E-Rech­nung und E-Rech­nungs­pflicht

Damo­kles­schwert E-Rech­nun­g/s­pflicht

In aller Mun­de und doch noch schlei­er­haft - wir klä­ren auf!
Wen betrifft es? Was genau wur­de beschlos­sen? Was muss man umset­zen und beach­ten?

Das und noch vie­les mehr in unse­rer neus­ten Pod­cast­fol­ge mit Micha­el Schi­klang:

Der Pod­cast zur E-Rech­nungs­pflicht erläu­tert das Kon­zept und die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen zur Ein­füh­rung von E-Rech­nun­gen in Deutsch­land und Euro­pa.

Was ist eine E-Rech­nung?

Eine E-Rech­nung über­trägt Rech­nungs­da­ten digi­tal in einem struk­tu­rier­ten For­mat, das von IT-Sys­te­men ver­ar­bei­tet wer­den kann, im Gegen­satz zu unstruk­tu­rier­ten PDF- oder Papier­rech­nun­gen. Dies ermög­licht eine durch­ge­hen­de digi­ta­le Bear­bei­tung von der Rech­nungs­er­stel­lung bis zur Zah­lung.

Gesetz­li­che Grund­la­ge und Fris­ten

Ab dem 01.01.2025 müs­sen in Deutsch­land alle B2B-Rech­nun­gen grund­sätz­lich als E-Rech­nun­gen gestellt und emp­fan­gen wer­den. Für Rech­nun­gen in Papier- oder PDF-Form gel­ten Über­gangs­fris­ten:

• Bis Ende 2026: Papier- und PDF-For­ma­te erlaubt (mit Zustim­mung des Emp­fän­gers).
• Bis Ende 2027: Unter­neh­men mit einem Umsatz bis 800.000 EUR kön­nen wei­ter­hin Papier­rech­nun­gen aus­stel­len.
• EDI-For­ma­te blei­ben auch nach 2027 erlaubt, solan­ge sie den Grund­an­for­de­run­gen ent­spre­chen.

Aus­nah­men

Bestimm­te Rech­nun­gen sind von der Pflicht aus­ge­nom­men, dar­un­ter:

• Rech­nun­gen unter 250 EUR Brut­to,
• Fahr­schei­ne,
• Rech­nun­gen über steu­er­freie Leis­tun­gen (gemäß § 4 Nr. 8-29 UStG).

Über­mitt­lungs­we­ge und For­ma­te

Es gibt kei­ne vor­ge­schrie­be­nen Über­tra­gungs­we­ge. E-Mails blei­ben erlaubt, eben­so wie Netz­wer­ke wie Pep­pol, die eine siche­re Über­mitt­lung unter­stüt­zen. Wich­tig ist, dass die Echt­heit und Unver­sehrt­heit der Rech­nun­gen gewähr­leis­tet sind. Rele­van­te For­ma­te in Deutsch­land sind das XML-basier­te XRech­nung und das hybri­de ZUGFeRD (PDF mit XML).

Euro­päi­sche Anfor­de­run­gen

Eini­ge euro­päi­sche Län­der (z. B. Ita­li­en 2019, Rumä­ni­en 2024) haben die E-Rech­nungs­pflicht bereits ein­ge­führt. Ande­re Län­der, wie Spa­ni­en (ab 2025) und Frank­reich (ab 2026), pla­nen dies eben­falls. Im Rah­men der EU-Moder­ni­sie­rung der Mehr­wert­steu­er­sys­te­me ("VAT in the Digi­tal Age") müs­sen alle B2B-Trans­ak­tio­nen ab 2028-2030 inner­halb von zwei Arbeits­ta­gen elek­tro­nisch gemel­det wer­den.

Aus­blick

Die nächs­te Pod­cast-Fol­ge wird beleuch­ten, wie E-Rech­nun­gen Prüf­pro­zes­se ver­än­dern, wel­che Sys­te­me zur Umset­zung der E-Rech­nungs­pflicht unter­stüt­zen und ob E-Rech­nun­gen Vor­tei­le für bei­de Sei­ten bie­ten.