Enterprise Content Management, auch ECM-Systeme genannt, entwickeln sich kontinuierlich weiter. Doch welche Entwicklungen bieten echten Mehrwert und welche sind bloßer Hype? Der Fokus liegt darauf, sowohl Anwender als auch Administratoren zu unterstützen und die Nutzung von Informationen sowie Prozesse zu optimieren. Hersteller und Partner präsentieren hierzu innovative Ansätze.
Wir von Digital Workplace by BARC haben die wichtigsten Trends für 2025 identifiziert. Einige davon sind schon länger bekannt, wie der Weg in die Cloud oder die digitale Signatur, andere gewinnen durch technologische Fortschritte und neue Vorgaben an Bedeutung – etwa Künstliche Intelligenz (KI) und die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen.
Top-Trends 2025 im ECM
Die Entwicklungen im ECM-Bereich sind meist evolutionär statt revolutionär, was Stabilität und Verlässlichkeit bei Implementierungen sicherstellt. Die wichtigsten Trends für 2025 umfassen:
1. Künstliche Intelligenz (KI) erleichtert die Dokumentennutzung
KI verändert grundlegend, wie Unternehmen Inhalte erkennen, verwalten und nutzen:
Automatisierte Erkennung: KI verbessert die Klassifikation eingehender Dokumente und die Extraktion relevanter Inhalte. Dies senkt Einstiegshürden und steigert die Qualität der Ergebnisse.
Intelligente Ablage: KI-gestützte Analysen erleichtern das Verschlagworten und Erkennen von Inhalten, um damit die Speicherung und den Aufbau von Beziehungen zwischen Inhalten zu erleichtern.
Metadaten-Generierung: Automatisierte Erstellung von Metadaten für bestehende Inhalte optimiert die Verwaltung und den Zugriff.
Bild- und Videoanalyse: Auch visuelle Inhalte lassen sich besser strukturieren und in ECM-Systeme einbinden.
Prozessautomatisierung: Mustererkennung unterstützt bei der Optimierung von Arbeitsabläufen.
Zusätzlich ermöglicht KI eine vereinfachte Informationssuche, automatische Zusammenfassungen und sogar Übersetzungen, wodurch die Effizienz steigt.
2. Technische Fortschritte fördern neue Nutzungsmöglichkeiten
Die Systeme werden offener und reagieren auf regulatorische Anforderungen:
Cloud-Lösungen: SaaS-Angebote bieten Vorteile wie Skalierbarkeit und geringeren Administrationsaufwand, erfordern aber andere Ansätze bei Customizing und Integration. Auch die kommerziellen Modelle sind zu prüfen.
E-Rechnungen: Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ab Januar 2025 treibt den Bedarf an ECM-Lösungen mit entsprechenden Funktionen voran.
Vernetzte Lösungen: Offene Standards und API-first-Architekturen ermöglichen eine stärkere Integration von ECM-Systemen in bestehende IT-Landschaften.
Datenschutz und Compliance: Sicherheitsmaßnahmen werden ausgebaut, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
3. Verbesserte Funktionalität, Usability und Anpassbarkeit**
Flexibilität ist entscheidend für den Erfolg von ECM-Projekten:
Low-Code/No-Code-Werkzeuge: Diese ermöglichen es Fachadministratoren, Anwendungen und Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen, was Projekte beschleunigt.
Automatisierte Workflows: Verbesserte Prozessmodule steigern Effizienz und reduzieren Fehler in Routineaufgaben.
Integrierte Plattformlösungen: ECM-Systeme agieren zunehmend nicht nur als System für Dokumentenmanagement, sondern auch als zentrale Plattformen für Informationsmanagement und Prozesssteuerung.
Digitales Arbeiten mit Signaturen und Siegeln; Rechtssichere Bearbeitung mit höherer Effizienz, durch verschiedene Initiativen weiter gestärkt.
Vordefinierte Lösungspakete: „Standard“-Lösungen für bestimmte Anwendungsfälle, welche eine schnellere Implementierung erlauben. Kunden können so auf Erfahrungswissen aufsetzen.
