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ECM

Mehr Zeit für Wesent­li­ches – ECM schafft Effi­zi­enz

19. Mai 2020

Von Dr. Mar­tin Böhn

War­um ein Track ECM und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung auf einer Fach­ta­gung Finan­ce und Con­trol­ling? Weil es Sinn macht. Nut­zen Sie den Track ECM und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung, um zu erfah­ren wie Sie Infor­ma­tio­nen schnel­ler und ein­fa­cher fin­den und in Pro­zes­sen nut­zen kön­nen.

Zu vie­le Pro­zes­se bei Pla­nung, Finan­zen und Con­trol­ling dau­ern zu lan­ge, sind zu umständ­lich oder zu intrans­pa­rent. Die Suche nach aktu­el­len Ist-Daten und erfor­der­li­chen Doku­men­ten nimmt zu viel Zeit in Anspruch. Daher bie­ten wir auf der DFC einen Track für ECM und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung an, um die Ver­bes­se­rung von Infor­ma­ti­ons- und Pro­zess­ma­nage­ment ganz­heit­lich zu beleuch­ten.

Pla­nung und Con­trol­ling benö­tigt die gute Qua­li­tät der Vor­sys­te­me. Der Erfolg hängt maß­geb­lich von der Effi­zi­enz der Finanz­pro­zes­se und der Qua­li­tät der zugrun­de­lie­gen­den Daten ab.

ECM-Sys­te­me unter­stüt­zen die Erfas­sung, Ver­wal­tung und vor allem Nut­zung von Doku­men­ten – im Kon­text der jewei­li­gen Auf­ga­ben.

Das Auf­ga­ben- und Pro­zess­ma­nage­ment unter­stützt die trans­pa­ren­te, schnel­le Bear­bei­tung – unter Ein­hal­tung der defi­nier­ten Regeln und Fris­ten. Für die Berei­che Finan­zen und Con­trol­ling bie­ten sich damit ver­schie­de­ne Poten­zia­le durch sol­che Lösun­gen:

Aktu­el­le, gesi­cher­te Infor­ma­tio­nen zu aktu­el­len For­de­run­gen und deren Bear­bei­tungs­sta­tus

  • Schnel­le­re Bear­bei­tung der Rech­nun­gen, damit aktu­el­le­re Daten für einen Abgleich der Ist-Daten aus der Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung mit Pla­nun­gen
  • Grö­ße­re Trans­pa­renz über ein­ge­gan­ge­ne, aber noch nicht bear­bei­te­te Rech­nun­gen
  • Absi­che­rung der Bear­bei­tung durch im Work­flow hin­ter­leg­te Rege­lun­gen, bspw. zur Ver­mei­dung von Skon­to­ver­lus­ten, Berück­sich­ti­gung von ver­ein­bar­ten Rabat­ten

Zugriff auf umfas­sen­de­re Stamm- und Bewe­gungs­da­ten

  • Ver­trags­da­ten, beson­de­re Neben­be­din­gun­gen, Erläu­te­run­gen – oft feh­len wesent­li­che Infor­ma­tio­nen im ERP-Sys­tem, da die­se nur in den Doku­men­ten hin­ter­legt sind. Das hat eine umständ­li­che Suche in der Datei­ab­la­ge / den Papier­ord­nern zur Fol­ge. Ver­trags­ak­ten sowie Lie­fe­ran­ten- und Pro­jekt­ak­ten lie­fern schnell die wesent­li­chen Inhal­te – bedarfs­ge­recht für jewei­li­ge Auf­ga­be.
  • Aktu­el­le Bewe­gungs­da­ten bspw. aus der Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung

Ent­las­tung von der Infor­ma­ti­ons­su­che – Mehr Zeit für die eigent­li­chen Auf­ga­ben

  • Pro­zess­steue­rung durch Work­flows und Auf­ga­ben­ma­nage­ment, bspw. bei Abstim­mun­gen, Frei­ga­ben, Infor­ma­ti­ons­an­fra­gen bei ande­ren Abtei­lun­gen
  • Bedarfs­ge­rech­ter Zugriff auf Inhal­te durch elek­tro­ni­sche Akten und Vor­gän­ge
  • Ver­knüp­fung inhalt­lich zusam­men­ge­hö­ri­ger Infor­ma­tio­nen über Meta­da­ten, damit auch bes­se­re Suche und ver­schie­de­ne Sich­ten auf Sach­ver­hal­te
  • Absi­che­rung der Bear­bei­tung durch Regeln in Akten und Pro­zes­sen sowie eine revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung

Gutes Con­trol­ling und ver­läss­li­che Pla­nung brau­chen ent­spre­chen­de Werk­zeu­ge für Pla­nung, Per­for­mance Manage­ment und BI – aber eben nicht nur. Doku­men­te, Pro­zes­se und deren Meta­da­ten sind wesent­li­che Infor­ma­ti­ons­bau­stei­ne.

Daher bie­tet Ihnen das Seg­ment ECM und Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung einen kom­pak­ten Über­blick über intel­li­gen­te Infor­ma­ti­ons­ver­ar­bei­tung und Vor­gangs­un­ter­stüt­zung. Erfah­ren Sie kom­pakt in einer Stun­de, wie sol­che Sys­te­me Sie in Ihren Auf­ga­ben unter­stüt­zen kön­nen.