Skip to main content

Case Study

Mehr Transparenz und Kontrolle über Informationen
und Prozesse durch M-Files

Unternehmen

TTI, Inc.

Branche

Elektrogeräte

Projekt

„Let‘s go digital!“ – Kontinuierliche Verbesserung durch digitale Transformation.

TTI, Inc., ein Berkshire Hathaway Unternehmen, ist ein autorisierter Spezialdistributor von elektronischen Komponenten mit mehr als 8.000 Mitarbeitern an über 130 Standorten weltweit und ist in den Bereichen Industrie, Verteidigung, Luft- und Raumfahrt, Transport, Medizin und Kommunikation etabliert.

Das TTI, Inc. – Europe Projekt „Let‘s go digital!“ ist das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung durch digitale Transformation. Das ständig wachsende Dokumentenvolumen und die strengeren Vorschriften zur Informationssicherheit haben das Unternehmen veranlasst, bestehende Strukturen und Verfahren sowie die Art und Weise, wie Informationen genutzt werden, zu überdenken.

ADIE LÖSUNG MIT M-FILES

Sales Order als erste Bewährungsprobe

Anfang 2020 wurde die M-Files Lösung für die Auftragserfassung im Unternehmen implementiert. Bei diesem Prozess geht es darum, eingehende Kundenbestellungen zu speichern und zu bearbeiten. Intelligente, digitale Workflows sorgen nun dafür, dass den jeweiligen Vertriebsbüros, sprich Inside Sales-Verantwortlichen (ca. 600 Mitarbeiter), die entsprechenden Aufträge gezielt zugewiesen werden, dazu gehören auch Bestelländerungen und der Import von EDI-Aufträgen. So wurde mit Hilfe von M-Files aus einem
papierlastigen Geschäftsprozess (hohe Kosten) ein nahezu „Paperless Office“ (höchster Return-on-Investment).

Der Status einzelner Aufgaben und eventuelle Bottlenecks werden transparent und Ausnahmesituationen wie der Ausfall von Mitarbeitenden sind leichter zu managen. Durch das Microsoft Office 365-AddIn und die benutzerfreundliche Benutzeroberfläche von M-Files fällt den TTI Mitarbeitern die Nutzung von M-Files im Tagesgeschäft leicht. Die metadatengestützte Suchfunktion begeistert durch ihre Schnelligkeit und Treffsicherheit die Anwender immer wieder aufs Neue.

Dokumentenmanagement auf einem neuen Niveau

Das Qualitätsmanagement ist geprägt von einem engen internationalen Zusammenspiel. Viele Dokumente werden bei TTI global erstellt und genutzt. Das Management von global sowie lokal genutzten Prozessbeschreibungen wird seit Anfang 2022 bei TTI, Inc. – Europe durch M-Files gelenkt. Dieser Prozess umfasst die Erstellung, Änderung, Genehmigung und Veröffentlichung aller Dokumente, die revisionssicher archiviert werden müssen und wird nicht nur von der Qualitätsabteilung in Anspruch genommen, sondern von allen Abteilungen im Unternehmen, die auf einen Freigabeprozess für Dokumente angewiesen sind. Dabei zahlen sich insbesondere die stringente Versionsverwaltung von M-Files und die Vermeidung von Duplikaten aus. „A Single Source of Truth“ und die damit gestiegene Verlässlichkeit in den Prozessen ist insbesondere in der Montage nach definierten Stücklisten (BOM Fertigung) für ausgewählte Hersteller wichtig und sorgt für die notwendige Prozesstreue. Von „Let‘s go digital!“ zu „Let‘s go global!“

TTI, Inc. – Europe ist seit fast vier Jahren erfolgreich mit M-Files unterwegs. Und die Erfolgsgeschichte zieht seine Kreise. TTI Nordamerika (HQ Fort Worth TX) und TTI Asien (Global Offi ce Singapore) werden sich 2024 der digitalen Transformation durch M-Files anschließen. Die erste globale M-Files-Lösung wird der bereits in Europa etablierte Qualitätsprozess zur Dokumentenlenkung sein, gefolgt von weiteren Prozessen aus den Bereichen Sales und Product (z.B. Rebate, ESG, End-Use-Certificate). TTI, Inc. versteht, dass die Effizienz von Prozessen und Arbeitsabläufen die Grundlage bildet für den zukünftigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Cloud und Managed Service entlasten den Kunden

TTI Europe entschied sich für ein modernes Cloud Deployment und nutzt M-Files als Cloud Service. Das sorgt nicht nur für niedrige Kosten durch die Entlastung der IT-Administration vom Betrieb notwendiger Server und Systeme, sondern schafft auch direkten Zugang zu den Innovationen neuer Produktreleases. Zudem ist die Einbindung von anderen – auch internationalen – Standorten deutlich einfacher. M-Files bietet im Rahmen eines Managed-Service-Vertrags darüber hinaus die Unterstützung durch dedizierte Spezialisten zur Beratung, die die individuelle Lösung bei TTI Europe in der Tiefe kennen. Sie können Anpassungen und Erweiterungen ohne vorherige Einarbeitung schnell, sicher und effizient umsetzen.

Über den Anbieter

M-Files Inc.

Zum Profil