Prozessmanagement – Prozesse planen, steuern, analysieren und verbessern

Wer Blödsinn digitalisiert, erhält digitalen Blödsinn: Denn Manches wurde mit der fortschreitenden Digitalisierung zwar schneller – zum Beispiel ‚E-Mail statt Hauspost‘ – aber die eigentlichen Abläufe blieben bestehen. “Das ist historisch so gewachsen” ist oft noch die freundlichste Erklärung, die neue Mitarbeiter auf Nachfrage erhalten. 

Prozesse werden meist als starr und unumstößlich betrachtet. Sie schaffen vermeintliche Sicherheit für Mitarbeiter, denn wer sich an den Prozess hält, macht nichts falsch. Und für bestimmte Abläufe, beispielsweise in der Medikamentenherstellung, ist so ein Vorgehen existenziell. 

Redet man jedoch über Strategie, Unternehmenskultur oder gezielte Einbindung von Wissensträgern, denkt kaum jemand mehr an Prozesse. Dabei ist gerade hier ein systematische und dennoch dynamische Gestaltung von Abläufen von hohem Nutzen. 

Das Management von Geschäftsprozessen ist eine wesentliche Unternehmensaufgabe. Zu den Anforderungen gehören eine schnelle, flexible und kostengünstige Reaktion auf Anfragen, die Steuerung der Bearbeitung, die Sicherung und Bewertung von Ergebnissen sowie die Automatisierung von Teilschritten. Das Wissen in Geschäftsprozessen muss erfasst, verwaltet, weiterentwickelt und vor allem genutzt werden können. Dazu ist das Prozessmanagement in verschiedene Bereiche unterteilt: die (fachliche) Prozessmodellierung, die Prozessausführung (in Form von Workflows und verschiedene Automatisierungstechniken) und die Analyse (unter anderem Process Mining). 

Durch die (Geschäfts-)Prozessmodellierung werden die Grundlagen geschaffen, diese Ziele zu erreichen. Durch die Dokumentation der Abläufe, Entscheidungen, beteiligten Personen und Ressourcen werden die Zusammenhänge spezifiziert und gesichert. Anwendungsfälle sind Zertifizierungen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder verschiedene betriebswirtschaftliche Verbesserungsmaßnahmen. Im Rahmen einer Analyse können Leistungsparameter definiert und darauf aufbauend Zusammenhänge ausgewertet, verdichtet sowie für Entscheidungen genutzt werden. Die Simulation bietet Möglichkeiten, um aufwandsarm Alternativen zu entwickeln und zu bewerten. 

Die Prozessausführung in Form von Workflows bieten die systemgestützte Abarbeitung von Geschäftsprozessen. Der Mitarbeiter wird durch den Prozess geführt, die relevanten Angaben werden in entsprechenden Masken eingeholt. Klare Aufgabenzuordnungen, Stellvertreterkonzepte und Fristen mit Eskalationsmechanismen sichern die Bearbeitung ab. Teilschritte können durch das System automatisiert werden. So bieten sich viele Möglichkeiten, Effizienz und Effektivität der Vorgangsbearbeitung zu verbessern. Daneben gibt es weitere Formen der Beschleunigung und Automation von Geschäftsprozessen, bspw. Robotic Process Automation (RPA). 

Bei der Prozessanalyse werden entweder bestimmte Kennzahlen in den Prozessen oder aber die Abläufe selbst untersucht. So können Abweichungen erkannt und Ineffizienzen sowie Risiken gezielt angegangen werden. Viele Systeme der Prozessausführung bieten Analysemöglichkeiten innerhalb ihrer Plattform an. Insbesondere für die Evaluation übergreifender Prozessketten kann Process Mining zusätzliche Funktionen und Vorteile bieten.  

Beim Prozessmanagement sollte immer die stetige Weiterentwicklung der Abläufe und die bessere Unterstützung der Mitarbeiter und deren Aufgaben im Fokus stehen. Die Gegenwart wird verdeutlicht und handhabbar, um für zukünftige Aufgaben gerüstet zu sein. Der wesentliche Erfolgsfaktor der Prozessmanagementprojekte ist immer alles möglichst einfach für den Anwender zu gestalten sowie alles vorliegende Wissen in die entsprechenden Modelle einzubringen. Das ist eine wesentliche Anforderungen an den Digitalen Arbeitsplatz.  Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Prozessmanagement-Projekte und der Auswahl der passenden Lösungen.