Von Dr. Martin Böhn, Sabine Kraus, Michael Schiklang
Die zunehmende Digitalisierung umfasst auch einen anderen Umgang mit Dokumenten. Was muss beachtet werden, um Dokumente nicht nur besser abzulegen, sondern vor allem besser zu nutzen?
Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bieten umfassende Funktionen und Schnittstellen zur Unterstützung der dokumentenbezogenen Aufgaben. Ohne die entsprechende Ausgestaltung der Prozesse und ohne ein gutes Change-Management führen die Projekte aber nicht zum Erfolg. Diese Aspekte müssen bei der Definition und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens berücksichtigt werden.
Hin zur passenden ECM-Lösung
An erster Stelle muss sich ein Unternehmen über seine Ziele im Bereich ECM klar werden. Dies erfordert sowohl große Visionen zum zukünftigen Arbeiten als auch realistische Teilziele, die schnell umgesetzt werden können.
In diesem Schritt ist es wichtig, sich über die Trends und Begrifflichkeiten im Klaren zu sein. Das Wissen über die richtige Einordnung der Themen kann z.B. durch Gespräche und Vorträge auf Messen und ähnlichen Veranstaltungen, durch Unterstützung beratender Experten mit gezielten Workshops im Unternehmen oder mit Hilfe von Fachbüchern und (Online-) Fachbeiträgen aufgebaut werden. So werden keine wesentlichen Aspekte übersehen und alle Projektmitglieder haben das gleiche Verständnis.
Sobald die Strategie definiert ist, kann der Fokus auf mögliche Einsatzszenarien des Unternehmens (Organisationseinheiten, Aufgaben, Prozesse) gelegt werden.
Zudem sollten sich Unternehmen genügend Zeit nehmen, um im nächsten Schritt alle Informationen und Arbeitsweisen kritisch zu hinterfragen. Spätestens ab diesem Zeitpunkt sollten die Mitarbeiter miteingebunden werden, um deren Wissen über interne Abläufe, nötige Informationen sowie Arbeitsweisen zu nutzen. Gleichzeitig wird damit die Akzeptanz für das Projekt und die später einzuführende Software gestärkt. Am Ende lassen sich so fundierte technische, funktionale und prozessbezogene Anforderungen des Unternehmens ableiten, welche (gegebenenfalls ergänzt durch Erfahrungswissen von Experten) das Pflichtenheft zur Suche eines entsprechenden Systems bilden.
Im Zuge der ersten Marktbetrachtung werden definierte K.O.-Kriterien zur Eingrenzung der in Frage kommenden Lösungen genutzt. Anschließend können Teile des Lastenhefts genutzt werden, um die so identifizierten Anbieter detaillierter zu bewerten und damit die Auswahl weiter einzugrenzen.
Am Ende des Auswahlprozesses sollte das Unternehmen die am besten bewerteten Anbieter zu einer strukturierten Präsentation ihrer Lösung einladen. Anhand realer Aufgabenstellungen des Unternehmens können so Szenarien definiert werden, welche eine Beurteilung der Funktionalität und Handhabung erlauben. Zusätzlich erhält man so einen Eindruck der Arbeitsweise des Anbieters, der Rückschlüsse auf die mögliche Betreuung erlaubt. Daher ist es wichtig, dass alle Bieter den gleichen Leitfaden abarbeiten.
Diese Präsentationen sind auch ein wichtiger Bestandteil des Kommunikations- / Change-Managements. Die Teilnehmer gewinnen einen Eindruck, wie das System die Anforderungen der alltäglichen Arbeit erfüllen kann und wie das präsentierende Anbieterteam das Unternehmen gegebenenfalls supportet, beispielsweise mit eigenen Ideen und Erfahrungen aus anderen Projekten. Die Teilnehmer können durch die entstandenen Eindrücke ein Ranking der Lösungen und Teams mit ins Projekt einbringen, aber auch die Konzepte besser verstehen und neue Ideen generieren.
Tipps für Ihren Weg
Nutzen Sie die Möglichkeiten der Systeme in Verbindung mit eigenem Wissen und Erfahrungen. Wie oben beschrieben, wird es sich auszahlen, entsprechende Mitarbeiter bzw. eine kleine Mitarbeitergruppe fortzubilden. Etablieren Sie diese als Leitung des ECM-Projekts und als Ansprechpartner für alle Mitarbeiter. Zudem sollten die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden, um die jeweiligen Mehrwerte zu vermitteln und Ängste frühzeitig abzubauen.
Der Wissensaufbau des Projektteams und der Mitarbeiter sind essenziell wichtig für ein erfolgreiches Projekt. Schon Konfuzius sagte „Zu wissen, was man weiß, und zu wissen, was man tut, das ist Wissen“. Dies lässt sich auch auf Projekte übertragen, denn nur mit entsprechendem Know-how können Prozesse und Anforderungen für die zukünftige Softwareauswahl optimiert werden. Grundlegendes Wissen im Bereich ECM (ECM-Markt, Trends, Prozesse etc.) sollte unbedingt durch entsprechenden Content aufgebaut und eingebracht werden. Auch eine ergänzende Begleitung des Projekts durch externe Experten entlastet das Projektteam und bringt noch mehr Wissen in das Unternehmen ein, mit dem Ziel einer erfolgreichen Umsetzung des ECM-Projekts.