Digi­tal Work­place Solu­ti­on Map

21. Sep­tem­ber 2021

Von Sabi­ne Kraus

Die „Digi­tal Work­place Solu­ti­on Map“ zeigt Soft­ware­lö­sun­gen für die Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Pro­zes­se, unter­glie­dert in die ver­schie­de­nen Anwen­dungs-Seg­men­te.

Der Digi­tal Work­place als Infor­ma­ti­ons- und Pro­zess­por­tal in Unter­neh­men ver­bin­det opti­mal Inhal­te, Men­schen und Werk­zeu­ge. Daten, Doku­men­te, Ana­ly­sen, Pro­zes­se bis hin zu digi­ta­len Akten wer­den mit­ein­an­der ver­bun­den und idea­ler­wei­se den Mit­ar­bei­tern im ent­spre­chen­den Kon­text zur Erleich­te­rung deren all­täg­li­chen Auf­ga­ben zur Ver­fü­gung gestellt.

Die Auf­be­rei­tung kann für bestimm­te Teams oder nur auf der Ebe­ne eines Mit­ar­bei­ters erfol­gen. Wei­ter­hin bie­tet ein idea­ler digi­ta­ler Arbeits­platz nicht nur Zugriff auf die benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen, son­dern auch Funk­tio­nen mit denen Arbeits­grup­pen unter­neh­mens­in­tern und auch mit exter­nen Part­nern (Kun­den, Geschäfts­part­nern etc.) unkom­pli­ziert bspw. über einen spe­zi­el­len Chat oder in Online-Mee­tings zusam­men­ar­bei­ten kön­nen.

Funk­tio­nal ist der sys­tem­sei­ti­gen Unter­stüt­zung von Mit­ar­bei­tern mit dem Ziel von pro­zess- und ergeb­nis­ori­en­tier­tem Arbei­ten mit Hil­fe eines Digi­tal Work­place Ansat­zes kei­ne Gren­zen gesetzt. Ver­schie­de­ne Soft­ware­ka­te­go­rien, die zu einer Digi­tal Work­place Lösung mit­ein­an­der ver­bun­den sind, decken unter­schied­li­che Aspek­te ab.

In der aktu­el­len Aus­ga­be der Digi­tal Work­place Solu­ti­on Map und der Gui­de-Lis­te wur­den die Lösun­gen auf­ge­nom­men, die aktu­ell am häu­figs­ten in Unter­neh­men zu die­sem Zweck sinn­voll mit­ein­an­der kom­bi­niert zum Ein­satz kom­men. Mit die­sen ist es gene­rell mög­lich einen Digi­tal Work­place im Unter­neh­men mit einem durch­gän­gi­gen Pro­zess- und Infor­ma­ti­ons­fluss zukunfts­fä­hig gemäß den eige­nen Anfor­de­run­gen umzu­set­zen.

Die­se Map wird lau­fend aktua­li­siert (Ände­run­gen vor­be­hal­ten) und erhebt kei­ne Ansprü­che auf Voll­stän­dig­keit.

Down­load Solu­ti­on Map

Enter­pri­se Con­tent Manage­ment & Doku­men­ten­ma­nage­ment

Lösun­gen für Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) bzw. Doku­men­ten­ma­nage­ment (DM) die­nen zur struk­tu­rier­ten Ver­wal­tung und oft gemein­sa­men Arbeit mit Infor­ma­tio­nen (z. B. Doku­men­te, digi­ta­le Akten, Auf­ga­ben) und den damit ver­bun­de­nen Pro­zes­sen. Admi­nis­tra­ti­ve Auf­ga­ben (Rech­te­ma­nage­ment, Siche­rung, Daten­schutz etc.) wer­den sys­tem­sei­tig unter­stützt. Ande­re Unter­neh­men nut­zen auch die Abkür­zung EIM (Enter­pri­se Infor­ma­ti­on Manage­ment).

Die Sys­te­me in die­sem Umfeld kön­nen den gesam­ten Lebens­zy­klus von Doku­men­ten in einem Unter­neh­men abde­cken und Mit­ar­bei­ter (auto­ma­ti­siert) bei der (gemein­sa­men) Bear­bei­tung und (beweis­si­che­ren) Doku­men­ta­ti­on von Auf­ga­ben unter­stüt­zen. Wich­ti­ge Funk­tio­nen hier­bei sind: Akten­ma­nage­ment, Prozessmanagement/Workflow und Archi­vie­rung.

