Micro­soft Teams und ECM – Wider­spruch oder sinn­vol­le Ergän­zung?

Inhalt der Pod­cast-Fol­ge:

Micro­soft Teams ist aus dem moder­nen Arbeits­all­tag kaum noch weg­zu­den­ken. Doch wie passt das popu­lä­re Kol­la­bo­ra­ti­ons­tool mit klas­si­schen Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment-Sys­te­men (ECM) zusam­men? Wie kann eine sinn­vol­le Teams-Inte­gra­ti­on aus­se­hen?

Gäs­te:
🎙️ Micha­el Schi­klang, BARC GmbH
🎙️ Dr. Mar­tin Böhn, BARC GmbH

Erfah­ren Sie:

✅ Die grund­le­gen­den Unter­schie­de und Stär­ken von Teams und ECM-Sys­te­men
✅ Wie eine durch­dach­te Teams-Inte­gra­ti­on in ECM-Lösun­gen aus­sieht
✅ Wel­che orga­ni­sa­to­ri­schen und tech­ni­schen Best Prac­ti­ces sich in der Pra­xis bewährt haben
✅ Wel­che Rol­le moder­ne Inte­gra­tio­nen und kla­re Gover­nan­ce spie­len

🎯 Fazit: ECM und Teams ergän­zen sich – wenn man weiß, wie! Hören Sie rein und erfah­ren Sie, wie Sie Ihre IT-Pro­jek­te erfolg­rei­cher gestal­ten! 🎧

Teams-Inte­gra­ti­on im ECM: So gelingt der Brü­cken­schlag zwi­schen Zusam­men­ar­beit und Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment

Die Inte­gra­ti­on von Micro­soft Teams in Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment-Sys­te­me (ECM) gehört zu den größ­ten Her­aus­for­de­run­gen moder­ner Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gien – und zu den wich­tigs­ten. Wäh­rend Teams durch sei­ne intui­ti­ve Nut­zung, dezen­tra­le Struk­tur und star­ke Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fea­tures punk­tet, sind ECM-Sys­te­me das Rück­grat struk­tu­rier­ter, revi­si­ons­si­che­rer Infor­ma­ti­ons­ver­ar­bei­tung.

Doch was pas­siert, wenn Unter­neh­men ver­su­chen, alle Auf­ga­ben in einem die­ser Sys­te­me abzu­bil­den? Die Pra­xis zeigt: Häu­fig schei­tert genau die­ser Ansatz. Denn Teams ist nicht dafür gemacht, Pro­zes­se wie Lang­zeit­ar­chi­vie­rung, struk­tu­rier­te Ver­trags­ver­wal­tung oder ISO-kon­for­mes Qua­li­täts­ma­nage­ment zu über­neh­men. Genau­so wenig eig­net sich ein ECM-Sys­tem für spon­ta­ne Pro­jekt­ar­beit, infor­mel­le Kom­mu­ni­ka­ti­on oder Ad-hoc-Kol­la­bo­ra­ti­on mit Exter­nen.

Die Lösung: Eine durch­dach­te Teams-Inte­gra­ti­on ins ECM.

Durch moder­ne Schnitt­stel­len und Inte­gra­tio­nen las­sen sich bei­de Wel­ten ide­al ver­bin­den:

• ECM-Inhal­te kön­nen direkt in Teams ein­ge­bun­den wer­den, z. B. über Tabs oder Apps.
• Pro­jekt­be­zo­ge­ne Teams kön­nen auto­ma­tisch aus dem ECM her­aus erzeugt wer­den – inklu­si­ve Struk­tur, Rech­te­ma­nage­ment und initia­ler Doku­men­te.
• Teams-Chats, Datei­en oder Wikis las­sen sich zen­tral im ECM archi­vie­ren.
• Gemein­sa­me Work­flows kön­nen über­grei­fend abge­bil­det wer­den, z. B. Ver­trags­ver­hand­lun­gen in Teams – fina­le Ver­sio­nen ins ECM.

Best Prac­ti­ces für eine erfolg­rei­che Teams-Inte­gra­ti­on:

1. Kla­re Regeln & Gover­nan­ce: Wer darf was wo spei­chern? Wel­che Doku­men­te müs­sen ins ECM über­führt wer­den?
2. Tech­ni­sche Kopp­lung nut­zen: Moder­ne ECM-Lösun­gen bie­ten Inte­gra­tio­nen mit Micro­soft 365 und ermög­li­chen damit z. B. die Archi­vie­rung oder den Check-In/Check-Out direkt aus Teams.
3. Orga­ni­sa­ti­on mit­den­ken: Wel­che Pro­jek­te sind für Teams geeig­net, wel­che gehö­ren ins ECM? Wie wer­den Exter­ne ein­ge­bun­den?

Fazit: Eine erfolg­rei­che Teams-Inte­gra­ti­on ermög­licht den opti­ma­len Ein­satz bei­der Sys­te­me – für agi­le Zusam­men­ar­beit und gleich­zei­tig struk­tu­rier­tes, siche­res Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment.

📌 Tipp: Pla­nen Sie Ihren Ein­satz von Teams und ECM gemein­sam – und machen Sie deut­lich, wel­ches Tool für wel­che Auf­ga­be gedacht ist.

Ger­ne unter­stüt­zen wir auch Sie bei Ihrem Vor­ha­ben: Mehr zu unse­ren Bera­tungs­leis­tun­gen