Elek­tro­ni­sche Signa­tur: Tipps & Check­lis­te für IT-Pro­jek­te

Sie haben sich viel­leicht schon gefragt ob Sie eine Signa­tur­lö­sung in den digi­ta­len Arbeits­platz im Unter­neh­men inte­grie­ren soll­ten. Viel­leicht kam auch einer Ihrer Kol­le­gen mit dem Wunsch nach einer Lösung zum digi­ta­len Signie­ren von Doku­men­ten auf Sie zu.

Elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren gewin­nen in der digi­ta­len Geschäfts­welt zuneh­mend an Bedeu­tung. Sie ermög­li­chen eine ein­deu­ti­ge Iden­ti­fi­zie­rung der Unter­zeich­ner und gewähr­leis­ten die Doku­men­ten­in­te­gri­tät. Das Spek­trum reicht von ein­fa­chen Unter­schrifts­ab­bil­dun­gen bis zu qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signa­tu­ren.

Die Inte­gra­ti­on einer elek­tro­ni­schen Signa­tur­lö­sung (E-Signa­tur­lö­sung) kann für vie­le Unter­neh­men sinn­voll sein, ist aber nicht immer erfor­der­lich. In man­chen Fäl­len genügt eine ein­fa­che Bestä­ti­gung inner­halb eines Work­flows.

Bei der Ent­schei­dung für oder gegen eine E-Signa­tur­lö­sung soll­ten fol­gen­de Aspek­te berück­sich­tigt wer­den:

• Spe­zi­fi­sche Geschäfts­pro­zes­se
• Indi­vi­du­el­le Unter­neh­mens­an­for­de­run­gen
• Gel­ten­de und anzu­wen­den­de recht­li­che Rah­men­be­din­gun­gen

Es ist wich­tig, die­se Fak­to­ren sorg­fäl­tig zu eva­lu­ie­ren, um die opti­ma­le Lösung für Ihr Unter­neh­men zu fin­den.

Im Fol­gen­den haben wir für Sie eini­ge Tipps zusam­men­ge­stellt. Wir wün­schen viel Erfolg für Ihre Pro­jek­te!

TIPPS zur Vor­be­rei­tung und Ent­schei­dungs­hil­fe für E-Signa­tur­lö­sun­gen

Bei der Erwä­gung einer E-Signa­tur­lö­sung für Ihr Unter­neh­men soll­ten Sie fol­gen­de Schlüs­sel­fak­to­ren berück­sich­ti­gen:

Doku­men­ten­ty­pen und Beweis­kraft

• Wel­che Art von Doku­men­ten sol­len signiert wer­den?
• Wel­che recht­li­che Bedeu­tung haben die Doku­men­te, sind bei­spiels­wei­se Ver­trä­ge dar­un­ter?

Reich­wei­te und Anfor­de­run­gen

• Wel­che Abtei­lun­gen und Pro­zes­se sind betrof­fen?
• Wel­che spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen haben die Nut­zer? (bspw. Auf­brin­gen der Signa­tur, Signa­tur­prü­fung, Visua­li­sie­rung)
• Gibt es zusätz­li­che Vor­ga­ben vom Qua­li­täts­ma­nage­ment?
• In wel­chem Kon­text sol­len die Signa­tu­ren genutzt wer­den? )bspw. im Zusam­men­spiel mit Work­flows in CRM-Sys­te­men oder einem ECM-Sys­tem)

Alter­na­ti­ven und recht­li­che Aspek­te

• Genügt eine ein­fa­che Doku­men­ta­ti­on der Tätig­kei­ten inner­halb eines Pro­zes­ses, z.B. durch die Pro­to­kol­lie­rung einer Bestä­ti­gung inner­halb eines Work­flows in einem Fach­sys­tem?
• Müs­sen beson­de­re recht­li­che Rah­men­be­din­gun­gen (EU-Vor­ga­ben, inter­na­tio­na­le Gerichts­bar­kei­ten etc.) berück­sich­tigt wer­den?
• Ist für die Kom­mu­ni­ka­ti­on die Erfül­lung der Anfor­de­run­gen nach 5. Ver­wal­tungs­ver­fah­rens­än­de­rungs­ge­setz (5. VwV­fÄndG) aus­rei­chend (Nut­zung beson­de­rer elek­tro­ni­scher Post­fä­cher etc.), da es sich um einen Aus­tausch von mit / von Behör­den han­delt?

