6. September 2022

Von Michael Schiklang

Der Spesenprozess: Unterschätzer Aufwandstreiber in vielen Unternehmen

Viele Unternehmen setzen ihren Spesenprozess in weiten Teilen noch ohne Systemunterstützung manuell auf Basis von Papier um. Die Mitarbeiter sammeln zu diesem Zweck die Quittungen ihrer Auslagen, notieren sich abrechnungsrelevante Zeiten wie Verpflegungsmehraufwände und protokollieren Fahrten mit dem eigenen PKW selbstständig.

Am Ende einer Abrechnungsperiode, bei den meisten Unternehmen am Monatsende, erstellen die Mitarbeiter auf Basis von Vorlagen eine Gesamtabrechnung, heften die entsprechenden Belege an und übergeben die Unterlagen den verantwortlichen Kollegen.

Der genaue Verarbeitungsprozess und die Verantwortlichkeiten können dabei unternehmensindividuell variieren. Die Spesenabrechnungen müssen von den Vorgesetzten und/oder Kostenstellenverantwortlichen inhaltlich geprüft und anschließend im Finanzbereich gebucht sowie ausgezahlt werden. Erfolgt die Auszahlung über die monatliche Lohnabrechnung, ist der Personalbereich auch involviert.  

Der manuelle Prozess ist dabei häufig sehr aufwändig – so erfolgt die Weiterleitung der relevanten Informationen von einem Bearbeiter zum nächsten nicht selten per Hauspost. Die prozessrelevanten Informationen werden häufig erst ganz am Ende des Prozesses in die führenden Systeme übernommen.

Die Folge ist, dass erst sehr spät Transparenz über die anfallenden Verbindlichkeiten besteht. Zudem ist die Arbeitsbelastung am Ende der Abrechnungsperiode für alle Beteiligten sehr hoch: Die Antragsteller müssen alle Informationen sammeln und die Abrechnung erstellen, die Prüfer alle Anträge kontrollieren und die Mitarbeiter aus dem Finanzbereich alle Vorfälle korrekt verbuchen.  

Die Systemunterstützung ist dabei häufig gering, weswegen die Aufwände für alle Beteiligten meist sehr hoch sind. Verzögerungen im Prozess, die auch eine späte Auszahlung zur Folge haben, frustrieren die Mitarbeiter und sorgen nicht selten dafür, dass diese zukünftig Vorbehalte gegen die Zahlung mit eigenen Mitteln haben.  

Durch Systemunterstützung profitieren 

Moderne Systeme helfen bei der Verwaltung der notwendigen Informationen, bei der Erstellung der Abrechnungen, bei der Prüfung und bereiten Buchungsvorschläge vor, welche sich an die führenden Systeme übergeben lassen.  

Die Lösungen setzen dabei konsequent auf die digitale Datenhaltung sowie die digitale Prozessbearbeitung und folgen damit derselben Philosophie wie der Digital Workplace.

So werden Quittungen von den Mitarbeitern direkt beim Anfallen per Smartphone oder Scanner digitalisiert und ins System übertragen. Elektronische Belege (z. B. digitale Zugtickets) können direkt in das System importiert werden. Zu jedem Beleg können die Mitarbeitern weitere Zusatzinformationen (z. B. Name des Kunden oder des Events) einreichen.

Die Systeme lesen automatisch den Lieferanten sowie die Beträge aus und übertragen diese als strukturierte Informationen in das System. Zudem versuchen sie die Art der Spesen auf Basis der Lieferanteninformationen oder abgerechneten Produkte zu kategorisieren.

Beleglose Spesen, wie Tagesgeldpauschalen, werden direkt über die Frontends der Lösungen erfasst. Hierbei müssen die Mitarbeiter lediglich die Zeiten und den Arbeitsort erfassen, die Lösungen berechnen die auszuzahlenden Beträge automatisch. Gleiches gilt für Kilometerpauschalen für Fahrten mit dem privaten PKW – lediglich die Strecke muss erfasst werden, die weitere Bearbeitung und Berechnung übernimmt das System. 

Spesenprüfungen können automatisch über Regeln oder manuell über die Verantwortlichen erfolgen. Regeln für die Freigaben enthalten beispielsweise Informationen, welche Mitarbeiterrollen welche Spesenarten grundsätzlich einreichen dürfen, bis zu welcher Betragsgrenze eine automatische Freigabe erfolgen soll und wie hoch das grundsätzliche Budget in eine vordefinierten Zeitperiode ist.

So könnten die Regeln besagen, dass ein Vertriebsaußendienstmitarbeiter grundsätzlich Hotelrechnungen abrechnen darf, ein Quartalsbudget von 3.000 Euro für Hotelrechnungen hat und dass das System Übernachtungen von bis zu 100 Euro pro Nacht automatisch freigeben soll. Ist der Preis pro Nacht höher oder hat der Mitarbeiter das Gesamtbudget von 3.000 Euro in einem Quartal überschritten, muss sein Vorgesetzter eine manuelle Genehmigung vornehmen.  

Bei der manuellen Freigabe bekommen die für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter die Spesen zur Freigabe zugestellt. Die Systeme zeigen die angefallenen Ausgaben sowie Belege und zugehörige Metadaten (Datum, Kunde, Spesenart) an. Die Freigabe kann einfach per Mausklick erfolgen, bei Ablehnungen muss bei den meisten Systemen der Ablehnungsgrund vermerkt werden. 

