Gemein­de Pan­ketal Rats­sit­zun­gen digi­ta­li­siert

Case Stu­dy

Gemein­de Pan­ketal

Ver­wal­tung & Behör­de

Gemein­de Pan­ketal digi­ta­li­siert Rats­sit­zun­gen

Auch wenn die Coro­na-Ver­ord­nung zahl­rei­che Beschrän­kun­gen vor­schreibt, geht das kom­mu­na­le Leben wei­ter: Ausschüsse müssen tagen, Beschlüsse gefasst wer­den und der Kon­takt zum Bürger gewähr­leis­tet sein. Mit die­sem Spa­gat sah sich auch die bran­den­bur­gi­sche Gemein­de Pan­ketal kon­fron­tiert. Um die gewohn­te Bürgernähe auch in Pan­de­mie­zei­ten mög­lich zu machen, ent­schie­den sich die Ver­ant­wort­li­chen für den digi­ta­len Weg.

Aus­gangs­si­tua­ti­on

Anstatt Sit­zun­gen als Prä­senz­ver­an­stal­tun­gen mit Abstand und Mund­Na­sen­schutz durchzuführen, soll­ten Aus­schuss­mit­glie­der, Bürger und Ver­wal­tungs­an­ge­stell­te bequem von zu Hau­se aus an den Gemein­de­sit­zun­gen teil­neh­men kön­nen. Wich­tig war dabei die Unter­schei­dung zwi­schen den öffent­li­chen und nicht-öffent­li­chen Sit­zungs­an­tei­len. Also stell­te Mar­kus Horst­mann, Geschäftsführer von ren­te­vent, einem pro­fes­sio­nel­len Dienst­leis­ter für Ver­an­stal­tungs- und Bild­tech­nik, Bürgermeister Maxi­mi­li­an Won­ke und sei­ner Stell­ver­tre­te­rin Cas­san­dra Leh­nert die Lösung miteinander.digital by Lin­kan­do vor. Er beschrieb, wel­che viel­sei­ti­gen Ein­satz­mög­lich­kei­ten das Ver­samm­lungs­mo­dul bie­tet. Die­ser Vor­schlag kam sowohl bei den Ent­schei­dungs­trä­gern als auch den Gemein­de­ver­tre­tern gut an. Nach einer ers­ten digi­ta­len Demo-Sit­zung ent­schlos­sen sich die Kom­mu­nal­ver­tre­ter, ihre Sit­zun­gen pan­de­mie­be­dingt online, inkl. einem ent­spre­chen­dem Bild­strea­ming, durchzuführen. Egal ob es um die Orts­ent­wick­lung, Finan­zen, Peti­tio­nen oder sozia­le Ange­le­gen­hei­ten ging – man konn­te sich vor­stel­len, all die­se Sit­zun­gen mit der mit­ein­an­der. digi­tal-Lösung umzu­set­zen.

Durchführung

Schon kur­ze Zeit nach dem Ken­nen­ler­nen fan­den die ers­ten Online-Aus­schuss­sit­zun­gen statt – gleich drei digi­ta­le Sit­zun­gen in einer Woche. Dabei fun­gier­te ren­te­vent als Full-Ser­vice-Dienst­leis­ter und sorg­te dafür, dass die Platt­form mit dem Logo und den Far­ben der Gemein­de Pan­ketal auf­ge­setzt wur­de. Die ver­schie­de­nen Sit­zun­gen wur­den vor­be­rei­tet, Tages­ord­nungs­punk­te ein­ge­spielt, Anträ­ge hoch­ge­la­den und Abstim­mun­gen auf­ge­setzt.

Auch das kom­plet­te Teil­neh­mer-Manage­ment, ein­schließ­lich des Ein­la­dungs­ver­sands, wur­de von ren­te­vent übernommen. Auf der Web­sei­te der Gemein­de konn­ten sich inter­es­sier­te Bürger für die Teil­nah­me an Aus­schuss­sit­zun­gen regis­trie­ren – bis eine Stun­de vor Beginn. Nach der Anmel­dung erhiel­ten sie einen Gast­zu­gang (ohne Stimm­rech­te) und konn­ten pro­blem­los von zuhau­se aus am öffent­li­chen Teil der Sit­zung teil­neh­men. Das Set­up war wie folgt: Vor Ort im Rats­saal tra­fen sich jeweils der Aus­schuss­vor­sit­zen­de und jemand, der Pro­to­koll führte. Zudem war ein Mit­ar­bei­ter von ren­te­vent vor Ort, um den Vor­sit­zen­den, der auch der Mode­ra­tor der Sit­zung war, mit der Strea­ming-Tech­no­lo­gie ins Bild zu set­zen. Um auch den Bürgern, die mit den moder­nen Tech­ni­ken weni­ger ver­traut sind, Gele­gen­heit zu geben, an der Sit­zung teil­zu­neh­men, wur­de ein Mit­ar­bei­ter abge­stellt, der Besu­cher vor Ort im Rats­saal emp­fan­gen und gemäß der Coro­na-Vor­ga­ben plat­zie­ren konn­te. Per Video­schal­te wur­den im Bedarfs­fall zudem die ent­spre­chen­den Ver­wal­tungs­mit­ar­bei­ter zuge­schal­tet. Wie bei einer Prä­senz­ver­an­stal­tung üblich, besprach man nach­ein­an­der die ein­zel­nen Tages­ord­nungs­punk­te. Eben­so gab es – wie auch bei Prä­senz­ver­an­stal­tung – ad hoc Geschäfts­ord­nungs­an­trä­ge, Abstim­mun­gen etc. Die­se wur­den dann vom ren­te­vent-Team „live“ in miteinander.digital ein­ge­stellt und waren somit eben­falls online verfügbar.

Fazit

Die Digi­ta­li­sie­rung läuft in der Gemein­de Pan­ketal. Die digi­ta­len Sit­zun­gen wur­den sowohl von den Aus­schuss­mit­glie­dern als auch von den Bürgern sehr gut ange­nom­men. Alles in allem lie­fen die Sit­zun­gen rei­bungs­los. Da bereits geäu­ßert wur­de, wel­che Funk­tio­nen man sich für die Zukunft von miteinander.digital wünscht, ist davon aus­zu­ge­hen, dass digi­ta­le oder hybri­de Sit­zun­gen in Pan­ketal suk­zes­siv zum Stan­dard für Aus­schuss­sit­zun­gen wer­den.