Case Stu­dy

Evan­ge­li­sche Kir­che der Pfalz

Kirch­li­che Insti­tu­ti­on, öffent­li­cher Sek­tor

Digi­ta­li­sie­rung

Die Evan­ge­li­sche Kir­che der Pfalz mit ihren Orga­nen Lan­des­syn­ode, Kir­chen­re­gie­rung und Lan­des­kir­chen­rat ist eine von 20 Lan­des­kir­chen der Evan­ge­li­schen Kir­che in Deutsch­land (EKD). Sie ist eine Kör­per­schaft des öffent­li­chen Rechts. Das Gebiet der Lan­des­kir­che umfasst den ehe­ma­li­gen Regie­rungs­be­zirk Pfalz sowie die ehe­mals pfäl­zi­schen Tei­le des Saar­lands und setzt sich aus 402 Kir­chen­ge­mein­den und 15 Kir­chen­be­zir­ken zusam­men. Das Pro­jekt Akten­plan wur­de vom Lan­des­kir­chen­rat am Stand­ort in Spey­er durch­ge­führt.

Her­aus­for­de­rung

Die Evan­ge­li­sche Kir­che der Pfalz stand vor der Her­aus­for­de­rung, den bestehen­den Akten­plan für die Behör­de zu über­ar­bei­ten. Hier­für waren ent­spre­chen­de Anfor­de­run­gen aus den Arbeits­be­rei­chen zu erfas­sen und ein Kon­zept anhand der aktu­el­len Bedürf­nis­se in den Dezer­na­ten und (Fach-)Bereichen des Lan­des­kirch­rats zu defi­nie­ren.

Ziel

Der Lan­des­kir­chen­rat hat­te das Ziel, einen neu­en Akten­plan zu erstel­len. Die­ser soll­te den Mit­ar­bei­tern ermög­li­chen, aktiv zu arbei­ten. Zudem soll­te er mit Blick auf das neu ein­zu­füh­ren­de Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) gege­be­nen­falls neue Arbeits­wei­sen sowie neue Mög­lich­kei­ten der Ver­wal­tung und der Nut­zung von Infor­ma­tio­nen berück­sich­ti­gen.

Bei der Aus­ar­bei­tung des Akten­plans soll­te dar­auf geach­tet wer­den, dass die Inhal­te (inklu­si­ve Akten­zei­chen) auch best­mög­lich mit den Mit­teln des DMS ver­wal­tet wer­den kön­nen.

Vor­ge­hen

BARC unter­stütz­te die Evan­ge­li­sche Kir­che der Pfalz bei der Anfor­de­rungs­auf­nah­me und Aus­ar­bei­tung des Akten­plans. In the­ma­ti­schen Work­shops wur­den all­ge­mei­ne Grund­la­gen zu Akten­plä­nen und dem Zusam­men­spiel von Akten­plan und DMS ver­mit­telt.

In einer anschlie­ßen­den Work­shop-Pha­se erfolg­te die Auf­nah­me der Inhal­te zum Akten­plan in Klein­grup­pen. Wün­sche und Anfor­de­run­gen an den neu­en Akten­plan wur­den hier­bei eben­falls bespro­chen. Eine drit­te Pha­se wur­de genutzt, um ein Review des aus­ge­ar­bei­te­ten Akten­plan­ent­wurfs mit den jewei­li­gen Ver­tre­tern der Berei­che durch­zu­füh­ren, bevor BARC nach einer Feed­back­run­de den Akten­plan fina­li­sier­te.

Ergeb­nis

Die Evan­ge­li­sche Kir­che der Pfalz pro­fi­tier­te von den Metho­di­ken und dem Know-how der BARC Exper­ten rund um DMS, Akten­plä­ne und gene­rell der Auf­nah­me ent­spre­chen­der Infor­ma­tio­nen.

Zudem trug die gute Zusam­men­ar­beit mit dem Pro­jekt­team, Ver­tre­tern der Dezer­na­te sowie wei­te­ren
(Fach-)Bereichen bei der inhalt­li­chen Struk­tu­rie­rung der Sach­ver­hal­te des Lan­des­kir­chen­rats zum guten Ergeb­nis bei.  Es ent­stand ein auf die Zukunft aus­ge­rich­te­ter Akten­plan –  ent­spre­chend der auf­ge­nom­me­nen Wün­sche und Vor­ga­ben der Mit­ar­bei­ter des Lan­des­kir­chen­rats.

Der Akten­plan wur­de so gestal­tet, dass die­ser über das Sys­tem ver­wal­tet wer­den könn­te und in Zukunft bei Bedarf auch fort­ge­schrie­ben wer­den kann.

Das Pro­jekt­team des Lan­des­kir­chen­rats der Evan­ge­li­schen Kir­che der Pfalz schätz­te die schnel­le und effi­zi­en­te Vor­ge­hens­wei­se von BARC:

„Wir sind mit der Zusam­men­ar­beit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrie­den. Wir schätz­ten bei der Erstel­lung des Akten­plans die schnel­le und effi­zi­en­te Vor­ge­hens­wei­se und konn­ten inhalt­lich und orga­ni­sa­to­risch von dem Erfah­rungs­schatz pro­fi­tie­ren. Unser Pro­jekt­team wur­de von BARC effi­zi­ent und struk­tu­riert unter­stützt. Wir freu­en uns auf eine wei­te­re Zusam­men­ar­beit mit ihnen in den wei­te­ren Pro­jekt­pha­sen bei der Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems.“