Zudem wer­den (ein­fa­che) Cloud-Lösun­gen zur Abla­ge und Ver­wal­tung von Doku­men­ten und Akten (Abla­ge- und Aus­tausch­sys­te­me) in der Map im Bereich „ECMS, DMS“ mit auf­ge­nom­men.

Cus­to­mer Rela­ti­onship Manage­ment & Cus­to­mer Expe­ri­ence Manage­ment

Lösun­gen für Cus­to­mer Rela­ti­onship Manage­ment (CRM) stel­len Funk­tio­nen zur Bewäl­ti­gung aller Pro­zes­se rund um die Pfle­ge und Ver­wal­tung von Kun­den-Bezie­hun­gen und -Daten im Unter­neh­men in den Fokus. Mit Hil­fe des Sys­tems wird die B2B-, B2C- oder/und B2B2C-Kom­mu­ni­ka­ti­on doku­men­tiert, zusam­men­ge­führt und ana­ly­siert wer­den. Die­se Infor­ma­tio­nen wer­den dann (kon­form zum Daten­schutz) für den Unter­neh­mens­er­folg sinn­voll (auch abtei­lungs­über­grei­fend) auf­be­rei­tet und genutzt. Der kom­plet­te Cus­to­mer Jour­ney des Kun­den kann idea­ler­wei­se durch die Lösung unter­stützt wer­den. Dabei wird die gesam­te Kom­mu­ni­ka­ti­on auf die Bedürf­nis­se und Erleb­nis­se (Cus­to­mer Expe­ri­ence Manage­ment, CXM) der Kun­den aus­ge­rich­tet, um so den Unter­neh­mens­er­folg zu stei­gern und lang­jäh­ri­ge Kun­den­be­zie­hun­gen auf­zu­bau­en.

Die unter­schied­lichs­ten Abtei­lun­gen wer­den im Ide­al­fall durch eine ent­spre­chen­de CRM- bzw. CXM-Lösung unter­stützt. So ste­hen dem Mar­ke­ting bei­spiels­wei­se über Mar­ke­ting­au­to­ma­ti­on-Bestand­tei­le Funk­tio­nen zur Unter­stüt­zung des Kam­pa­gnen­ma­nage­ments zur Ver­fü­gung. Der Ver­trieb kann über das CRM-Sys­tem sei­ne Deal Pipe­line mana­gen und qua­li­fi­zier­te Leads vom Mar­ke­ting direkt über das Sys­tem wei­ter bear­bei­ten. Auch die nach­hal­ti­ge Kun­den­be­treu­ung steht im Fokus. Mit Hil­fe von Funk­tio­nen für After-Sales-Ser­vices oder Beschwer­de­ma­nage­ment wird die Ser­vice-Abtei­lung bei deren täg­li­chen Arbeit unter­stützt. In die­sem Fall ist der Kun­den­ser­vice in der Regel effi­zi­en­ter, da Mar­ke­ting, Sales und Ser­vice inein­an­der grei­fen und in einem zen­tra­len Sys­tem Infor­ma­tio­nen ent­spre­chend bereit ste­hen (Kon­takt­his­to­rie etc.).

Zur Aus­wer­tung gesam­mel­ter Daten kom­men Kom­po­nen­ten für Ana­ly­ti­sches CRM zum Ein­satz. Fest defi­nier­te Dash­boards und Berich­te wer­den häu­fig auf Basis der Bedürf­nis­se der ein­zel­nen User­grup­pen bereit­ge­stellt. Indi­vi­du­el­le Berich­te kön­nen vom Sys­tem-User oft selbst erstellt wer­den, soweit er oder sie die ent­spre­chen­den Berech­ti­gun­gen hat. Die meis­ten Lösun­gen bie­ten auch Funk­tio­nen zur Über­wa­chung der Daten­qua­li­tät an. In ein­fachs­ter Form bedeu­tet dies, dass Dublet­ten im Sys­tem erkannt und idea­ler­wei­se berei­nigt wer­den kön­nen.

Die Umset­zung des Digi­tal Work­place für das Kun­den­be­zie­hungs­ma­nage­ment ist oft eine Ver­bin­dung einer zen­tra­len CRM-/CXM-Platt­form mit Spe­zi­al­sys­te­men für ein­zel­ne Anwen­dungs­fäl­le. Daher ist es wich­tig, die über­grei­fen­den Stra­te­gien und Pro­zes­se zu defi­nie­ren, um die Lösun­gen best­mög­lich zu kom­bi­nie­ren und ein­zu­set­zen. In der Map sind sowohl Gene­ra­lis­ten als auch Spe­zia­lis­ten auf­ge­führt.