Ausblick 2025 – Trends aktiv nutzen
Die ECM-Branche steht vor dynamischen Veränderungen durch technologische Innovationen und ein breiteres Lösungsangebot. Unternehmen, die frühzeitig auf Trends wie KI oder integrierte Plattformen setzen, können ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Es empfiehlt sich, bestehende ECM-Systeme regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
Wir von Digital Workplace by BARC unterstützen Unternehmen dabei mit umfassender Beratung – von der Softwareauswahl bis zur Implementierung – um das volle Potenzial aktueller ECM-Lösungen auszuschöpfen.
Unternehmen stehen auch im Jahr 2025 vor der Herausforderung, ihre Strategien im Bereich Kundenbeziehungsmanagement und Kundenkommunikation weiter zu optimieren. Das Feld ist dabei umfassend: Customer Relationship Management – CRM, Customer Experience Management – CXM, Marketing Automation und Service Management sowie verschiedene Spezialsysteme versprechen viele Potenziale. Es gilt, Trends und Innovationen in diesen Bereichen kritisch für das eigene Unternehmen zu evaluieren und passende Lösungen in die eigene Landschaft zu integrieren.
Wie schon 2024 ist Künstliche Intelligence (KI) der stärkste Treiber der Trends des Jahres 2025. Einige dieser Trends führen zu grundlegenden Veränderungen in der Kundenkommunikation. Aufgaben in Marketing, Vertrieb und Service können zudem anders, schneller und besser erledigt werden. Bei der Fokussierung auf mehr Automation, persönlichere Ansprache und Empfehlungen kommen den Themen Datenschutz, Datensicherheit und Datenqualität eine hohe Bedeutung zu.
Top-Trends 2025
Dialogorientiertes CRM – unterstützt und automatisiert
Chatbots und virtuelle Assistenten übernehmen zunehmend Kundenanfragen und andere Kundenservice-Aufgaben. Sie erhöhen die Effizienz und bieten eine höhere Verfügbarkeit, die durch Mitarbeiter im Vertrieb und Service allein nicht realisierbar wäre. Zudem werden vermehrt Chatbots und Messenger-Dienste (zum Beispiel WhatsApp) für die direkte, interaktive Kundenkommunikation genutzt. Diese Technologien ermöglichen eine nahtlose, personalisierte und schnellere Kundenkommunikation sowie eine optimierte Kundenerfahrung über alle Kanäle hinweg. KI wird auch genutzt, um auf Daten (bspw. Verfügbarkeit, Lieferstatus) und Wissenselemente zuzugreifen, was die Antwortzeiten zusätzlich reduziert.
Hyper-Personalisierung und emotionale Intelligenz
Die Personalisierung von Kundenerlebnissen erreichte bereits im Jahr 2024 eine neue Dimension. Der Trend setzt sich voraussichtlich im Jahr 2025 weiter fort. Fortschrittliche Datenanalysen ermöglichen maßgeschneiderte Angebote und Inhalte, die auf individuelle Präferenzen und Verhaltensweisen zugeschnitten sind. Emotionale Bedürfnisse der Kunden sollen erkannt und darauf reagiert werden. Kunden erwarten heutzutage, dass Unternehmen ihre Wünsche verstehen und erfüllen. Angestrebt werden engere und nachhaltigere Beziehungen. Die Echtzeit-Nutzung von Daten wird dabei immer wichtiger, um Nutzererfahrungen sofort anpassen zu können. Unternehmen, die diese datengesteuerte Personalisierung kanalübergreifend umsetzen, verschaffen sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
User Generated Content (UGC)
Generative KI-Systeme ermöglichen es Unternehmen, kreative, personalisierte Inhalte (z. B. Texte, Bilder, Videos, Musik oder Code) und Interaktionen maßgeschneidert auf die Zielgruppe(n) zu erstellen und diese Nutzer aktiv in Kampagnen, Umfragen, Wettbewerbe oder andere Aktionen mit einzubinden. UGC wird als besonders glaubwürdig und authentisch wahrgenommen. Authentizität, Engagement und Reichweite werden gefördert und gleichzeitig die Kosten der Inhaltserstellung gesenkt.
Omnichannel-Strategie, inklusive AR und VR
Die Bedeutung durchdachter, einheitlicher Kundenerlebnisse über alle Touchpoints hinweg wächst weiter. Unternehmen integrieren verschiedene Kommunikationskanäle in eine in sich stimmige Kundenbeziehungsstrategie, um nahtlose Erfahrungen über E-Mail, Social Media, Web-Seite, diverse Messenger und andere Plattformen für die entsprechende Zielgruppe(n) zu gewährleisten.
Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR) etablieren sich als neue Kanäle, um Kunden in fesselnde und interaktive Erfahrungen eintauchen zu lassen. Produkte und Dienstleistungen werden „erlebbar“ dem Kunden präsentiert. Produkte können vor einem Kaufabschluss virtuell getestet werden. Mit solchen virtuellen Produktpräsentationen oder dem virtuellen Eintauchen mit VR-Brille in ein virtuelles Kaufhaus, verschwimmen die Grenzen zwischen digitalem und physischem Kauf immer mehr.
Datenschutz, Daten- und Cybersicherheit
Mit zunehmender Personalisierung und Multi-Channel-Kommunikation rücken Datenschutz sowie Daten- und Cybersicherheit stärker in den Fokus. Vertrauen ist ein entscheidender Aspekt der Kundenbeziehung. Regelungen zu Daten- und Cybersicherheit werden Teil der Customer Journey, um einen sicheren Umgang mit Kundendaten über das gesamte Kundenerlebnis hinweg. Oft müssen dabei verschiedene Systeme und Touchpoints abgesichert und abgestimmt werden. Unternehmen müssen auf Basis gesetzlicher Vorgaben, DSGVO sowie eigenen Konzepten zur Nutzung und zum Umgang mit (Kunden-)Daten (Verschlüsselung, Mitarbeiterschulungen, Notfallvorsorge, Zugriffskontrollen etc.) die Balance zwischen Personalisierung und Privatsphäre finden.
Investitionen in Datenqualität und Datenmodelle
Automation und KI bauen auf Daten auf – und schlechte Daten können so zu sehr unerfreulichen Kundenerlebnissen führen. KI-basierte Entscheidungsfindungen sollten standardmäßig transparent sein, um das Vertrauen der Kunden zu stärken. Und die Reaktionen müssen auf guten Daten basieren. Daher investieren Unternehmen nicht nur in entsprechende Software, sondern auch in den gezielten Aufbau von Wissen und Ressourcen zu Kundenmodellen, Sprachmodellen und spezifischen Customer Journeys für verschiedene Kundengruppen.
Self-Service und Deep Automatisierung
Kunden erwarten zunehmend mehr Kontrolle über die eigenen Daten und mehr Flexibilität durch Self-Service-Optionen. Unternehmen reagieren darauf mit dem Ausbau von Self-Service-Lösungen wie Help Centers, Kundenportale oder KI-gestützte Chatbots, die einfachen Fragen des Kunden automatisch direkt beantworten.
Gleichzeitig werden Marketing-Prozesse, insbesondere im Social-Media-Bereich, stärker automatisiert. Die Automation dient dazu, Aufgaben zu verstehen, Entscheidungen zu treffen und resultierende Daten für zukünftige Aufgaben automatisiert zu nutzen. Datenbasierte Analysen ermöglichen hierbei Vorhersagen über zukünftige Ereignisse oder Trends, was beispielsweise im Servicebereich zu einer bedarfsgerechteren Ressourcenzuteilung führt.
Unterstützung der Service-Experten
Guter Service ist das Aushängeschild der Unternehmen. Daher wird in die Qualität der verschiedenen Serviceleistungen investiert. Service-Desk-Mitarbeiter werden zunehmend durch KI unterstützt bei der Verknüpfung verschiedener Eingangskanäle, dem Zugriff auf die relevanten Lösungsbausteine, die Generierung von Antworten sowie durch übergreifende Analysen. Für den Field Service werden die Möglichkeiten gestärkt, auch mit KI-Unterstützung die Planung der Aufträge, Disposition der Werkzeuge und Materialien und Routenplanung durchzuführen. Zudem wird die Unterstützung vor Ort gestärkt durch mehr Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit (bspw. einfache Datenerfassung, Augmented Reality) und des Zugriffs auf relevantes Wissen.
Einfachere und umfassende Analysen
Der Trend des datenorientierten Kundenmanagements wird weiter verstärkt. Ansätze wie Customer Data Platforms (CDP) und KI-Tools zur Aufbereitung der Daten sowie zum Erkennen von Mustern erleichtern die Zusammenführung und gezielte Nutzung von Kundendaten. So werden die verschiedenen Kontaktkanäle und Systemwelt verbunden, um die unterschiedlichen Customer Journeys und Kundengruppen gezielt zu unterstützen. Für die Marketing- und Vertriebsexperten werden immer bessere Dashboards und Reports geboten, die teilweise mit KI-Unterstützung relevante Sachverhalte identifizieren und hervorheben.