Manche Lösungen lassen sich auch mit digitalen Buchungsportalen im Internet (z. B. für Übernachtungen, Mietwagen, Flüge, Bahnfahrten) verbinden. Die Lösungen können bei der Buchung wichtige Hinweise geben und die anfallenden Buchungsbelege sowie Abrechnungen direkt in das eigene System importieren und automatisiert erschließen.

Zudem bieten manche Anbieter auch Module für die Reiseplanung an: Das bedeutet, dass Mitarbeiter vor Reiseantritt die Reise planen und auf Konformität gegenüber den internen Richtlinien prüfen lassen können. Zudem lässt sich schon der Reisebuchung die Freigabe der Vorgesetzten einholen.  

Am Ende einer Abrechnungsperiode erstellt das System aus den eingereichten und freigegeben Spesen einen Buchungsvorschlag, welcher automatisch an das führende Zahlsystem zur Verbuchung und Auszahlung übermittelt werden kann. Eine Übersicht aller Spesen und der damit verbundenen Prüfungen haben die Mitarbeiter ohnehin permanent im Zugriff. Das oft mühsame Erstellen des eigentlichen Dokuments für die Spesenabrechnung entfällt somit ganz. 

Frühe Digitalisierung als Basis für hohe Transparenz 

Die Philosophie von Lösungen für Spesenabrechnungen sieht vor, dass umgehend alle Informationen digital erfasst werden sollen – unabhängig davon, ob ein (Papier-)beleg zu Grunde liegt oder ob es sich um eine beleglose Ausgabe handelt.

Die frühe Erfassung sorgt dafür, dass für alle Seiten die größtmögliche Transparenz geschaffen wird. Die Mitarbeiter haben stets einen Überblick über alle Spesen und können die Anzeige auf Basis der erhobenen Metadaten filtern und gezielt nach einzelnen Auslagen suchen. Zudem ist ersichtlich, welche Positionen schon freigegeben wurden und wie hoch der Gesamtbetrag in einer Abrechnungsperiode ist.

Im Gegensatz zum nicht systemgestützten Prozess müssen die Mitarbeiter auch keine Angst haben, Belege zu verlieren oder zu vergessen: Nach der Erfassung im System werden diese sicher archiviert und automatisch der Gesamtabrechnung zugeführt.  

Auch die Unternehmen können von einer gesteigerten Transparenz profitieren: Die Buchhalter können jederzeit sehen, welche Belege eingereicht wurden und wie hoch die voraussichtlichen Verbindlichkeiten insgesamt sind.

Natürlich wird nicht automatisch jeder eingereichte Beleg auch positiv geprüft und dann ausgezahlt – über die Summe aller Belege lassen sich aber relativ zuverlässig verlässliche Prognosen über die Auszahlungsbeträge treffen.

Zudem können im Rahmen des Reportings wichtige Informationen abgeleitet werden: Beispielsweise kann ermittelt werden, wie hoch die durchschnittlichen monatlichen Spesenbeträge waren, welche Spesenarten welchen Anteil an den Gesamtkosten haben (z. B. Hotelkosten 20 %, Bahnkosten 24 % Geschäftsessen 10 % usw.), wie hoch die durchschnittlichen Ausgaben pro Mitarbeiterrolle (Vertriebsaußendienst, Monteur etc.) waren und welche regionalen Unterschiede es gibt (z. B. Mitarbeiter aus Berlin haben 10 % weniger Spesenausgaben als Mitarbeiter aus München).

Im Rahmen von Drill-Downs kann die Analyse beispielsweise auch Informationen auf Lieferantenebene liefern, wodurch sich auch konkrete Verbesserungspotentiale ableiten lassen. Um dies mit einem Beispiel zu verdeutlichen: Ist ein Ergebnis der Analyse, dass bestimmte Hotelketten besonders häufig gebucht werden, können die Einkäufer die Zahlen nutzen, um mit besagten Ketten bessere Konditionen zu verhandeln. 

Vorteile der digitalen Spesenabrechnung 

Die Systeme bieten viele Vorteile, welche in folgender Abbildung dargestellt sind:

Digitale Spesenabrechnung in der digitalen Arbeitswelt  

Die Spesenabrechnung ohne Systemunterstützung ist in vielen Unternehmen ein sehr aufwändiger Prozess, der viele Kosten und zum Teil viel Frust bei den Beteiligten verursacht.

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen wird in den meisten Unternehmen schon seit vielen Jahren als aufwändiger und wichtiger Prozess betrachtet, der softwareseitig möglichst gut unterstützt werden soll. Der Spesenabrechnung dagegen wird nur selten die notwendige Aufmerksamkeit zuteil, obwohl die digitale und systemgestützte Umsetzung hohe Potentiale für die Unternehmen bietet. 

Da moderne Lösungen für die digitale Spesenabrechnungen der grundlegenden Philosophie des Digital Workplace folgen, können diese schnell und einfach ein integraler Bestandteil von diesem werden. Moderne Unternehmen, die die Zeichen der Zeit erkannt haben und deswegen ihre Digitalisierung mit modernen Ansätzen wie dem Digital Workplace vorantreiben, sollten unbedingt auch die Möglichkeiten nutzen, welche von Lösungen für die digitale Spesenabrechnung geboten werden.

Auch hier kann man „beim Bezahlen sparen“ – Geld, Zeit und Mitarbeiternerven.