Input Manage­ment

Input Manage­ment (IM) dient zur sys­tem­ge­stütz­ten Erfas­sung von Doku­men­ten (z. B. Rech­nun­gen, Bele­ge, Anschrei­ben, Anträ­ge). Elek­tro­ni­sche Doku­men­te wer­den dabei über­nom­men, Papier muss erst digi­ta­li­siert wer­den. Im Anschluss erfolgt eine Klas­si­fi­ka­ti­on (Defi­ni­ti­on der Infor­ma­tio­nen, die vom Sys­tem gesucht wer­den sol­len) und eine oft größ­ten­teils auto­ma­ti­sche Extrak­ti­on von Daten der jewei­li­gen Doku­men­te. Vie­le Lösun­gen bie­ten zudem eine Pro­zess­un­ter­stüt­zungs­kom­po­nen­te an, mit der die wei­te­re Bear­bei­tung und Ver­tei­lung der Infor­ma­tio­nen im Unter­neh­men auto­ma­ti­siert erfol­gen kann.

Vie­le Unter­neh­men spre­chen im Rah­men von Input Manage­ment häu­fig auch von Lösun­gen für die Post- und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung.

Enter­pri­se Resour­ce Plan­ning

Mit ERP-Sys­te­men (Enter­pri­se Resour­ce Plan­ning Sys­te­men) kann im Kern die Waren­wirt­schaft eines Unter­neh­mens sys­tem­ge­stützt orga­ni­siert wer­den. Im Fokus ste­hen vor allem Funk­tio­nen zur bedarfs­ge­rech­ten Pla­nung, Ver­wal­tung und Steue­rung der betrieb­li­chen Res­sour­cen (Kapi­tal, Betriebs­mit­tel, Mate­ri­al etc.).

Unter ande­rem bie­ten ERP-Sys­te­me, die in die­ser Map und der Gui­de-Lis­te auf­ge­führt sind, teil­wei­se oder kom­plett Funk­tio­nen für die Finanz­buch­hal­tung, Logis­tik, Waren­wirt­schaft, Pro­jekt­ma­nage­ment und Asset Manage­ment sowie das Pro­duct-Life­cy­cle-Manage­ment (PLM) bzw. Pro­dukt­da­ten­ma­nage­ment.

Human Resour­ces

Sys­te­me zur Unter­stüt­zung der Per­so­nal­ab­tei­lung, soge­nann­te Human-Resour­ces- (HR) oder Per­so­nal­in­for­ma­ti­ons-Sys­te­me, bie­ten vie­le Funk­tio­nen zur Erfas­sung, Ver­wal­tung, Ana­ly­se, Archi­vie­rung bis hin zur Löschung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Infor­ma­tio­nen der Mit­ar­bei­ter an. Die­se umfas­sen bspw. die Qua­li­fi­ka­ti­on, Ver­gü­tung, Abwe­sen­hei­ten und Mit­ar­bei­ter­ent­wick­lung. Voll­um­fäng­li­che Lösun­gen bie­ten zudem Funk­tio­nen für das Bewer­ber­ma­nage­ment (Recrui­ting) oder auch die Umset­zung von Mit­ar­bei­ter­por­ta­len inklu­si­ve Employee Self-Ser­vice Lösun­gen an. Nicht sel­ten kön­nen Bewer­ber und auch Mit­ar­bei­ter bei sol­chen Lösun­gen ihre Daten selbst ein­se­hen und bear­bei­ten.

Die in der Map und Gui­de-Lis­te auf­ge­führ­ten Sys­te­me zu HR haben sich teil­wei­se auf Berei­che spe­zia­li­siert. Nicht immer kön­nen alle Lösun­gen alle Auf­ga­ben­be­rei­che der Per­so­nal­be­schaf­fung und Per­so­nal­ver­wal­tung abde­cken.

PIM / PDM / PLM

Pro­dukt­in­for­ma­ti­ons­ma­nage­ment-Lösun­gen (PIM-Lösun­gen) die­nen zur Samm­lung und Ver­wal­tung von Pro­dukt­in­for­ma­tio­nen an einem zen­tra­len Ort sowie ins­be­son­de­re zur Bereit­stel­lung die­ser Infor­ma­tio­nen in ver­schie­de­nen Aus­ga­be­for­ma­ten (bspw. Kata­lo­ge, Daten­blät­ter, Web­sei­ten). Durch die zen­tra­le Platt­form wer­den die Daten immer aktu­ell gehal­ten, Ände­run­gen und Ergän­zun­gen wer­den zen­tral gepflegt. Die  Infor­ma­tio­nen wer­den genutzt, um Pro­dukt­in­for­ma­tio­nen so auf­zu­be­rei­ten, dass sie von Ver­trieb und Mar­ke­ting ziel­ge­rich­tet in den jewei­li­gen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­len genutzt wer­den kön­nen.