Stärkung der Vernetzung der Systeme
Immer mehr Unternehmen bieten komplexe Produkte und Leistungen an, müssen komplexe Liefer- und Produktionsketten koordinieren oder binden Partner ein. Damit muss das CRM-System weit mehr als nur Kundenstammdaten und Rechnungsinformationen mit ERP-Lösungen austauschen, sondern auch Verfügbarkeiten oder aktuelle Abrufzahlen. Auch die Verwendung von Spezialsystemen für einzelne Themen oder Kommunikationskanäle erhöht die Komplexität, wenn ein umfassendes Kundenbild gewonnen werden soll. Daher kommt Schnittstellen, Middleware und Datenplattformen eine immer höhere Bedeutung zu.
Die Trends in Kundenkommunikation und Kundenbeziehungsmanagement zeigen deutlich: Die Zukunft liegt in der intelligenten Verknüpfung von Technologie und menschlicher Expertise. Unternehmen, die es schaffen, KI-gestützte Personalisierung mit einem starken Fokus auf Datenschutz und nahtlose Omnichannel-Erlebnisse zu verbinden, werden die Gewinner in der neuen Ära des Kundenbeziehungsmanagements sein.
Die Herausforderung besteht darin, diese Technologien so einzusetzen, dass sie einen echten Mehrwert für Kunden und das eigene Unternehmen schaffen und gleichzeitig ethische Standards wahren. Unternehmen, die dies meistern, werden nicht nur die Kundenzufriedenheit steigern, sondern auch bessere, langfristigere Kundenbeziehungen als bisher aufbauen und sich so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen sichern. Mit Blick auf die Mitarbeiter gilt es, diese bestmöglich zu unterstützen (und zu entlasten), indem auf die jeweiligen Aufgabenstellungen eingegangen wird. Gleichzeitig darf man das Gesamtbild nicht aus den Augen verlieren. Hier kämpfen viele Unternehmen aktuell mit der Vielzahl der eingesetzten Systeme.
Wir von Digital Workplace by BARC unterstützen Sie in Ihren Projekten gerne, egal ob Sie ganz am Anfang eines CRM- oder CXM-Projekts stehen oder einfach Ihre Lösungen auf den Prüfstand nehmen möchten – Sprechen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns unter digitalworkplace@barc.de!
Verteilung der Eingangspost durch Kollegen persönlich. Zeitaufwändiges, manuelles Erfassen von Rechnungen. Der Großteil der Abläufe ist noch stark papierbasiert.
Manuelle, papierbasierte Abläufe bremsen Unternehmen aus
Relevante Eingangspost und Rechnungen gehen über viele verschiedene Kanäle ein und müssen zu unterschiedlichen Adressaten. Viele Organisationen stehen damit vor der Herausforderung, die Informationen schnell, sicher und nachweisbar zu erfassen und zu verteilen und die Verarbeitung zu unterstützen. Oft wird Papier bereits an einer Stelle gescannt, aber an anderen wieder ausgedruckt. Relevante Informationen von Rechnungen müssen manuell in Fachsysteme übertragen werden. Zeitaufwändige und intransparente Prozesse verzögern die Bearbeitung. Das alles führt zu großer Frustration bei den beteiligten Mitarbeitern.
DAS IDEAL
Potentiale durch schnelle automatische Zuteilung der eingehenden Post sowie automatische Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen heben.
Enorme Potentiale
Schnelles Erfassen, Klassifizieren und Nutzen von Informationen durch intelligente Erkennung und Verteilung: Input Management hat das Ziel, wesentliche Informationen aus Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Anfragen etc.) auszulesen und bei der Nutzung dieser Inhalte in den entsprechenden Geschäftsprozessen zu unterstützen. Die Lösungen für Input Management helfen bei vielen Anwendungsfällen und bieten enorme Potentiale für die Unternehmen.
