Case Stu­dy

Evan­ge­li­sche Stif­tung Pfle­ge Schön­au

Kirch­li­che Stif­tung des öffent­li­chen Rechts

Ein­füh­rung eines ECM-Sys­tems

Die Evan­ge­li­sche Stif­tung Pfle­ge Schön­au (ESPS) ist eine selbst­stän­di­ge kirch­li­che Stif­tung des öffent­li­chen Rechts. Der wesent­li­che Stif­tungs­zweck ist die Finan­zie­rung des kirch­li­chen Bau­ens und der Besol­dungs­bei­trä­ge für Pfarr­stel­len. 70 Mit­ar­bei­ten­de sind an drei Stand­or­ten in den wesent­li­chen Geschäfts­be­rei­chen Bau­un­ter­hal­tung, Grund­stü­cke, Woh­nen und Forst tätig.

Her­aus­for­de­rung

Die ESPS stand vor der Her­aus­for­de­rung, dass die Ver­knüp­fung der Infor­ma­tio­nen aus der zen­tra­len Anwen­dung mit zuge­hö­ri­gen Doku­men­ten auf­wän­dig war. Je nach Sach­ver­halt muss­te in Papier­ak­ten, E-Mail-Abla­gen oder im Datei­sys­tem gesucht wer­den.

Ziel

Die Ver­bes­se­rung der inter­nen Pro­zes­se war das Ziel der Stif­tung. Wäh­rend die Ver­wal­tung der Ver­mö­gens­an­la­gen durch die Nut­zung der ange­pass­ten ERP-Lösung bereits trans­pa­rent und zukunfts­si­cher unter­stützt wur­de, soll­te nun die Infor­ma­ti­ons­ar­chi­tek­tur durch eine ein­fa­che­re Ver­bin­dung zu Doku­men­ten und eine bes­se­re Pro­zess­steue­rung ergänzt wer­den.

Vor­ge­hen

BARC unter­stütz­te die ESPS bei der Abstim­mung und Aus­wahl von Soft­ware­werk­zeu­gen – ange­fan­gen mit der Anfor­de­rungs­ana­ly­se bei den The­men Erfas­sung, Ver­wal­tung, Suche, Bear­bei­tung, Ver­tei­lung und der Abla­ge der Doku­men­te. Zudem unter­stütz­te BARC bei der Erstel­lung und Beur­tei­lung von Aus­schrei­bun­gen, Pro­of of Con­cept sowie der anschlie­ßen­den Ver­trags­ver­hand­lung.

Anhand von Gesprä­chen und der Nut­zung vor­han­de­ner Abla­ge­sys­te­me wur­den gemein­sam Soll-Struk­tu­ren für die Doku­men­ten­ver­wal­tung und Pro­zes­se geschaf­fen.

Neben der Abla­ge soll­te sicher­ge­stellt wer­den, dass Doku­men­te effi­zi­en­ter genutzt wer­den konn­ten. BARC unter­stüt­ze die ESPS dabei, vor­de­fi­nier­te Suchen, Work­flows und Teil­au­to­ma­ti­sie­run­gen ein­zu­rich­ten. Pro­fi­tie­ren konn­te das Unter­neh­men dabei ins­be­son­de­re von dem umfas­sen­den Soft­ware-Know-how aus über 20 Jah­ren Markt- und Pro­dukt­be­ur­tei­lung sowie der struk­tu­rier­ten Pro­jekt­vor­ge­hens­wei­se von BARC.

Ergeb­nis

Ins­ge­samt konn­ten die Exper­ten von BARC gemein­sam mit dem Pro­jekt­team der ESPS zu einer bes­se­ren Infor­ma­ti­ons­ver­sor­gung- und –Nut­zung umset­zen. Durch die Ein­füh­rung des ECM-Sys­tems wird nun der Schritt zu einer zen­tra­len Abla­ge der Doku­men­te voll­zo­gen. Wich­ti­ge Inhal­te auf Papier wer­den digi­ta­li­siert, das umfasst sowohl ein­ge­hen­den Schrift­ver­kehr als auch bestehen­de Papier­ak­ten.

Alex­an­der Witt­mann, Pro­jekt­lei­ter bei der ESPS sagt:

„Die Zusam­men­ar­beit mit BARC, ins­be­son­de­re mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermög­lich­te uns, ein zukunfts­si­che­res und auf unse­re Stif­tung und unse­re Auf­ga­ben abge­stimm­tes Sys­tem aus­zu­wäh­len und in das Tages­ge­schäft ein­zu­bin­den. Wäh­rend der immer offe­nen und kon­struk­ti­ven Unter­stüt­zungs­pha­se wur­den auch wich­ti­ge orga­ni­sa­to­ri­sche The­men beleuch­tet und umge­setzt. Das Pro­jekt, ange­fan­gen beim Aus­wahl­ver­fah­ren bis hin zur Imple­men­tie­rung konn­te in knap­pen 26 Mona­ten rea­li­siert wer­den.  Wir konn­ten auch über das Sys­tem für  Doku­men­ten­ma­nage­ment hin­aus wich­ti­ge Erkennt­nis­se aus der Beglei­tung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewin­nen und wer­den bei den wei­te­ren Pro­jekt­pha­sen sehr ger­ne auf deren bewähr­te Mit­hil­fe zurück­grei­fen.“