19.09.2024
Analystenblog von Michael Schiklang (Senior Analyst, BARC)
Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung im B2B-Umfeld verpflichtend. Unter einer
E-Rechnung versteht man Rechnungen, die in einem strukturierten Format wie XRechnung vorliegen, welche Daten enthalten die direkt von EDV-Systemen verarbeitet werden können. Rechnungen im PDF-Format zählen hierzu ausdrücklich nicht, da der strukturierte Datensatz fehlt. Bei der Rechnungsstellung gibt es noch Übergangsfristen.
Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Rechnungen ausstellen, die nicht im strukturierten Format vorliegen (z.B. Papier und PDF), bis Ende 2027 gilt diese Übergangsfrist für Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz, der kleiner als 800.000 Euro ist. Zudem gibt es noch Sonderregelungen für die Rechnungsstellung mittels EDI-Verfahren, die unabhängig vom Umsatz bis Ende 2027 zulässig sind, auch wenn die Verfahren nicht konform zu den Vorgaben der E-Rechnung sind.
Aber wie steht es mit dem Rechnungsempfang? Hier gibt es keine Übergangsfristen. Das bedeutet, dass Rechnungsempfänger im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 verpflichtet sind elektronische Rechnungen annehmen zu können. Doch was müssen Rechnungsempfänger mindestens bereitstellen, um E-Rechnungen rechtssicher empfangen zu können? Reicht hier ein E-Mail-Postfach aus? Genau diese Frage hat die CDU/CSU-Bundestagsfraktion der Bundesregierung gestellt.
Die Bundesregierung hat bestätigt, dass für den Empfang ein E-Mail-Postfach ausreicht. Zudem wurde im Rahmen der Antwort darauf hingewiesen, dass nach der GoBD auch E-Rechnungen in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen und dass diese Aufbewahrung den Anforderungen der GoBD entsprechen muss (vgl. https://dserver.bundestag.de/btd/20/127/2012742.pdf )
Positiv ist zu bewerten, dass es den empfangenden Unternehmen einfach gemacht wird, E-Rechnungen zu empfangen. Auch wenn es elegantere und letztendlich auch sicherere Methoden für die Übermittlung wie beispielsweise das Peppol-Netzwerk gibt, ist der Rechnungsaustausch per E-Mail zulässig. Zu beachten ist, dass die E-Rechnungen für die Prüfung in ein Format aufbereitet werden müssen, dass auch von Menschen lesbar ist. Weniger positiv ist, dass immer noch relativ viel Unsicherheit bezüglich des Themas vorherrscht, obwohl der Start der E-Rechnungspflicht am 01.01.2025 direkt ansteht.
Das zeigt unter anderem die Anfrage an die Bundesregierung, aber auch viele Gespräche, die wir mit Kunden führen. Auch die Erfüllung der Anforderungen der GoBD ist kein wirklich neues Thema – die Vorgaben galten auch schon für andere digitale Rechnungsarten (z.B. PDF). Erschreckenderweise gibt es aber auch hier noch Unternehmen, die Fehler bei der Umsetzung machen. Nicht selten sehen wir Fälle bei denen Unternehmen elektronische Rechnungen ausdrucken, um die Archivierungsanforderungen zu erfüllen – was aber natürlich falsch ist, da die Aufbewahrung im originären elektronischen Format erfolgen muss.
Lange Rede kurzer Sinn: Die E-Rechnung kommt. Auch wenn der Empfang von E-Rechnungen per E-Mail und die Übergangsfristen bei der Erstellung einen niederschwelligen Einstieg in das Thema ermöglichen, sollten Sie sich jetzt ganzheitlich und zukunftsorientiert mit dem Thema beschäftigen. Denn E-Rechnungen sind nicht nur Pflicht, sondern bieten auch viele Vorteile für Sender und Empfänger.