Input-Management-Systeme helfen bei der Automatisierung von Prozessen. Die Werkzeuge können Dokumente inhaltlich klassifizieren und gezielt Informationen aus unstrukturierten Inhalten auslesen. Die so gewonnenen Daten stoßen Geschäftsprozesse an, Workflows helfen bei der teilautomatisierten Abarbeitung. Die bekanntesten Anwendungsfälle sind die automatische Rechnungseingangsbearbeitung und die automatische Posteingangsbearbeitung, jedoch lassen sich auch andere Szenarien abbilden. Die Systeme helfen bei der Reduzierung des manuellen Aufwands und bei der Beschleunigung der Geschäftsprozesse, zudem erhöhen sie die Transparenz sowie die Qualität der Bearbeitungsvorgänge. Die Einhaltung von Fristen und die gezielte Auskunftsfähigkeit werden unterstützt.
Vorsicht bei Markt- & Lösungsauswahl
Der Markt für Input Management ist sehr intransparent, da verschiedene Spezialanbieter existieren, die sich gegenseitig ergänzen. Oftmals ist es unklar, welche Teillösungen in einer Suite enthalten sind. Zudem ist es für potenzielle Kunden oft nur schwer ersichtlich, welche Werkzeuge die eigenen Anforderungen abdecken und sich in die vorhandene Infrastruktur einbinden lassen. Ohne eine umfassende Strategie bleiben die Einsatzmöglichkeiten oft eingeschränkt, eine Anpassung der Lösung an neue Anforderungen ist kaum möglich. Hier unterstützen Sie erfahrene BARC-Experten kompetent und unabhängig.
Wie wir Ihnen helfen
BARC Digital Workplace bietet eine große Palette an Beratungsleistungen, Research, Events und Content rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP.Unsere erfahrenen Analyst:innen begleiten täglich Projekte in Unternehmen und stehen Ihnen bei allen Fragen rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP beratend zur Seite. In vertraulichen Expertenworkshops, Coachings oder Inhouse-Beratungen verwandeln wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in zukunftssichere Entscheidungen. Unsere Projektunterstützung deckt alle Stufen des erfolgreichen Einsatzes von Software ab.Auf unseren Events können Sie Keynotes führender Experten sowie Softwaresysteme im Einsatz erleben und sich mit Gleichgesinnten austauschen und vernetzen. BARC Research in Form von neutralen Produktbewertungen, Anwenderbefragungen und Marktanalysen beleuchtet den Markt detailliert.BARC Content in Form von Blogs, Guides, Technology Maps, Infografiken, Podcasts und weiteren Formaten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Laufenden zum aktuellen Marktgeschehen sowie technologischen und methodischen Trends zu bleiben.Schauen Sie sich unsere verwandten Angebote an oder nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Hilfreiche Inhalte
BARC Guide Digital Workplace
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So gelingt der Digital Workplace
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BARC Basic Input Management
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Was andere über uns sagen
Lesen Sie in unseren Customer Success Stories, wie wir unseren Kunden helfen, ihre Ziele zu erreichen.
Das Webinar hat uns sehr weitergeholfen, da wir gerade aktiv an unserem Workflow im Bezug auf die Rechnungen arbeiten. Die Referenten und die Darstellung des Ablaufs war sehe hilfreich.
Marion WitzingerBereich Digitalbuchhaltung / operative Personalarbeit, HARTZ REGEHR GmbH
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Das Webinar hat mir gut gefallen. Wir von der EEW sind gerade dabei, unsere Arbeitswelt neu zu denken und umzugestalten. In dem Webinar habe ich eine Reihe von Hinweisen bekommen, die bei so einem Projekt zu beachten sind. Dafür bin ich sehr dankbar.
Dr. Gerhard LüdekerIT Management, EEW Energy from Waste GmbH
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Mir gefällt die Webinar Reihe „Digital Workplace Experience" sehr gut, vor allem die Länge und die praxisnahe und sympathische Vermittlung der Inhalte. Gut finde ich auch, dass ich mir das Webinar im Nachgang noch einmal ansehen kann. Die Themen sind sehr aktuell und durch die interaktive Gestaltung der Webinare wird deutlich, dass im Grunde alle dieselben Themen bewegen. Das ist spannend.
