Case Study

Feintool International Holding AG

Technologie

Digitale Workflows an alle Standorte weltweit individuell anpassen

Schon seit vielen Jahren arbeitet das Schweizer Headquarter des Technologiekonzerns mit xSuite Invoice. Inzwischen profitieren auch die Standorte in Europa und Fernost von den Vorteilen der Lösung.

Feintool ist ein international agierender Technologie- und Marktführer in den Technologien Elektroblech-
stanzen, Feinschneiden und Umformen zur Herstellung hochwertiger Präzisionsteile. Das 1959 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz ist mit 17 Produktionswerken in Europa, den USA, China und Japan vertreten. Feintool betreibt drei SAP-ERP-6.0-Systeme im Outsourcing. Sie werden von mehreren Gesellschaften, verteilt über die Länder, genutzt. Pre-Workshops für SAP S/4HANA fanden statt. Während die Zentrale ihre Eingangsrechnungen schon seit vielen Jahren mit xSuite elektronisch verarbeitet, war an allen anderen Standorten noch Papier angesagt. „Digitalisierung und digitalisierte Workflows sind Themen, an denen man nicht mehr vorbeikommt, dies gilt für all unsere weltweiten Standorte“, sagt Rebekka Wälti, Head of Accounting and Tax bei Feintool.

Zeitersparnis und höhere Qualität 2022 begann das Unternehmen mit der Implementierung von xSuite an seinen internationalen Gesellschaften. „Die Vorteile der xSuite-Lösung – mehr Transparenz, große Zeitersparnis und höhere Qualität bei der Rechnungsverarbeitung – kommen seitdem bei Feintool weltweit zum Tragen“, so Rebekka Wälti. „Grundlage für den Prozess ist das rechtskonforme cloudbasierte xSuite-Archiv. Es ist eine moderne Lösung und so bekommen wir alles aus einer Hand.“ Der neue Rechnungsworkflow wurde zuerst in Lyss und an 2 Standorten in Deutschland eingeführt. Es folgten 3 weitere Gesellschaften in Deutschland, chinesische und japanische Standorte sowie weitere Niederlassungen in Europa. Insgesamt durchlaufen den xSuite-Workflow 150.000 Eingangsrechnungen jährlich, über alle Landesgesellschaften hinweg.

Softwaretemplate für weltweiten Roll-out

Obwohl man sich vom Grundsatz her eng am Standard der xSuite-Lösung orientierte, sieht der Workflow doch überall etwas anders aus. Es gibt beträchtliche Unterschiede bei der Einteilung in Gruppen- und Einzelfreigaben und beim Verhältnis zwischen bestellbezogenen (MM-) und FI-Rechnungen. So galt es den Workflow jeweils individuell anzupassen. Holger Sefzig, Head of SAP Competence Center bei Feintool: „Großer Vorteil ist es, dass man mit xSuite vor Ort jederzeit nachvollziehen kann, wo sich eine Rechnung befindet. Dadurch, dass alles elektronisch vorliegt, müssen wir keine Belege mehr manuell ablegen und heraussuchen. Dies ist äußerst praktisch, nicht zuletzt bei der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern.“ Neben dem klassischen Scan-Szenario papierbasierter Rechnungen verarbeitet die xSuite-Lösung auch per E-Mail eingehende PDF-Rechnungen, deren Anteil stetig zunimmt.

Ganzheitliche P2P-Bearbeitung

Zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen in SAP ergänzten einzelne Gesellschaften den Rechnungsworkflow anschließend um xSuite Procurement, denn Feintool verfügt über keine einheitliche Einkaufsabteilung: Jede Gesellschaft hat ihre eigenen Prozesse, das Thema wird sehr unterschiedlich gehandhabt. Jena war der erste Standort, der beide Komponenten zu einem durchgehenden P2P-Szenario verband. Dokumentenbasierte Arbeitsabläufe vom Antrag über die Bestellung bis zur Rechnung lassen sich damit automatisiert und unterbrechungsfrei innerhalb des SAP-Systems durchführen.

„Unser Team in Jena ist beeindruckt von der ganzheitlichen Bearbeitung und Sicht der Dinge“ berichtet Rebekka Wälti. „Ist eine Bestellung freigegeben, die Rechnung trifft ein und der Wareneingang ist verzeichnet, wird sofort durchgebucht.“ 2.090 Beschaffungsbelege orchestriert Feintool jährlich über xSuite Procurement.

Foto: Produktion Vaihingen – Feintool