11 Tipps für Projekte für Enterprise Content Management

Michael Schiklang, Senior Analyst BARC

Moderne Systeme für Enterprise Content Management (ECM) umfassen Werkzeuge für das Management und die Nutzung von Dokumenten. Gute Produkte decken den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab, von der Erfassung / Erzeugung über die Indexierung, Verwaltung, Bearbeitung, Suche und Weiterleitung sowie Publikation bis zur abschließenden Aufbewahrung oder Vernichtung. Modernes ECM ist dabei prozessgetrieben – die Lösungen unterstützen die Bearbeitung der Informationen in den Geschäftsprozessen und offerieren hierfür unterschiedliche Werkzeuge wie Workflow-Engines und entsprechende Clients an.

Lösungen für modernes Enterprise Content Management bieten den Unternehmen viele Potentiale wie

Enterprise Content Management betrifft meist alle Bereiche eines Unternehmens, da sich mit den Lösungen die unterschiedlichsten Szenarien abdecken lassen. Deswegen sollten die Initiativen gut geplant und strukturiert umgesetzt werden.

In zwei passenden Folgen von unserem Podcast Digital Workplace Untold beleuchten wir das Thema Enterprise Content Management genauer und besprechen die verschiedenen Facetten. Hier geht es zu den Folgen

Folgende 11 Tipps basieren auf den umfangreichen Projekterfahrungen von Digital Workplace by BARC:

Die Anforderungsanalyse, die Auswahl des Systems und die Einführung sollten in strukturierten Projekten umgesetzt werden. Initiativen für ECM sind komplexe Vorhaben, bei denen alle Beteiligten involviert und alle notwendigen Schritte von der Vision bis hin zur Einführung der fertigen Lösung richtig umgesetzt werden müssen. Hierfür ist es unerlässlich, dass Projekte aufgesetzt werden, die auf einer guten Planung basieren und sicherstellen, dass die Beteiligten mit den erforderlichen Informationen versorgt und alle notwendigen Schritte korrekt bearbeitet werden.

Binden Sie die Fachanwender früh in die Projekte ein. Die Fachanwender sind sowohl die Wissensträger bezüglich der Informationen sowie Prozesse als auch die zukünftigen Anwender der Systeme. Nur wenn dieses notwendige Wissen in Anforderungsanalyse und Konzeption einfließt und die zukünftigen Anwender die Vorteile der Systeme für Enterprise Content Management verstehen, können die Projekte erfolgreich sein.

Nehmen Sie die Anforderungen unternehmensweit auf, starten Sie aber mit handhabbaren Teilprojekten in der Umsetzung. Moderne Lösungen für ECM sind nicht auf die Unterstützung einzelner Bereiche ausgelegt, sondern können alle Fachabteilungen im Unternehmen abdecken. Deswegen ist es bei der Erhebung der Anforderungen wichtig, mit allen Anforderungsgebern zu sprechen, damit keine relevanten Aspekte und Themen vergessen werden. Das bedeutet aber nicht, dass alle möglichen Teilprojekte auf einmal umgesetzt werden müssen. Es bietet sich an mit ein bis zwei Teilprojekten zu beginnen und die weiteren Themen dann sukzessive in Folgeprojekten umzusetzen. So kann wertvolles Wissen aufgebaut werden und die eigenen Ressourcen werden zielgerichtet eingesetzt.

Analysieren Sie mit welchen führenden Anwendungen das ECM verbunden werden soll. Lösungen von Enterprise Content Management stehen nicht isoliert für sich, sondern haben Berührpunkte zu anderen führenden Lösungen, wie E-Mail-, ERP- oder CRM-Systemen. Deswegen muss geplant werden, welche Schnittstellen und Integrationslösungen benötigt werden. Verbinden Sie die Stärken der jeweiligen Systeme.