Sonja FuchsPersonal und Organisationsentwicklung, Handwerkskammer Ulm
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Die Zusammenarbeit mit BARC, insbesondere mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermöglichte uns, ein zukunftssicheres und auf unsere Stiftung und unsere Aufgaben abgestimmtes System auszuwählen und in das Tagesgeschäft einzubinden. Während der immer offenen und konstruktiven Unterstützungsphase wurden auch wichtige organisatorische Themen beleuchtet und umgesetzt. Das Projekt, angefangen beim Auswahlverfahren bis hin zur Implementierung konnte in knappen 26 Monaten realisiert werden. Wir konnten auch über das System für Dokumentenmanagement hinaus wichtige Erkenntnisse aus der Begleitung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewinnen und werden bei den weiteren Projektphasen sehr gerne auf deren bewährte Mithilfe zurückgreifen.
Alexander WittmannProjektleiter, Evangelische Stiftung Pflege Schönau
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Herr Böhn und Frau Kraus, sowie punktuell beigezogene Fachspezialisten von BARC, haben uns während des gesamten Prozesses sehr kompetent und partnerschaftlich begleitet. Sie haben die vielen Informationen und komplexen Gesamtzusammenhänge professionell aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dies mündete in konkreten Handlungsempfehlungen welche wichtige Entscheidungsgrundlagen für die weitere Evaluation darstellen.
Andrej ValentiCFO, Biomed
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Wir sind mit der Zusammenarbeit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrieden. Wir schätzten bei der Erstellung des Aktenplans die schnelle und effiziente Vorgehensweise und konnten inhaltlich und organisatorisch von dem Erfahrungsschatz profitieren. Unser Projektteam wurde von BARC effizient und strukturiert unterstützt. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit ihnen in den weiteren Projektphasen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.
Projektteam des Landeskirchenrats der Evangelischen Kirche der PfalzProjektteam, Landeskirchenrat der Evangelischen Kirche der Pfalz
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BARC zeichnet eine hervorragende Markt- und Fachkenntnis im Bereich ECM aus. Die Projektmanagement-Fähigkeiten des Analystenhauses sind darüber hinaus sehr gut.
Der Spesenprozess: Unterschätzer Aufwandstreiber in vielen Unternehmen
Viele Unternehmen setzen ihren Spesenprozess in weiten Teilen noch ohne Systemunterstützung manuell auf Basis von Papier um. Die Mitarbeiter sammeln zu diesem Zweck die Quittungen ihrer Auslagen, notieren sich abrechnungsrelevante Zeiten wie Verpflegungsmehraufwände und protokollieren Fahrten mit dem eigenen PKW selbstständig.
Am Ende einer Abrechnungsperiode, bei den meisten Unternehmen am Monatsende, erstellen die Mitarbeiter auf Basis von Vorlagen eine Gesamtabrechnung, heften die entsprechenden Belege an und übergeben die Unterlagen den verantwortlichen Kollegen.
Der genaue Verarbeitungsprozess und die Verantwortlichkeiten können dabei unternehmensindividuell variieren. Die Spesenabrechnungen müssen von den Vorgesetzten und/oder Kostenstellenverantwortlichen inhaltlich geprüft und anschließend im Finanzbereich gebucht sowie ausgezahlt werden. Erfolgt die Auszahlung über die monatliche Lohnabrechnung, ist der Personalbereich auch involviert.
Der manuelle Prozess ist dabei häufig sehr aufwändig – so erfolgt die Weiterleitung der relevanten Informationen von einem Bearbeiter zum nächsten nicht selten per Hauspost. Die prozessrelevanten Informationen werden häufig erst ganz am Ende des Prozesses in die führenden Systeme übernommen.
Die Folge ist, dass erst sehr spät Transparenz über die anfallenden Verbindlichkeiten besteht. Zudem ist die Arbeitsbelastung am Ende der Abrechnungsperiode für alle Beteiligten sehr hoch: Die Antragsteller müssen alle Informationen sammeln und die Abrechnung erstellen, die Prüfer alle Anträge kontrollieren und die Mitarbeiter aus dem Finanzbereich alle Vorfälle korrekt verbuchen.
Die Systemunterstützung ist dabei häufig gering, weswegen die Aufwände für alle Beteiligten meist sehr hoch sind. Verzögerungen im Prozess, die auch eine späte Auszahlung zur Folge haben, frustrieren die Mitarbeiter und sorgen nicht selten dafür, dass diese zukünftig Vorbehalte gegen die Zahlung mit eigenen Mitteln haben.
