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Als Autor wird der Erstel­ler eines Doku­ments bzw. Inhalts bezeich­net.

Auto­ma­tis­men sind Akti­vi­tä­ten, wel­che von Sys­te­men ohne das Zutun von Men­schen auf Basis von Regel­wer­ken aus­ge­führt wer­den.

Die auto­ma­ti­sche Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung umfasst die sys­tem­ge­stütz­te Erfas­sung von Doku­men­ten, die anschlie­ßen­de Klas­si­fi­ka­ti­on und gege­be­nen­falls die auto­ma­ti­sche Extrak­ti­on von Infor­ma­tio­nen. Anhand der Klas­si­fi­ka­ti­on kön­nen die erfass­ten Doku­men­te den zustän­di­gen Sach­be­ar­bei­tern auto­ma­tisch zuge­stellt wer­den und eine geziel­te Abla­ge erfol­gen. 

Bei einer Authen­ti­fi­zie­rung wird die Iden­ti­tät eines Benut­zers (oder eines Sys­tems) bei der Anmel­dung an einem (Fach-)System über­prüft.

Beim Auf­ga­ben­ma­nage­ment geht es um die Pla­nung, Ver­wal­tung, Über­wa­chung und Umset­zung von Auf­ga­ben.

Eine Auf­ga­be beschreibt eine inhalt­li­che Tätig­keit, wel­che durch einen Bear­bei­ter durch­zu­füh­ren ist. Dabei kann ein Fäl­lig­keits­da­tum defi­niert wer­den.

Unter Auf­be­wah­rungs­frist ver­steht man die gesetz­lich, ver­trag­lich oder orga­ni­sa­to­risch vor­ge­schrie­be­ne Dau­er, die ein Doku­ment unver­än­der­bar vor­ge­hal­ten wer­den muss. Im ECMS / DMS kön­nen die­se Fris­ten ver­wal­tet wer­den. Ope­ra­ti­ve Auf­be­wah­rungs­fris­ten der Schrift­gut­ver­wal­tung sind von Anfor­de­run­gen der Archi­vie­rung zu unter­schei­den.

Ein (Zertifizierungs-)Audit ist eine (zufäl­li­ge) Prü­fung und Bewer­tung durch eine spe­zi­ell geschul­te Per­son einer Zer­ti­fi­zie­rungs­stel­le (bspw. TÜV, DEKRA). Dabei wird unter­sucht ob alle Pro­zes­se, Vor­ga­ben und Richt­li­ni­en den gefor­der­ten Stan­dards ent­spre­chen.

Als Attri­bu­tie­rung wird das Ver­ge­ben von Zusatz­in­for­ma­tio­nen zu Doku­men­ten bezeich­net. Bei­spie­le sind die Ver­ga­be von Autor, Zeit­punkt der Erzeu­gung, Sta­tus oder Pro­jekt­num­mer. Doku­men­te wer­den so in einen inhalt­li­chen Bezug zu ande­ren Doku­men­ten gesetzt.

Das Arbeits­mo­dell beschrei­ben, wie ein Mit­ar­bei­ter sei­ne Arbeit gestal­tet. Es exis­tie­ren die unter­schied­lichs­ten Model­le, wie bspw. Home­of­fice oder Remo­te Work, bei denen teil­wei­se die Arbeits­zeit klas­sisch von „9-to-5“ aber auch fle­xi­bel über den Tag ver­teilt wer­den kann.