ACHTUNG! Die Ange­mes­sen­heit der Vor­ga­ben des 5. VwV­fÄndG kann vom spe­zi­fi­schen Kon­text und den Anfor­de­run­gen des jewei­li­gen Ver­fah­rens abhän­gen.

Wich­tig: Eine gründ­li­che Ana­ly­se die­ser Punk­te hilft Ihnen, die Not­wen­dig­keit und den Umfang einer elek­tro­ni­schen Signa­tur­lö­sung für Ihr Unter­neh­men zu bestim­men. Es emp­fiehlt sich, die Bedürf­nis­se aller Betei­lig­ten genau zu erfas­sen und zu bewer­ten.

TIPPS zur Aus­wahl einer geeig­ne­ten elek­tro­ni­schen Signa­tur­lö­sung

Berück­sich­ti­gen Sie dabei vor allem fol­gen­de Aspek­te bei der Suche nach einer pas­sen­den E-Signa­tur­lö­sung:

Bestehen­de Sys­te­me und Erwei­te­rungs­mög­lich­kei­ten

• Bie­ten bereits genutz­te Sys­te­me (z.B. Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­me, CRM-Sys­te­me oder Cloud­spei­cher-Anbie­ter) Modu­le für E-Signa­tu­ren an? Gibt es spe­zi­fi­sche Part­ner?

Markt­ana­ly­se

• Wel­che Lösun­gen ent­spre­chen Ihren spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen?
• Gibt es Anbie­ter mit rele­van­tem Bran­chen-Know-how?
• Wie wird die Lösung bereit­ge­stellt, kann die Lösung in ande­re Sys­te­me ein­ge­bun­den wer­den?

Aus­wahl­kri­te­ri­en

Eine geeig­ne­te Lösung soll­te zu Ihrem Unter­neh­men und Ihren Arbeits­wei­sen pas­sen. Ach­ten Sie beson­ders auf:

• Sup­port-Qua­li­tät
• Benut­zer­freund­lich­keit
• Sicher­heits­stan­dards
• Inte­gra­ti­ons­mög­lich­kei­ten
• Ein­hal­tung recht­li­cher Vor­ga­ben

Wich­tig: Ihr Ziel bei der Aus­wahl soll­te sein, eine Lösung zu fin­den, die nicht nur Ihre tech­ni­schen Anfor­de­run­gen erfüllt, son­dern auch naht­los in Ihre bestehen­den Pro­zes­se und Unter­neh­mens­kul­tur inte­griert wer­den kann.

TIPPS für nächs­te Schrit­te bei der Aus­wahl einer E- Signa­tur­lö­sung

Nach der Vor­auswahl poten­zi­el­ler digi­ta­ler Signa­tur­lö­sun­gen sind wei­te­re wich­ti­ge Schrit­te erfor­der­lich, um die opti­ma­le Lösung für Ihr Unter­neh­men zu fin­den und erfolg­reich zu imple­men­tie­ren. Beach­ten Sie dazu die fol­gen­den Tipps:

Anbie­ter­aus­wahl und Prä­sen­ta­ti­on

• Gren­zen Sie die Anbie­ter auf eine enge­re Aus­wahl ein
• Las­sen Sie sich die Lösun­gen in einem Ter­min mit Kol­le­gen prä­sen­tie­ren
• Gewin­nen Sie einen Ein­druck von den han­deln­den Per­so­nen und der Funk­ti­ons­wei­se des Sys­tems

Detail­lier­te Prü­fung

• Ana­ly­sie­ren Sie bereit­ge­stell­te Infor­ma­tio­nen wie:
  • Refe­ren­zen
  • Lizenz­prei­se
  • Ver­trag­li­che Bedin­gun­gen
  • DSGVO-Kon­for­mi­tät
• Füh­ren Sie ggf. einen Test durch, oft gibt es ent­spre­chen­de Ange­bo­te

Ent­schei­dung und Inte­gra­ti­on

• Tref­fen Sie eine fun­dier­te Ent­schei­dung basie­rend auf Ihrer Ana­ly­se
• Inte­grie­ren Sie die aus­ge­wähl­te Lösung in Ihren digi­ta­len Arbeits­platz
  • Tech­ni­sche Bereit­stel­lung und ggf. Ein­bin­dung in eine füh­ren­de Anwen­dung
  • Anpas­sung der Pro­zes­se und Schu­lung der neu­en Arbeits­wei­sen
  • Hin­weis: Je nach Pro­zess und Anfor­de­run­gen kön­nen sich die Arbeits­wei­sen zwi­schen ver­schie­de­nen Ein­satz­ge­bie­ten unter­schei­den. Das müs­sen Sie in Ihren Pla­nun­gen und der Umset­zung berück­sich­ti­gen.