Pro­dukt­da­ten­ma­nage­ment (PDM) fokus­siert sich auf rele­van­te Pro­duk­ti­ons­da­ten. Die Infor­ma­tio­nen zu einem Pro­dukt und Pro­dukt­va­ri­an­ten wer­den von Sys­te­men so ver­wal­tet, dass berech­tig­te Mit­ar­bei­ter im Unter­neh­men auf sämt­li­che Daten des Pro­dukt­le­bens­zy­klus und dem Ent­ste­hungs­pro­zess zugrei­fen kön­nen.  Wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen kön­nen so auch im Ent­wick­lungs­pro­zess genutzt wer­den.

Sys­te­me für Pro­duct Life­cy­cle Manage­ment (PLM) unter­stüt­zen den Ent­wick­lungs­pro­zess von der ers­ten Idee bis zum fina­len Pro­dukt sowie die Pro­zes­se rund um Ver­än­de­run­gen bestehen­der Pro­duk­te. Der PLM-Ansatz ist ganz­heit­lich und fokus­siert alle Daten und Infor­ma­tio­nen des Pro­dukt­ent­ste­hungs­pro­zes­ses, bei­spiels­wei­se nicht nur Funk­tio­nen und Bau­tei­le, son­dern auch die Kos­ten­sei­te zu einem bestimm­ten Pro­dukt. Dabei wer­den nicht nur die Pha­sen bis zur Ein­füh­rung, son­dern auch die danach (Ein­füh­rung bis zur End-of-Life-Pha­se) vom Sys­tem unter­stützt.

Sys­te­me im Bereich PIM / PDM / PLM fokus­sie­ren sich meis­tens auf einen der drei Ansät­ze, was sich auch in den nähe­ren Anga­ben zu Funk­tio­nen der hier gelis­te­ten Lösun­gen wider­spie­gelt.

Pro­zess­ma­nage­ment & Pro­cess Mining

Beim Pro­zess­ma­nage­ment wer­den Arbeits­ab­läu­fe defi­niert, doku­men­tiert, gesteu­ert sowie auto­ma­ti­siert, aus­ge­wer­tet und idea­ler­wei­se ste­tig wei­ter­ent­wi­ckelt und opti­miert. Alle rele­van­ten Pro­zes­se im Unter­neh­men ste­hen dabei im Fokus der Betrach­tung. Häu­fig ver­wen­de­te Begrif­fe sind Busi­ness Pro­cess Manage­ment (BPM) oder Geschäfts­pro­zess­mo­del­lie­rung (GPM) (für das ent­spre­chen­de Teil­seg­ment).

Die meis­ten (BPM-, GPM-)Lösungen bie­ten Funk­tio­nen zur Pro­zess­mo­del­lie­rung und Aus­wer­tung von Pro­zes­sen an. Hier wer­den die wesent­li­chen Schrit­te / Auf­ga­ben, Ent­schei­dun­gen, Aus­füh­ren­de und wei­te­re Eigen­schaf­ten hin­ter­legt, um Abläu­fe zu doku­men­tie­ren und zu ana­ly­sie­ren. Um Pro­zes­se sys­tem­sei­tig aus­füh­ren zu kön­nen sind Work­flow-Funk­tio­nen inte­griert, mit denen (Teil-)Aufgaben auto­ma­ti­siert wer­den. Zur Unter­stüt­zung von ein­fa­chen Pro­zes­sen mit ste­tig wie­der­keh­ren­den Auf­ga­ben bie­tet sich der Ein­satz von RPA-Lösun­gen (Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on) an.

Lösun­gen für Pro­cess Mining unter­stüt­zen die intel­li­gen­te Ana­ly­se der Pro­zes­se (auch über ver­schie­de­ne Sys­tem­gren­zen hin­weg). Unter­neh­mens­pro­zes­se wer­den dabei vom Sys­tem rea­li­täts­ge­treu rekon­stru­iert, um Erkennt­nis­se mit Hil­fe von spe­zi­el­len Ana­ly­se­werk­zeu­ge aus den Ergeb­nis­sen zu zie­hen (bspw. pro­blem­haf­te Pro­zess­va­ri­an­ten, mög­li­che Eng­päs­se, Show­stop­per), wich­ti­ge Zusam­men­hän­ge zu erken­nen, nach Ursa­chen zu for­schen und die Pro­zes­se mit Hil­fe der gewon­nen Infor­ma­tio­nen opti­mal aus­zu­rich­ten. Teil­wei­se wer­den auch Simu­la­ti­ons­kom­po­nen­ten zur Bewer­tung von Ver­än­de­run­gen / Alter­na­ti­ven ange­bo­ten.