Durch Systemunterstützung profitieren
Moderne Systeme helfen bei der Verwaltung der notwendigen Informationen, bei der Erstellung der Abrechnungen, bei der Prüfung und bereiten Buchungsvorschläge vor, welche sich an die führenden Systeme übergeben lassen.
Die Lösungen setzen dabei konsequent auf die digitale Datenhaltung sowie die digitale Prozessbearbeitung und folgen damit derselben Philosophie wie der Digital Workplace.
So werden Quittungen von den Mitarbeitern direkt beim Anfallen per Smartphone oder Scanner digitalisiert und ins System übertragen. Elektronische Belege (z. B. digitale Zugtickets) können direkt in das System importiert werden. Zu jedem Beleg können die Mitarbeitern weitere Zusatzinformationen (z. B. Name des Kunden oder des Events) einreichen.
Die Systeme lesen automatisch den Lieferanten sowie die Beträge aus und übertragen diese als strukturierte Informationen in das System. Zudem versuchen sie die Art der Spesen auf Basis der Lieferanteninformationen oder abgerechneten Produkte zu kategorisieren.
Beleglose Spesen, wie Tagesgeldpauschalen, werden direkt über die Frontends der Lösungen erfasst. Hierbei müssen die Mitarbeiter lediglich die Zeiten und den Arbeitsort erfassen, die Lösungen berechnen die auszuzahlenden Beträge automatisch. Gleiches gilt für Kilometerpauschalen für Fahrten mit dem privaten PKW – lediglich die Strecke muss erfasst werden, die weitere Bearbeitung und Berechnung übernimmt das System.
Spesenprüfungen können automatisch über Regeln oder manuell über die Verantwortlichen erfolgen. Regeln für die Freigaben enthalten beispielsweise Informationen, welche Mitarbeiterrollen welche Spesenarten grundsätzlich einreichen dürfen, bis zu welcher Betragsgrenze eine automatische Freigabe erfolgen soll und wie hoch das grundsätzliche Budget in eine vordefinierten Zeitperiode ist.
So könnten die Regeln besagen, dass ein Vertriebsaußendienstmitarbeiter grundsätzlich Hotelrechnungen abrechnen darf, ein Quartalsbudget von 3.000 Euro für Hotelrechnungen hat und dass das System Übernachtungen von bis zu 100 Euro pro Nacht automatisch freigeben soll. Ist der Preis pro Nacht höher oder hat der Mitarbeiter das Gesamtbudget von 3.000 Euro in einem Quartal überschritten, muss sein Vorgesetzter eine manuelle Genehmigung vornehmen.
Bei der manuellen Freigabe bekommen die für die Prüfung verantwortlichen Mitarbeiter die Spesen zur Freigabe zugestellt. Die Systeme zeigen die angefallenen Ausgaben sowie Belege und zugehörige Metadaten (Datum, Kunde, Spesenart) an. Die Freigabe kann einfach per Mausklick erfolgen, bei Ablehnungen muss bei den meisten Systemen der Ablehnungsgrund vermerkt werden.
Manche Lösungen lassen sich auch mit digitalen Buchungsportalen im Internet (z. B. für Übernachtungen, Mietwagen, Flüge, Bahnfahrten) verbinden. Die Lösungen können bei der Buchung wichtige Hinweise geben und die anfallenden Buchungsbelege sowie Abrechnungen direkt in das eigene System importieren und automatisiert erschließen.
Zudem bieten manche Anbieter auch Module für die Reiseplanung an: Das bedeutet, dass Mitarbeiter vor Reiseantritt die Reise planen und auf Konformität gegenüber den internen Richtlinien prüfen lassen können. Zudem lässt sich schon der Reisebuchung die Freigabe der Vorgesetzten einholen.
Am Ende einer Abrechnungsperiode erstellt das System aus den eingereichten und freigegeben Spesen einen Buchungsvorschlag, welcher automatisch an das führende Zahlsystem zur Verbuchung und Auszahlung übermittelt werden kann. Eine Übersicht aller Spesen und der damit verbundenen Prüfungen haben die Mitarbeiter ohnehin permanent im Zugriff. Das oft mühsame Erstellen des eigentlichen Dokuments für die Spesenabrechnung entfällt somit ganz.