Res­sour­cen­pla­nung

• Stel­len Sie aus­rei­chend inter­ne Res­sour­cen bereit, ins­be­son­de­re:
  • Einen enga­gier­ten Pro­jekt­lei­ter
  • Zeit und Per­so­nal für Anwen­der­schu­lun­gen
• Even­tu­ell müs­sen Sie auch exter­ne Res­sour­cen früh­zei­tig reser­vie­ren, bspw. Ansprech­part­ner für die Fach­sys­te­me, in wel­che die digi­ta­le Signa­tur ein­ge­bun­den wer­den soll

Kon­ti­nu­ier­li­che Eva­lua­ti­on

• Beob­ach­ten Sie die Leis­tung und Effek­ti­vi­tät der imple­men­tier­ten Lösung
• Sei­en Sie offen für Anpas­sun­gen, falls die Lösung nicht mehr Ihren Bedürf­nis­sen ent­spricht

Wich­tig: Gehen Sie struk­tu­riert vor. Durch die­se Her­an­ge­hens­wei­se kön­nen Sie eine erfolg­rei­che Ein­füh­rung und lang­fris­ti­ge Nut­zung Ihrer E- Signa­tur­lö­sung sicher­stel­len.

 

Fazit: Schlüs­sel­ele­men­te für ein erfolg­rei­ches Signa­tur­pro­jekt

Sorg­fäl­ti­ge Pla­nung und Ana­ly­se

• Neh­men Sie sich aus­rei­chend Zeit für den Ent­schei­dungs­pro­zess
• Füh­ren Sie eine gründ­li­che Ana­ly­se der betrof­fe­nen Doku­men­te und Pro­zes­se durch
• Berück­sich­ti­gen Sie die Anfor­de­run­gen aller Betei­lig­ten (Fach­ab­tei­lun­gen, exter­ne Part­ner)

Kol­la­bo­ra­ti­ver Ansatz

• Bezie­hen Sie Kol­le­gen in den Ent­schei­dungs­pro­zess ein, um ein opti­ma­les Ergeb­nis zu erzie­len und früh­zei­tig das Chan­ge-Manage­ment zu begin­nen

Finan­zi­el­le Aspek­te

• Klä­ren Sie früh­zei­tig das ver­füg­ba­re Bud­get – auch zeit­lich

Markt­ana­ly­se

• Berück­sich­ti­gen Sie bei der Anbie­ter­aus­wahl auch Lösun­gen, die Sie bereits im Unter­neh­men ein­set­zen

Res­sour­cen­pla­nung

• Stel­len Sie aus­rei­chend Res­sour­cen für das Pro­jekt bereit
• Pla­nen Sie Schu­lun­gen für die Mit­ar­bei­ter ein

Durch die­se gewis­sen­haf­te Her­an­ge­hens­wei­se fin­den Sie die am bes­ten geeig­ne­te Lösung für Ihr Unter­neh­men und kön­nen von einer erfolg­rei­chen Ein­füh­rung pro­fi­tie­ren.

ACHTUNG! Beach­ten Sie, dass in man­chen Fäl­len die bestehen­den Pro­to­koll­funk­tio­nen in einem Pro­zess­ma­nage­ment­sys­tem / Work­flow­sys­tem bereits aus­rei­chend sein kön­nen. In sol­chen Situa­tio­nen ist die Ein­füh­rung einer zusätz­li­chen E-Signa­tur­lö­sung mög­li­cher­wei­se nicht erfor­der­lich.

Wir wün­schen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­ten und ste­hen Ihnen bei Bedarf ger­ne unter­stüt­zend zur Sei­te!

Laden Sie sich hier die pas­sen­de Check­lis­te her­un­ter!