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Automatismen sind Aktivitäten, welche von Systemen ohne das Zutun von Menschen auf Basis von Regelwerken ausgeführt werden.

Die automatische Posteingangsbearbeitung umfasst die systemgestützte Erfassung von Dokumenten, die anschließende Klassifikation und gegebenenfalls die automatische Extraktion von Informationen. Anhand der Klassifikation können die erfassten Dokumente den zuständigen Sachbearbeitern automatisch zugestellt werden und eine gezielte Ablage erfolgen. 

Bei einer Authentifizierung wird die Identität eines Benutzers (oder eines Systems) bei der Anmeldung an einem (Fach-)System überprüft.

Beim Aufgabenmanagement geht es um die Planung, Verwaltung, Überwachung und Umsetzung von Aufgaben.

Eine Aufgabe beschreibt eine inhaltliche Tätigkeit, welche durch einen Bearbeiter durchzuführen ist. Dabei kann ein Fälligkeitsdatum definiert werden.

Unter Aufbewahrungsfrist versteht man die gesetzlich, vertraglich oder organisatorisch vorgeschriebene Dauer, die ein Dokument unveränderbar vorgehalten werden muss. Im ECMS / DMS können diese Fristen verwaltet werden. Operative Aufbewahrungsfristen der Schriftgutverwaltung sind von Anforderungen der Archivierung zu unterscheiden.

Ein (Zertifizierungs-)Audit ist eine (zufällige) Prüfung und Bewertung durch eine speziell geschulte Person einer Zertifizierungsstelle (bspw. TÜV, DEKRA). Dabei wird untersucht ob alle Prozesse, Vorgaben und Richtlinien den geforderten Standards entsprechen.

Als Attributierung wird das Vergeben von Zusatzinformationen zu Dokumenten bezeichnet. Beispiele sind die Vergabe von Autor, Zeitpunkt der Erzeugung, Status oder Projektnummer. Dokumente werden so in einen inhaltlichen Bezug zu anderen Dokumenten gesetzt.

Das Arbeitsmodell beschreiben, wie ein Mitarbeiter seine Arbeit gestaltet. Es existieren die unterschiedlichsten Modelle, wie bspw. Homeoffice oder Remote Work, bei denen teilweise die Arbeitszeit klassisch von „9-to-5“ aber auch flexibel über den Tag verteilt werden kann.

Die Archivierung im bezeichnet die Langzeitablage von archivierungspflichtigen und archivierungswürdigen Archivgütern in einem Archiv. Hierbei unterscheiden sich die zur Verwaltung herangezogenen Kriterien meist von denen der operativen Nutzung. In der Privatwirtschaft wird der Begriff oft ungenau gebraucht und bezeichnet die unveränderliche Ablage, meist nach kaufmännischen Gesichtspunkten.