Die Kunst der Soft­ware­aus­wahl

Zufrie­de­ne Anwen­der, die ger­ne mit den ihnen zur Ver­fü­gung gestell­ten Soft­ware­aus­wahl, Arbeits­mit­teln und Pro­gram­men ihre all­täg­li­che Arbeit voll­um­fäng­lich und ein­fach bewäl­ti­gen – die Rea­li­tät in Unter­neh­men sieht lei­der anders aus. Häu­fig sind Anwen­der frus­triert. Denn ihre Auf­ga­ben kön­nen nur dürf­tig sys­tem­un­ter­stützt erle­digt wer­den. Und oft müs­sen zu vie­le Sys­te­me bedient wer­den. Nicht sel­ten wur­de Soft­ware in Unter­neh­men nur man­gels Alter­na­ti­ven schnell aus­ge­wählt und ein­ge­führt. Sol­che unpas­sen­de oder falsch ein­ge­setz­te Soft­ware ist ein häu­fi­ger Grund, war­um sehr oft Soft­ware­aus­wahl­pro­jek­te schei­tern oder zumin­dest nicht den erhoff­ten posi­ti­ven Effekt brin­gen. 

Um die Poten­zia­le zu heben, die durch eine sinn­voll ein­ge­setz­te Soft­ware ent­ste­hen, ist eine rich­ti­ge Vor­ge­hens­wei­se, bei der Aus­wahl bis hin zu dem Ziel einer erfolg­rei­chen Ein­füh­rung, drin­gend not­wen­dig. Fehl­ge­schla­ge­ne Initia­ti­ven haben häu­fig kei­ne kla­ren Zie­le, kei­nen wirk­li­chen Pro­jekt­plan sowie kei­ne vor­de­fi­nier­ten Anfor­de­run­gen. Zudem wer­den Mit­ar­bei­ter häu­fig nicht oder zu spät in Pro­jek­te ein­ge­bun­den, was wenig för­der­lich ist für die Akzep­tanz der Lösung. Die Soft­ware wird zwar ein­ge­führt, aber kaum genutzt. Wer­den die Arbeits­wei­sen nicht kri­tisch hin­ter­fragt, kann die Soft­ware zudem oft nur unzu­rei­chend unter­stüt­zen. Daher muss bereits bei der Aus­wahl die Basis für die spä­te­re erfolg­rei­che Anwen­dung gelegt und an eine dau­er­haf­te Betreu­ung im Unter­neh­men über das Aus­wahl­pro­jekt hin­aus eta­bliert wer­den. 

Die Basis für jedes Soft­ware­aus­wahl­pro­jekt muss eine klar for­mu­lier­te und rea­lis­ti­sche Ziel­set­zung sein. Die­se soll­te immer zur Stra­te­gie und den Zie­len des Unter­neh­mens pas­sen. Pro­jekt­be­tei­lig­te und Ver­ant­wort­li­che müs­sen erreich­ba­re Zie­le für das Pro­jekt set­zen und dafür sor­gen, dass bereits in die­sem Schritt not­wen­di­ge Res­sour­cen bereit­ge­stellt wer­den. Hier­zu soll­ten idea­ler­wei­se Rah­men­be­din­gun­gen und Gege­ben­hei­ten, die das Pro­jekt beein­flus­sen, erör­tert wer­den. Auf Basis aller Details steht einem aus­sa­ge­kräf­ti­gen Las­ten­heft nichts mehr im Weg.  

Aus­ge­hend von kla­ren Ein­satz­sze­na­ri­en wer­den die ver­schie­de­nen Anfor­de­run­gen an Funk­tio­na­li­tät, Tech­no­lo­gie, Pro­zess­un­ter­stüt­zung, Hand­ha­bung und das Zusam­men­spiel mit ande­ren Sys­te­men abge­lei­tet. Dabei emp­fiehlt sich eine Mischung aus Soll- und Kann-Kri­te­ri­en. Schon in der Anfor­de­rungs­de­fi­ni­ti­on soll­te der Schritt vom Ist zum Soll begon­nen wer­den, indem Arbeits­wei­sen und Pro­zes­se hin­ter­fragt wer­den. Hier unter­stützt BARC durch lang­jäh­ri­ge Pro­jekt­er­fah­rung und umfas­sen­des Markt­wis­sen.  

Auf­grund der Erfolgs­quo­te bran­chen­über­grei­fen­der BARC-Soft­ware­aus­wahl­pro­jek­te emp­feh­len wir eine mehr­stu­fi­ges Aus­wahl­ver­fah­ren bei Soft­ware­aus­wahl­pro­jek­ten.  

Nach einer Markt­ein­gren­zung, auf Basis abso­lu­ter Kern­an­for­de­run­gen, soll­ten wei­te­re Details zur Ein­gren­zung wie Kos­ten­schät­zun­gen und wesent­li­cher The­men aus dem Anfor­de­rungs­ka­ta­log her­an­ge­zo­gen wer­den, um am Ende eine Short­list zu gene­rie­ren. Anschlie­ßend erfolgt eine Detail­eva­lua­ti­on, um die am bes­ten geeig­ne­te Lösung mit­tels eines Bie­ter­ver­gleichs (bspw. durch gut struk­tu­rier­te Anbie­ter­prä­sen­ta­tio­nen) schluss­end­lich zu iden­ti­fi­zie­ren. Hier­bei wer­den neben der Funk­tio­na­li­tät ins­be­son­de­re auch die Hand­ha­bung sowie die mög­li­che Zusam­men­ar­beit mit dem Anbie­ter geprüft. Wei­te­re Schrit­te, wie bspw. eine Test­stel­lung (Ach­tung meist mit zusätz­li­chen Kos­ten ver­bun­den) des bes­ten Anbie­ters, kön­nen bei Bedarf noch im Anschluss statt­fin­den.  

Dies alles ist die Basis für kla­re Ver­trags­ver­hand­lun­gen und die dar­an anschlie­ßen­de schritt­wei­se Ein­füh­rung der Soft­ware. Zudem sind die Kon­zep­te die Grund­la­ge für die Pro­jekt­kom­mu­ni­ka­ti­on und das Chan­ge-Manage­ment. So kön­nen wei­te­re Maß­nah­men wie Mit­ar­bei­ter­schu­lun­gen genau­er und effek­ti­ver durch­ge­führt wer­den, da die Ein­satz­sze­na­ri­en, Vor­tei­le und Rah­men­be­din­gun­gen klar benannt sind und die Anwen­der früh ein­be­zo­gen wur­den. 

Der Markt für Soft­ware­lö­sun­gen ist sehr breit und hete­ro­gen – vie­le Her­stel­ler, Part­ner­un­ter­neh­men und Ser­vice­dienst­leis­ter mit unter­schied­li­chen Begrif­fen und Phi­lo­so­phien erschwe­ren die Suche nach dem rich­ti­gen Anbie­ter. Mit einer struk­tu­rier­ten Soft­ware­aus­wahl behält man den Über­blick. Poten­zia­le kön­nen klar her­vor­ge­ho­ben und unter­neh­mens­ei­ge­ne Anfor­de­run­gen für pas­sen­de Lösun­gen gefun­den wer­den.  

Wir unter­stüt­zen Sie ger­ne mit unse­rem Exper­ten­wis­sen und bewähr­ten BARC-Metho­di­ken in Ihrem Soft­ware­aus­wahl­pro­jekt und fin­den gemein­sam mit Ihnen den für Sie pas­sen­den Digi­tal Work­place.