Von Dr. Martin Böhn
Warum ein Track ECM und Rechnungseingangsbearbeitung auf einer Fachtagung Finance und Controlling? Weil es Sinn macht. Nutzen Sie den Track ECM und Rechnungseingangsbearbeitung, um zu erfahren wie Sie Informationen schneller und einfacher finden und in Prozessen nutzen können.
Zu viele Prozesse bei Planung, Finanzen und Controlling dauern zu lange, sind zu umständlich oder zu intransparent. Die Suche nach aktuellen Ist-Daten und erforderlichen Dokumenten nimmt zu viel Zeit in Anspruch. Daher bieten wir auf der DFC einen Track für ECM und Rechnungseingangsbearbeitung an, um die Verbesserung von Informations- und Prozessmanagement ganzheitlich zu beleuchten.
Planung und Controlling benötigt die gute Qualität der Vorsysteme. Der Erfolg hängt maßgeblich von der Effizienz der Finanzprozesse und der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab.
ECM-Systeme unterstützen die Erfassung, Verwaltung und vor allem Nutzung von Dokumenten – im Kontext der jeweiligen Aufgaben.
Das Aufgaben- und Prozessmanagement unterstützt die transparente, schnelle Bearbeitung – unter Einhaltung der definierten Regeln und Fristen. Für die Bereiche Finanzen und Controlling bieten sich damit verschiedene Potenziale durch solche Lösungen:
Aktuelle, gesicherte Informationen zu aktuellen Forderungen und deren Bearbeitungsstatus
- Schnellere Bearbeitung der Rechnungen, damit aktuellere Daten für einen Abgleich der Ist-Daten aus der Rechnungseingangsbearbeitung mit Planungen
- Größere Transparenz über eingegangene, aber noch nicht bearbeitete Rechnungen
- Absicherung der Bearbeitung durch im Workflow hinterlegte Regelungen, bspw. zur Vermeidung von Skontoverlusten, Berücksichtigung von vereinbarten Rabatten
Zugriff auf umfassendere Stamm- und Bewegungsdaten
- Vertragsdaten, besondere Nebenbedingungen, Erläuterungen – oft fehlen wesentliche Informationen im ERP-System, da diese nur in den Dokumenten hinterlegt sind. Das hat eine umständliche Suche in der Dateiablage / den Papierordnern zur Folge. Vertragsakten sowie Lieferanten- und Projektakten liefern schnell die wesentlichen Inhalte – bedarfsgerecht für jeweilige Aufgabe.
- Aktuelle Bewegungsdaten bspw. aus der Rechnungseingangsbearbeitung
Entlastung von der Informationssuche – Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben
- Prozesssteuerung durch Workflows und Aufgabenmanagement, bspw. bei Abstimmungen, Freigaben, Informationsanfragen bei anderen Abteilungen
- Bedarfsgerechter Zugriff auf Inhalte durch elektronische Akten und Vorgänge
- Verknüpfung inhaltlich zusammengehöriger Informationen über Metadaten, damit auch bessere Suche und verschiedene Sichten auf Sachverhalte
- Absicherung der Bearbeitung durch Regeln in Akten und Prozessen sowie eine revisionssichere Archivierung
Gutes Controlling und verlässliche Planung brauchen entsprechende Werkzeuge für Planung, Performance Management und BI – aber eben nicht nur. Dokumente, Prozesse und deren Metadaten sind wesentliche Informationsbausteine.
Daher bietet Ihnen das Segment ECM und Rechnungseingangsbearbeitung einen kompakten Überblick über intelligente Informationsverarbeitung und Vorgangsunterstützung. Erfahren Sie kompakt in einer Stunde, wie solche Systeme Sie in Ihren Aufgaben unterstützen können.