Planen Sie die umzusetzenden Szenarien in einer Roadmap, die Teil ihrer übergreifenden IT-Strategie ist. Unternehmen die flächendeckendes Enterprise Content Management einführen wollen, sollten im Rahmen der Anforderungsanalyse die abzubildenden Szenarien erheben. Diese können in einer fortlaufenden Roadmap priorisiert und zeitlich eingeplant werden. Wichtig ist, dass eine Harmonisierung mit der übergreifenden IT-Strategie erfolgt und die Teilprojekte des ECM auch die dort getroffenen Ziele unterstützen.

Starten Sie die Projekte auch. Enterprise Content Management ist ein umfangreiches Thema, das, wie bereits erwähnt, komplex ist und in strukturierten Projekten realisiert werden muss. Allerdings müssen die Projekte auch tatsächlich gestartet und die Lösungen letztendlich auch eingeführt werden. Auch wenn das Thema viel philosophischen Spielraum lässt – profitieren können die Unternehmen und Anwender nur von konkreten Lösungen für die jeweiligen Aufgabenstellungen.

Bauen Sie ein Competence Center für das Thema ECM auf. Ein häufig beobachteter Fehler bei Initiativen ist, dass nach der Umsetzung der initialen Projekte sich niemand mehr in den Unternehmen um das Thema Enterprise Content Management kümmert. Ein dauerhaftes Competence Center zum Thema ECM hilft sowohl bei den initialen Projekten als auch bei der Planung und Umsetzung von Folgeinitiativen. Das Competence Center ist erster Ansprechpartner für Fragen und Anforderungen zum Thema ECM und unterstützt das Change Management in der Organisation kontinuierlich.

Cloud ist kein Muss – der Weg in die Cloud sollte aber jederzeit möglich sein. Lösungen für ECM wurden klassischerweise On-Premises entwickelt. Inzwischen haben Kunden die Wahlmöglichkeit zwischen Cloud- / SaaS-Lösungen und On-Premises-Systemen. Einen Königsweg, der für alle Kunden richtig ist, gibt es nicht, beide Gattungen haben ihre Vor- und Nachteile. Wichtig ist aber, dass bei der Wahl einer On-Premises-Lösung eine Möglichkeit besteht, perspektivisch in die Cloud zu migrieren.

Vergessen Sie die E-Mails nicht. Bei Enterprise Content Management spricht man häufig von Dokumenten. Hierunter werden aber auch E-Mails verstanden. E-Mails können reines Transportmedium von angehängten Dokumenten sein oder die relevanten Inhalte stehen in der E-Mail selbst. Erfolgreiches ECM basiert darauf, dass natürlich auch die E-Mails berücksichtigt werden.

Suchen Sie sich einen Anbieter / Dienstleister, der Sie versteht und Ihnen nicht nur die Standards verkaufen will. Für die erfolgreiche Einführung einer Lösung für das Enterprise Content Management braucht es ein gutes System, aber auch einen Anbieter / Dienstleister, der bei der Umsetzung bedarfsgerecht unterstützt. Es reicht nicht, den Kunden die bereits abgebildeten Standards der Systeme „aufs Auge zu drücken“, sondern die Lösungen müssen so für den Kunden eingerichtet werden, dass die individuellen Anforderungen erfüllt werden. Deswegen ist es wichtig bei der Systemauswahl darauf zu achten, dass der Anbieter über entsprechende Experten verfügt, die auch das Know-how, die Erfahrung und die Ressourcen haben, um Sie zu unterstützen.

ECM ist ein komplexes Thema – externe Berater können Projekt beschleunigen. Enterprise Content Management ist ein komplexes Thema, welches über viele technische, fachliche und organisatorische Facetten verfügt, die alle berücksichtigt werden müssen. Ein externer Berater mit entsprechender Erfahrung kann Projekte beschleunigen und die Qualität sowie die Investition sichern. Wir von Digital Workplace by BARC unterstützen Kunden seit über 20 Jahren bei Projekten für das ECM – gerne helfen wir auch Ihnen!

Wir hoffen sehr, dass die Tipps Ihnen bei der Vorbereitung und Durchführung Ihres Projekts helfen können. Als langjährige Marktbeobachter und Berater von Endkunden helfen wir Ihnen natürlich auch gerne individuell bei Ihrem Vorhaben – sprechen Sie uns einfach unverbindlich an!

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