Die Kunst der Softwareauswahl

Zufriedene Anwender, die gerne mit den ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln und Programmen ihre alltägliche Arbeit vollumfänglich und einfach bewältigen – die Realität in Unternehmen sieht leider anders aus. Häufig sind Anwender frustriert. Denn ihre Aufgaben können nur dürftig systemunterstützt erledigt werden. Und oft müssen zu viele Systeme bedient werden. Nicht selten wurde Software in Unternehmen nur mangels Alternativen schnell ausgewählt und eingeführt. Solche unpassende oder falsch eingesetzte Software ist ein häufiger Grund, warum sehr oft Softwareauswahlprojekte scheitern oder zumindest nicht den erhofften positiven Effekt bringen. 

Um die Potenziale zu heben, die durch eine sinnvoll eingesetzte Software entstehen, ist eine richtige Vorgehensweise, bei der Auswahl bis hin zu dem Ziel einer erfolgreichen Einführung, dringend notwendig. Fehlgeschlagene Initiativen haben häufig keine klaren Ziele, keinen wirklichen Projektplan sowie keine vordefinierten Anforderungen. Zudem werden Mitarbeiter häufig nicht oder zu spät in Projekte eingebunden, was wenig förderlich ist für die Akzeptanz der Lösung. Die Software wird zwar eingeführt, aber kaum genutzt. Werden die Arbeitsweisen nicht kritisch hinterfragt, kann die Software zudem oft nur unzureichend unterstützen. Daher muss bereits bei der Auswahl die Basis für die spätere erfolgreiche Anwendung gelegt und an eine dauerhafte Betreuung im Unternehmen über das Auswahlprojekt hinaus etabliert werden. 

Die Basis für jedes Softwareauswahlprojekt muss eine klar formulierte und realistische Zielsetzung sein. Diese sollte immer zur Strategie und den Zielen des Unternehmens passen. Projektbeteiligte und Verantwortliche müssen erreichbare Ziele für das Projekt setzen und dafür sorgen, dass bereits in diesem Schritt notwendige Ressourcen bereitgestellt werden. Hierzu sollten idealerweise Rahmenbedingungen und Gegebenheiten, die das Projekt beeinflussen, erörtert werden. Auf Basis aller Details steht einem aussagekräftigen Lastenheft nichts mehr im Weg.  

Ausgehend von klaren Einsatzszenarien werden die verschiedenen Anforderungen an Funktionalität, Technologie, Prozessunterstützung, Handhabung und das Zusammenspiel mit anderen Systemen abgeleitet. Dabei empfiehlt sich eine Mischung aus Soll- und Kann-Kriterien. Schon in der Anforderungsdefinition sollte der Schritt vom Ist zum Soll begonnen werden, indem Arbeitsweisen und Prozesse hinterfragt werden. Hier unterstützt BARC durch langjährige Projekterfahrung und umfassendes Marktwissen.  

Aufgrund der Erfolgsquote branchenübergreifender BARC-Softwareauswahlprojekte empfehlen wir eine mehrstufiges Auswahlverfahren bei Softwareauswahlprojekten.  

Nach einer Markteingrenzung, auf Basis absoluter Kernanforderungen, sollten weitere Details zur Eingrenzung wie Kostenschätzungen und wesentlicher Themen aus dem Anforderungskatalog herangezogen werden, um am Ende eine Shortlist zu generieren. Anschließend erfolgt eine Detailevaluation, um die am besten geeignete Lösung mittels eines Bietervergleichs (bspw. durch gut strukturierte Anbieterpräsentationen) schlussendlich zu identifizieren. Hierbei werden neben der Funktionalität insbesondere auch die Handhabung sowie die mögliche Zusammenarbeit mit dem Anbieter geprüft. Weitere Schritte, wie bspw. eine Teststellung (Achtung meist mit zusätzlichen Kosten verbunden) des besten Anbieters, können bei Bedarf noch im Anschluss stattfinden.  

Dies alles ist die Basis für klare Vertragsverhandlungen und die daran anschließende schrittweise Einführung der Software. Zudem sind die Konzepte die Grundlage für die Projektkommunikation und das Change-Management. So können weitere Maßnahmen wie Mitarbeiterschulungen genauer und effektiver durchgeführt werden, da die Einsatzszenarien, Vorteile und Rahmenbedingungen klar benannt sind und die Anwender früh einbezogen wurden. 

Der Markt für Softwarelösungen ist sehr breit und heterogen – viele Hersteller, Partnerunternehmen und Servicedienstleister mit unterschiedlichen Begriffen und Philosophien erschweren die Suche nach dem richtigen Anbieter. Mit einer strukturierten Softwareauswahl behält man den Überblick. Potenziale können klar hervorgehoben und unternehmenseigene Anforderungen für passende Lösungen gefunden werden.  

Wir unterstützen Sie gerne mit unserem Expertenwissen und bewährten BARC-Methodiken in Ihrem Softwareauswahlprojekt und finden gemeinsam mit Ihnen den für Sie passenden Digital Workplace.