Pro­cess Mining Lösun­gen (bzw. Part­ner­lö­sun­gen) sind in der Map in einem geson­der­ten Bereich auf­ge­führt. Eini­ge klei­ne, eigen­stän­di­ge Spe­zi­al-Anbie­ter konn­ten in der Ver­gan­gen­heit am Markt welt­weit schnell wach­sen. Ande­re gehen mitt­ler­wei­le sehr enge Part­ner­schaf­ten mit gro­ßen inter­na­tio­na­len Soft­ware­kon­zer­nen ein und sind in deren Lösungs­port­fo­lio voll inte­griert.

Pro­jekt­ma­nage­ment

Lösun­gen für Pro­jekt­ma­nage­ment unter­stüt­zen rund um die Pla­nung und Steue­rung bis hin zum Abschluss von Pro­jek­ten. In der Regel hel­fen sol­che Tools den Mit­ar­bei­tern auch bei der Chan­cen- und Risi­ken-Ein­schät­zung, der Res­sour­cen-, Ter­min- und Kos­ten­pla­nung zu Pro­jek­ten durch unter­schied­li­che inte­grier­te Ana­ly­sen. Oft ist auch die Nach­voll­zieh­bar­keit (Track­ing) des Bear­bei­tungs­stand Bestand­teil der Funk­tio­na­li­tät.

Durch die Inte­gra­ti­on einer sol­chen Lösung in das Gesamt­kon­zept Digi­tal Work­place ist es mög­lich, inter­ne und exter­ne Pro­jek­te noch bes­ser ein­zu­pla­nen und zu steu­ern. Alle Infor­ma­tio­nen, die über das Infor­ma­ti­ons­por­tal des Digi­tal Work­place zen­tral bereit­ge­stellt wer­den, kön­nen auch in die Pla­nung und Bewer­tung von Pro­jek­ten ein­flie­ßen.

Ana­ly­tics

Um die rich­ti­gen Infor­ma­tio­nen zur rich­ti­gen Zeit im gewünsch­ten For­mat und Form (bspw. bestimm­te Aus­wer­tun­gen, gra­fi­sche Dar­stel­lun­gen) in Zugriff zu haben, kom­men Ana­ly­tics-Lösun­gen zum Ein­satz.

Durch Data Ana­ly­tics kön­nen Infor­ma­tio­nen auf­be­rei­tet, trans­for­miert und agg­re­giert wer­den. Ent­spre­chen­de Aus­wer­tun­gen kön­nen als Reportings für einen bestimm­ten Zweck oder für einen bestimm­ten Emp­fän­ger­kreis auf­be­rei­tet und ver­teilt wer­den. In spe­zi­ell zusam­men­ge­stell­ten Dash­boards kön­nen Mit­ar­bei­ter eige­ne Ana­ly­sen durch­füh­ren (Self Ser­vice Ana­ly­tics) und mit bestehen­den Aus­wer­tun­gen (bspw. Ver­tie­fun­gen) wei­ter­ar­bei­ten. Ver­schie­de­ne Ana­ly­se­me­tho­den ermög­li­chen einen Ein­blick in das, was aktu­ell im Unter­neh­men pas­siert.

Wert­vol­le Infor­ma­tio­nen wer­den so zur Unter­stüt­zung von Ent­schei­dun­gen gewon­nen. Mit Advan­ced-Ana­ly­tics-Funk­tio­nen erhal­ten Mit­ar­bei­ter Pro­gno­sen und Aus­sa­gen zu Mus­tern zukünf­ti­ger Ereig­nis­se. Stra­te­gi­sche Ent­schei­dun­gen die Zukunft betref­fend wer­den so unter­stützt.

Col­la­bo­ra­ti­on

Der Digi­tal Work­place im Unter­neh­men soll­te eine zen­tra­le digi­ta­le Arbeits­um­ge­bung sein. Alle benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen wer­den Mit­ar­bei­ter idea­ler­wei­se zur Unter­stüt­zung ihrer Arbeit kon­text­be­zo­gen zur Ver­fü­gung gestellt. Digi­ta­le Arbeits­plät­ze und orts­un­ab­hän­gi­ges Arbei­ten wer­den durch die Zusam­men­füh­rung rele­van­ter Inhal­te und direk­te Bear­bei­tungs­mög­lich­kei­ten unter­stützt.

