Unternehmen
Insel Gruppe AG
Projekt
Spesen digital umsetzen und bearbeiten / Expense Management und Softwareauswahlprojekten
Über den Kunden
Die Insel Gruppe bildet zusammen mit dem Universitätsspital Inselspital Bern, dem Berner Reha Zentrum und den drei Landspitälern Aarberg, Belp und Riggisberg eines der größten medizinischen Vollversorgungssysteme der Schweiz
Der interne Projektleiter Martin Leiser, Leiter Hauptkassen / stellvertretender Leiter Hauptbuchhaltung, reflektiert über die Zusammenarbeit:
Nicht nur, weil einige Mitglieder unserer Projektgruppe Michael Schiklang bereits vor vielen Jahren in einem anderen Projekt kennen gelernt hatten, sondern auch weil seine Erfahrung vom ersten Meeting an eine grosse Unterstützung war, gestaltete sich die Zusammenarbeit während dem ganzen Projekt als sachlich, konstruktiv, effektiv und zielorientiert. Mit seiner Methodenkompetenz und seinen Marktkenntnissen, ja manchmal auch mit seiner Funktion als Mediator ermöglichte er uns immer wieder den Blick über den Tellerrand hinaus, was schliesslich auch wesentlich zum erfolgreichen Projektresultat beigetragen hat.
Herausforderung
Die Insel Gruppe beabsichtigte den Prozess zur Bearbeitung von Spesen digital umzusetzen. BARC wurde aufgrund der Expertise in den Bereichen digitale Spesenbearbeitung / Expense Management und Softwareauswahlprojekten beauftragt.
Ziel
Ziel des Projekts war es, das für die Insel Gruppe am besten geeignete System für die digitale Spesenbearbeitung über ein geeignetes Ausschreibungsverfahren zu beschaffen. Der bisher weitgehendst papierbasierten Prozess für die Spesenbearbeitung sollte abgelöst werden. Übergeordnete Projektziele waren die Digitalisierung sowie Teil-automatisierung des Prozesses. Zudem sollten sowohl die einreichenden Mitarbeitenden als auch die Prüfer und Experten in den Fachstellen unterstützt und von manuellem Aufwand entlastet werden. Hierbei galt es sowohl Spesen ohne Weiterbildungscharakter als auch Spesen mit Weiterbildungscharakter zu berücksichtigen.
Vorgehen
BARC Senior Analyst Michael Schiklang hat die Insel Gruppe bei den wesentlichen Schritten begleitet und unterstützt. Zunächst wurden in Workshops mit Vertretern der beteiligten Fachabteilungen die Anforderungen an das System herausgearbeitet und in einem zentralen Kriterienkatalog zusammengefasst. In weiterführenden Gesprächen mit verschiedensten Anwendergruppen wurde analysiert und beschrieben, welche Szenarien und Teilprozesse zukünftig durch das System unterstützt werden sollen. Hieraus wurden detaillierte Sollprozesse abgeleitet, welche sowohl in Flowchart als auch in Prosaform beschrieben wurden. Zudem erstellte BARC gemeinsam mit dem Projektteam weitere Ausschreibungsunterlagen wie Referenzfragebögen und ein Preisblatt zur Abfrage der zentralen Kosten.
Gemeinsam mit dem Projektteam und Vertretern des Einkaufs wurde eine Ausschreibung vorbereitet. BARC hat in diesem Kontext bei der Erstellung eines Bewertungsschemas und der Ausarbeitung der Gewichtung der Ausschreibungsinhalte unterstützt. Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung hat BARC bei der Beantwortung möglicher Bieterfragen und bei der Bewertung der eingehenden Angebote inhaltlich beraten, stand den Bewertern der Insel Gruppe für technische und fachlichen Rückfragen zur Verfügung und hat bei der Vorbereitung interner Ergebnispräsentationen mitgewirkt.
Ergebnis und weitere Teilprojekte
Mithilfe des BARC Experten Michael Schiklang konnte die Insel Gruppe das System für die digitale Spesenbearbeitung auswählen, welches die individuellen Anforderungen der Organisation bestmöglich berücksichtigt.
Profitieren konnte die Insel Gruppe dabei insbesondere von der guten Marktkenntnis, dem Software-Know-how aus über 20 Jahren Markt- und Produktbeurteilung sowie der strukturierten Projektvorgehensweise, die insgesamt zu einer Beschleunigung des Projekts und zu einer Schonung der internen Ressourcen beigetragen haben.