­zess­be­tei­lig­te, deren Inter­es­sen und Prä­fe­ren­zen bei der Aus­ge­stal­tung der Struk­tu­ren berück­sich­tigt wer­den müs­sen.

Die erfolg­rei­che Orga­ni­sa­ti­on des Arbeits­plat­zes der Zukunft fußt auf drei Ebe­nen. 

1. Unter­neh­mens­kul­tur 

Die ers­te Ebe­ne bil­den Unter­neh­mens­kul­tur und Unter­neh­mens­leit­bild (Wie man es machen will). Eine kla­re Visi­on vom Digi­tal Work­place muss vor­ge­ben, wie zukünf­tig gear­bei­tet wer­den soll. Dies umfasst Leit­li­ni­en für inter­ne Pro­zes­se und Kom­mu­ni­ka­ti­on eben­so wie die Kom­mu­ni­ka­ti­on und Inter­ak­ti­on mit Part­nern, Kun­den und sons­ti­gen Ein­rich­tun­gen. Die schnel­le, fle­xi­ble und in vie­len Fäl­len auch ver­ant­wor­tungs­vol­le­re Bear­bei­tung der Auf­ga­ben erfor­dert die Schaf­fung einer offe­nen, kom­mu­ni­ka­ti­ven, feh­ler­to­le­ran­ten Unter­neh­mens­kul­tur als Basis für alle Tätig­kei­ten.

2. Digi­tal Work­place Gover­nan­ce

Die zwei­te Ebe­ne umfasst die ver­schie­de­nen Facet­ten der Digi­tal Work­place Gover­nan­ce (Wie man es machen muss). Dies umfasst die unter­schied­li­chen inter­nen und exter­nen Vor­ga­ben zum Unter­neh­mens­han­deln sowie die Steue­rungs- und Kon­troll­sys­te­me zu deren Ein­hal­tung. Bei­spie­le sind Geset­ze und Ver­ord­nun­gen, ver­trag­li­che Ver­pflich­tun­gen, orga­ni­sa­to­ri­sche Richt­li­ni­en, Daten­si­cher­heit, Daten­schutz, Nach­hal­tig­keit sowie Dis­kri­mi­nie­rungs­schutz / Equal Oppor­tu­ni­ty. Die­se Regeln und Leit­li­ni­en geben den Rah­men für die Aus­ge­stal­tung der Pro­zes­se und Struk­tu­ren vor, gleich­zei­tig bie­ten sie Hand­lungs­si­cher­heit dort wo kla­re Regeln grei­fen.

3. Pro­jekt und Chan­ge-Manage­ment

Die drit­te Ebe­ne bil­det das Pro­jekt- und Chan­ge-Manage­ment (Wie man kon­kre­te Auf­ga­ben erfolg­reich löst und umsetzt). Der Fokus liegt auf der Pla­nung, Steue­rung, Kon­trol­le und Kom­mu­ni­ka­ti­on einer kon­kre­ten Maß­nah­me (bspw. der Umset­zung eines Ein­satz­sze­na­ri­os oder der geziel­ten Wei­ter­ent­wick­lung). 

Kla­re Ziel­set­zun­gen, rea­lis­ti­sche Zeit- und Res­sour­cen­plä­ne und regel­mä­ßi­ge Über­prü­fun­gen sowie ggf. Kor­rek­tu­ren sind erfor­der­lich, da die Umset­zung des Digi­tal Work­place meist ver­schie­de­ne Facet­ten (Werk­zeu­ge, Art des Arbei­tens, Abläu­fe etc.) gleich­zei­tig ver­än­dert. Erfolg­rei­ches Chan­ge-Manage­ment umfasst eine kla­re und offe­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on der Maß­nah­men sowie der damit ver­bun­de­nen Poten­zia­le und Auf­ga­ben. Die Mit­ar­bei­ter sol­len früh­zei­tig ein­ge­bun­den wer­den, um so Wün­sche und Befürch­tun­gen schnell adres­sie­ren zu kön­nen – und nicht zuletzt, um von den Ideen der Mit­ar­bei­ter zu pro­fi­tie­ren.

Der Digi­tal Work­place ist eine Chan­ce für vie­le Unter­neh­men und nicht zuletzt die Mit­ar­bei­ter, bestehen­de Pro­zes­se zu über­den­ken und neue Lösun­gen zu fin­den. In vie­len Bera­tungs­pro­jek­ten sehen wir, wie wich­tig die orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ar­bei­ten und die kon­stan­te, kom­pe­ten­te Beglei­tung der Maß­nah­men ist.

Und wir sehen, wie sehr es sich lohnt, die­sen Weg zu gehen. Über­grei­fend über Bran­chen, The­men, Alters­grup­pen und wei­te­re Merk­ma­le der Mit­ar­bei­ter­grup­pen zeigt sich, wie schnell die Anwen­der neue Arbeits­wei­sen adap­tie­ren, wenn die per­sön­li­chen Vor­tei­le deut­lich wer­den. Das kann man als Job Enrich­ment, Job Enlar­ge­ment, Know­ledge Work, Employee Empower­ment etc. bezeich­nen – oder ein­fach als: ein­fach, bes­ser und mit mehr Spaß arbei­ten kön­nen.