Soft­ware für Col­la­bo­ra­ti­on leis­tet zum Gesamt­kon­zept Digi­tal Work­place einen Bei­trag für eine bes­se­re digi­ta­le Zusam­men­ar­beit in Unter­neh­men. Inter­ne und oft auch exter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on wird dabei über ent­spre­chen­de digi­ta­le Arbeits­räu­me unter­stützt. Funk­tio­nen wie bspw. Chats, Mes­sa­ging, Tele­fo­nie und Video–Chat bzw. Online-Mee­tings wer­den direkt über die Lösung ermög­licht. Ergän­zend sind häu­fig noch Funk­tio­nen zum Auf­ga­ben- und Ter­min­ma­nage­ment von Usern und User­grup­pen inte­griert.

E-Lear­ning

E-Lear­ning bezeich­net die Auf­be­rei­tung, Ver­wal­tung, Bereit­stel­lung und Aus­wer­tung von digi­ta­len Lern­in­hal­ten. Dies kann bspw. über Web-Brow­ser oder Apps erfol­gen, als Selbst­stu­di­um oder als inter­ak­ti­ves Trai­ning mit einem Leh­rer und ande­ren Ler­nen­den.  Es gibt vie­le ver­schie­de­ne For­men von E-Lear­ning. Teil­wei­se wer­den ein­fach digi­ta­le Inhal­te wie Doku­men­te und Vide­os bereit­ge­stellt, ande­re Lösun­gen bie­ten zudem defi­nier­te Lern­pfa­de, Tests und die Mög­lich­keit des Aus­tau­sches mit ande­ren Kurs­teil­neh­mern.

Beim Blen­ded Lear­ning wer­den Vor­tei­le von Prä­senz­ver­an­stal­tun­gen (direk­te Anspra­che, Mög­lich­keit des Aus­pro­bie­rens neu­er Erkennt­nis­se und Fähig­kei­ten) mit „klas­si­schem“ E-Lear­ning (Bereit­stel­lung Unter­la­gen, Selbst­stu­di­um) kom­bi­niert. So ist es nicht sel­ten mög­lich sich direkt mit einem Trai­ner und / oder den Kurs-Teil­neh­mern über das Tool aus­zu­tau­schen. Chat und auch Video-Funk­tio­nen wer­den hier­für bereit­ge­stellt. Der Lern­fort­schritt kann durch Fra­ge­bö­gen, Prü­fun­gen am Ende eines Moduls oder aber auch durch Ana­ly­sen der Teil­nah­me an den Online-Inhal­ten nach­ver­folgt wer­den. Häu­fig wer­den auch Zer­ti­fi­ka­te beim Abschluss eines Kur­ses über das Sys­tem erstellt. Selbst­ler­nen kann mit einer sol­chen Lösung genau­so abge­bil­det wer­den wie inter­ak­ti­ve Online-Kur­se. Kom­bi­na­tio­nen von bei­den sind nicht sel­ten.

E-Lear­ning wird mit stei­gen­der Umset­zung der Digi­ta­li­sie­rung in Unter­neh­men immer belieb­ter und wich­ti­ger. Dabei wer­den die Lern­in­hal­te zum einen mit spe­zi­fi­schen Auf­ga­ben und Sys­te­men kom­bi­niert (bspw. Ver­mitt­lung, wie man bestimm­te Auf­ga­ben mit einer spe­zi­el­len Soft­ware löst), zum ande­ren wer­den auch über­grei­fen­de Pro­zes­se und Ver­hal­tens­wei­sen ver­mit­telt.

Häu­fig wird der Onboar­ding-Pro­zess unter­neh­mens­weit unter­stützt, ent­spre­chen­de Inhal­te und rich­ti­ge Ansprech­part­ner neu­en Mit­ar­bei­tern der jewei­li­gen Abtei­lun­gen bereit­ge­stellt. Nicht sel­ten nut­zen Mar­ke­ting, Ver­trieb und Ser­vice die E-Lear­ning-Lösung auch für ihre inter­ne und exter­ne Schu­lun­gen. Erwor­be­ne Zer­ti­fi­ka­te kön­nen direkt in den Per­so­nal­ak­ten hin­ter­legt wer­den, durch weg­fal­len­de Nach­fass­auf­ga­ben zu neu gewon­nen Qua­li­fi­ka­tio­nen wird die Per­so­nal­ab­tei­lung ent­las­tet.