Frühe Digitalisierung als Basis für hohe Transparenz
Die Philosophie von Lösungen für Spesenabrechnungen sieht vor, dass umgehend alle Informationen digital erfasst werden sollen – unabhängig davon, ob ein (Papier-)beleg zu Grunde liegt oder ob es sich um eine beleglose Ausgabe handelt.
Die frühe Erfassung sorgt dafür, dass für alle Seiten die größtmögliche Transparenz geschaffen wird. Die Mitarbeiter haben stets einen Überblick über alle Spesen und können die Anzeige auf Basis der erhobenen Metadaten filtern und gezielt nach einzelnen Auslagen suchen. Zudem ist ersichtlich, welche Positionen schon freigegeben wurden und wie hoch der Gesamtbetrag in einer Abrechnungsperiode ist.
Im Gegensatz zum nicht systemgestützten Prozess müssen die Mitarbeiter auch keine Angst haben, Belege zu verlieren oder zu vergessen: Nach der Erfassung im System werden diese sicher archiviert und automatisch der Gesamtabrechnung zugeführt.
Auch die Unternehmen können von einer gesteigerten Transparenz profitieren: Die Buchhalter können jederzeit sehen, welche Belege eingereicht wurden und wie hoch die voraussichtlichen Verbindlichkeiten insgesamt sind.
Natürlich wird nicht automatisch jeder eingereichte Beleg auch positiv geprüft und dann ausgezahlt – über die Summe aller Belege lassen sich aber relativ zuverlässig verlässliche Prognosen über die Auszahlungsbeträge treffen.
Zudem können im Rahmen des Reportings wichtige Informationen abgeleitet werden: Beispielsweise kann ermittelt werden, wie hoch die durchschnittlichen monatlichen Spesenbeträge waren, welche Spesenarten welchen Anteil an den Gesamtkosten haben (z. B. Hotelkosten 20 %, Bahnkosten 24 % Geschäftsessen 10 % usw.), wie hoch die durchschnittlichen Ausgaben pro Mitarbeiterrolle (Vertriebsaußendienst, Monteur etc.) waren und welche regionalen Unterschiede es gibt (z. B. Mitarbeiter aus Berlin haben 10 % weniger Spesenausgaben als Mitarbeiter aus München).
Im Rahmen von Drill-Downs kann die Analyse beispielsweise auch Informationen auf Lieferantenebene liefern, wodurch sich auch konkrete Verbesserungspotentiale ableiten lassen. Um dies mit einem Beispiel zu verdeutlichen: Ist ein Ergebnis der Analyse, dass bestimmte Hotelketten besonders häufig gebucht werden, können die Einkäufer die Zahlen nutzen, um mit besagten Ketten bessere Konditionen zu verhandeln.
Vorteile der digitalen Spesenabrechnung
Die Systeme bieten viele Vorteile, welche in folgender Abbildung dargestellt sind:
Vorteile moderner Systeme für die digitale Spesenabrechnung
Digitale Spesenabrechnung in der digitalen Arbeitswelt
Die Spesenabrechnung ohne Systemunterstützung ist in vielen Unternehmen ein sehr aufwändiger Prozess, der viele Kosten und zum Teil viel Frust bei den Beteiligten verursacht.
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen wird in den meisten Unternehmen schon seit vielen Jahren als aufwändiger und wichtiger Prozess betrachtet, der softwareseitig möglichst gut unterstützt werden soll. Der Spesenabrechnung dagegen wird nur selten die notwendige Aufmerksamkeit zuteil, obwohl die digitale und systemgestützte Umsetzung hohe Potentiale für die Unternehmen bietet.
Einbindung der digitalen Spesenabrechnung in den Digital Workplace
Da moderne Lösungen für die digitale Spesenabrechnungen der grundlegenden Philosophie des Digital Workplace folgen, können diese schnell und einfach ein integraler Bestandteil von diesem werden. Moderne Unternehmen, die die Zeichen der Zeit erkannt haben und deswegen ihre Digitalisierung mit modernen Ansätzen wie dem Digital Workplace vorantreiben, sollten unbedingt auch die Möglichkeiten nutzen, welche von Lösungen für die digitale Spesenabrechnung geboten werden.
Auch hier kann man „beim Bezahlen sparen“ – Geld, Zeit und Mitarbeiternerven.