Secu­ri­ty

Secu­ri­ty-Lösun­gen sol­len idea­ler­wei­se über­grei­fend alle Pro­zes­se, Sys­te­me und Gerä­te absi­chern. Dies umfasst bspw. Netz­werk­ma­nage­ment, Fire­walls und Uni­fied End­point Manage­ment (Ver­wal­tung der End­ge­rä­te und der dar­auf instal­lier­ten Soft­ware). Auch zen­tra­le Steue­rungs­kon­zep­te für das Nut­zer- und Rech­te­ma­nage­ment (bspw. zen­tra­le Ver­zeich­nis­diens­te) sind hier anzu­sie­deln. Zur über­grei­fen­den Über­wa­chung, Ana­ly­se und Ver­tei­di­gung der Sys­te­me kön­nen Spe­zi­al­an­wen­dun­gen wie SIEM-Sys­te­me (Secu­ri­ty Infor­ma­ti­on and Event Manage­ment) genutzt wer­den, wel­che uner­laub­te oder unge­wöhn­li­che Akti­vi­tä­ten erken­nen und Gegen­maß­nah­men ein­lei­ten kön­nen.

Schon bei der For­mu­lie­rung der Visi­on des Digi­tal Work­place müs­sen die Aspek­te der Absi­che­rung der Infor­ma­tio­nen und Pro­zes­se berück­sich­tigt wer­den. Auf der orga­ni­sa­to­ri­schen Ebe­ne sind The­men wie Risk Manage­ment, Com­pli­ance eben­so wie Chan­ge-Manage­ment und Schu­lun­gen wesent­li­che Aspek­te bei der Kon­zep­ti­on und Umset­zung der Siche­rungs­aspek­te.

Über­grei­fen­de Anwen­dun­gen

Der Digi­tal Work­place wird und kann nicht mit einer ein­zi­gen Soft­ware­ka­te­go­rie umge­setzt wer­den. Ver­schie­de­ne Lösun­gen müs­sen sinn­voll mit­ein­an­der ver­bun­den und digi­ta­le Inhal­te gege­be­nen­falls an einem zen­tra­len Ort ein­heit­lich zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Unter­neh­mens­vor­ga­ben und gel­ten­de gesetz­li­che Bestim­mun­gen sind dabei immer zu beach­ten.

Con­tent Manage­ment & Web Con­tent Manage­ment

Con­tent-Manage­ment-Sys­te­me (CMS) bzw. Web-Con­tent-Manage­ment-Sys­te­me (WCMS) unter­stütz­ten bei der Erstel­lung und Bear­bei­tung, Ver­wal­tung und Ver­wen­dung von Inhal­ten (bspw. Text­bau­stei­ne, Bil­der) auf Web­sei­ten, For­mu­la­ren und ande­ren Text- oder Mul­ti­me­dia­for­ma­ten. Die Sys­te­me unter­stüt­zen die Tren­nung von Inhalt und For­mat (bspw. Auf­be­rei­tung für ver­schie­de­ne Aus­ga­be­ka­nä­le) und bie­ten Funk­tio­nen, um die Dar­stel­lung dyna­misch zu steu­ern (bspw. respon­si­ve Design für ver­schie­de­ne Bild­schirm­ar­ten / End­ge­rä­te). Von Vor­teil sind wei­te­re Funk­tio­nen wie bei­spiels­wei­se Fris­ten zur sys­tem­ge­stütz­ten Über­wa­chung der Ver­öf­fent­li­chung von Con­tent-Bau­stei­nen oder Modu­le zur Ver­wal­tung von Bil­dern.

Gover­nan­ce, Risk & Com­pli­ance

Gover­nan­ce-, Risk- und Com­pli­ance-Lösun­gen (GRC-Lösun­gen) unter­stüt­zen über­grei­fend bei der Doku­men­ta­ti­on, Über­wa­chung und nach­weis­li­chen Ein­hal­tung inter­ner und exter­ner Vor­ga­ben. Orga­ni­sa­to­ri­sche Richt­li­ni­en, ver­trag­li­che Rege­lun­gen, Geset­ze und Ver­ord­nun­gen wer­den hier­bei durch die Lösung ver­wal­tet und deren Anwen­dung bzw. Ein­hal­tung unter­stützt. Häu­fig bie­ten die­se Lösun­gen auch Funk­tio­nen für Risi­ko­ma­nage­ment, Daten­schutz und Daten­si­cher­heit.

Por­tal­lö­sun­gen, Midd­le­wa­re, ESB

Um alle Daten und Pro­zes­se sinn­voll mit­ein­an­der im Rah­men des Digi­tal Work­place mit­ein­an­der zu ver­knüp­fen, kom­men nicht sel­ten über­grei­fen­de Aus­tausch- / Infor­ma­ti­ons-Platt­for­men zum Ein­satz. Die­se fun­gie­ren als eine Art Infor­ma­ti­ons­dreh­schei­be, um so gezielt den Daten­aus­tausch zu steu­ern und zu über­wa­chen. Funk­tio­nen zur Erfas­sung, Auf­be­rei­tung, Ver­knüp­fung, Ana­ly­se und Bereit­stel­lung von Daten wer­den hier­über gebün­delt. Ent­spre­chen­de Lösun­gen wer­den als Midd­le­wa­re oder Enter­pri­se Ser­vice Bus (ESB) bezeich­net. Sie wer­den meist im Hin­ter­grund betrie­ben und ver­sor­gen ande­re Sys­te­me, mit denen die Anwen­der direkt arbei­ten, mit den ent­spre­chen­den Daten.

Teil­be­rei­che der Funk­tio­na­li­tät zur Samm­lung, Auf­be­rei­tung und Bereit­stel­lung von Daten wer­den oft durch Ana­ly­tics-Sys­te­me (Daten­aus­tausch, zen­tra­le Daten­be­reit­stel­lung) oder BPM-Sys­te­me als über­grei­fen­de Pro­zess­steue­rung bzw. Pro­zess­midd­le­wa­re abge­deckt. Die Daten, Funk­tio­nen und Work­flows der zu betei­li­gen­den Fach­sys­te­me wer­den dazu über ent­spre­chen­de Zugrif­fe oder Auf­ru­fe ein­ge­bun­den.
Por­ta­le bie­ten in die­sem Zusam­men­hang die Mög­lich­keit, Infor­ma­tio­nen und Appli­ka­tio­nen bedarfs­ge­recht und fle­xi­bel mit­ein­an­der zu ver­bin­den und in einer Ober­flä­che zusam­men­zu­füh­ren. Über klei­ne Apps bis hin zu gro­ßen Soft­ware­platt­for­men kön­nen ent­spre­chen­de Inhal­te und Funk­tio­nen mit­ein­an­der ver­bun­den wer­den.

Digi­ta­le Signa­tur

Elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren die­nen dazu den Unter­zeich­ner bzw. Signa­tur­er­stel­ler des jeweils signier­ten Doku­ments ein­deu­tig mit den jewei­li­gen Infor­ma­tio­nen in Ver­bin­dung zu brin­gen sowie zu iden­ti­fi­zie­ren. Soll dies auch wie eine hän­di­sche Unter­schrift auf einem Doku­ment rechts­wirk­sam sein, muss garan­tiert sein, dass die Daten zudem nach­träg­lich unver­än­der­bar sind. Dies wird in der Regel über digi­ta­le Signa­tu­ren in Ver­bin­dung mit digi­ta­len Zer­ti­fi­ka­ten einer Public-Key-Infra­struk­tur (PKI) eines ent­spre­chen­den Zer­ti­fi­zie­rungs­diens­tes rea­li­siert. Der Schlüs­sel der Signa­tur zusam­men mit dem Prüf­schlüs­sel erge­ben den Signa­tur­schlüs­sel. Die Rich­tig­keit und Unver­fälscht­heit der elek­tro­ni­schen Infor­ma­tio­nen kann so nach gel­ten­den gesetz­li­chen Rege­lun­gen in DACH geprüft und garan­tiert wer­den.  

Die Ein­bin­dung von digi­ta­len Signa­tur­diens­ten erleich­tern das mobi­le bzw. orts­un­ab­hän­gi­ge Arbei­ten. Unter­zeich­nungs­be­rech­tig­te Mit­ar­bei­ter kön­nen von über­all Ihre Unter­schrif­ten digi­tal leis­ten und müs­sen nicht mehr zwin­gend im Büro vor Ort sein, um recht­gül­ti­ge hän­di­sche Unter­schrif­ten auf Papier zu leis­ten. Das (lan­ge) War­ten auf Unter­schrif­ten und sto­cken­de Pro­zes­se wer­den stark redu­ziert. Digi­ta­le-Signa­tur-Lösun­gen in den Digi­tal Work­place des Unter­neh­mens ein­zu­bin­den, bringt somit vor allem kla­re zeit­li­che Vor­tei­le.